Introducción al workflow Versión 1.2. Tabla de contenidos

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1 Introducción al workflow Fecha: 24/04/2017 Tabla de contenidos Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica ucpe@pas.ucm.es Introducción al workflow... 1 Definición y funciones... 2 Business Workplace... 3 Tareas comunes relacionadas con el workflow... 5 Consultar la situación de un documento presupuestario... 5 Liberar un documento presupuestario... 5 Autorizar/rechazar un documento de fase R,A o D... 6 Autorizar/rechazar un ajuste de valor de fases R/A/D... 7 Autorizar/rechazar un documento de fase O, o un documento de ingresos... 8 Refrescar la lista de workitems... 9 Modificar el importe de un documento R/A/D... 9 Otras modificaciones... 9 Mensajes de error al intentar ejecutar un workitem Índice de documentos Generar un índice de salida Visualizar un índice de documentos UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 1 de 13

2 Definición y funciones De la misma manera que los documentos presupuestarios pasan físicamente por distintos servicios durante su tramitación, Génesis incorpora un sistema de worfklow (literalmente, flujo de trabajo) para reflejar en la aplicación informática la situación de los documentos. El workflow permite conocer el punto exacto de tramitación en que se encuentra un documento y es, por tanto, una funcionalidad valiosa para proporcionar información a los interesados últimos de la gestión (los acreedores que quieren saber cuándo cobrarán, los gestores que desean conocer si un expediente de gasto está siendo tramitado correctamente, etc.). No obstante, hay algunas limitaciones que deben tenerse en cuenta: Ningún circuito llega más allá de la fase de contabilización, por lo que para saber si un documento de fase O ha sido pagado hay que acudir a otras funciones de Génesis. Por supuesto, el sistema informático no puede impedir que un documento sea físicamente enviado a un servicio erróneo, o que cualquier traslado físico del documento no se registre en el sistema. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 2 de 13

3 Business Workplace En el entorno real, cada usuario tiene un espacio dedicado a colocar aquellos documentos que le han sido entregados y aún no ha procesado, y aquellos que están pendientes de ser enviados a otro usuario, así como mensajes del sistema dirigidos al usuario. En Génesis, el equivalente a ese lugar es conocido como "Business Workplace" y es accesible desde el menú principal pulsando el tercer icono de la barra específica de iconos. Al pulsarlo, aparece una imagen como la siguiente, en la que pueden apreciarse estos componentes: Lista de carpetas en forma de árbol desplegable: en general, toda la gestión de worfklow se realiza dentro de la carpeta "Entrada" y sus subcarpetas. Observe el pequeño triángulo a la izquierda de la línea; al pulsarlo la carpeta se desplegará mostrando los elementos que contiene, los cuales a su vez pueden ser carpetas. Observe, también, que a la derecha de cada carpeta aparece el número de elementos que contiene en su interior. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 3 de 13

4 Lista de elementos dentro de la carpeta: una vez pulse en la carpeta de la parte izquierda, a la derecha aparecerá la relación de elementos que contiene. No siempre podrá ver la misma cantidad de elementos que muestra la carpeta en el componente descrito en el punto anterior debido a ciertas configuraciones del sistema; esto es correcto y está hecho así a propósito. Colección de iconos específicos de la carpeta: sobre la lista de elementos de la carpeta seleccionada hay una colección de iconos que le permiten actuar sobre el elemento seleccionado de la lista inferior o sobre la totalidad de ésta, dependiendo del botón en cuestión. Información detallada del elemento seleccionado: bajo la lista de elementos de la carpeta que aparece en la parte derecha, aparece información detallada del elemento seleccionado. Normalmente no tiene más valor que el puramente informativo. Cuando se le requiera hacer cualquier operación en el workflow con un documento, tendrá primero que localizar el workitem (una tarea, una línea que representa algo que hay que hacer) correspondiente al documento pulsando en cada una de las distintas carpetas de la bandeja de entrada. Una vez localizado, deberá hacer doble clic sobre el workitem del documento en la lista de la derecha, y pasará a una pantalla que le permitirá seleccionar las posiciones que contiene el documento, para, a continuación, actuar sobre ellas (modificándolas, autorizándolas o rechazándolas, etc.). UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 4 de 13

