R-DC CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Despacho Contralor. San José a las nueve horas del cuatro de setiembre del dos mil nueve.

Transcripción

1 R-DC CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Despacho Contralor. San José a las nueve horas del cuatro de setiembre del dos mil nueve. Considerando: 1. Que los artículos 183 y 184 de la Constitución Política de la República de Costa Rica establecen a la Contraloría General de la República como institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, y que el artículo 12 de su Ley Orgánica Nº 7428, la designa como órgano rector del ordenamiento de control y fiscalización superiores de la Hacienda Pública. 2. Que la Contraloría General de la República goza de absoluta independencia constitucional y legal de orden funcional y administrativa respecto de cualquier poder, ente u órgano público y, en ese sentido, tiene la potestad de emitir la normativa necesaria para organizar el ejercicio de sus competencias de fiscalización. 3. Que en materia de corrupción Costa Rica asumió compromisos internacionales al suscribir la Convención Interamericana contra la Corrupción de la Organización de Estados Americanos y la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción, tendientes a los fines de prevenir, detectar, sancionar y erradicar la corrupción. Como parte de esos compromisos se promulgó la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública No Que en la Ley No. 8422, cuyos fines son prevenir, detectar y sancionar la corrupción en el ejercicio de la función pública, fue necesario establecer nuevos delitos e infracciones en esa materia, los cuales junto con los demás hechos de corrupción tipificados en el resto de normas del ordenamiento jurídico nacional permiten sancionar administrativa y penalmente tal conducta en la función pública. 5. Que en la citada ley, también se dotó a la Contraloría General de la República de una serie de competencias para el logro de los fines indicados, entre las que se encuentra el deber de recibir las declaraciones juradas de bienes de los funcionarios públicos obligados legal o reglamentariamente a declarar su situación patrimonial y la de otros sujetos que las autoridades competentes obliguen por orden singular, así como la facultad de utilizarlas en las fiscalizaciones vinculadas con los fines de prevenir, detectar y sancionar la corrupción. 6. Que de conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la referida ley, la declaración jurada de bienes es un documento confidencial que podrá ser utilizado por la Contraloría General de la República con el 1

2 propósito de investigar y determinar la comisión de posibles infracciones y delitos en materia de corrupción, lo que coadyuva a alcanzar el objetivo de Enfrentar la corrupción y la percepción de impunidad establecido en el Plan Estratégico Institucional. 7. Que en la institución, la Unidad de Servicios de Información se encuentra a cargo de la recepción de las declaraciones juradas, así como de las adiciones y aclaraciones que remite el declarante y el Área de Denuncias e Investigaciones es la responsable de administrar el Sistema de Declaraciones Juradas de Bienes para el cumplimiento de los objetivos de prevención detección y sanción de actos de corrupción. 8. Que, en algunos casos, otras dependencias del órgano contralor distintas al Área de Denuncias e Investigaciones, en el ámbito de su fiscalización integral vinculada con la materia de corrupción, requieren del acceso a esa información con el propósito de sustentar las investigaciones sobre indicios de la comisión de eventuales irregularidades de carácter administrativo, penal y/o civil; así como el establecimiento de sanciones sobre esos hechos, cuando corresponda de acuerdo con el ordenamiento jurídico. 9. Que el artículo 42 de la Ley de cita dispone que los servidores de la Contraloría General de la República serán sancionados, disciplinariamente, con despido sin responsabilidad patronal, sin perjuicio de las sanciones penales correspondientes cuando por dolo o culpa grave violen la confidencialidad o alteren el contenido de las declaraciones juradas de bienes. 10.Que con fundamento en lo antes expuesto es necesario establecer un marco normativo básico para definir el procedimiento interno de acceso a la información de las declaraciones juradas por parte de los funcionarios de la Contraloría General de la República en el ejercicio de la fiscalización integral en materia de corrupción, con el fin de garantizar el uso de los datos únicamente para los fines previstos por el ordenamiento jurídico y de conformidad con las medidas de seguridad necesarias para su correcto resguardo. Por tanto, 2

