Preguntas Frecuentes sobre Código de Conducta y Ética UVM

Transcripción

1 Preguntas Frecuentes sobre Código de Conducta y Ética UVM El Código Qué es el Código de Conducta y Ética de la UVM? El Código establece principios de integridad y conducta ética, y nuestras responsabilidades para con los colegas, alumnos, sus apoderados, las empresas e instituciones que otorgan préstamos estudiantiles, proveedores y el sector público. Esto abarca cuestiones como la precisión de los libros y registros, el uso correcto de los bienes y de la información, los conflictos de interés, y los actos de soborno y corrupción. El Código establece un punto de referencia, no contempla todos los aspectos que pueden surgir, pero proporciona principios básicos y una metodología que sirve de guía para el logro de este objetivo compartido. El Código entrega lineamientos comunes para la UVM y todas las instituciones que forman parte de la red Laureate International Universities. Adherirse a ellos ayudará a mantener la excelente reputación de nuestra Institución. Mi institución cuenta con sus propias políticas. Cuál es la relación entre el Código de Conducta y dichas políticas? El Código es un documento base. Su objetivo es establecer los lineamientos esenciales y generar principios de conducta apropiada. Este documento funciona a la par de las políticas laborales vigentes, muchas de las cuales abordan temas similares. Debemos adherirnos tanto al Código, como a las leyes del país, y si existe una discrepancia, debemos respetar la norma más restrictiva. Este Código es de lectura fácil e incluye ejemplos prácticos y también sirve de guía para la toma de decisiones generales, especialmente para los directivos, con énfasis en la importancia de hablar cuando hay dudas o se observe una conducta que podría violar la ley o el Código. Soy Docente con jornada parcial El Código también es aplicable a mi situación? Sí. El Código es aplicable a todos los colaboradores de la UVM, y en consecuencia a todos los docentes con contrato indefinido, independiente de su jornada laboral. Quién es el Responsable de Cumplimiento? Se trata de un empleado en la Institución al que se ha designado para tratar cuestiones relacionadas con el Código, recibir denuncias de posibles conductas indebidas, ayudar a resolver problemas y otorgar determinadas autorizaciones conforme al Código. El nombre y la información de contacto del Responsable de Cumplimiento será proporcionado por la Dirección de Recursos Humanos.

2 Existen situaciones en las cuales el Código indique que se debe informar u obtener autorización antes de actuar? Sí, especialmente en situaciones en donde pudiese existir un conflicto de interés. En cualquier situación laboral donde nuestras actividades o relaciones personales interfieran o parezcan interferir con nuestra habilidad de actuar, teniendo en cuenta el interés de la UVM, debemos informar dicha situación al Responsable de Cumplimiento correspondiente, y tomar las medidas necesarias para resolverlo. Por ejemplo, cuando estamos en posición de escoger a un proveedor y uno de los candidatos representa a una compañía administrada por un familiar o de su propiedad. Esta política también nos indica que se debe solicitar autorización previa del Responsable de Cumplimiento, antes de asumir como funcionario o director de cualquier empresa o Institución de educación superior externa a la UVM. Consulte el Código para saber sobre otros conflictos de interés y circunstancias que requieren permiso previo. Cómo se hace cumplir el Código? La administración del Código es responsabilidad del Rector de la UVM y de las personas designados por él, incluyendo al Responsable de Cumplimiento UVM y el Director de Cumplimiento de la red Laureate International Universities. Para cumplir con el documento, la Universidad Viña del Mar toma en cuenta todas las denuncias de posibles infracciones y se ocupa de investigarlas. El Responsable de Cumplimiento, en conjunto con el Director de Cumplimiento, o un colaborador designado, analizan la situación y determinan cómo proceder. Toda persona a quien se investigue por una posible infracción del Código tendrá la oportunidad de presentar los hechos desde su perspectiva antes de cualquier decisión final. En general, el Responsable de Cumplimiento, o las personas designadas por él, consultan al personal de Recursos Humanos y a la Dirección correspondiente para determinar con posterioridad si alguien ha infringido el Código y cuál será la sanción disciplinaria adecuada. Toda infracción de la Legislación vigente o del Código tendrá como resultado una medida disciplinaria que puede incluir hasta el cese la relación contractual. Hablar sin temor A quién debería recurrir para resolver otras dudas sobre el Código? Puede preguntarle a: Su Jefe Directo Autoridades de la Institución El Responsable de Cumplimiento El Director de RRHH Siempre podemos usar la ayuda Ética de la UVM disponible en

