Resolución Jefatural Nº INEI

Transcripción

1 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA Resolución Jefatural Nº INEI Lima, 05 de Enero del 2000 CONSIDERANDO : Que, en sujeción a las normas generales del Sistema de Tesorería y normas conexas establecidas para el manejo administrativo y de control del gasto, el Instituto Nacional de Estadística e Informática, debe reglamentar el manejo y control de los Fondos Públicos que otorga la Dirección Nacional del Presupuesto Público, para el cumplimiento de los objetivos del INEI; Que, habiéndose aperturado una cuenta corriente en el Banco de la Nación, para el manejo de los Fondos en la Modalidad Encargo a que se refiere la Directiva de Tesorería aprobada por la Resolución Directoral N EF/77.15, se hace necesario dictar normas y procedimientos para uniformizar los criterios para el otorgamiento, control y rendición de cuenta, por fondos otorgados por la Oficina Técnica de Administración; Con la opinión favorable de la Oficina Técnica de Presupuesto y Planeamiento, con las visaciones de la Secretaría General, Dirección Nacional de Estadística e Informática Departamental, Dirección Nacional de Censos y Encuestas, Oficina Técnica de Administración y de la Oficina Técnica de Asesoría Jurídica, y; En uso de las atribuciones conferidas por el Artículo 8º del Decreto Legislativo Nº 604 "Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e Informática". SE RESUELVE : Artículo 1º.- Aprobar la Directiva Nº INEI/OTA Manejo de Fondos Asignados bajo la Modalidad Encargo, que forma parte integrante de la presente Resolución. Artículo 2º.- Déjese sin efecto las normas que se opongan a la presente Resolución Jefatural. Artículo 3º.- La Oficina Técnica de Inspectoría Interna, velará por el cumplimiento de la presente Directiva. REGISTRESE Y COMUNIQUESE.

2 DIRECTIVA Nº INEI/OTA MANEJO DE FONDOS ASIGNADOS BAJO LA MODALIDAD ENCARGOS I. FINALIDAD Establecer normas y procedimientos que uniformicen criterios sobre el manejo de los recursos y la adecuada ejecución de los encargos II. III. IV. OBJETIVOS Fijar pautas para que la ejecución de los gastos se efectúen en las ODEI s, bajo procedimientos uniformes y propiciando la oportuna y adecuada rendición de cuenta de los fondos asignados. BASE LEGAL 3.1 Decreto Ley Nº604 Ley de Organización y Funciones del INEI. 3.2 Decreto Legislativo Nº 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa 3.3 Ley Nº26703 Ley de Gestión Presupuestaria del Estado 3.4 Decreto Supremo Nº EF Escala de Viáticos en la Administración Publica 3.5 Resolución de Superintendencia Nº SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes de Pago 3.6 Resolución de Superintendencia Nº SUNAT, que aprueba las Normas sobre Boletos de Viaje que Emiten Empresas de Transporte Público Interprovincial. 3.7 Ley Nº26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 3.8 Decreto Supremo Nº PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 3.9 Resolución Directiva Nº EF/77.15 ALCANCE Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de aplicación y estricto cumplimiento por los Directores Departamentales, personal administrativo designados por DNEID ante la OTA, así como las DDNN/TT. V. DISPOSICIONES GENERALES 5.1 DE LA ASIGNACION DE FONDOS La Dirección Nacional de Estadística e Informática Departamental y la Dirección Nacional de Censos y Encuestas (DNEID y DNCE), acreditarán ante la OTA, al funcionario o servidor, Titular y Suplente de cada Oficina Departamental y de la Oficina Departamental de Lima y Provincia Constitucional del Callao respectivamente, según Anexo 01, su designación como responsables del manejo de la Cuenta Bancaria de Reversión, la que será de uso exclusivo para el Fondo de Recursos Ordinarios (Tesoro Público).

3 5.1.2 Los responsables del manejo de fondos de la referida Cuenta Bancaria, solicitarán a la DNEID y a la DNCE en lo que corresponde, mediante oficio, sus requerimientos de fondos programados en las metas presupuestales asignadas por la OTPP, el último día útil del mes anterior al gasto, para su consolidación por la DNEID La DNEID, dentro de los cinco primeros días del mes a efectuarse el gasto, remitirá a la OTA el cuadro de necesidades para su atención Los DDNN/TT programarán sus necesidades de gastos de acuerdo a las tareas a realizarse en las Oficinas Departamentales, estas no excederán del periodo de 30 días. De requerirse mayores recursos, esto se programarán en dos o más periodos La OTA comunicará a las Oficinas Departamentales y DDNN/TT que corresponda, la transferencia de Fondo realizado en el día, incluyendo el número de Comprobante de Pago. 5.2 DE LA RENDICION DE CUENTA Para la Rendición de Cuenta de los fondos otorgados, se aceptarán como documentos sustentatorios del gasto los indicados en la Directiva Nº SUNAT: Facturas (original y copia Sunat), boletas de venta, boletos de viaje, planillas, recibo por honorarios profesionales (original y copia SUNAT), Tickets, etc El plazo máximo para la presentación de la rendición de cuenta, es dentro de los treinta días (30) calendarios, a partir de la recepción de los fondo, bajo responsabilidad del Director Departamental, según lo dispuesto por el Artículo 35º de la Directiva de Tesorería aprobada por R.D. Nº EF/ El plazo máximo para la rendición de cuenta por concepto de viáticos por comisión de servicios y gastos de operación, es dentro de los ocho (8) días siguientes, al termino de la comisión Los requerimientos que cuenten con la asignación de fondos por concepto de viáticos, necesariamente deberán contar con la Resolución concerniente, para lo cual, las DDNN/TT deberán solicitarlo a la Jefatura con la debida anticipación, a fin de que se emitan las respectivas Resoluciones de otorgamiento La Oficina Ejecutiva de Personal (OEPER), es responsable de emitir la Resolución por concepto de viáticos y gastos

