POLÍTICA DE DENUNCIAS INTERNAS RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE CUMPLIMIENTO DEL GRUPO ENTRADA EN VIGENCIA: AGOSTO 2012

Transcripción

1 POLÍTICA DE DENUNCIAS INTERNAS RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE CUMPLIMIENTO DEL GRUPO ENTRADA EN VIGENCIA: AGOSTO Introducción 1.1. AngloGold Ashanti (AGA) estimula a los empleados 1 que tengan cualquier duda sobre el mejor comportamiento a seguir frente a cualquier situación en particular, o que sientan preocupación o necesidad de formular preguntas, a que las presenten de buena fe a su supervisor Los empleados que no se sientan cómodos en adoptar la conducta sugerida, deberán comunicarse con el Gerente General, Recursos Humanos, el Departamento de Jurídico, el Grupo Interno de Auditoría, el responsable del Cumplimiento del Grupo (se hace referencia a todos ellos como Gerente General en esta Política) En forma adicional se encuentra disponible una línea de atención directa 2 administrada por terceras partes, y los números correspondientes figuran en el anexo Política y Objetivo 2.1. Es política de AGA proveer medios para que los empleados informen, de buena fe, la existencia de violaciones ( violaciones ) en contra de los valores de AGA, los Principios del Código de Conducta y Ética de Negocios, a las políticas de AGA, o los estándares o procedimientos, o las leyes, regulaciones u otras obligaciones legales Todos los empleados están obligados a efectuar esas revelaciones en un todo de acuerdo con la presente Política, para brindar a la compañía la oportunidad inicial de solucionar esas cuestiones en forma interna y poder adoptar las medidas correctivas y preventivas que se estimen necesarias, y que pueden incluir la correspondiente denuncia frente a las autoridades El propósito de este proceso es reforzar la confiabilidad, transparencia y responsabilidad individual de la organización, a través del estímulo para que se denuncie las violaciones en forma ética y responsable El propósito de la línea de atención directa es facilitar un canal de comunicación adicional, disponible para que las partes interesadas, proveedores, contratistas o cualquier otra parte involucrada, pueda denunciar las violaciones. 1 2 Empleados incluye a todos los trabajadores en tiempo completo o parcial de AGA y todos sus directores. Tip-offs Anonymous es una empresa de Deloitte 1

2 3. Aplicación Esta política se aplica a todas las compañías del Grupo AGA y a sus empresas conjuntas y a todos sus empleados. 4. Cumplimiento de esta Política Se espera de todos los empleados que resguarden los intereses de la compañía y utilicen los mecanismos de denuncia implementados para contrarrestar actos criminales o las irregularidades en contra de la compañía u otros empleados. 5. Asuntos a ser informados 5.1. Los empleados y otras personas pueden informar cualquier asunto que incluya: Conductas que no son conformes con los valores de AGA, a los Principios del Código de Conducta y Ética de Negocios, a las políticas, estándares y procedimientos, tales como se los comunicó y puso a consideración, en forma periódica; Conductas que no están en conformidad con las Prácticas Contables de AGA; Conductas que no están en conformidad con los Controles Internos de AGA; Asuntos de Auditoría de AGA; Asuntos de Higiene y Seguridad de AGA; Asuntos de AGA vinculados al Medio Ambiente; Cualquier denuncia de soborno o corrupción; Cualquier otra violación de la ley, regulación o cualquier otra obligación legal. 6. adopción de represalias 6.1. Los empleados que de buena fe hayan denunciado algún hecho serán protegidos y no podrán perder sus posiciones o sufrir ningún tipo de acoso o perjuicio laboral por dicha causa. Lo anterior es igualmente válido en al caso donde la denuncia está equivocada con respecto a la verdadera naturaleza del hecho. Esta protección no se otorga a quien haya hecho una denuncia de mala fe AngloGold Ashanti se compromete en la no adopción de represalias por creer que la protección de un empleado que haya denunciado hechos de buena fe es una forma de reforzar la cultura de integridad de la organización, a través de la detección y prevención de hechos indebidos Las represalias de cualquier naturaleza en contra de cualquier persona que denuncie una situación irregular, o que sospecha que es irregular, está prohibida. Una persona que ejerce, o intenta ejercer una represalia contra otra, está sujeta a sanciones disciplinarias que pueden incluir suspensión, terminación de la posesión de un cargo y, en ciertas circunstancias, la terminación o revisión de la relación de negocios. algún empleado sospecha que existe una represalia en contra suya u otra persona, deberá proceder a informar dicha sospecha. 7. Investigaciones 7.1. Los empleados tienen la responsabilidad de cooperar en forma plena y honesta en cada investigación y deberán abstenerse de destruir, falsificar, o alterar de alguna manera evidencia o registro relacionado con la investigación. 2

