2. ALCANCE El ámbito de aplicación del presente procedimiento comprende todas las sedes de ELECTRO PUNO S.A.A.

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO El presente documento tiene por objeto establecer los lineamientos a seguir para la para las altas, bajas y venta de bienes en Subasta Pública de bienes muebles, inmuebles, suministros de almacén y material en general, que se encuentren en situación de desuso ú obsolescencia. 2. ALCANCE El ámbito de aplicación del presente procedimiento comprende todas las sedes de ELECTRO PUNO S.A.A. 3. DEFINICIONES Empresa: Activo fijo: Depreciación: Alta de Bienes: Baja de Bienes: Vida Útil: Valor contable: Valor Residual: Subasta Pública de bienes muebles: Subasta Pública de bienes inmuebles: Electro Puno S.A.A. Representa todo bien tangible que tiene como valor de adquisición, sea mayor a ¼ de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) que se encuentre vigente en la fecha de adquisición del bien y su vida útil sea mayor a un (01) año. Es la pérdida o disminución del valor de un activo fijo debido al uso, a la acción del tiempo o a la obsolescencia técnica, con excepción de terrenos. Está representado por los bienes que son incorporados al Activo de la Empresa, desde su adquisición trasladada o donación, el bien existe como Activo Fijo a partir de la fecha de su registro contable. Es el procedimiento mediante el cual los bienes son retirados del Registro Contable de Activo Fijo como consecuencia de que se encuentren en mal estado o han cumplido su vida útil y/o han sido declarados obsoleto (pérdida de valor de los bienes ocasionado por el adelanto tecnológico o científico) debidamente sustentado. Está representada por el período (lapso) de tiempo durante el cual la empresa espera usar un activo para el cumplimiento de sus actividades. Es el monto por el cual un activo está incluido en el balance general luego de deducir cualquier depreciación acumulada sobre el mismo. Es el monto neto que la empresa espera obtener por un activo al término de su vida útil, después de deducir los costos esperados de su enajenación. Es la venta pública de bienes muebles al mejor postor, que es efectuada por el Comité de Venta de Bienes con participación de Notario Público, de los bienes y materiales que previamente han sido dados de baja y cuenten con tasación emitida por un perito tasador autorizado. Es la venta pública de bienes inmuebles que previamente hayan sido dados de baja y cuenten con tasación emitida por un perito tasador autorizado, considerando el valor del terreno y de la edificación, considerando además la calificación del estado de conservación del bien y de su situación: libre disposición, ocupado, invadido por terceros, etc.

2 Página 2 de 17 Suministros diversos, dados de baja y con subasta autorizada: Bienes no considerados en el activo fijo, registrados y controlados como no capitalizables: Materiales diversos en desuso que fueron registrados como gasto: Tasación actualizada: Venta directa: Comité de Altas, Bajas y Venta de Bienes: Postores: Son bienes o suministros de almacén, que por su antigüedad quedaron en desuso u obsoletos. Son los bienes que no reúnen ni han reunido los requisitos establecidos para ser considerados como Activo Fijo de la empresa, pero registrados en el sistema de control de activo fijo, como bienes No capitalizables, para mantener su control físico, tales como: repuestos, escritorios, sillas, basureros, papeleras, porta documentos, herramientas, porta lapiceros, cortinas, vajilla y otros de naturaleza similar o análoga, todos ellos, que por estar deteriorados, obsoletos, han sido retirados del servicio, los que pueden ser subastados siguiendo el procedimiento, como se indica en la definición del numeral 3.2. Son aquellos restos o sobrantes que sirvieron como envases, embalajes, protectores de bienes y aquellos suministros diversos que fueron retirados y/o reemplazados por otros nuevos cargados a gasto, tales como: carretes de madera o metal, cilindros, maderas, flejes, alambres, materiales plásticos y otros de naturaleza similar o análoga, no utilizables por la empresa, que pueden ser subastados previo cumplimiento de la disposición, que se indica en la definición del numeral 3.3 Tasación de los bienes efectuada por un Perito Autorizado. Es la venta que efectúa directamente ELECTRO PUNO S.A.A. en los siguientes casos: Que la Subasta Pública haya sido declarada desierta en dos convocatorias. En caso que, dentro de un proceso de Subasta Pública, se realice una segunda convocatoria sin que se presenten postores a la Subasta ó las posturas presentadas no cumplan con los requisitos señalados en éste procedimiento ó en las bases, los bienes/materiales a subastar podrán venderse en un monto igual ó superior al que resulte de reducir hasta en un 15% el precio base previsto para la subasta en segunda convocatoria a una empresa, constituida formalmente, que alcance su oferta a nuestra empresa mediante conducto regular. Es el Comité designado mediante Resolución de Gerencia General, conformado por un mínimo de tres (3) miembros. Personas naturales o jurídicas que adquieren las bases del proceso de subasta y se acreditan formalmente para participar en el proceso de subasta.