3 RESUELVE Emitir las siguientes: POLÍTICAS PARA EL ACCESO DE LOS FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA A LOS EXPEDIENTE DE DECLARACIONES JURADAS EN EL EJERCICIO DE LA FISCALIZACIÓN INTEGRAL VINCULADAS CON LA MATERIA DE CORRUPCIÓN 1. Propósito de las políticas Establecer el marco básico para el acceso a los datos contenidos en las declaraciones juradas a efecto de garantizar el uso adecuado de esa información en la fiscalización integral en materia de prevención, detección y sanción de la corrupción en el ejercicio de la función pública, de conformidad con lo establecido en el ordenamiento jurídico que regula esa materia. 2. Ámbito de aplicación Las presentes políticas serán aplicables en la Contraloría General de la República para efectos del ejercicio de la fiscalización integral relacionada con la materia de corrupción. 3. Sobre los expedientes de los declarantes 4. Acceso a los expedientes de los declarantes El expediente de los declarantes se encuentra conformado por los formularios de las declaraciones juradas, así como sus adiciones, aclaraciones y prevenciones. El contenido de los formularios de la declaración jurada se encuentra en soporte físico y electrónico. Las adiciones, aclaraciones y prevenciones se encuentran disponibles en soporte físico, cuyo expediente se ubica en el Archivo Central. Con el fin de garantizar el uso adecuado de la información de los expedientes de los declarantes, se establecen los siguientes niveles de acceso: 1. La Contralora, la Subcontralora, los Gerentes de División, los Gerentes de 3

4 Área y Gerentes Asociados tendrán acceso a los expedientes de los declarantes, así como al soporte electrónico, previo cumplimiento de los requisitos de solicitud de acceso a la información. 2. Los demás funcionarios de la CGR sólo podrán acceder a la información cuando se encuentren debidamente autorizados por su Superior Jerárquico, sea el Gerente de División, Gerente de Área o Gerente Asociado y se haya cumplido con el trámite correspondiente indicado en estas políticas. 5. Responsabilidad administrativa, civil y penal en el manejo de la información 6. Responsabilidad de las Gerencias en el control del correcto uso de la información de los expedientes de los declarantes 7. Mecanismos de control por parte de los responsables en el suministro de la información Los funcionarios autorizados serán responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo de la información que consta en el expediente de los declarantes, por lo que, deberán considerar los deberes y responsabilidades dispuestos en el ordenamiento jurídico existente sobre esta materia. Los Gerentes de Área o Asociados deberán establecer los medios que estimen pertinentes, para asegurar que los funcionarios autorizados a su cargo, utilicen la información de los expedientes de los declarantes con apego a los fines de la investigación. Para tales efectos podrán hacer uso, entre otros, de las bitácoras de acceso al sistema informático de declaraciones juradas. Las unidades de la de la Contraloría General de la República responsables de autorizar o suministrar la información de los expedientes de los declarantes, tanto en soporte físico y electrónico, deberán establecer los mecanismos de control necesarios para verificar que la entrega 4

5 de la información se realice a funcionarios debidamente autorizados y por las vías que garanticen su confidencialidad. Además, deberán establecer otros mecanismos de control que permitan verificar al menos la fecha y los datos de los funcionarios de la institución que han tenido acceso a los expedientes de los declarantes (físico y electrónico), así como la información sobre los expedientes específicos que han sido consultados. 8. Instrucciones generales sobre el uso de la información Los funcionarios autorizados para el acceso a los expedientes de los declarantes deberán observar las siguientes instrucciones generales: a. La información que consta en el expediente del declarante es confidencial. Únicamente podrá ser utilizada por los funcionarios debidamente autorizados de acuerdo con estas políticas. b. Los Gerentes deben procurar que la autorización de consulta se solicite inicialmente en soporte electrónico y sólo en aquellos casos, en los que los datos no se encuentren en ese formato o se considere indispensable verificar la información del expediente físico se deberá requerir el acceso en esa modalidad. c. Cuando se consulte la información en soporte físico en el Archivo Central será prohibido que los funcionarios autorizados ingresen con cámaras fotográficas o cualquier otro aparato que permita la captura de imágenes (incluyendo teléfonos celulares, escáner portátil, etc.). 5

6 d. Cada funcionario que posea una autorización de acceso al sistema informático, es responsable del manejo de su usuario y contraseña. Bajo ninguna circunstancia podrá revelarlos a ninguna otra persona, so pena de las responsabilidades que por este hecho pueda generarle. e. Al ingresar al sistema informático, se guardará una bitácora de los accesos con la indicación de la fecha y la hora de la búsqueda realizada por cada usuario y las respectivas declaraciones juradas consultadas. f. Si por algún motivo el funcionario debe ausentarse del lugar de trabajo es su responsabilidad salir del sistema informático o al menos bloquear la computadora para impedir que otras personas tengan acceso a la información. Así mismo, si tiene a su disposición copias simples o certificadas deberá guardarles en un lugar seguro bajo llave. g. Los expedientes del declarante en soporte electrónico, únicamente, podrán ser visualizados ingresando al sistema informático, de modo que se prohíbe que el funcionario guarde una copia en sus archivos electrónicos personales. h. Si una vez realizada la búsqueda en modo electrónico, resulta indispensable imprimir la información, o cuando se haya solicitado copias simples o certificadas, será responsabilidad del funcionario autorizado guardar un estricto control del documento, y deberá vigilar que la 6

