Investigaciones Corporativas y Violaciones a Procedimientos Anticorrupción y Antilavado IMEF MARZO, ILIANA MARTINEZ

Transcripción

1 Investigaciones Corporativas y Violaciones a Procedimientos Anticorrupción y Antilavado IMEF MARZO, ILIANA MARTINEZ

2 INVESTIGACIONES INTERNAS? Son un elemento importante de los programas de cumplimiento en las empresas para confirmar denuncias o descubrir malas prácticas de negocios Son un beneficio para la compañía: Reduce el riesgo de repetición de incidentes Detecta areas de oportunidad de detección temprana de riesgos Certidumbre a los empleados en las políticas y procedimientos de la compañía Elemento de ayuda para la compañía ante una evantual investigación o sanción por parte de las autoridades.

3 EL PROCESO DE INVESTIGACION Determinar el propósito de la investigación Determinar los recursos necesarios para llevar a cabo la investigación Preparación y aseguramiento de documentos e información Plan de la investigación Notificación Upjohn Entrevistas de investigación Número de entrevistadores y estilo de la entrevista Conclusiones Reporte de Investigación Cierre de la Investigación y Seguimiento

4 Determinar el propósito de la investigación El propósito de la investigación DEBE SER DETERMINAR LOS HECHOS RELEVANTES, NO PROBAR UN CASO. Las investigaciones deben ser realizadas por individuos profesionales con antecedentes apropiados, incluyendo la experiencia técnica (producción, manufactura, distribución, financiera, etc.) en tanto que los temas sean relevantes para la investigación. Habrá casos donde será apropiado que la investigación la lleve a cabo un despacho o consultor externo (como en casos de conflicto de interés o donde se requieran recursos

5 DETERMINAR LOS RECURSOS PARA LLEVAR A CABO LA INVESTIGACION PERSONAL RECURSOS MATERIALES (CELULAR, INTERNET, DOCUMENTOS, VIAJES, ETC.)

6 QUIEN DEBE REALIZAR LAS INVESTIGACIONES? El éxito de una investigación dependerá de quien esta involucrado en su realización. El rol del investigador : Sabe escuchar Pone atención a los detalles Documenta adecuadamente las actividades Busca conclusiones razonables Realiza preguntas no tendenciosas

7 CRITERIOS EFECTIVOS DE UNA UNIDAD DE INVESTIGACION EXPERTO: Conoce del tema relacionado con el caso de investigación (Contabilidad, Tecnología, Forense, etc.) CREDIBILIDAD: Con conocimiento del negocio y la organización para accesar a información relevante y tomar conclusiones objetivas IMPARCIAL: Sin relación alguna con las personas implicadas en la investigación, con conocimiento de temas legales y políticas aplicables y con experiencia en

8 TIPO DE INVESTIGACION EXPERTOS EN LA MATERIA CONTABILIDAD/ AUDITORIA FRAUDE Y CONTABILIDAD INTERNA CONTROLES ORGANIZACIÓN DE LOS LIBROS REGISTROS CONTROL DE DIVULGACION LAVADO DE DINERO COMERCIO INTERNO AUDITORIA INTERNA ETICA E INTEGRIDAD CORPORATIVA SEGURIDAD DE LA INFORMACION SEGURIDAD CORPORATIVA CONTROL CORPORATIVO PUBLICIDAD EN LOS CONSUMIDORES PUBLICIDAD GLOBAL RELACION CON EL CLIENTE RELACIONES EXTERNAS VENTAS SOBORNO COMERCIAL CONTROL INTERNO ETICA E INTEGRIDAD CORPORATIVA

9 TIPO DE INVESTIGACION EXPERTOS EN LA MATERIA SEGURIDAD AMBIENTAL/ CALIDAD LEALTAD PROTECCION E HIGIENE, AMBIENTE RELACIONES EXTERNAS SEGURIDAD CORPORATIVA CONTROL INTERNO ETICA E INTEGRIDAD CORPORATIVA CODIGO DE CONDUCTA CONFLICTOS DE INTERESES MANEJO DE LA INFORMACION CONFIDENCIAL USO DE MEDIOS ELECTRONICOS REGALOS Y ENTRETENIMIENTO ETICA E INTEGRIDAD CORPORATIVA SEGURIDAD CORPORATIVA RECURSOS HUMANOS