3 Página 3 de 17 Adjudicatario: Es el postor que presenta la propuesta más alta, que sea igual o superior al precio base entre todos los postores ó el que en caso de empate resulte ganador por sorteo; o el que resulte ganador en caso que los postores que ocuparon lugares precedentes no cumplan con los requisitos establecidos en las bases o en el presente procedimiento. 4. DOCUMENTOS A CONSULTAR 4.1. Ley N 27170, Ley del Fondo Nacional de la Actividad Empresarial del Estado Decreto Supremo N EF Reglamento de la Ley de FONAFE Código Civil vigente Ley N 26887, Ley General de Sociedades Ley N 27728, Ley del Martillero Público Cuarta disposición transitoria final del Decreto Ley N 25556, modificada por el Decreto Ley N 25738, que creo la Superintendencia de Bienes Nacionales Resolución de Contraloría General de la república N CG, que aprueba las Normas técnicas de Control Interno para el Sector Público NIC 16 Inmuebles Maquinaria y equipo NIC 36 Deterioro del valor de los activos Directiva de FONAFE, aprobada mediante Acuerdo de Directorio N /006-FONAFE Ley N Ley General de Residuos Sólidos y su Reglamento aprobado por D.S. N PCM. 5. RESPONSABILIDAD 5.1. Del Gerente General Es responsable de aprobar el presente documento y propiciar su aplicación Del Gerente de Administración Es responsable de difundir y supervisar el presente documento De los Comités de Altas y Bajas y el Comité de Venta de Bienes, Jefe de la División de Asesoría Legal, Jefe de la División de Logística, Especialista en Tesorería, Jefe de la Oficina de Facturación y Técnico en Administración de Almacenes, Especialista en Patrimonios y Seguros, Gerencia de Operaciones, Especialista en GIS. Son responsables de cumplir y hacer cumplir lo establecido en el presente documento. 6. DESARROLLO 6.1. PROCEDIMIENTO PARA LA ALTA DE BIENES DEL ACTIVO FIJO CONDICIONES PARA LA ALTA DE BIENES DEL ACTIVO FIJO El alta consiste en la incorporación física y contable de bienes muebles al patrimonio de la empresa, la que se autoriza mediante Resolución de Gerencia General con indicación expresa de las causales que la originaron La adquisición de bienes muebles mediante el procedimiento de compra no constituye causal de Alta que deba ser evaluada por el Comité de Altas y Bajas Los bienes muebles que no cuenten con documentación que sustente su valor, deben ser valorizados mediante tasación para proceder al Alta en el patrimonio de la Empresa Los vehículos y otros bienes inscribibles adquiridos por cualquier modalidad, deben ser inscritos en la correspondiente Oficina Registral a nombre de la Empresa.

4 Página 4 de CAUSALES PARA EL ALTA DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO El alta de bienes muebles procede por las siguientes causales: Donación Transferencia Fabricación interna de un bien Bienes sobrantes de inventario. Bienes de segundo uso. Saneamiento legal Reposición La causal de donación se utiliza cuando la empresa recibe bienes muebles a título gratuito por parte de otras entidades públicas, privadas o particulares La causal de transferencia se utiliza cuando la empresa recibe un bien como aporte de capital y/o cuando a mérito de norma expresa y/o Resolución Administrativa de Liquidación o fusión que transfiere bienes a favor de la Empresa La causal de fabricación, se aplica cuando estos bienes son producidos por la Empresa La causal de sobrantes de inventario, se aplica como resultado de inventarios físicos. En el caso de otros bienes sobrantes deberá elaborarse un informe técnico, conteniendo la siguiente información: Tiempo de permanencia del bien en la Empresa, estado de conservación, valorización, ubicación y antecedentes históricos legales Tratándose de vehículos y otros bienes muebles inscribibles, que se encuentren en calidad de sobrantes, se deberá adjuntar adicionalmente a lo señalado en el acápite precedente, el Certificado de Gravamen expedido por la Oficina Registral respectiva, copia del certificado de identificación vehicular expedido por la Dirección de Prevención de Robo de vehículos de la Policía Nacional y copia de la tarjeta de propiedad La Gerencia de Administración y Valores o la que haga sus veces será responsable de la publicación por única vez, en el Diario Oficial El Peruano o en un diario de mayor circulación de un aviso indicando al público, la relación detallada de los bienes en condición de sobrantes materia de saneamiento, así como el lugar donde se encuentran los citados bienes, con la finalidad de brindar información tanto a las personas que pueden demostrar propiedad sobre los bienes, como a los que presenten oposición a dicho acto La causal bienes de segundo uso se aplica, como consecuencia del recojo y/o cambio de materiales eléctricos (conductores y otros) La causal de saneamiento legal de bienes muebles es de aplicación de acuerdo a la normatividad que la regula La causal de reposición se aplica cuando un bien de características iguales, similares, mejores o equivalentes en valor comercial al bien que ha sido dado de baja por la empresa, es entregado a título gratuito a favor de esta por el responsable de la pérdida, robo, sustracción o destrucción del bien; por la compañía aseguradora en el caso de siniestro de bienes asegurados; o por el proveedor en mérito a la garantía del bien adquirido PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO El Jefe del área usuaria solicitará por escrito a la Gerencia de su respectiva área, la necesidad o conveniencia de dar de alta un bien, para cuyo efecto adjuntará los siguientes requisitos: Ficha Técnica con las características del bien. Informe legal del bien (de ser necesario).

