MANUAL USUARIO PORTAL DEL PROFESIONAL BÁSICO

Transcripción

1 MANUAL USUARIO PORTAL DEL PROFESIONAL BÁSICO C2P Sistemas S.L. Abril 2013

2 0 ACCESO Se accederá con DNI para el campo usuario y la contraseña en el campo correspondiente En todas las pantallas del Portal del Profesional, el usuario tiene acceso a tres enlaces 1. Ayuda (situado en el extremo superior derecho); consulta y descarga del manual funcional del portal de control de presencia. 2. Declaración de privacidad (situado en el extremo inferior izquierda); informa al usuario sobre el tratamiento de sus datos personales. 3. Tienes problemas o dudas (situado junto Declaración de Privacidad); el usuario consulta donde puede obtener ayuda para dudas sobre el funcionamiento del Portal del Profesional.

3 1. ESCRITORIO DE USUARIO (menú principal del Portal del Profesional) Vínculo que dirige al usuario al escritorio de usuario (menú inicial del Portal del Profesional). En el escritorio de usuario se puede visualizar A. Noticias El empleado visualiza las noticias publicadas por Recursos Humanos y que vayan dirigidas a la empresa o a él. B. Mis temas pendientes Enlace a la pantalla de Resumen de Solicitudes (siempre que haya un permiso pendiente de validar). o En caso que también sea responsable enlace a la pantalla de Supervisar Solicitudes Enlace a la pantalla de Datos Personales (siempre que haya unos datos personales pendientes de validar) Enlace a la pantalla de Datos IRPF (siempre que haya unos datos de IRPF pendientes de validar) C. Documentos de interés Documentos de Información al Profesional publicados por el departamento de Recursos Humanos en el Portal del Professional D. Documentos de Prevención de Riesgos Laborales Documentos de Prevención de Riesgos Laborales publicados por el departamento de Recursos Humanos en el Portal del Professional. Solo visualiza los de su puesto de trabajo.

4 2. DATOS ECONÓMICOS Punto de menú para la consulta de los datos económicos (Recibos de Salario, Certificado de Retenciones e Histórico de Datos Económicos). 2.A. Recibos de Salario Punto de menú para la consulta de los recibos de salario. Por defecto se visualizan los recibos del año en curso. En caso que no haya recibos de salario publicados en el año en curso, con el desplegable se puede seleccionar otro año. Seleccionar Año a consultar y se visualiza el índice de los recibos de salario publicados. Se visualiza el año, mes y descripción. Para realizar una previsualización del recibo, hacer clic sobre el icono del PDF.

5 2.B. Certificado de Retenciones Punto de menú para la consulta de los Certificados de Retenciones. Visualización de los certificados de retenciones publicados con un registro por año de certificado. En caso de no haber publicaciones aparece la siguiente pantalla. Se visualiza el año, secuencia, descripción y fecha de expedición del certificado de retenciones publicado. Para realizar una previsualización hacer clic sobre el icono de PDF. 2.B. HIDE Punto de menú para la consulta del Histórico Individual de datos económicos. Por defecto se visualiza el Histórico de Percepciones del año en curso. En caso que no haya datos seleccionar con el desplegable otro año.

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7 3. DATOS PERSONALES 3.A. Datos Personales Punto de menú para la consulta/modificación de los datos personales del empleado. En el punto de menú de Datos Personales se puede consultar los datos y modificar determinados datos. Aquellos datos que se visualizan sobre fondo gris no se pueden modificar. Para modificar los datos, situarse en la pestaña correspondiente y en el campo, y realizar la modificación. En aquellos campos con la imagen, cuando se hace clic sobre ella se puede seleccionar uno de los diferentes ítems. Cuando se haya realizado las modificaciones hacer clic sobre Aceptar (solo hacer clic en Aceptar una sola vez, sin distinción de las pestañas modificadas) En la parte inferior de las cuatro pestañas de los Datos Personales se visualiza la situación de la última modificación realizada por el usuario de sus Datos Personales: En Trámite: la modificación aún no ha sido validad por Recursos Humanos Aceptada: los datos que se visualizan son los que tiene Recursos Humanos Rechazada: la modificación solicitada ha sido rechazada

