Preguntas y respuestas para empleados de AAR

Transcripción

1 Acerca de EthicsPoint Cuál es el rol de la Línea Directa de Ética? Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint? Qué es EthicsPoint? Cómo reportar Generalidades Quién puede contactar la Línea Directa de Ética de? Puedo reportar usando la Internet o el teléfono? Puedo usar EthicsPoint para reportar situaciones de emergencia en mi lugar de trabajo? Estoy localizado en Europa. Hay algunas restricciones sobre los asuntos que puedo reportar a través de la Línea Directa de Ética de? Si veo una violación, no debería reportarla a mi gerente, Seguridad, o Recursos Humanos y dejar que ellos se encarguen del asunto? Por qué debo reportar lo que sé? En qué me beneficia? La gerencia realmente quiere que reporte? Puedo hacer un reporte en mi idioma nativo? Cómo funciona el sistema de reportes? No es este sistema un ejemplo de alguien que está velando por mí? Seguridad y Confidencialidad al Reportar Puedo presentar mi reporte de forma anónima? A mi entender cualquier reporte que envíe de una computadora de la empresa genera un registro en el servidor que muestra todas las webs con las que se conecta mi PC. No me identificará este registro como el originador del reporte? Puedo hacer un reporte desde mi casa y permanecer anónimo? Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint revele en última instancia mi identidad. Cómo me pueden asegurar que eso no ocurrirá? Las opciones de línea directa gratis y las llamadas por cobrar también son confidenciales y anónimas? Qué pasa si las leyes de donde estoy localizado me permiten reportar en forma anónima pero yo quiero identificarme en mi reporte? Si presento un reporte, me comunicarán los resultados? Consejos y mejores prácticas Estoy al tanto de algunas personas involucradas en conducta no ética, pero eso no me afecta. Por qué me debo molestar en reportarla? No estoy seguro si lo que he observado o escuchado constituye una violación de la política de la empresa o si implica una conducta no ética, pero no me parece bien. Qué debo hacer? Qué ocurre si mi jefe y otros gerentes están involucrados en una violación? No recibirán el reporte y comenzarán a encubrirla? Qué pasa si recuerdo algo importante sobre el incidente después de haber presentado el reporte? O qué pasa si la empresa quiere hacerme más preguntas respecto a mi reporte? Estos seguimientos de los reportes son tan seguros como el primero? 2013 EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 1 of 8

2 Acerca de EthicsPoint Qué es EthicsPoint? EthicsPoint es una empresa independiente que ofrece sistemas seguros y confidenciales a través de web y teléfono para el uso de aquellos que deseen reportar una preocupación sobre una conducta empresarial es una de muchas empresas que han contratado estos servicios de EthicsPoint por estimar que, en algunos casos, los posibles informadores se sentirán más cómodos reportando una preocupación si saben que estarán reportando a un tercero profesional. Además de brindar servicios de admisión 24 horas al día, EthicsPoint ofrece servicios de traducción que permiten hacer los reportes por teléfono y por web en el idioma nativo del informante. Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint? El sistema EthicsPoint se usa en situaciones en las que un empleado no se siente cómodo planteando una preocupación usando ninguno de los canales habituales de comunicación (por ejemplo, el supervisor o gerente inmediato del empleado, o el representante de Recursos Humanos), o cuando el empleado tiene motivos para pensar que usar los canales de comunicación y reporte típicos es o no sería eficaz. Esperamos que esas situaciones sean poco comunes. Cuál es el rol de EthicsPoint en la Línea Directa de Ética? Las principales responsabilidades de EthicsPoint son: Proporcionar opciones confidenciales a través del teléfono y la web para que los informantes expresen sus preocupaciones sobre la conducta empresarial de AAA; Proteger la identidad de los informantes que desean permanecer anónimos; Proporcionar servicios de traducción a aquellos informantes que desean reportar en un idioma distinto al inglés; Transmitir información sobre la preocupación a las personas designadas de para que la empresa pueda llevar a cabo una investigación apropiada; Permitir que se comunique con un informante anónimo sirviendo como un intermediario que puede transmitir preguntas y respuestas de seguimiento, así como información sobre la resolución del caso El rol de EthicsPoint no es tomar acción para atender la preocupación, sino sólo de transmitir la preocupación a las personas designadas en para manejar el asunto EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 2 of 8