5 Página 5 de El Comité de Altas y Bajas evaluará el expediente administrativo y de encontrarlo conforme, suscribirá el acta de acuerdo respectivo. Asimismo redactara y elevará el proyecto de resolución a la Gerencia de Administración para su evaluación La Gerencia de Administración evaluará el expediente administrativo, pudiendo solicitar información adicional, si el caso lo amerita. De encontrarlo conforme, elevará el proyecto de resolución a la Gerencia General para su suscripción La Resolución que apruebe el Alta deberá especificar lo siguiente: La causal de alta (De acuerdo a lo señalado en el numeral del presente) La cantidad de bienes muebles El total del valor de los bienes muebles La relación valorizada de los bienes muebles Una vez aprobada el alta, la Jefatura de Logística procederá a dar el ingreso al almacén con la respectiva nota de entrada de almacén, debiendo asignarse los códigos patrimoniales correspondientes acorde con el registro codificado de bienes y el software de inventario institucional, así como la Jefatura de Contabilidad lo hará en el registro contable correspondiente En el caso de vehículos y otros bienes inscribibles, el Comité remitirá dentro de los veinte (20) días útiles de emitida la aprobación, copia de lo actuado a la Gerencia de Administración, para el trámite de inscripción en la oficina Registral correspondiente. Si se determina que el vehículo es chatarra, se omitirá el trámite de inscripción en el registro de propiedad vehicular y tramitará la baja del vehículo, conforme el procedimiento de baja y/o enajenaciones En caso que la Empresa, posea bienes provenientes de convenios de cooperación interinstitucional, se aplicará el procedimiento de alta para su regularización El convenio de cooperación, deberá señalar expresamente a la Empresa, como destinatario final o beneficiario de los bienes, para regularización de la transferencia de propiedad de los mismos PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES DEL ACTIVO FIJO La baja consiste en la extracción física y contable de bienes muebles del patrimonio de la empresa, la que se autoriza mediante Resolución de Gerencia General, con indicación expresa de las causales que la originaron Los vehículos y otros bienes muebles inscritos en la Oficina Registral correspondiente deben estar libres de afectaciones ante de la baja Producida la baja, la Empresa tiene un plazo de cinco (05) meses para disponer de dichos bienes, contados a partir de la emisión de la respectiva Resolución CAUSALES PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES La baja de bienes muebles procede por las siguientes causales: Estado de excedencia Obsolescencia técnica Mantenimiento o reparación onerosa Pérdida, robo o sustracción. Destrucción o siniestro Reembolso o reposición La causal de estado de excedencia, recae en los bienes que, encontrándose en condiciones operativas y en posesión de la empresa, no son utilizadas y se presume que permanecerán en la misma situación por un tiempo indeterminado La causal de obsolescencia técnica se presenta cuando los bienes a pesar de encontrarse en condiciones operativas, no permiten obtener un desempeño

6 Página 6 de 17 productivo óptimo, en comparación a los que se obtendría con bienes que cumplen las mismas funciones, debido a los cambios y avances tecnológicos La causal de mantenimiento o reparación onerosa es procedente cuando el costo de mantenimiento, reparación o repotenciación de un bien es significativo en relación con su valor real La causal de pérdida, robo y sustracción, está referida a la inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles y/o circunstancias fortuitas, debidamente comprobadas y sustentadas con la denuncia policial y el informe emitido por la empresa La causal de siniestro está referida al bien que ha sufrido daño, pérdida o destrucción parcial total, a causa de un incendio u otro fenómeno de la naturaleza, el mismo que debe ser sustentado con informes de los daños ocasionados, expedidos por organismos competentes, cuando corresponda. La causal de destrucción opera cuando el bien ha sufrido un dato grave a consecuencia de hechos accidentales o provocados que no sean calificados como siniestro, debiendo ser sustentados sobre la base de denuncia policial, cuando corresponda La causal de reposición es de aplicación cuando debido a la garantía otorgada el proveedor, un bien es reemplazado por otro de características iguales, similares, mejores o equivalentes en valor comercial. También se aplica cuando son repuestos o indemnizados de acuerdo a las pólizas de seguros PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE PÉRDIDA DEL BIEN Producida la pérdida del bien, el trabajador a cargo de su custodia deberá informar inmediatamente de la ocurrencia a su jefe inmediato con el objeto de tramitar en la misma fecha la denuncia policial correspondiente. En los Servicios Eléctricos, el trámite de presentación de esta denuncia correrá a cargo del Jefe del Servicio A su vez, dentro de las 24 horas, de producida la pérdida del bien, el Jefe de área responsable del activo extraviado informará del hecho a la Gerencia de Administración y Valores, adjuntando copia de la denuncia policial, con la finalidad de que se reporte el siniestro a la compañía aseguradora, dentro el plazo establecido Luego de treinta (30) días de producida la pérdida del bien, el trabajador que formuló la denuncia, solicitará a la autoridad policial el informe de los resultados de la investigación, el que será remitido a su jefatura, a efectos de que inicie trámite de la baja, y otro ejemplar a la Oficina de Control Patrimonial La Oficina de Control Patrimonial, dentro de sus responsabilidades y funciones, emitirá sus pronunciamientos acerca de si existe o no responsabilidad administrativa del trabajador a cargo del bien o de otros involucrados; este informe será dirigido al Gerente General, con el objeto que disponga las medidas correctivas necesarias El trabajador, al que se le haya atribuido y establecido responsabilidad, deberá reconocer los gastos de la reposición del activo fijo con similares características, debiendo el interesado entregar el bien mediante acta de entrega recepción, a la División de Contabilidad y Finanzas (Control Patrimonial) debiendo proceder de conformidad al Reglamento Interno de Trabajo Los bienes que reponga el trabajador responsable, serán reincorporados física y contablemente al patrimonio de la empresa (En concordancia con el procedimiento de altas), debiendo los bienes perdidos ser dados de baja, sustentados con los actuados sobre el particular PROCEDIMIENTO DE BAJA EN CASO DE SINIESTRO DEL BIEN