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10 3.B. Datos para el IRPF Punto de menú para consulta / modificación de los datos personales de IRPF. En el punto de menú de Datos para el IRPF se puede consultar los datos, y modificar los datos que corresponden al modelo 145 (Declaración Jurada). La primera pantalla visualiza los registros de las diferentes situaciones personales de IRPF que les constan a Recursos Humanos. Los registros con la imagen están aceptados por Recursos Humanos. Los registros con la imagen están pendientes de ser validados por Recursos Humanos. También hay dos enlaces: Modificar Datos IRPF Imprimir Declaración Jurada

11 Modificar Datos IRPF

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13 En la parte inferior de la pantalla hay un documento de ayuda para cumplimentar las cuatro pestañas de los Datos para el IRPF. Hacer clic sobre Normativa Cumplimentación Datos IRPF. Cuando se haya realizado las modificaciones hacer clic sobre Aceptar (solo hacer clic en Aceptar una sola vez, sin distinción de las pestañas modificadas) Imprimir Declaración Jurada Hacer clic en el vínculo para imprimir la última situación de datos personales para el IRPF que constan en Recursos Humanos. En caso de tener una solicitud de modificación de los datos pendiente de validar por Recursos Humanos, imprimirá los datos de esta solicitud.

14 4. Calendarios y Planillas CALENDARIOS Punto de menú para la consulta del Calendario Personal y Calendarios como responsable A. Personal Punto de menú para la consulta del Calendario Personal, saldo vacaciones disfrutadas y vacaciones pendientes. Por defecto se visualiza el año en curso, con el desplegable se puede visualizar otros años. En las celdas de los días se visualiza el color y abreviatura de las diferentes tareas del calendario, explicadas en la leyenda situada en la parte inferior B. Responsable Punto de menú que los Responsables puedan consultar los calendarios de los empleados bajo su supervisión

15 1. Resumen anual colaboradores Punto de menú para la consulta de los días solicitados de los diferentes permisos y visualizar el calendario anual del colaborador, este punto de menú solo lo visualizan los Responsables. 1. Marcar Servicio a visualizar (se visualiza Unidad Productiva y Puesto de Trabajo) 2. Seleccionar año a visualizar. 3. Hacer clic a Visualizar 4. Hacer clic a sobre la imagen del calendario para visualizar el calendario anual del empleado En las celdas de los días se visualiza el color y abreviatura de las diferentes tareas del calendario, explicadas en la leyenda situada en la parte inferior

16 PLANILLAS Punto de menú para la consulta de la Planilla Personal, el planning del servicio como responsable y consultas al módulo de planillas como responsable A. Planilla Personal 1. Planilla Personal Reports En la pantalla se visualiza un registro de planilla/calendario por año (campo ejercicio) para consultar/imprimir el registro clicar la imagen 2. Planning Individual Mensual Planillas Visualización del planning mensual del mes (hoy). o Visualización de los saldos de horas o Posibilidad de seleccionar día y visualizar los movimientos del día y los permisos del mes. o Con los desplegables posibilidad de cambiar el mes, año y la información de la celda de día (horario y turno)

17 Calendario Personal Planillas Anual Visualización del planning indivual anual con un resumen de días horas por tipo de movimiento. Para visualizar información del día, hacer doble clic sobre el día Posibilidad de cambiar el año de consulta. Posibilidad de cambiar la información de la celda por: número de horas, incidencias, tramos, turnos y puestos de trabajo. Posibilidad de filtrar el tipo de incidencias a visualizar (planificadas o no planificadas) Posibilidad de visualizar el planning por puesto de trabajo desempeñado.

18 B. Responsable Planning Mensual Colaboradores Visualización del planning mensual del mes (hoy) del colaborador seleccionado. Hacer clic en seleccionar colaborador y marcar el colaborador. o Visualización de los saldos de horas o Posibilidad de seleccionar día y visualizar los movimientos del día y los permisos del mes. o Con los desplegables posibilidad de cambiar el mes, año y la información de la celda de día (horario y turno) Calendario Planillas Anual Visualización del planning individual anual con un resumen de días horas por tipo de movimiento. Hacer clic en seleccionar colaborador y marcar el colaborador.