4 operativos, debiendo ser remitida a las DDNN/TT solicitantes, para su remisión a las Oficinas Departamentales Las Declaraciones Juradas por Viáticos en comisión de servicios (hospedaje y Alimentación) y por Gastos de Operación, cuyo importe no supere los S/ (Quinientos y 00/100 Nuevos Soles), serán aceptados cuando se trate de comisiones en zonas rurales e inhóspitas. Estas Declaraciones deberán ser refrendadas por una Autoridad Política del lugar y por el Director Departamental, indicando el motivo justificatorio de la presentación de los comprobante de pago En el otorgamiento de los Gastos Operativos (Personal Contratado), deberá sustentarse con documentos referidos en el numeral 5.2.1, que acredite la comisión de servicio En la Declaración Jurada e Informe de Viaje, deberá consignarse la fecha de finalización de la comisión de servicio Los Directores Departamentales y el Personal Administrativos de la DDNN/TT, revisarán los documentos de gastos que se les presenten, y bajo responsabilidad, no tramitarán rendiciones de cuenta que tengan documentos de gastos, que presenten adulteraciones, borrones, enmendaduras o cualquier otro signo de haber sido modificado. De persistirse en este tipo de irregularidades, la Dirección correspondiente hará de conocimiento al Organo de Control Interno, para las acciones de su competencia La documentación que se adjunte a la Rendición de Cuenta, deberá consignar la fecha dentro del periodo del otorgamiento de los fondos. De ser necesario y por excepción se aceptarán documentos que no se encuentren de dicho periodo, con informe de las justificaciones correspondientes En las planillas de pago por movilidad local, deberá anotarse la fecha dentro del periodo de recepción del fondo (cheque o transferencia bancaria) En el caso de alquiler de acémilas, deslizadores y otros equipos para desplazamiento, por el cual no sea posible obtener comprobantes de pago, deberá utilizarse el formato de Recibo de Pago del INEI, el mismo que será refrendado por la Autoridad Política de la jurisdicción y por el Director Departamental El gasto por llamadas telefónicas (cabina publica) debe ser sustentado mediante Recibo de Pago del INEI, detallando el día, mes, año y número del teléfono al cual se llamó, así como

5 el motivo de la llamada, debiendo firmar el rindente, con el Vº Bº del Director Departamental, bajo responsabilidad Bajo responsabilidad de cada Director Departamental, toda rendición de cuenta, deberá ser remitida a la DDNN/TT que corresponda, observando el plazo establecido en el numeral de la presente Directiva Las DDNN/TT en un plazo máximo de cinco (05) días de ejecutado el gasto, registrará las rendiciones de cuenta, preparará Oficio adjuntando el Reporte de Rendición de Cuenta (Anexo 02), y con copia a la DNEID remitirá a la OTA, las rendiciones de cuenta de las ODEI s La OTA, revisará las rendiciones de cuenta, en un plazo de treinta (30) días. De encontrarlo conforme, devolverá las rendiciones de cuenta a las DDNN/TT que corresponda, para su conformidad y visación, devolviéndola en un plazo de tres (03) días, para su trámite de liquidación La OTA, de no hallar conforme las rendiciones de cuenta de las ODEI s, devolverá a la DDNN/TT respectiva, la documentación y con la debida Nota de Observación, para que en un plazo no mayor de tres (03) días para la Sede Central y ocho (08) días para las ODEI s, de recepcionada la documentación, sean absueltas y devueltas a la OTA, para su trámite correspondiente. Un resumen de las Notas de Observaciones será remitido por la OTA a la DNEID para su conocimiento y acciones que le corresponde asumir Las DDNN/TT solicitarán sus Requerimientos de Fondos, tomando en consideración a las Oficinas Departamentales. Cada DDNN/TT en coordinación con la OTA, calificará a las ODEI s aptas para recepcionar fondos, de no encontrarse al día en sus rendiciones de cuenta, la OTA podrá no efectuar la entrega de fondos requeridos a las ODEI s correspondientes. VI. DE LAS DEVOLUCIONES 6.1 Las devoluciones y/o reversiones de fondos, por la menor ejecución del gasto, deberán ser depositadas en la cuenta del Tesoro Publico, a través de la Papeleta de Depósitos formato T-6, consignándose la denominación, el código de la sub-cuenta bancaria de gasto de la Unidad Ejecutora Encargante (INEI), indicando expresamente el número de registro SIAF- SP, Nº de meta, fecha de comprobante de pago y Nº de registro de compromiso, en virtud del cual se afectó la ejecución del gasto, para efectos de las remesas correspondientes. La utilización del formato T-6 se detalla en el anexo que forma parte de la presente Directiva