7 Página 7 de Producido el siniestro (Fenómeno impredecible, incendio, rotura de maquinaria, atentado, etc.) que comprometa los bienes de la Empresa; el Jefe de área a cargo de la custodia del bien, en coordinación con su Gerente de Área, presentará la denuncia policial inmediatamente ocurridos los hechos. En los Servicios Eléctricos, el trámite de presentación de esta denuncia correrá a cargo del Jefe del Servicio Seguidamente informarán por escrito al Gerente General y al Gerente de Administración, de todas las ocurrencias, con la finalidad de que se comunique adecuadamente a la compañía aseguradora, dentro de la inmediatez y del plazo establecido Luego de los resultados de las inspecciones del siniestro por parte del ajustador del Seguro y una vez definido la reparación o cambio del bien, el Gerente de área que informó del siniestro, iniciará los trámites de baja, del bien perdido ó bien reparado De la Designación de los Comités de Altas y Bajas y de Venta de Bienes Es el órgano colegiado que se ha creado en la Empresa con el fin de examinar, calificar y pronunciarse acerca de las solicitudes de altas y bajas de bienes de activo fijo, presentadas por las diversas gerencias, así como para conducir el proceso de subasta de los bienes aprobados por el Gerente General para su baja Los Comités de Altas y Bajas y de Venta de bienes estará designado por resolución de Gerencia General, por un periodo de un (01) año calendario, el cual puede ser renovado mediante resolución. El Comité de Altas y Bajas estará integrado por: Gerente de Administración Presidente Gerente de área usuaria Miembro Oficina de Control Patrimonial Miembro Secretario El Comité de Venta de Bienes estará integrado por: Jefe de la División de Logística Presidente Gerente de área usuaria Miembro Oficina de Control Patrimonial Miembro Secretario Miembros suplentes: En caso de ausencias de alguno de los miembros de los citados comités, actuará como suplente, el funcionario que lo reemplace físicamente en el cargo que tiene asignado el titular del mismo De las reuniones de los Comité de Altas y Bajas y de Venta de Bienes Las reuniones de los comités de altas y bajas y de venta de bienes se efectuaran a convocatoria del presidente del comité En las sesiones del comité habrá quórum cuando concurran, por lo menos 50% más uno de sus miembros La concurrencia de los miembros natos del comité, será de carácter obligatorio, salvo casos de enfermedad u otro impedimento de fuerza mayor En caso de ausencia de cualquier miembro titular, actuara como suplente el funcionario que lo reemplace en el cargo que le corresponde El voto es obligatorio y no se aceptaran abstenciones Los acuerdos se tomaran por mayoría simple y en caso de empate, el Presidente del comité tendrá voto dirimente Los acuerdos serán registrados en actas numeradas correlativamente y suscritas por cada uno de los integrantes del comité.

