POLITICA DE CAPACITACION EN COMPLIANCE

Transcripción

1 Página 1/6 Estado Sector/Posición Nombre Firma Preparado por: Compliance Officer Alejandro Lara Revisado por: Compliance Officer Alejandro Lara Aprobado por: Compliance Officer Alejandro Lara Gerente General Carlos Vasquez En vigencia a partir del: POLITICA DE CAPACITACION EN COMPLIANCE ASOFARMA DE MEXICO S.A. de C.V

2 Página 2/6 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE 3 3. REGLAS GENERALES REGISTROS SEGUIMIENTO Y ESCALACIÓN MEDIDAS DISCIPLINARIAS Y ATENCIÓN A REPORTES RETENCIÓN DE DOCUMENTOS REFERENCIAS GLOSARIO CONTROL DE VERSIÓN...6

3 Página 3/6 1. OBJETIVO Esta política tiene como objetivo establecer las reglas que serán necesarias cumplir para asegurar la asignación, registro, seguimiento y reporte de todos los entrenamientos mandatorios relacionados con Healthcare Compliance a fin de cumplir con los estándares de la industria. 2. ALCANCE Esta política aplica a todos los empleados de ASOFARMA DE MEXICO, empleados externos y eventuales (Personas Cubiertas) cuyas posiciones y procesos se relacionen con alguna actividad de Healthcare Compliance. La lista de entrenamientos específicos estará detallada en la Matriz de Entrenamiento de Healthcare Compliance diseñada por el Comité de Compliance. El entrenamiento del Código de Ética alcanza a todos los empleados de la compañía y se incluirá en la matriz de entrenamiento. 3. REGLAS GENERALES El concepto compliance es un pilar fundamental de nuestra compañía y debe estar presente en las relaciones que mantenemos con todos los entes y/o personas ya sean del ámbito público o privado. En el día a día nos enfrentamos con situaciones en las cuales podemos dudar sobre si la conducta que estamos pensando llevar a cabo es o no ética. Para ayudar a los empleados de ASOFARMA DE MEXICO a reforzar el concepto de hacer siempre lo correcto se crea la presente política cuya intención es capacitar en materia de ética a todos quienes hacemos diariamente ASOFARMA DE MEXICO. ASOFARMA DE MEXICO ha desarrollado políticas relacionadas con Healthcare Compliance y que tienen la intención de Cumplir con las regulaciones y códigos de la Industria Farmacéutica en temas de Anti- Corrupción, Competencia y Cumplimiento. Los empleados de ASOFARMA DE MEXICO, que sean alcanzados, tienen la obligación de asistir a las capacitaciones de compliance que determine el Departamento de Compliance. Para su correcto cumplimiento el Compliance Officer, persona a cargo de la supervisión del proceso, debe realizar al menos un entrenamiento al año destinado a las personas alcanzadas. 3.1 Responsabilidad del Compliance Officer de ASOFARMA DE MEXICO Para gestionar correctamente el proceso de capacitación en compliance el Compliance Officer debe: Gestionar la Matriz de Entrenamiento de las capacitaciones de compliance. La matriz (planilla) debe contener los siguientes datos: Nombre y apellido del funcionario, nro de legajo, cédula de identidad, fecha de ingreso a la compañía, cargo, capacitaciones llevadas a cabo La matriz mencionada en el punto anterior debe ser actualizada mensualmente con la información de las altas y bajas de personal ocurridas en el mes anterior, esta información es suministrada por el departamento de RR.HH El Compliance Officer debe llevar a cabo al menos un entrenamiento anual que abarque todos los temas relacionados con Healthcare Compliance incluyendo el código de ética de ASOFARMA DE MEXICO El Compliance Officer debe informar a los empleados alcanzados las fechas y horarios en que serán impartidos los entrenamientos siendo responsabilidad de ellos asistir. Se recuerda que la asistencia a las capacitaciones no es optativa sino obligatoria. El Compliance Officer debe mantener