19 Para visualizar información del día, hacer doble clic sobre el día Posibilidad de cambiar el año de consulta. Posibilidad de cambiar la información de la celda por: número de horas, incidencias, tramos, turnos y puestos de trabajo. Posibilidad de filtrar el tipo de incidencias a visualizar (planificadas o no planificadas) Posibilidad de visualizar el planning por puesto de trabajo desempeñado. Planning del Servicio Visualización del planning del servicio según las jerarquías de usuario del módulo de planillas. 1. Indicar Fecha desde y Fecha hasta

20 2. Seleccionar puesto/s de trabajo/s si queremos realizar la consulta por puestos de trabajo. 3. Desplegable para seleccionar por diferentes opciones. Escoger opción, clicar a la lupa. Marcar la selección, hacer clic a aceptar y hacer clic a 4. Hacer clic a Refrescar 5. Posibilidad de visualizar la información modificando los criterios: Desglose coberturas (por defecto) o desglose turnos Totales por horas (por defecto) o por número de personas

21 Información de la celda: símbolos (por defecto), horas, incidencias, tramos y turno. 6. Hacer clic a la imagen del Excel para exportar la información a excel C. Consultas Consultas Personales El usuarios de portal puede ejectuar consultas parametrizadas en el módulo de planillas 1. Seleccionar Fechas 2. Seleccionar Consulta 3. Seleccionar empleado 4. Hacer clic en Refrescar 5. Hacer clic en el icono de Excel para exportar la información a excel

22 Consultas Estructura El usuarios de portal puede ejectuar consultas parametrizadas en el módulo de planillas 1. Seleccionar Fechas 2. Seleccionar Consulta 3. Seleccionar Estructura Desplegable para seleccionar por diferentes opciones. Escoger opción, clicar a la lupa. Marcar la selección, hacer clic a aceptar y hacer clic a 4. Hacer clic en Refrescar 5. Hacer clic en el icono de Excel para exportar la información a Excel

23 5. Vacaciones y Permisos Punto de menú para la consulta del resumen de Vacaciones y Permisos, realizar una solicitud de Vacaciones o Permisos. El Responsable también visualiza otros dos puntos: supervisar las solicitudes de Vacaciones o Permisos, y solicitar Vacaciones o Permisos a un empleado bajo su supervisión. 5.A. Resumen de Peticiones Punto de menú donde el empleado visualiza el estado de sus solicitudes de Vacaciones o Permisos. Por defecto se visualiza las solicitudes del año en curso; con el desplegable del año se puede visualizar las solicitudes de otros años. En la parte superior se visualizan las Vacaciones y Permisos pendientes de validar por los responsables correspondientes. En la parte inferior se visualizan las Vacaciones y Permisos Aceptados por Recursos Humanos o Rechazados. Para consultar más información de la petición hacer clic sobre la imagen pantalla. Aparece la siguiente

24 5.B. Realizar una Petición Punto de menú para realizar una petición de Vacaciones o Permisos; seleccionar el Tipo de Solicitud y posteriormente seleccionar el Motivo de Solicitud A. En caso de solicitar un permiso de Tipo Vacaciones, As. Propios y Semana Grande el formulario es el siguiente:

25 1. Fecha Inicio: seleccionar día del calendario 2. Fecha Fin: seleccionar día del calendario 3. Año de Referencia: por defecto aparece el año en curso, en caso de solicitar vacaciones en un año diferente al año de generación escoger año 4. Observaciones: en este campo se puede detallar cualquier observación para que la visualice el supervisor. 5. Pendientes: se visualizan los días pendientes del permiso 6. Solicitados: se visualizan los días solicitados del permiso 7. Normativa Permiso: al haber clic sobre el vínculo se abre una nueva ventana con la normativa del permiso que se está solicitando. 8. Hacer clic sobre Aceptar para confirmar la solicitud del permiso B. En caso de solicitar un permiso del Tipo Permisos, el formulario es el siguiente:

26 1. Fecha Inicio: seleccionar día del calendario 2. Fecha Fin: seleccionar día del calendario 3. Año de Referencia: por defecto aparece el año en curso. 4. Observaciones: en este campo se puede detallar cualquier observación para que la visualice el supervisor. 5. Normativa Permiso: al haber clic sobre el vínculo se abre una nueva ventana con la normativa del permiso que se está solicitando. 6. Hacer clic sobre Aceptar para confirmar la solicitud del permiso

27 5.B.1. Eliminar una petición de Vacaciones o Permiso Para eliminar una solicitud de Vacaciones o Permisos, acceder al menú de Resumen de Peticiones. Se podrá eliminar una solicitud de Vacaciones o Permisos cuando el responsable no haya realizado la validación, es decir, los registros con la imagen. 1. Hacer clic sobre la imagen. 2. Hacer clic sobre Aceptar en el siguiente mensaje 3. El registro se borra de la pantalla de Resumen de Peticiones.