8 Página 8 de Funciones de los comités de Altas y Bajas y de Venta de Bienes Son funciones de los comités de altas y bajas y de venta de bienes, entre otras, las siguientes: a) Evaluar los expedientes o solicitudes de altas y bajas recibidas, verificando que se ajusta a los dispositivos legales, normas técnicas de control y a lo establecido en el presente procedimiento. b) Solicitar el asesoramiento o servicio técnico o especializado que requiera para el adecuado cumplimiento de sus funciones (Inventarios, valorizaciones). c) Elaborar las bases para el proceso de subasta pública, considerando la relación de bienes a vender, la descripción del bien, el valor de tasación, a gerencia a la que pertenece, la localidad y la dirección donde se encuentran los bienes a ser subastados y el lugar, fecha y hora, donde se efectuará la subasta entre otras. d) Verificar para la venta de los residuos, que los postores deben cumplir como mínimo los requisitos de la Ley e) Aprobar en primera instancia las altas y bajas solicitadas por las diferentes gerencias de áreas. f) En merito a los acuerdos aprobados, el comité solicitará a través del Gerente de Administración la aprobación de la alta y baja del bien a la Gerencia General. g) Es atribución exclusiva del Comité interpretar las Bases y resolver todo lo previsto en ellas. El Comité se reserva el derecho de no responder consultas que no se refieren a las bases, El Comité podrá a su sola decisión y discreción, dejar sin efecto, suspender o variar la ejecución de la subasta en cualquier etapa de su realización, sin que estas decisiones puedan generar reclamo alguno de ninguna naturaleza por parte de los postores. h) Conducir y coordinar el proceso de subasta de bienes, previamente dados de baja y aprobados por acuerdo de Directorio. i) Derivar los expedientes sustentatorios de los bienes dados de baja y bienes vendidos a la Oficina de Patrimonio y Seguros de la Gerencia de Administración. j) Verificar in situ los bienes a ser subastados y su ordenamiento unitario, por lotes o por conjunto, según sea el caso, tal como están clasificados en las bases de la subasta de bienes. k) Comprometer la participación del Notario Público, o en su defecto, el Juez de Paz, acordando el porcentaje de comisión que se le otorgara al Notario Público o los honorarios del Juez de Paz, según sea el caso. Esta, no debe exceder del 3% del monto total subastado. l) Solicitar a la Gerencia de Administración, la realización de los trámites para la publicación de los avisos de convocatoria de la subasta así mismo la adecuada preparación del ambiente donde se efectuará el acto público de la subasta. m) Asistir el día de la subasta al local designado, con la anticipación necesaria y dar inicio al acto público, con la presencia del Notario Público o del Juez de Paz y de los postores. n) Convocar a subasta en nuevas fechas, de acuerdo al presente reglamento, en caso que no se llegue a vender el bien, deberá informar y poner a disposición de la Gerencia General para su trámite de incineración. o) Remitir fotocopias del acta de subasta, al Jefe de la Oficina de Contabilidad, para que procedan a cobrar el saldo pendiente Funciones de los Presidentes de los Comités a) Convocar a sesión a los Comités de Altas y Bajas y de Venta Bienes, previa agenda definida, según corresponda.

9 Página 9 de 17 b) Entregar a cada miembro del comité los expedientes técnicos y sustentos de cada bien a darse de baja. c) Presidir y dirigir las sesiones de los Comités de Altas y Bajas y de Venta de Bienes, según corresponda. d) Actuar con voto dirimente cuando sea necesario. e) Presidir el Acto Público de la subastar los Postores y de los miembros del Comité. f) Elaborar y entregar al Gerente General, el informe de su gestión y del resultado de la subasta llevada a cabo Funciones del secretario del comité a) Tomar nota de los acuerdos de las sesiones de los Comités de Altas y Bajas y de Venta de Bienes, según corresponda. b) Llevar las actas de acuerdo del Comité de Altas y Bajas. c) Archivo del acervo documentario del comité. d) Preparar los informes y documentos en coordinación con el Presidente del comité. e) Elaborar el acta de la venta de bienes Requerimiento de baja de bienes El Especialista en Patrimonio y Seguros elabora proyecto de documento solicitando el listado de bienes del activo no operativos para que la Gerencia de Administración lo firme El área usuaria, con el documento recibido elabora la relación de bienes no operativos u obsoletos y solicita a su Gerencia y/o Jefatura el retiro físico y la baja de dichos bienes, para lo cual adjuntará el formato EPU21-P-009-RE-01 "Fichas de Retiro de Bienes no operativos u obsoletos", adjuntando el informe Técnico del estado situacional del bien El área usuaria remite los bienes no operativos u obsoletos al Especialista en Patrimonio y Seguros, para su custodia El Comité de Baja recibe, revisa y evalúa el expediente, quién a su vez solicitará al Especialista en Patrimonio y Seguros, un informe sobre su valor en libros. (Valor histórico, depreciación y valor residual). Solicitará la contratación de los servicios de un perito tasador para la valuación de los activos dados de baja a subastarse El Comité de Altas y Baja, luego de terminar el armado del expediente de baja, solicitará al Gerente General de la empresa, su sanción de baja definitiva De la Subasta Pública El Comité de Venta de Bienes recibe la Resolución de Gerencia General y expediente de Venta de Bienes con la respectiva tasación de los mismos efectuada por el Comité de Venta de Bienes El Presidente del Comité de Venta de Bienes convoca a reunión para que los miembros del Comité tomen conocimiento y se elabore el plan de trabajo, modalidad de la subasta de bienes (mediante presentación de propuestas o Proceso de Martillero Público) y calendario de la subasta de bienes En la fecha fijada, el Comité de Venta de Bienes se reúne para elaborar las bases del proceso de subasta pública o martillero público En el caso de subasta de bienes inmuebles el Presidente del Comité de Venta de Bienes, formula documentos para que la Gerencia General notifique formalmente a los interesados, vecinos aledaños a los terrenos, Gobierno Locales, a fin que tomen conocimiento y participen en el proceso de subasta.