3 Reportes Generalidades Quién puede contactar la Línea Directa de Ética de? Todos los empleados de las empresas afiliadas de pueden contactar la Línea Directa de Ética de, excepto que, por razones regulatorias, la Línea Directa de Ética de no se ofrece actualmente a los empleados localizados en Francia, Bélgica, Dinamarca, Alemania, los Países Bajos, Noruega, Suecia, y el Reino Unido. Los empleados en esos lugares deberán reportar los asuntos a su supervisor o gerente inmediato, o a un representante de Recursos Humanos. Puedo reportar usando la Internet o el teléfono? Sí. Con EthicsPoint tiene la capacidad de presentar un reporte confidencial a través de la Internet o por teléfono. Puedo usar EthicsPoint para reportar situaciones de emergencia en mi lugar de trabajo? No. Las preocupaciones sobre una amenaza física inmediata o de daños a la propiedad no deben reportarse a EthicsPoint. Si necesita asistencia inmediata, por favor contacte a sus servicios de emergencia locales. Estoy localizado en Europa. Hay algunas restricciones sobre los asuntos que puedo reportar a través de la Línea Directa de Ética de? Sí. Hay restricciones sobre el tipo de asuntos que se pueden plantear debido a la privacidad de los datos y otras leyes que han sido adoptadas por un número de países Europeos. Para los empleados de en unidades de negocio localizadas en países de la Unión Europea, el uso de la Línea Directa de Ética de a través de EthicsPoint está limitado al siguiente tipo de materias: Contabilidad, Controles de Contabilidad Interna, y preocupaciones de Auditoría Fraude o falsificación de documentos o registros de la empresa Soborno Contacte a su supervisor, gerente, o representante de Recursos Humanos para reportar todos los demás asuntos. Si veo una violación, no debería simplemente informárselo a mi gerente, Seguridad, o a Recursos Humanos y dejar que ellos se encarguen de ello? Cuando observa alguna conducta que piense que viola nuestro código de conducta, esperamos que la reporte. Idealmente, deberá presentar cualquier preocupación a su supervisor o gerente inmediato, a un representante local de Recursos Humanos, o a otro miembro de su equipo gerencial local. No obstante, reconocemos que puede haber circunstancias en las que no se sienta cómodo reportando el asunto de esta forma. Estas son las circunstancias para las que nos hemos asociado con EthicsPoint. Preferimos que reporte anónimamente en lugar de que no comparta la información EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 3 of 8

4 Por qué debo reportar lo que sé? En qué me beneficia? Todos tenemos el derecho a trabajar en un ambiente positivo y con eso viene acompañado de la responsabilidad de actuar en una forma ética y dejar saber a las personas apropiadas si alguien no está actuando apropiadamente. Trabajando juntos podemos mantener un ambiente sano y productivo. La conducta corporativa inapropiada puede amenazar la subsistencia de toda la empresa. La gerencia realmente quiere que reporte? Desde luego que sí. De hecho, necesitamos que lo haga. Usted sabe lo que está pasando en su empresa, tanto lo bueno como lo malo. Usted puede tener un conocimiento inicial de una actividad que puede ser motivo de preocupación. Su informe puede minimizar el impacto negativo potencial en la empresa y en nuestra gente. Además, ofrecer una aportación positiva puede ayudar a identificar las cuestiones que pueden mejorar la cultura y el desempeño empresarial. Puedo hacer un reporte en mi idioma nativo? Sí. Cómo funciona el sistema de reportes? Si hace un reporte en la web, el sistema le pedirá que proporcione la información necesaria para investigar una preocupación. Se le dará la opción de permanecer anónimo o de proporcionar su nombre e información de contacto. Una vez que haya completado su reporte, se le proporcionará una Clave de Reporte y se le pedirá que establezca una contraseña. Puede regresar al sitio cinco o más días laborables después de presentar su reporte para obtener una actualización. En ese momento, puede que necesitemos hacerle preguntas para investigar el asunto más a fondo. Deberá entrar su Clave de Reporte y su contraseña. Si decide presentar un reporte a través del teléfono, su llamada será contestada en inglés por un especialista cualificado del centro de llamadas de EthicsPoint. Dependiendo del idioma en que desee llevar a cabo la conversación, el especialista del centro de llamadas continuará con la llamada, la transferirá a un colega que hable su idioma, o le pedirá a un intérprete que se una a la conversación. Durante la llamada, se le preguntará si desea permanecer anónimo o no. El especialista del centro de llamadas le pedirá información pertinente al reporte. Al final de la llamada se le dará una Clave de Reporte y se le pedirá que establezca una contraseña. Si desea llamar más tarde, la Clave de Reporte y la contraseña permitirán que EthicsPoint acceda a su información sobre su reporte. Una vez que se haga un reporte, los detalles del mismo se enviarán al personal designado de para seguimiento e investigación. No es este sistema un ejemplo de alguien que está velando por mí? El sistema de EthicsPoint se concentra en ser un aspecto positivo de nuestra filosofía en general, y nos permite garantizar un lugar de trabajo seguro y ético. Se le exhorta a buscar orientación sobre dilemas éticos, ofrecer sugerencias positivas, o comunicar una preocupación. La comunicación eficaz es crítica en el lugar de trabajo actua, y es una gran herramienta para mejorar esa comunicación EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 4 of 8

5 Hemos escogido cuidadosamente la mejor herramienta para reportar para asegurar el cumplimiento de nuestras obligaciones y a la vez mantener un entorno positivo de gestión de reportes EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 5 of 8