28 5.C. Supervisar una Solicitud de Vacaciones y/o Permisos 1. El Responsable en el menú de Supervisar Peticiones, visualiza las peticiones de los empleados bajo su supervisión. 2. Hacer clic sobre la imagen para que el registro quede como visualizado (esta acción no acepta o rechaza el permiso, simplemente avisa al empleado que su petición ha sido visualizada) 3. Hacer clic sobre Aceptar en el siguiente mensaje 4. Hacer clic sobre la imagen para Aceptar la petición o para rechazar la petición 5. Hacer clic sobre Aceptar el siguiente mensaje según se acepte o rechace la petición.

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30 5.D. Histórico de Validaciones El Responsable en el menú de Supervisar Peticiones, puede visualizar el histórico de Validaciones. Utilidad para consultar el estado en que se encuentra un permiso validado por él; hacer clic sobre Mostrar Histórico. Para consultar el histórico de Validaciones de la petición, hacer clic sobre la imagen siguiente pantalla.. Aparece la

31 5.E. Permiso Confirmado La petición estará traspasada a Recursos Humanos cuando este situada en el apartado de Consulta de las Peticiones Concedidas y Denegadas del menú de Resumen de Peticiones y su estado sea Aceptado por Responsable o Aceptado por Recursos Humanos. 5.F. Solicitar Anulación de Vacaciones o Permisos Para retroceder una petición se ha de acceder al menú de Resumen de Peticiones. Se podrá retroceder una petición cuando el Responsable haya realizado su validación o cuando el departamento de Recursos Humanos haya realizado su incorporación al Calendario. Es decir todas aquellas peticiones con la imagen. 1. Hacer clic sobre la imagen 2. Hacer clic a Aceptar en el siguiente mensaje 3. Se crea una nueva petición con fondo amarillo. Es la petición que le llegará al Responsable para que la valide.

32 4. El Responsable en el menú de Supervisar Peticiones, visualiza la petición con fondo de color rosa. 5. Hacer clic sobre la imagen para que el registro quede como visualizado (esta acción no acepta o rechaza el permiso, simplemente avisa al empleado que su petición ha sido visualizada) 6. Hacer clic sobre Aceptar en el siguiente mensaje 7. Hacer clic sobre la imagen per a Aceptar la petición o para rechazar la petición 8. Hacer clic sobre Aceptar el siguiente mensaje según se acepte o rechace la petición.

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34 6. Permutas Punto de menú para solicitar una permuta con otro empleado, supervisar permutas y consultar el histórico de permutas de los usuarios. 1. Clicar en nueva permuta 2. Hacer clic en la lupa y seleccionar el empleado al que se le quiere solictar la permuta 3. Seleccionar el día que se solicita permuta Hacer clic en Cargar Planillas para visualizar el horario de los empleados que se van a permutar

35 Seleccionar el día que se retorna la permuta Hacer clic en Cargar Planillas para visualizar el horario de los empleados que se van a permutar Hacer clic en Aceptar para confirmar la solicitud

36 Como eliminar una permuta Dirigirse al punto de menú Gestión de permutas. Apartado Peticiones Hechas Hacer clic en el icono y el registro quedara eliminado. Solo se puede eliminar en caso que el otro empleado aún no haya aceptado la permuta.

37 Como Aceptar o Rechazar una permuta Dirigirse al punto de menú Gestión de permutas. Apartado Permutas recibidas 1 Rechazar la permuta: a. Hacer clic en la imagen. b. Clicar Aceptar el siguiente mensaje c. Indicar Observación (optativo) y hacer clic en Aceptar 2. Aceptar la permuta: a. Hacer clic en la imagen. b. Clicar Aceptar el siguiente mensaje c. Indicar Observación (optativo) i hacer clic en Aceptar

38 El registro queda pendiente de ser validad por uno de los responsables correspondientes

39 Supervisar una permuta Dirigirse al punto de menú de Supervisar permutas 1 Rechazar la permuta: a. Hacer clic en la imagen. b. Clicar Aceptar el siguiente mensaje c. Indicar Observación (optativo) y hacer clic en Aceptar 2. Aceptar la permuta: a. Hacer clic en la imagen. b. Clicar Aceptar el siguiente mensaje c. Indicar Observación (optativo) i hacer clic en Aceptar