10 Página 10 de En el caso de bienes peligrosos el presidente del comité de Venta de Bienes, formula documentos para que la Gerencia General notifique formalmente a las empresas autorizadas por la DIGESA Una vez elaboradas las bases de la Subasta Pública o proceso de Martillero Público, el Presidente del Comité de Subasta, remite las Bases al Gerente de Administración El Gerente de Administración, revisa y emite opinión, de no estar conforme, devuelve el expediente con observaciones al Comité de Venta de Bienes; si es favorable, deriva el expediente al Jefe de la División de Asesoría Legal El Jefe de la División de Asesoría Legal revisa las bases de la Subasta Pública o proceso de Martillero Público y el expediente del proceso de subasta; de no estar conforme devuelve el expediente a la Gerencia de Administración ó al Comité de Venta de Bienes, según corresponda, de lo contrario, al encontrar conforme el expediente emite opinión legal y deriva el expediente a Gerencia General El Gerente General, recibe el expediente, lo revisa, de no estar conforme lo devuelve a Gerencia de Administración con las observaciones que tuviera lugar; si es procedente acuerda aprobar el proceso de Subasta de Bienes o martillero público El Gerente General remite por conducto regular el expediente de subasta de bienes o proceso de martillero público, con copia de la Resolución de Gerencia General al Comité de Venta de Bienes El Comité de Subasta procede a la convocatoria del proceso de Subasta o proceso de martillero público, de conformidad con lo establecido por el Comité de Venta de Bienes El Presidente del Comité de Venta de Bienes convoca a reunión al Comité, informa sobre la aprobación del expediente de subasta o proceso de martillero público, teniendo en consideración: En el caso de proceso por presentación de propuestas: a) Seguidamente con acuerdo del Comité, solicita la publicación del aviso de convocatoria en un diario de circulación nacional por un único día. En caso de subasta de inmuebles, además, se notificará a los colindantes e interesados. b) El Presidente del Comité, solicita a la Gerencia General autorización para que se publique la convocatoria de la subasta en la página web empresarial, y a la División de Logística para que se publiquen las bases en el portal de procesos de subasta. c) Los postores se registran según lo establecido en las bases del proceso. d) La subasta se efectúa en fecha y hora establecida en el calendario del proceso de subasta, el mismo que es conducido por el Presidente del Comité de Subasta con la participación en pleno del Comité y la de un Notario Público, debiendo además participar en calidad de veedor, un representante del Órgano de Control Interno. e) Los postores que asisten al acto deben portar una carta fianza a nombre de Electro Puno S.A.A., o cheque de Gerencia por el monto del 25% del precio base. f) Las propuestas deben ser presentadas en sobre cerrado en el momento que el Presidente del Comité de Venta de Bienes llame a cada postor; en ese momento el representante legal del postor acreditará la vigencia de poder y documento de identificación personal, caso contario la oferta no será recepcionada. g) El Comité verifica cada propuesta, efectúa la evaluación en el orden de prelación de las ofertas según el monto total ofertado, se descalifica las ofertas que sean menores al valor referencial y se determina cuál es la oferta más alta; luego el Presidente del Comité de Venta de Bienes anuncia el nombre y monto de la

11 Página 11 de 17 oferta ganadora y solicita al postor la entrega de la carta fianza o cheque de Gerencia por el monto ofertado. Si no hay postores o ninguna oferta válida, la subasta se declara desierta. h) En caso el postor ganador no entregue la carta fianza ó el cheque de Gerencia ó si el documento presentado es inconforme, el Comité de Venta de Bienes procederá a otorgar la adjudicación de la subasta al postor que quedó en segundo lugar; en caso sucediera lo descrito en el párrafo precedente, el Comité procederá de la misma forma con el postor que ocupó el siguiente lugar y así sucesivamente hasta que un postor obtenga la adjudicación de la subasta. En caso que ningún postor cumpla con lo requerido la subasta se declara desierta. i) En el caso de igualdad de dos o más ofertas, el Comité de Venta de Bienes procederá a efectuar un sorteo para determinar al ganador de la adjudicación. j) En caso que una subasta pública se declare desierta en dos (02) oportunidades consecutivas, el Comité de Venta de Bienes está facultado para efectuar la venta directa del o los bienes, organizándolos por grupos o unidades por un monto igual o superior al que resulte de reducir hasta en un 15% el precio base; en éste caso la oferta debe ser presentada por una empresa constituida formalmente la cual deberá acreditar junto a su oferta copia del registro único de contribuyentes, copia de la vigencia de poderes del representante legal y copia del documento de constitución de la empresa. k) El Comité de Venta de Bienes revisa y evalúa la oferta del solicitante y otorga la adjudicación mediante Acta elaborada en presencia de Notario Público y de un representante del Órgano de Control Interno en calidad de veedor. l) El adjudicatario tiene un plazo de tres (03) días hábiles para efectuar el depósito del importe total ofertado en la cuenta corriente de Electro Puno S.A.A. que se especifique en las bases del proceso de selección. En caso de incumplimiento Electro Puno S.A.A. ejecutará la carta fianza sin previo aviso y el Comité de Venta de Bienes notificará al postor que quedó en segundo lugar o declara desierto el proceso de subasta pública En el caso de proceso de martillero público a) Aprobada la tasación del bien, se designará al Martillero Público que llevará a cabo la subasta pública. b) El Martillero Público mandará publicar en el Diario que publica los avisos judiciales del Distrito Judicial y por carencia de éste, mediante carteles colocados en el local del Juzgado y de las Municipalidades Provincial y Distrital donde se halla el bien, si se trata de inmuebles, con anticipación no menor de dos días tratándose de bienes muebles y tres días si son inmuebles, las condiciones de la subasta pública y las especies que estén en venta, así como el monto de la base, la tasación y los gravámenes si los tuviere. Asimismo se deberá señalar el día y hora en que aquél debe efectuarse y la forma en que se llevará a cabo el remate según lo dispuesto por ELECTRO PUNO S.A.A. Las publicaciones deberán hacerse en dos oportunidades con intervalo máximo de cinco días. La publicidad del acto de remate no podrá omitirse aunque medie renuncia de las partes. c) Ningún martillero puede admitir postura por signo, ni anunciar puja alguna sin que el mayor postor lo haya expresado de palabra. d) Las ventas en martillo no podrán suspenderse y las especies se adjudicarán definitivamente al mejor postor, cualquiera que fuere el precio ofrecido. Sin embargo, podrá el martillero suspender y diferir el remate, si habiendo fijado un mínimo para las posturas no hubieren licitadores por ese mínimo.

