Preguntas y respuestas para los colaboradores

Transcripción

1 Acerca de EthicsPoint Reporte - general Reporte- seguridad y confidencialidad Consejos y mejores prácticas Acerca de EthicsPoint Qué es EthicsPoint? EthicsPoint es una herramienta de información integral y reporte confidencial para apoyar a la gerencia y en el trabajo conjunto de mantener un ambiente laboral ético y abordar eventuales transgresiones al Código de Conducta de la empresa, cultivando así un ambiente de trabajo positivo y de excelencia. Por qué necesitamos una herramienta de reporte como EthicsPoint? Creemos que nuestros empleados son nuestro activo y fortaleza más importante. A través de la implementación de este canal de consulta y denuncia podemos promover un ambiente de trabajo positivo y maximizar nuestra productividad. Un sistema de consulta y denuncia efectivo potenciará nuestros esfuerzos para promover una cultura de integridad y decisiones en un entorno ético. Reporte- general Puedo reportar usando internet o bien la línea telefónica? Sí, con EthicsPoint usted tiene la capacidad de reportar en forma confidencial y anónima a través de internet o bien a través de la línea telefónica. Qué tipo de situaciones debo reportar o consultar? El canal de consultas y denuncias EthicsPoint está diseñado para que los empleados puedan reportar cualquier violación a nuestro Código de Conducta, fraudes, irregularidades, incumplimiento de procedimientos o políticas, apropiación indebida de activos, cohecho a cualquier tipo de funcionarios, actividades relacionadas con financiamiento al terrorismo y en general cualquier otra preocupación o inquietud que pueda tener respecto a temas de ética EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 1 of 5

2 Si observo una violación al Código de Conducta, no debería reportarla a mi superior directo u otro gerente de la compañía para que ellos se encarguen de investigarlo? Cuando usted observe algún comportamiento que crea que viola nuestro Código de Conducta, esperamos que usted lo reporte. Idealmente usted debe reportar a su jefe directo o algún otro miembro de la gerencia. Reconocemos, sin embargo que pueden haber circunstancias en las que no se sienta cómodo en reportar algún asunto de esta manera. Es justamente por este tipo de situaciones que nos hemos asociado a EthiscPoint. Preferimos que denuncie una situación en forma anónima a que no la denuncie. Por qué debería reportar lo que observo? Qué gano yo con eso? Todos tenemos el derecho de trabajar en un ambiente laboral positivo y con ese derecho viene asociada la responsabilidad de actuar en una forma ética e informar a las personas apropiadas si alguien no está actuando de la manera apropiada. Trabajando juntos podemos mantener una ambiente de trabajo sano y productivo. La mala conducta corporativa puede amenazar la sustentabilidad y existencia de toda una empresa. La Gerencia superior quiere realmente que yo reporte estas situaciones? Ciertamente que sí. De hecho necesitamos que usted reporte y para facilitar esa tarea hemos habilitado este canal. Usted sabe lo que está sucediendo en nuestra empresa- lo bueno y lo malo Usted puede tener conocimiento de una conducta que puede ser motivo de preocupación y su acción de reportarlo puede minimizar el potencial impacto negativo en la empresa y nuestra gente. Adicionalmente su información puede ayudar a mejorar nuestro desempeño y ambiente ético. Dónde van a parar estos reportes? Quién tiene acceso a ellos? Sus consultas y denuncias son ingresadas directamente en un servidor seguro y externo de NAVEX GLOBAL, que es nuestro proveedor de Ethics Points el cual se encuentra debidamente protegido para resguardar la confidencialidad y/o anonimato de su denuncia. EthicsPoint proporcionará acceso restringido de estos informes al Comité de Ética de la empresa quienes evaluarán los antecedentes siguiendo un protocolo establecido para revisar apropiadamente la situación reportada y tomar finalmente las acciones correctiva o aclaratorias que sean necesarias EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 2 of 5