5 Tareas comunes relacionadas con el workflow A continuación se explican algunas tareas comunes relacionadas con el workflow de los documentos. La primera de ellas no requiere entrar en Business Workplace, el resto sí. Consultar la situación de un documento presupuestario Para consultar la situación de un documento presupuestario en el workflow, siga estos pasos: Visualice el documento presupuestario según la opción que le corresponda (NO vaya a su Business Workplace). Una vez disponga de los datos del documento en pantalla, diríjase a Entorno -> Enlaces de objetos. Aparecerá una ventana flotando sobre la pantalla de visualización del documento. Escoja en esa ventana flotante el icono de workflow y, del menú que aparece, Resumen de workflow. Aparecerá otra ventana flotante. Los datos actuales del workflow iniciado de la parte central de la ventana detallan el historial de pasos del documento durante la tramitación. El último elemento de la lista le informará de si el documento está contabilizado o en espera de ser modificado o autorizado, y en este caso, si alguien ya se ha hecho cargo de él o la lista de posibles destinatarios. Una vez termine, cierre las dos ventanas flotantes hasta volver a la pantalla normal de visualización del documento. Liberar un documento presupuestario En ocasiones llegan a la bandeja de workflow de los usuarios workitems que no deben tratar ellos mismos, pero que por configuración del sistema aparecen. Motivado por la curiosidad, el usuario abre el workitem para ver el documento que contiene, y tras descubrir que no corresponde a su ámbito de gestión, sale del mismo sin más actuación. Sin embargo, al hacer esto el workitem (la tarea) queda asignado al usuario (el usuario lo ha aceptado) hasta que éste lo libere o, en terminología de Génesis, lo aparte. Para ver si un workitem está aceptado y apartarlo, siga estos pasos: UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 5 de 13

6 En general, NUNCA debería mantener aceptados workitems que no vaya a procesar inmediatamente. Los workitems aceptados están bloqueados y no pueden ser tratados por otros usuarios de su sección. Al apartar un workitem, no impide con ello que posteriormente pueda encargarse de él si fuera necesario, ya que no está rechazándolo, sólo liberándolo para todos los usuarios con permisos para encargarse de ellos. Entre en su Business Workplace. Localice en la lista de elementos de la parte derecha de la pantalla el workitem que quiere comprobar y, en su caso, apartar. Observe el icono con forma de cajita que ese elemento tiene en su casilla; si la cajita es totalmente blanca, el workitem no ha sido aceptado. Si, por el contrario, parte de la cajita es gris, el documento ha sido aceptado y puede tener que apartarlo. Para apartar un workitem aceptado, selecciónelo haciendo clic una sola vez sobre la línea de la lista de elementos de la parte derecha y pulse después el botón Apartar (recuadrado en la imagen). Alternativamente, puede hacer clic con el botón derecho sobre la línea del workitem y escoger la opción Apartar del menú emergente que aparecerá. El icono de la columna Status para ese documento cambiará a una cajita totalmente blanca. Si tiene que apartar muchos workitems a la vez, puede seleccionarlos todos con el procedimiento estándar de Windows (pulsando la tecla Mayús, no Bloq. Mayús., mientras hace clic en cada elemento a apartar), y pulsar luego el botón Apartar; sin embargo, NO podrá usar el menú emergente para apartar múltiples workitems a la vez. Autorizar/rechazar un documento de fase R,A o D Para autorizar/rechazar un documento de fase R, A o D en el workflow, siga estos pasos: Entre en su Business Workplace. Localice en la carpeta Worklow dentro de su carpeta Entrada el workitem correspondiente al documento que desea autorizar o rechazar. El workitem debe especificar que la tarea prevista para ese documento es "Autorizar". Selecciónelo haciendo doble clic. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 6 de 13