12 Página 12 de 17 e) A la hora señalada o con una tolerancia no mayor de quince minutos, se inicia la subasta leyendo el aviso de convocatoria. f) Seguidamente se invita a los postores a depositar la garantía y a formular sus propuestas a viva voz. Se otorga la Buena Pro al postor que ofrezca el mayor precio dentro del tiempo previsto para la puja. g) Si la modalidad es por "sobre cerrado", se indicará el tiempo para su entrega y recepción. Vencido el plazo se cuentan las propuestas cuidando su conformidad con el número de sobres recibidos y se procede a abrir los sobres, uno por uno, leyendo en voz alta la suma propuesta. El Martillero Público otorga la Buena Pro al postor que haya ofrecido la suma mayor. i) Efectuado el remate, el martillero entregará al comitente dentro del tercer día, una póliza de adjudicación, la relación de los artículos vendidos, su precio y demás circunstancias y dentro de los ocho días siguientes al remate, efectuará el pago del saldo líquido que resultara contra él. Los Martilleros, en ningún caso podrán vender al crédito, bajo fianza o a plazos, sin autorización escrita del comitente. j) Los depósitos de garantía de los postores que no obtuvieron la Buena Pro, son devueltos inmediatamente después de finalizado el remate. k) Si no se presentaran postores, el Martillero Público declara desierto el acto de remate y lo pone en conocimiento de la autoridad correspondiente procediendo a realizar nueva convocatoria con deducción del precio en el porcentaje que se determine en el procedimiento respectivo, operación que a juicio del comitente puede repetirse hasta dos veces más. La tercera vez el remate se efectuará sin base y al mejor postor. l) El acreedor puede ser postor, sin obligación de constituir garantía. Si se le adjudicara la Buena Pro, la documentación respectiva se le entregará cuando haya abonado todos los gastos del remate El Especialista en Tesorería debe emitir un informe de conformidad del depósito bancario efectuado por el (los) adjudicatario(s) al Jefe de la Oficina de Facturación, quien procederá a emitir la Factura por concepto de la venta en subasta pública de bienes El adjudicatario una vez efectuado el pago, recabará la Factura correspondiente en la Oficina Comercial de Electro Puno S.A.A. que se designe en las bases del proceso Seguidamente, el adjudicatario comunicará a Electro Puno S.A.A. la fecha y hora en que iniciará el retiro de los materiales, debiendo adjuntar la acreditación de la persona que efectuará el retiro y recepción de los bienes que le han sido adjudicados, así como copia de la tarjeta de propiedad y número de placa del vehículo y copia del documento de identidad y licencia de conductor, que en su representación tendrá a su cargo dicha actividad El Presidente del Comité de Venta de Bienes recibe los documentos, otorga conformidad y lo remite al Jefe de la División de Logística para que el Técnico en Administración de Almacenes proceda a la entrega de los bienes subastados en presencia de Notario Público, debiendo levantarse un Acta notarial de la entrega El adjudicatario está en la obligación de destruir in situ: los medidores de energía, postes de concreto, pastorales, cajas porta medidor, cajas de distribución, aisladores, eccionadores, interruptores termo magnéticos, balastos, ignitores y luminarias debiendo recoger los deshechos resultantes de dicha destrucción. En ningún caso podrá retirar cualquiera de estos bienes en una condición diferente a la estipulada en el párrafo precedente.

13 Página 13 de REGISTROS / ANEXOS 7.1. Expediente del proceso de subasta de bienes: plan de Trabajo, Bases del proceso de subasta, bases del proceso de martillero público, Resolución de Gerencia General en la que se aprueba el proceso de subasta, Acta de venta directa del o los bienes -de ser el caso- carta fianza del postor, Informe de Conformidad del depósito bancario efectuado por el (los) adjudicatario(s), Factura por concepto de la venta en subasta pública de bienes, Acta Notarial de entrega de bienes Anexo N 01: Control de Cambios.