40 La permuta queda pendiente de ser traspasada a planillas

41 7. Control de Presencia Punto de menú para justificar los días sin marcaje y/o incidencias, visualizar el calendario de marcajes personal y el responsable puede visualizar el calendario de marcajes de los empleados bajo su supervisión. 1.1 Días a Justificar Punto de menú para visualizar los días sin marcaje, los días con marcaje posterior a la hora de entrada y posibilidad de justificar las incidencias horarias. 1. Hacer clic sobre la imagen para acceder al detalle de la incidencia

42 2. Hacer clic sobre la imagen del calendario 3. Seleccionar el Tipo de Permiso para justificar la incidencia horaria 4. Indicar Observaciones (es opcional, no obligatorio) 5. Hacer clic en Aceptar

43 En la parte inferior de la pantalla aparece el permiso solicitado para justificar la incidencia. Una vez aceptado por el responsable correspondiente, en la pantalla de Días con Incidencias a Justificar desaparecerá el registro de Día con Incidencia 1.2 Calendario Personal Punto de menú para la consulta del calendario personal de marcajes, permisos e incidencias de días sin justificar Celda del día: o Visualización abreviatura del tipo de marca (en caso de no haber marca aparece Pdte, pendiente) o Visualización de la jornada del día. Hacer clic sobre el número de día para visualizar la información del día Visualización de: Día que se consulta Horario del día consultado Marcajes procesados por Recursos Humanos del día consultado Permisos del día consultado

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45 1.3 Calendario Responsable Punto de menú que sólo visualiza el Responsable; visualiza marcajes, permisos e incidencias de días sin justificar de los empleados bajo su supervisión. Hacer clic a Seleccionar Colaborador para la búsqueda del empleado bajo su supervisión

46 Seleccionar empleado de la lista haciendo clic en la imagen. Para filtrar empleados hacer clic sobre la letra situada en la parte superior (filtrará empleados según primera letra del primer apellido) Celda del día: o Visualización conforme se ha realizado marca o Visualización de la jornada del día. Hacer clic sobre el número de día para visualizar la información del día Visualización de: Día que se consulta Horario del día consultado Marcajes procesados por Recursos Humanos del día consultado Permisos del día consultado

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48 1.4 Incidencias diarias Colaborador Punto de menú que sólo visualizan los responsables. Por defecto aparecen los empleados bajo su supervisión y la incidencia correspondiente Pendiente de Marcar: el empleado no ha marcado pero RRHH ha procesado las marcas Incidencia: el empleado no trabaja pero tiene ausencia justificada (baja médica, vacaciones, permisos) Retraso: el empleado ha marcado con retraso Marca Normal: el empleado ha marcado según su jornada Pendiente de Marcar (No procesado): el empleado no ha marcado y RRHH no ha procesado las marcas Pdte de Proceso: el empleado ha marcado y está pendiente de procesar por RRHH No trabaja : el empleado no trabaja porqué es un día festivo 1. Para seleccionar otro día, cambiar la fecha y hacer clic sobre Refrescar 2. Para seleccionar Todos, Ausencia o Presencia, seleccionar un ítem del desplegable 3. Hacer clic sobre la imagen para visualizar detalle

49 4. Posibilidad de exportar la consulta realizada. Hacer clic sobre el icono de Microsoft Excel situado en la parte superior derecha.

50 1.5 Gestión diaria oficinas Punto de menú que sólo visualizan los responsables. Punto para consultar los marcajes por oficinas/departamentos, sólo aparecen las estructuras empresariales bajo la jerarquía del responsable Árbol de Estructuras con la siguiente clasificación: Empresa Unidades Productivas Puesto de Trabajo Tipo de Marcaje Pendiente de Marcar: el empleado no ha marcado pero RRHH ha procesado las marcas Incidencia: el empleado no trabaja pero tiene ausencia justificada (baja médica, vacaciones, permisos) Retraso: el empleado ha marcado con retraso Marca Normal: el empleado ha marcado según su jornada Pendiente de Marcar (No procesado): el empleado no ha marcado y RRHH no ha procesado las marcas Pdte de Proceso: el empleado ha marcado y está pendiente de procesar por RRHH No trabaja : el empleado no trabaja porqué es un día festivo o Profesional

51 1. Para seleccionar otro día, cambiar la fecha y hacer clic sobre Refrescar 2. Para seleccionar Todos, Ausencia o Presencia, seleccionar un ítem del desplegable 3. Hacer clic sobre el nombre del profesional para visualizar detalle