7 Accederá a una pantalla donde visualizará el documento. En la parte superior, tendrá dos botones llamados "Aprobar" y "Rechazar" que le permitirán autorizar o rechazar, respectivamente, el documento visualizado. Al pulsarlos, aparecerá una lista de códigos (de tan sólo uno o dos elementos) que representan los motivos por los que lleva a cabo la autorización o rechazo. Seleccione el código apropiado y acepte la ventana para confirmar la operación. Autorizar/rechazar un ajuste de valor de fases R/A/D pasos: Para autorizar/rechazar un ajuste de valor de fases R, A o D en el workflow, siga estos Entre en su Business Workplace. Localice en la carpeta Worklow dentro de su carpeta Entrada el workitem correspondiente al ajuste de valor que desea autorizar o rechazar. El workitem debe especificar que la tarea prevista para ese documento es "Autorizar". Selecciónelo haciendo doble clic. Accederá a una pantalla donde visualizará el documento. En la parte superior, tendrá dos botones llamados "Autorizar" y "Rechazar" que le permitirán autorizar o rechazar, respectivamente, el documento visualizado. Si pulsa Autorizar aparecerá una lista de códigos de tan solo un elemento que representa el motivo por el que lleva a cabo la autorización. Seleccione el código y acepte la ventana para confirmar la operación. Por el contrario, si pulsar Rechazar, tras aparecer la misma ventana con un elemento, seleccionarlo y aceptar la ventana, se mostrará a continuación una ventana similar a las de tareas de workflow con dos botones: UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 7 de 13

8 Revisar documento: elija esta opción si el ajuste de valor tiene un error subsanable, como el importe indicado o la descripción que figura en él. El ajuste se devolverá al autor, que podrá corregirlo y enviarlo de nuevo a las distintas fases de autorización. Anular documento: elija esta opción si el ajuste de valor tiene un error que no se puede subsanar, como haberse confeccionado como ajuste positivo cuando debía ser negativo o viceversa, o haberse hecho sobre una posición del documento original que no es la que se quería ajustar. En este caso el ajuste de valor queda anulado directamente. Autorizar/rechazar un documento de fase O, o un documento de ingresos Para autorizar/rechazar un documento de fase ADO/O en el workflow, siga estos pasos: Entre en su Business Workplace. Localice en la carpeta Workflow dentro de su carpeta Entrada el workitem correspondiente al documento que desea autorizar o rechazar. El workitem debe especificar que la tarea prevista para ese documento es "Autorizar". Selecciónelo haciendo doble clic. Aparecerá una lista con todas las posiciones del documento, con una casilla seleccionable a la izquierda de cada una de ellas. Debe marcar todas las posiciones del documento; puede marcar/desmarcar todas las posiciones usando los iconos habituales para estas funciones ( ). Una vez seleccionadas todas las posiciones del documento, autorice o rechace el documento pulsando los botones Autorizar o Rechazar, respectivamente, disponibles en la pantalla justo encima de la lista de posiciones. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 8 de 13

9 Refrescar la lista de workitems Si lo considera necesario, puede actualizar el contenido de la lista pulsando el icono Refrescar ( ) en la esquina izquierda de la colección de iconos que hay justo encima de la lista. Eso le permitirá ver directamente los nuevos workitems liberados por sus compañeros o generados como consecuencia de tareas ejecutadas por Vd. Modificar el importe de un documento R/A/D No use esta función para modificar importes de documentos de ingresos ni de fase O (incluyendo los ADO de cualquier tipo). Para modificar el importe de un documento de fases R/A/D en el workflow, siga estos pasos: Entre en su Business Workplace. Localice en la carpeta Worklow dentro de su carpeta Entrada el workitem correspondiente al documento cuyo importe desea modificar. El workitem debe especificar que la tarea prevista para ese documento es "Modificar". Selecciónelo haciendo doble clic. Entrará directamente a una pantalla donde podrá modificar ciertos datos del documento, entre ellos, el importe. Modifique el importe (puede incluso dejarlo a 0, lo cual es necesario si desea anular el documento, ya que los documentos en fase R/A/D no se anulan realmente). Una vez hechas las correcciones oportunas, confirme los cambios pulsando el icono del disquete naranja ( ). Otras modificaciones Para efectuar modificaciones de cualquier otro tipo en documentos presupuestarios, el procedimiento a seguir es como el descrito en el apartado anterior. En todo caso, respete la siguiente advertencia: UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 9 de 13