14 Página 14 de 17 ANEXO 01: CONTROL DE CAMBIOS COD. DE CAMBIO NUEVA REVISION FECHA DE REVISION OBSERVACIONES- DESCRIPCION DE LA NATURALEZA DEL CAMBIO AGREGA OMITE MODIFICA Leyenda de Código de Cambio C1 C2 C3 C4 C6 C7 C8 C9 C10 C11 C12 C13 Modificaciones del Objeto del Procedimiento Modificaciones en el Alcance del Procedimiento Modificaciones de las Definiciones en el Procedimiento Modificaciones en los Documentos de Referencia Modificaciones en el Desarrollo del Procedimiento Modificaciones en el Registro o Anexos del Procedimiento Modificaciones en Temas de Medio Ambiente del Procedimiento Modificaciones en las Observaciones del Procedimiento Modificaciones en Temas de Seguridad del Procedimiento Modificaciones por Cambio en la Codificación y/o Titulo del Procedimiento Modificaciones por Errores Ortográficos en el Procedimiento Modificaciones en las Especificaciones Técnicas de las Hojas del Proceso.

15 Página 15 de 17 ANEXO N 01: INFORME TECNICO LEGAL PROCEDIMIENTO DE: ALTA BAJA I. DATOS GENERALES: ALTA BAJA II. DOCUMENTACION QUE SE ADJUNTA DENUNCIA POLICIAL 8. CERTIFICADO DE DIPROVI 7.4. RESOLUCION DE PERMUTA 9. CERTIFICADO DE GRAVAMEN 7.5. CONTRATO DE PERMUTA 10 NOTA DE ENTRADA A ALMACEN 7.6. ACTA DE ENTREGA 11 INFORME DE TASACION 7.7. ACTA DE RECEPCION 12 OTROS (especifique) 7.8. ACTA DE ENTREGA-RECEPCION 7.9. RESOLUCION DE DONACION III. BASE LEGAL (1) IV. ANTECEDENTES (2) V. DESCRIPCION DE LOS BIENES MUEBLES a) Denominación b) Código patrimonial c) Detalle Técnico: Marca Modelo Tipo Color Dimensiones Número de serie Número de placa de rodaje Número de motor Número de chasis Año de fabricación d) Estado de conservación (3) Nuevo (N) Bueno (B) Regular (R) Malo (M) Para el caso del procedimiento de alta o una causal de alta no especificada: a) Valor S/. b) Causal de Alta Para el caso del procedimiento de baja o una causal de baja no tipificada: a) Valor S/. b) Causal de Alta VI. ANALISIS VII. OBSERVACIONES O COMENTARIOS VIII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

16 Página 16 de 17 ANEXO N 02: FICHA DE INFORMACION CONTABLE DEL BIEN PROPUESTO PARA BAJA ENTIDAD FECHA DE PROPUESTA DENOMINACION DEL BIEN: VALOR DEL BIEN: S/. AÑO HISTORICO DEPRECIACION ACTUALIZADO NETO TASACION TIEMPO DE VIDA UTIL DEL BIEN: (En años) DETALLE TECNICO SEGÚN REGISTROS CONTABLES DEL BIEN: MARCA : MODELO : SERIE : COLOR : NUMERO DE PLACA: NUMERO DE MOTOR: NUMERO DE CHASIS: TIPO : DIMENSIONES EN (cm): OTROS (DEFINA) : OBSERVACIONES Analista de Patrimonio Contador General

17 Página 17 de 17 ANEXO N 03: ACTA DE ACUERDO DEL COMITÉ DE ALTAS, BAJAS Y VENTA DE BIENES En las instalaciones de Electro Puno S.A.A., ubicado en el Jr. Mariano H. Cornejo N 160, del distrito de Puno, provincia de Puno y departamento de Puno, a las horas del día del 20., en el ejercicio de las funciones y atribuciones del Comité de Altas, Bajas y Venta de Bienes, regulado por su respectivo Reglamento, aprobado por Resolución N., de fecha de del 20., se reunieron en virtud de., los integrantes del Comité de Altas, Bajas y Ventas, que a continuación se mencionan: Los integrantes del mencionado Comité han sido designados mediante Resolución N, de fecha de del 20. (1) La sesión tiene por finalidad evaluar la(s) solicitud(es) de (Alta o Baja) de los bienes muebles, presentadas por y sustentadas mediante el expediente administrativo que contiene el Informe N de fecha de del 20., emitido por este. Los hechos de la sesión son los siguientes: HECHOS: Los acuerdos son los siguientes: ACUERDOS: No habiendo otro tema a tratar, se levanta la sesión a las horas del día de... del 20. (2) (1) En este punto deberá especificarse las observaciones pertinentes sobre la participación de los miembros del Comité de Altas, Bajas y Venta de Bienes o de otras personas. (2) Firmas de los miembros del Comité de Altas, Bajas y Venta de Bienes.