4 Página 4/6 bajo su archivo la planilla de asistencia a los entrenamientos; la misma debe estar firmada por los asistentes como prueba de su participación. 3.2 Apartado Especial: Nuevas Incorporaciones Debido al crecimiento sostenido ASOFARMA DE MEXICO incorpora permanentemente nuevos empleados a su nómina y alineado a la presente política de capacitación en compliance todos deben recibir entrenamiento en esta materia. Es por ello que el Compliance Officer debe llevar adelante las siguientes prácticas: Código de Etica Todos los empleados que se incorporan a ASOFARMA DE MEXICO deben recibir una copia del código de ética de manos del Compliance Officer. El Compliance Officer debe quedarse con el comprobante de recibido y guardarlo en su archivo. La entrega de los códigos debe realizarse durante la 3er semana del mes siguiente del ingreso del empleado El Compliance Officer debe capacitar en Código de Etica a las nuevas incorporaciones. Para ello debe realizar un entrenamiento por cuatrimestre alcanzando a las incorporaciones de los 4 meses anteriores. 3.3 Responsabilidad del Jefe de Recursos Humanos Para gestionar correctamente el proceso de capacitación en compliance el Jefe de Recursos Humanos debe: Enviar al Compliance Officer, durante los primeros 15 días del mes en curso, la información sobre altas y bajas de personal ocurridas durante el mes anterior. 3.4 Responsabilidad de los Empleados de ASOFARMA DE MEXICO. Para gestionar correctamente el proceso de capacitación en compliance; los empleados alcanzados deben: Escoger una de las fechas y horarios ofrecidos por el Compliance Officer para asistir a los cursos de entrenamiento de compliance Firmar la planilla de asistencia a los entrenamientos el día que se imparten. 3.5 Asignación de Entrenamientos Con el fin de asignar correctamente los entrenamientos que apliquen a cada posición el Compliance Officer Local será responsable de establecer que capacitaciones le corresponde tomar a cada uno de los empleados. El status de estos entrenamientos debe ser actualizado por el Compliance Officer Local dentro de la Matriz de Capacitación. 4. REGISTROS Es responsabilidad del Compliance Officer Local resguardar los listados de asistencia a los entrenamientos

5 Página 5/6 y de mantener actualizada la Matriz de Entrenamiento con esa información. 5. SEGUIMIENTO Y ESCALACIÓN En caso de que el empleado no asista al entrenamiento en una segunda llamada el Compliance Officer Local reportará la ausencia a su Jefe Directo y al Gerente del área para solicitar el apoyo correspondiente. Ante la ocurrencia de una tercera ausencia el Compliance Officer Local notificará al departamento de RR.HH y al Gerente General quienes tomarán las medidas correspondientes. 6. MEDIDAS DISCIPLINARIAS Y ATENCIÓN A REPORTES Si ASOFARMA DE MEXICO determina que una persona infringió esta política, los procedimientos y controles o las leyes y reglamentaciones vigentes se tomarán las medidas disciplinarias que correspondan inclusive la terminación laboral. Las medidas a tomar por ASOFARMA DE MEXICO pueden incluir: advertencia verbal o escrita, suspensión, remoción de responsabilidades laborales o terminación del empleo. Por no respetar esta política ASOFARMA DE MEXICO también puede dar por finalizados los servicios que estén prestando terceros no empleados de la empresa. Preguntas/Asistencia: Si tiene dudas de cómo cumplir con esta política, favor de contactar al área de Compliance. Denuncias: Todas las Personas Cubiertas están obligadas a reportar sus dudas, inquietudes o denuncias a través de los canales que la empresa ha designado para tal efecto. Si conoce alguna situación en la que crea que tal vez se ha violado esta política o que se ha realizado un acto ilegal o deshonesto, deberá inmediatamente contactar a un miembro del grupo de Compliance. Se recuerda que está a disposición la página web de denuncias La compañía garantiza que no tolera ninguna represalia o venganza contra nadie que, con buena fe, informe un posible incumplimiento al Código de Ética o presente una consulta respecto de si cierto comportamiento constituye una infracción. 7. RETENCIÓN DE DOCUMENTOS Las Personas Cubiertas están obligadas a conservar todos los registros creados en relación con esta Política para permitir la adecuada supervisión y auditoría por ASOFARMA DE MEXICO. Así mismo deberán consultar las Normas de retención de registros de ASOFARMA DE MEXICO, los programas de retención, y de todas las órdenes de resguardo de documentos aplicables para determinar los periodos de retención requeridos. 8. REFERENCIAS Código de Etica de ASOFARMA DE MEXICO 9. GLOSARIO Término Personas Cubiertas Healthcare Compliance Definición Todos los empleados de la compañía, consultores, trabajadores contratistas Es el marco de autorregulación que cubre la promoción de medicamentos, interacciones con profesionales de la salud y miembros de la comunidad científica a fin de asegurar su independencia al momento de prescribir.

6 Página 6/6 10. CONTROL DE VERSIÓN Versión Revisión Fecha Modificación 1 0