10 TIPO DE INVESTIGACION EXPERTOS EN LA MATERIA CASOS REGULATORIOS Y LEGALES NO CONFIABILIDAD GOBIERNO CONTRATACION/PRECIOS RELACIONES LABORALES DISCRIMINACION(EDAD, RAZA, GENERO, DISCAPACIDAD, RELIGION) ACOSO ( SEXUAL Y OTROS) ETICA E INTEGRIDAD CORPORATIVA SEGURIDAD CORPORATIVA RECURSOS HUMANOS ETICA E INTEGRIDAD CORPORATIVA CONTROL INTERNO USO INDEVIDO DE LOS ACTIVOS DE LA COMPAÑIA EQUIPO, SUMINISTROS, TARJETAS DE CREDITO, ABUSO DEL TIEMPO RECURSOS HUMANOS SEGURIDAD CORPORATIVA CONTROL INTERNO

11 TIPO DE INVESTIGACION EXPERTOS EN LA MATERIA USO INDEVIDO DE LOS ACTIVOS DE LA COMPAÑIA APROPIACION INDEBIDAD DE LOS ACTIVOS CONTROL INTERNO SEGURIDAD CORPORATIVA USO INDEVIDO DE LOS ACTIVOS DE LA COMPAÑIA DAÑO POR ROBO SEGURIDAD CORPORATIVA RECURSOS HUMANOS PRIVACIDAD RECURSOS HUMANOS SEGURIDAD EN LA INFORMACION RELACIONES EXTERNAS

12 TIPO DE INVESTIGACION EXPERTOS EN LA MATERIA SEGURIDAD ROBO / VIOLENCIA SEGURIDAD DE LOS EMPLEADOS LEYES FEDERALES EMBARGO Y ANTIBOICOT LEYES PRACTICAS ILEGALES CONTROL COMERCIAL SEGURIDAD CORPORATIVA ETICA E INTEGRIDAD CORPORATIVA RECURSOS HUMANOS ETICA E INTEGRIDAD CORPORATIVA CONTROL INTERNO

13 Preparación y aseguramiento de docmentos e información Ingresar los datos de la investigación en el registro o base de datos Identificar a los posibles testigos o sujetos que formarán parte de la investigación Considerar los documentos e información a revisar: correos electrónicos, expedientes, reportes de gastos, registros de tarjetas de crédito de gastos de la compañía, reportes de viaje, facturas, ets.

14 Plan de la Investigación La investigación debe iniciar con una definición del objetivo y plan. El plan debe considerar la existencia de asegurar la no violación de políticas y leyes locales (ej. Privacidad de datos) El plan debe igualmente considerar el uso del Upjohn Warning El plan debe incluir cuando menos las siguientes preguntas: Qué sucedió? Cuándo se tuvo conocimiento del hecho? Cuál fue la respuesta o consecuencia ante lo que sucedió?

15 Entrevistas de Investigación Debe realizarse de acuerdo al Código de Coducta de la Compañía El investigador debe presentarse, indicar quién es, su relación con la compañía y su papel en la investigacón. Debe indicarse que la entrevista es confidencial y todo lo que ahí se diga será información confidencial de la compañía y por tanto no debe hablarse sobre dicha entrevista con otras personas. Debe indicacarsele al entrevistado si es el objeto o no de la investigación

16 Conclusiones Reporte de investigación El reporte debe evitar hacer conclusiones antes de finalizar la investigación. Durante el proceso de la investigación es posible que se deba informar a la gerencia del avance sin embargo esto debe limitarse a aquellos que en verdad deban conocer del caso. Será importante documentar la conclusión de la investigación, sin embargo en algunos casos deberá evaluarse si debe en primera instancia hacerse un reporte escrito o presentarse verbalmente.

17 Cierre de la Investigación y Seguimiento Una vez cerrado el proceso de investigación deberá documentarse el cierre en el sistema o registro. El área de cumplimiento de la compañía o el comité de ética deberá hacer seguimiento para asegurarse que se toman las acciones correctivas o se implementen las acciones disciplinarias resultado de la investigación. Es recomendable que se desarrolle un catálogo de sanciones basado en la gravedad de la infracción y la reincidencia de la conducta, pudiendo ser desde un acta laboral administrativa hasta el despido y/o una acción de tipo penal.