6 Seguridad y Confidencialidad al Reportar Puedo presentar mi reporte de forma anónima? Sí, excepto si está localizado en un país que prohíbe reportar anónimamente. A mi entender cualquier reporte que envíe de una computadora de la empresa genera un registro en el servidor que muestra todas las webs con las que se conecta mi PC. No me identificará este registro como el originador del reporte? EthicsPoint no genera ni conserva ningún registro de conexiones internas con direcciones IP, por lo tanto no hay ninguna información disponible que vincule su PC con EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint está comprometido contractualmente a no buscar la identidad de un informante. Si no se siente cómodo haciendo un reporte en su PC de trabajo, tiene la opción de usar una PC fuera de su ambiente de trabajo (como una localizada en un café Internet, en casa de un amigo, etc.) a través del sitio de web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, ya que los datos de EthicsPoint reflejan que menos del 12% de los reportes se generan durante las horas laborables. Puedo hacer un reporte desde mi casa y permanecer anónimo? Un reporte desde su casa, la computadora de un vecino, o cualquier portal de Internet, permanecerá seguro y anónimo. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por el nombre de usuario, y el sistema de EthicsPoint elimina las direcciones de Internet para mantener la anonimidad total. Además, EthicsPoint está comprometido contractualmente para no buscar la identidad del informante. Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint revele en última instancia mi identidad. Cómo me pueden asegurar que eso no ocurrirá? El sistema de EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. No obstante, si desea permanecer anónimo, usted como informante debe asegurarse de que el contenido del reporte no revele su identidad accidentalmente. Por ejemplo, no incluya declaraciones en su reporte que ofrezcan pistas de su identidad, como Desde mi cubículo junto al de Jan Smith o En mis 33 años Las opciones de línea directa gratis y las llamadas por cobrar también son confidenciales y anónimas? Sí. Se le pedirá que proporcione la misma información que proporcionaría en un reporte a través de Internet, y un entrevistador entrará sus respuestas en la web de EthicsPoint. A estos reportes se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad durante su entrega. Qué pasa si las leyes de donde estoy localizado me permiten reportar en forma anónima pero yo quiero identificarme en mi reporte? Hay una sección en el reporte para que se identifique, si lo desea. Si presento un reporte, me comunicarán los resultados? 2013 EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 6 of 8

7 Al finalizar la investigación,, a través de EthicsPoint, normalmente le notificará, (i) que la investigación se ha completado, (ii) si las alegaciones o preocupaciones reportadas estaban fundamentadas o no, y (iii) si las alegaciones estaban fundamentadas, que las medidas apropiadas se han tomado o se tomarán. Sin embargo, por cuestiones de confidencialidad y privacidad, usted no recibirá detalles de los hallazgos o las medidas tomadas a raíz de la investigación, incluyendo cualquier medida disciplinaria en contra de otro empleado por conducta indebida EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 7 of 8

8 Consejos y Mejores Prácticas Estoy al tanto de algunas personas involucradas en conducta no ética, pero eso no me afecta. Por qué me debo molestar en reportarla? Toda conducta no ética, a cualquier nivel, perjudica en última instancia a la empresa y a todos los empleados, inclusive a usted. Sólo tiene que pensar en lo que pasó en escándalos corporativos recientes para darse cuenta de los efectos desastrosos que una falta de ética aparentemente inofensiva puede tener en una empresa que por lo demás se considera sana. Por lo tanto, si sabe de cualquier incidente o conducta indebida o violaciones éticas, considérelo como su deber hacia usted y sus compañeros de trabajo el reportarlo. No estoy seguro si lo que he observado o escuchado constituye una violación de la política de la empresa o si implica una conducta no ética, pero no me parece bien. Qué debo hacer? Presente un reporte. EthicsPoint le puede ayudar a preparar y presentar su reporte para que se pueda entender apropiadamente. Preferimos que reporte una situación que resulte ser inofensiva a dejar sin investigar un posible comportamiento no ético porque usted no estaba seguro. Qué ocurre si mi jefe y otros gerentes están involucrados en una violación? No recibirán el reporte y comenzarán a encubrirla? El sistema y la distribución del reporte de EthicsPoint están diseñados de forma que las partes implicadas no son notificadas ni se les otorga acceso a los reportes en los que se les ha nombrado. Qué pasa si recuerdo algo importante sobre el incidente después de haber presentado el reporte? O qué pasa si la empresa quiere hacerme más preguntas respecto a mi reporte? Cuando presenta un reporte en la web de EthicsPoint o a través del Centro de Llamadas de EthicsPoint, usted recibe una Clave de Reporte única y se le pide que escoja una contraseña. Puede volver de nuevo al sistema de EthicsPoint por Internet o por teléfono y acceder al reporte original para añadir más detalles o responder preguntas formuladas por un representante de la empresa y agregar más información que ayude a resolver cuestiones pendientes. Le recomendamos encarecidamente que regrese al sito en el tiempo especificado para responder las preguntas de la empresa. Usted y la empresa han entrado ahora en un diálogo anónimo en el que las situaciones no sólo han sido identificadas, sino que se pueden resolver, no importa cuán complejas sean. Estos seguimientos de los reportes son tan seguros como el primero? Toda la correspondencia de EthicsPoint se maneja con la misma estricta confidencialidad que el reporte inicial, continuando bajo el mismo amparo de anonimidad EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 8 of 8