7 información no salga de su poder. i. Al finalizar la utilización del documento (impresión, copia simple o certificada), debe triturarse salvo las copias certificadas cuando se requieran como elemento probatorio de una denuncia penal o procedimiento administrativo, en cuyo caso deberán trasladarse a la instancia correspondiente. Bajo ninguna circunstancia se debe archivar en papeles de trabajo. j. En el caso de los procedimientos administrativos, de previo a que el expediente se torne público hacia terceros, se deben retirar las copias certificadas de las declaraciones juradas y triturarlas. En esos casos deberá dejarse una razón en el expediente exponiendo la justificación del retiro y la información básica que permita identificar el documento que allí se encontraba (al menos tipo de formulario y el año correspondiente) 9. Requisitos para la solicitud de acceso a los expedientes de los declarantes En toda solicitud de acceso a los expedientes de los declarantes en soporte electrónico (acceso al sistema informático), físico (revisión en el Archivo Central) y de copia simple o certificada de los documentos, la Contralora, la Subcontralora o el Gerente solicitante deberá suministrar al Gerente del Área de Denuncias e Investigaciones la siguiente información: a. Indicación expresa del medio en el que solicita el acceso a las declaraciones (físico, electrónico o ambos). b. Indicación expresa de que el fin de la 7

8 consulta es el ejercicio de la fiscalización integral con el propósito de investigar y determinar la comisión de posibles infracciones y delitos en materia de corrupción. c. Indicación del nombre completo y del nombre de usuario de los funcionarios autorizados para acceder a la información física o electrónica del expediente del declarante. d. Indicación del nombre y número de cédula de los declarantes, el tipo de formulario de declaración jurada, adiciones y aclaraciones que se requieren (inicial, anual, final) y el año al que corresponden. 10. Procedimiento de autorización de acceso a la información en soporte electrónico y físico de los expedientes de los declarantes El procedimiento para solicitar el acceso a los expedientes de los declarantes en soporte físico, electrónico o ambos se realizará mediante el sistema informático de declaraciones juradas de bienes. Para tal efecto, la Contralora, la Subcontralora, los Gerentes de División, los Gerentes de Área y los Gerentes Asociados deberán dirigir al Gerente del Área de Denuncias e Investigaciones, un correo electrónico, solicitando la asignación de un rol de usuario al sistema informático. En ese mismo correo se debe indicar los roles que se requieran roles para los funcionarios indicados en la aparte 4.2 de estas políticas. Una vez asignado el rol, se podrá solicitar el acceso a los expedientes de los declarantes, ingresando la información indicada en el aparte 9 de estas políticas. 8

9 Esa solicitud se trasladará al Gerente del Área de Denuncias e Investigaciones quien otorgará el acceso en la modalidad requerida. En el caso de los funcionarios señalados en el aparte 4.2, previamente, deberá ser aprobado por el Gerente inmediato. Una vez autorizado, el propio sistema informático avisará al solicitante la habilitación para el acceso a la información en el soporte electrónico y/o físico. En el caso de consulta de la información física de los expedientes de los declarantes, al presentarse el funcionario autorizado en la Unidad de Servicios de Información (Archivo Central), el responsable de suministrar la información, verificará la respectiva autorización de acceso al expediente en el sistema informático, de previo a suministrar la documentación. 11. Plazo de la autorización de consulta de expedientes en soporte físico y electrónico 12. Procedimiento de solicitud de copia simple o certificada de la totalidad o parte del expediente del declarante. La autorización de acceso al sistema informático o de consulta de los expedientes en el Archivo Central se autorizará por el plazo máximo de quince días hábiles. Si de previo al vencimiento de ese plazo, se requiere una prórroga al acceso de la información, el Gerente respectivo deberá solicitarla observando el procedimiento descrito en el punto 10 anterior. Una vez consultado el expediente del declarante en soporte electrónico o físico, si se requiere copia simple o certificada de la declaración, se procederá de la siguiente manera, la Contralora, la Subcontralora, los Gerentes de División, los Gerentes de Área o los Gerentes Asociados dirigirán la respectiva solicitud 9

10 por escrito al Gerente del Área de Denuncias e Investigaciones, observando los requisitos establecidos en el punto 9 de estas políticas. El Gerente del Área de Denuncias e Investigaciones en el plazo máximo de tres días hábiles solicitará a la Jefatura de la Unidad de Servicios de Información la emisión de la copia requerida. La Unidad de Servicios de Información trasladará la certificación o las copias simples solicitadas al Gerente del Área de Denuncias e Investigaciones, quien procederá a remitirlas a la Gerencia solicitante. En el oficio de comunicación se indicará el marco jurídico principal sobre la responsabilidad administrativa, penal y civil que asume el funcionario al acceder esa información, así como las advertencias sobre su correcto uso. COMUNÍQUESE. Rocío Aguilar Montoya CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA RAM/WRR/src 10