10 No modifique documentos a través de Business Workplace sin indicación expresa del Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica. Mensajes de error al intentar ejecutar un workitem Si, al intentar ejecutar un workitem (por ejemplo, al intentar autorizar un documento presupuestario) obtiene un mensaje de error con un texto similar a Error XXXX al liberar orden: corregir error o rechazar, probablemente hay algún problema con sus autorizaciones, o bien el documento está mal confeccionado. Contacte con el Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica para obtener instrucciones. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 10 de 13

11 Índice de documentos Una vez autorizados los documentos presupuestarios, hay que enviarlos a los Servicios Centrales (el destino exacto depende de la clase de los documentos). Para remitirlos, debe generarse el índice de salida de documentos una vez autorizados, a través de la ruta de menú SAP Tramitación de documentos -> Generar índice de salida de documentos. Desde esta pantalla, puede generar índices de salida o consultar índices, bien directamente por su número o bien indirectamente a partir de un documento presupuestario incluido en ellos. Generar un índice de salida Los valores que deben cumplimentarse o corregir respecto de los valores por omisión son: El nombre del usuario que ha autorizado el documento en WF. Un intervalo de fechas en la que buscar documentos (por defecto, los diez días anteriores al día en curso). Tenga en cuenta que se considera la fecha de creación del documento, no la fecha en que ha sido autorizado. Una vez esté conforme con estos datos, pulse el icono del reloj ( ) para ejecutar la búsqueda de documentos autorizados pendientes de incluir en un índice de salida. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 11 de 13

12 Al cabo de unos segundos, Génesis mostrará una pantalla que con todos los documentos que encuentre. En ese momento debe marcar los documentos que desee remitir al servicio correspondiente marcando la casilla correspondiente. Una vez marcado el documento a incluir en el índice, pulse el botón derecha se generará automáticamente el número de índice. y en la parte Tras generar el índice debe imprimirlo, para lo cual se pulsa el botón. Al pulsarlo, se le solicitará el centro emisor y receptor, y a continuación se presenta en pantalla el cuadro de diálogo habitual de impresión (conviene que imprima dos copias, para obtener una copia sellada). Una vez impreso el índice debe enviarlo junto con los documentos originales al servicio correspondiente, quien registrará la entrada de los expedientes haciendo referencia al índice. Visualizar un índice de documentos Para visualizar un índice de salida de documentos, en la misma pantalla, seleccione Visualizar índices. Esto habilitará los campos inferiores, y podrá entonces optar por una de estas formas de visualizar el índice: Si conoce el número de índice, escriba su número en el campo Índice a visualizar. Si conoce un número de documento presupuestario de ingresos o gastos (o, en su caso, extrapresupuestario), escriba su número en el campo Nº Documento (p.e.: , , , , , ). UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 12 de 13

13 Si conoce un número de ajuste de valor correspondiente a un documento de fases R, A o D, indique el número del documento presupuestario seguido del número de posición y del número de secuencia al que corresponde el ajuste en el campo Nº Documento (p.e.: /003/0001). Si ha indicado un índice, o si el documento indicado está incluido en un índice, al pulsar Ejecutar ( ), aparecerá el índice completo, con su número a la derecha. Desde ahí podrá imprimirlo de nuevo pulsando el botón Formulario o, si el índice aún no ha tenido entrada en Intervención, anularlo pulsando el botón Anular índice. Si el documento que ha indicado no está incluido en ningún índice, obtendrá el mensaje de error El documento seleccionado no tiene índice. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 13 de 13