3 Reporte- seguridad y confidencialidad Tengo entendido que cualquier informe que envío desde un computador de la empresa genera un registro en el servidor que muestra cada sitio web que fue conectado por mi PC. Este registro no me identificará a mí como el emisor del informe? EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro interno con ninguna dirección IP de manera que no existe ninguna información disponible que vincule su PC con EthicsPoint. De hecho EthicsPoint está obligada por contrato a no perseguir la identidad de ningún informante. Si usted igualmente se siente inseguro o incómodo realizado su consulta o denuncia en su PC tiene la opción de hacerlo utilizando un PC externo desde cualquier localidad (cybercafé, PC de un amigo, etc) y en cualquier horario o día de la semana. Puedo efectuar un reporte desde mi casa y aún así permanecer anónimo? Un reporte desde el computador de su casa, desde el computador de un amigo o cualquier portal de internet permanecerá seguro y anónimo. Un portal internet nunca identifica un usuario por nombre en pantalla y el sistema EthicsPoint se despoja de cualquier dirección de internet con el objeto de mantener el anonimato total. Además EthicsPoint está obligada por contrato a no perseguir la identidad de los informantes. Es la línea telefónica ética confidencial y anónima también? Sí. A usted se le solicitará la misma información que proporcionaría realizando su consulta o denuncia a través de la página web de EthicsPoint sólo que un entrevistador externo de la empresa NAVEX GLOBAL ingresará esa información por usted en el sistema. Estas consultas y denuncias tendrán la misma seguridad y confidencialidad que las realizadas en el sitio web. No existirán registros de su llamada telefónica. Qué sucede si quiero ser identificado en mi reporte? Hay una sección en el informe en la cual puede identificarse si así lo desea. Si utiliza la línea telefónica, Ud. puede solicitar a la ejecutiva que ingrese su nombre. En todo caso, recuerde que su identidad será manejada con estricta confidencialidad de acuerdo al protocolo de funcionamiento del Comité de Conducta EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 3 of 5

4 Consejos y mejores prácticas Estoy al tanto que algunas personas están involucradas en alguna conducta no ética pero no me afecta directamente, debería reportar esta situación? La Compañía ha elegido promover el comportamiento ético apegado a nuestros principios y valores.toda conducta no ética, a cualquier nivel finalmente daña a la compañía y colaboradores como usted. Por lo tanto si observa una situación o incidente que comprometa nuestro ambiente ético considere que es su deber frente a sí mismo y frente a sus compañeros de trabajo el reportarla. No estoy seguro si lo que observe es un comportamiento no ético, una excepción a nuestras políticas, etc. pero no me parece un comportamiento adecuado. Qué debería hacer? Ingrese un reporte. Recuerde que este canal recibe también consultas y es preferible resolverlas antes que se transformen en un verdadero problema ético. Qué sucede si mi Jefe u otras jefaturas están involucrados en el caso? Con mi denuncia no podrían ellos ser informados pudiendo encubrir u ocultar la situación? El sistema EthicsPoint está diseñado para que las partes involucradas no sean notificadas o tengan acceso a los reportes realizados que los involucren o mencionen. Los protocolos de revisión del Comité de Conducta también consideran procedimientos para prevenir esta situación. Qué sucede si recuerdo algo sobre el caso después de realizada la denuncia en EthicsPoint? Que sucede si la compañía necesita contactarme para obtener mayores antecedentes o quisiera aclarar aspectos de la denuncia? Cuando usted ingrese un reporte ya sea a través de la página web o de la línea ética usted recibirá un nombre de usuario, clave secreta y número de caso. Con dicha información usted posteriormente podrá ingresar en forma anónima, tanto telefónicamente como a través del sitio web de EthicsPoint y consultar el estado de su caso, proporcionar antecedentes adicionales o responder preguntas realizadas para la investigación del caso. Es muy recomendable que ingrese para consultar por el caso y colaborar a su seguimiento y resolución. Usted estará comunicándose de un modo anónimo pudiendo proporcionar información relevante para la resolución final del caso. Son estas acciones de seguimiento del caso igualmente seguras como la denuncia original? Todo intercambio de información con el sistema Ethics Point se encuentra protegido EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 4 of 5

5 Puedo ingresar un reporte o consulta si no tengo acceso a internet? Usted siempre puede realizar una denuncia o consulta desde cualquier computador público o dispositivo con acceso a internet desde localidades públicas o privadas. Si no tiene acceso a un computador o dispositivo usted puede llamar a la línea ética gratuita desde cualquier teléfono al número el cual está disponible 24 horas al día los 365 días del año EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 5 of 5