3 7.2. De acuerdo al alcance posible o requerido, el resultado de una investigación debe ser informado al Comité Corporativo de Dirección y Auditoría, al Comité del Grupo Ejecutivo y otros de alto nivel gerencial, así como al individuo que haya hecho la denuncia en cuestión, en el supuesto caso que su identidad sea conocida un empleado o cualquier tercera parte está, o estuvo cometiendo una violación de cualquier política o ley, se emprenderá la acción correspondiente. Tal acción podrá incluir lo siguiente: Una advertencia verbal o por escrito; Suspensión; Despido; Denuncia a la Justicia; 7.4. Cualquiera de las medidas mencionadas será tomada en base a las características de cada caso en particular. 8. Consecuencias en caso de incumplimiento Los empleados o representantes que violan cualquier aspecto relevante de esta política están sujetos a sanciones disciplinarias que pueden llegar a la cesación de la relación de dependencia o del vínculo contractual, según sea el caso. Cualquier acción disciplinaria aplicada por la compañía, en cualquier caso, será sin perjuicio de emprender las correspondientes acciones civiles y/o penales que la violación puede traer aparejadas. 3

4 ANEXO 1: Proceso De Denuncias Internas Se estimula a los empleados a comunicarse con su supervisor de línea o con el gerente antes de utilizar la línea de atención directa; sin embargo están en libertad de utilizarla toda vez que lo crean oportuno. Reclamo Preocupación Asunto denunciado Hablar con el supervisor directo Es apropiado hablar con el supervisor El tema se ha resuelto satisfactori amente? Hablar con el gerente Es apropiado hablar con el gerente? El tema ha sido resuelto satisfactoriamente? FIN Informar el asunto a través tificação de la línea da de atención Tip-Offs directa ao de la compañía Gerente de La investigación se ha efectuado, y la acción necesaria se ha emprendido Informar desde el Tip-offs a la Gerencia del Grupo de Auditoría Interna Informar desde el Tip-offs Al Presidente del Comité Corporativo de Dirección y Auditoría Dar información al emitente, si así lo solicita 4

5 ANEXO 2: MÉTODOS DE CONTACTO 1. Contacto Personal Toda la correspondencia ingresada en el proceso de denuncias internas será tratada de manera confidencial, no importando si el denunciante desea conservar el anonimato, o no. La información relevante será compartida sobre la base de la necesidad de conocer con los individuos que necesitan ese conocimiento y que tienen la responsabilidad de investigar esa denuncia o preocupación. n embargo existen circunstancias donde AGA está obligada a notificar a las autoridades y en esos casos la confidencialidad no puede ser asegurada. AGA trata las denuncias con seriedad, pero su capacidad de investigar las mismas puede verse seriamente menoscabada si las denuncias son hechas en forma anónima o por fuera de los procesos detallados más abajo. 2. Teléfono: Llamadas telefónicas (en Sudáfrica, Namibia, Australia, Estados Unidos de rteamérica, Brasil, Argentina, Ghana y Mali mediante una línea interna disponible para guiri y Geita) se realizan a Tip-Offs Anonymous. Todas las denuncias vía telefónica son grabadas para servir como registros para referencias futuras, y se le suministra un número de referencia a la persona que llama, al efecto que la misma pueda recibir informaciones sobre el proceso si así lo desea. Todas las personas que efectúan denuncias deben expresarse en forma inteligible y suministrar toda la información que le sea posible. Cuando se informan números, los mismos deben repetirse. Existen facilidades para efectuar las denuncias en un número de diferentes idiomas. Tip-Offs Anonymous, de serle solicitado, eliminará los detalles del informante antes de entregar la denuncia hecha por la línea de atención directa, al Vicepresidente del Grupo de Auditoría Interna o al custodio. Número telefónico a ser utilizado: Sudáfrica y Namibia (gratuito) Australia (gratuito) Estados Unidos (gratuito) Brasil (gratuito) Argentina (gratuito) Ghana (gratuito) Colombia (gratuito) China (gratuito) Interno de guiri 3727 Interno de Geita 1559 Interno de WA Interno de Sudáfrica # Internacional Fax: Los fax pueden ser enviados en forma impresa o manuscrita Los fax enviados desde Sudáfrica y Namibia son sin cargo de llamada Las personas que denuncian vía lo pueden hacer enviando los correos electrónicos a las siguientes direcciones: 24cthonesty@ethics-line.com. 5

6 5. Intranet: Las denuncias también pueden ser enviadas por medio de la Intranet de AngloGold Ashanti: haciendo clic en Hotline en la página principal global, y conectándose con la página Web de Tip-offs Anonimous. 6. Carta: Las cartas enviadas a Sudáfrica deben ser dirigidas a: Tip Offs Anonymous FreePost KZN 138` Umhlanga Rocks 4320, y las cartas dirigidas desde otras oficinas internacionales deben ser dirigidas a: Tip-Offs Anonymous, PO Box 774 Umhlanga Rocks 4320, RSA. 7. SMS: Un SMS puede ser enviado directamente a Tip-Offs y le será contestado. El único costo para el remitente de la denuncia será el costo de un SMS internacional. Números a utilizar: Sudáfrica Internacional Página Web: Las denuncias también pueden hacerse vía la página web de Tip-Offs Anonymous a 6