6 VII. DE LAS RESPONSABILIDADES 7.1 Los DDNN/TT y Directores Departamentales de las ODEI s, son responsables solidariamente, de cumplir y hacer cumplir, la correcta aplicación de lo estipulado en la presente Directiva, debiendo exigir a los rindentes, acatar los plazos señalados, para la Rendición de Cuenta. 7.2 La OTA, a través de la Unidad de Contabilidad Integrada será responsable de la rebaja contable de las rendiciones de cuenta. VIII. SANCIONES 8.1 El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva, por parte de funcionarios y responsables de los fondos recibidos, serán considerado como falta disciplinaria, según el Decreto Legislativo Nº 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo Nº PCM. 8.2 Las Oficinas Departamentales que no cumplieran con los plazos señalados serán merecedores de una llamada de atención por la DNEID o DNCE según sea el caso, su reincidencia será comunicada al órgano de control, el que actuará de acuerdo a sus atribuciones IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 9.1 La OTA alcanzará a las DDNN/TT solicitantes de los fondos, el reporte mensual debidamente actualizado, de los comprobantes de pago pendientes de rendición de cuenta documentada. 9.2 Queda establecido que vencido el plazo de recepción de la Rendición de Cuenta a la DDNN/TT u ODEI s, que estipula la Directiva, y no existiendo observación alguna por parte de la OTA, esta ha sido aceptada y rebajada contablemente. 9.3 Queda establecido que el incumplimiento de la Rendición, dará lugar a que las DDNN/TT y ODEI's, no puedan programar y solicitar nuevos requerimientos de Fondos ante la OTA. 9.4 La Oficina Técnica de Inspectoría Interna será la encargada de velar por el cumplimiento de la presente Directiva, estableciendo responsabilidades y sanciones que hubiera, de conformidad a los dispositivos legales vigentes.

7 INSTRUCCIONES Las presentes instrucciones deben ser necesariamente aplicadas, bajo responsabilidad del tesorero de la Entidad. 1. Anotar el Nº de Registro SIAF, asignado por el sistema al momento de registrar las operaciones de gasto. Utilizar este recuadro sólo cuando se trate de reversión por Menor gasto. 2. Indicar el nombre de la Unidad Ejecutora o entidad depositante, según sea el caso 3. Anotar la Subcuenta de gasto asignada por la Dirección General de Tesoro Público. En el caso de encargos, consignar la Subcuenta de la entidad encargante. 4. Indicar la procedencia de los recursos según corresponde, indicando el respectivo Nº de la Cuenta Corriente: Cuenta Principal del tesoro público (Recursos Ordinarios) Cuenta Convenio PL 480 Título I Cuenta Convenio PL 480 Título II Cuenta Convenio Comisión Europea (PASA) Consignar el tipo de moneda que corresponda. 6. Utilizar una Papeleta por cada uno de los siguientes conceptos (indicar): REVERSIONES POR MENOR GASTO: Al utilizar este rubro consignar el ejercicio Presupuestal y el mes en el que se realizó la ejecución, asimismo el periodo en el que realizó la recuperación. - Recuperación de pagos indebidamente efectuados - Retención por responsabilidad fiscal, siempre que tenga afectación presupuestal de gasto - Devolución de saldos de Fondo para Pagos en Efectivo, Anticipos y Encargos. - Otros, que tengan afectación presupuestal. REVERSIONES POR PARTIDA DE INGRESOS: Este concepto se utiliza para las retenciones que se efectúan con partidas de ingresos, es el caso de las pensiones (Ley 20530). DEPOSITOS POR VENTA DE BIENES, SERVICIOS, TASA INTERESES Y OTROS Se utiliza este concepto para el periodo de ingresos por Venta de Bienes, servicios, Intereses u Otros conceptos que no provienen de retenciones. 7. Consignar el Importe de Depósito. 8. En el caso de que el depósito no se haga en efectivo podrá hacerse con cheque de Gerencia a la orden del tesoro Público, señalándose en este rubro, el Nº de cheque y el banco emisor. 9. Señalar la fecha y el lugar correspondiente. 10. En el caso de las Unidades Ejecutoras, deben firmar el Tesoro. 11. NO LLENAR: corresponde al Banco de la Nación

8 T-6

9 ANEX0 01

10 ANEXO Nº 02 REPORTE DE RENDICION DE CUENTA Ref. Oficio Nº:. Nº ODEI OFICIO NUMERO EXPEDIENTE C.P. CONCEPTO MONTO MES