3 Qué debo hacer si creo que otro empleado o docente ha incurrido en una infracción del Código? Es muy importante que lo comparta. El expresar inquietudes hace posible que la UVM se ocupe del problema y lo corrija, de preferencia antes de que se convierta en una infracción a la ley o en un riesgo para los demás. Puede consultar a la misma gente que es la encargada de responder a sus preguntas sobre el Código. Por cuestiones relacionadas con el empleo, como acoso, discriminación, intimidaciones u otros conflictos interpersonales, podrá recurrir además a Recursos Humanos o plantear el problema a su jefe directo. Centro de ayuda UVM Qué clase de preguntas puedo hacer y qué tipo de inquietudes puedo plantear a través del centro de ayuda? El centro de ayuda UVM es un recurso confidencial que permite plantear dudas o inquietudes respecto de los comportamientos que podrían infringir nuestro Código de Conducta y Ética o las leyes vigentes. Esto abarca cuestiones como la precisión de los libros y registros, el uso correcto de los bienes y de la información, los conflictos de intereses, y los actos de soborno y corrupción. Qué clase de información deberé suministrar? Usted no estará obligado a entregar más información de la que esté dispuesto a dar, pero recuerde que, cuanto más detallada sea la información suministrada, mayores posibilidades tendremos de resolver sus inquietudes. Cuando se comunique con el centro de ayuda, deberá responder una serie de preguntas destinadas a identificar la naturaleza de su duda, el hecho observado y las personas involucradas. Además, podrá adjuntar los documentos con información adicional, si lo estima pertinente. Quién recibirá mi informe y qué harán con él? El centro de ayuda cuenta con personal contratado por un proveedor externo de servicios profesionales. Cuando usted presente la información pertinente, el proveedor de servicios remitirá esa información al personal del área de Responsable de Cumplimiento de la UVM. Si ha formulado una pregunta, se le ofrecerá una respuesta y si ha denunciado una conducta presuntamente indebida, el personal correspondiente se ocupará de investigar el caso, determinar si se ha infringido el Código o alguna ley, y tomará las medidas pertinentes. Durante el desarrollo de la investigación, es posible que se le solicite más información. Puedo permanecer en el anonimato? Sí. Usted no estará obligado a identificarse para formular una pregunta o plantear alguna inquietud a través del centro de ayuda. No obstante, sería conveniente que se identificara para facilitar la investigación y la comunicación. Si da a conocer su identidad, tomaremos todas las precauciones necesarias para mantenerla confidencial, además de realizar una investigación justa y exhaustiva.

4 Y si no estoy seguro de que la situación que presencié constituya una infracción del Código o de las leyes? No es necesario que usted esté seguro de que el hecho observado constituya realmente una infracción del Código o de las leyes, sólo deberá informar con honestidad lo que observó. (Realizar una acusación falsa de manera intencional sí constituye una infracción al Código). Si cree haber observado una infracción, será preferible que denuncie el hecho en lugar de ignorarlo y poner en riesgo a los demás y a la Institución. Cómo puedo darle seguimiento a mi reporte, obtener una respuesta a mi consulta o saber si se necesita más información? Si da a conocer su nombre y sus datos de contacto, podremos comunicarnos directamente con usted cuando sea necesario. Además, cuando realice una denuncia, se le asignará un código que le permitirá ponerse nuevamente en contacto con el centro de ayuda para conocer el status de su reclamo y recibir o suministrar más información, aunque haya decidido permanecer en el anonimato. Si alguien se comunica con el centro de ayuda para plantear una inquietud respecto de mi conducta, tendré la posibilidad de responder? Sí. Cualquier persona involucrada en un reporte tendrá la oportunidad de responder a lo que se alegue en su contra, pero no le podremos decir quién reportó la inquietud. Si realizo una denuncia por una conducta presuntamente indebida de mi jefe directo o de cualquier otra persona con la que trabajo, podrán tomar represalias contra mí? No. Valoramos y respetamos a todas las personas que plantean inquietudes y daremos todos los pasos necesarios para mantener la confidencialidad de aquellos que hagan un reporte. Por lo mismo, no permitiremos que nadie sea tratado en forma inadecuada por haber planteado una cuestión de manera honesta. Toda represalia contra una persona que plantea una inquietud o participa en una investigación, constituye una infracción del Código y se la tratará como tal. Si usted considera que ha sido víctima de malos tratos o que se han tomado represalias en contra de algún compañero de trabajo, debe denunciar el hecho.

5 Capacitación Es necesario que todo empleado o docente tome un curso de capacitación sobre el Código? Sí. Todo aquel que esté sujeto al Código (todos los colaboradores UVM y en consecuencia, todos los docentes con contrato indefinido, independiente de su jornada laboral), debe recibir capacitación para tener la seguridad de que comprende sus obligaciones. Su conducta se refleja en la institución y afecta a nuestros alumnos y a otros que confían en nosotros. Cómo será la capacitación? En los próximos meses recibirán la instrucción correspondiente. Esta será interactiva, interesante y basada en situaciones de la vida real. Al final de la capacitación, le pediremos que indique si ha leído el Código y si está dispuesto a adherirse a sus lineamientos. La mayoría de nosotros tomaremos capacitación en línea, para lo cual recibiremos una notificación sobre la disponibilidad por correo electrónico, con un vínculo para iniciar una sesión y tomar el entrenamiento cuando tengamos el tiempo para llevarla a cabo. En general, dispondremos de 30 días para completar el curso de 45 minutos en línea. Si existen limitaciones técnicas para realizarla, nos pedirán asistir a una capacitación en aula. Recibiremos la notificación de dónde y cómo llevarla a cabo cuando se acerque la fecha. Por favor, consulte al área de Recursos Humanos si tiene dudas al respecto. Habrá capacitación adicional? En el futuro, se ofrecerá un curso de actualización del Código. Además, a algunos empleados se les pedirá que tomen una capacitación -ya sea en línea o en aula- sobre temas de Ética y Cumplimiento más específicos, tales como liderazgo ético, soborno y corrupción, o protección de la información. A las personas seleccionadas para tomar instrucción adicional se les notificará con suficiente anticipación.