1.- Descripción general de las pantallas

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2 1.- Descripción general de las pantallas Dentro de hay disponible una carpeta llamada Vacaciones, licencias y perm. que contiene los siguientes elementos de menú: cuya descripción es la siguiente: Menú Solicitudes Completar solicitudes Recuperación de horas Consulta de solicitudes Se utiliza para Formular una solicitud de vacaciones o permiso. Para cumplimentar la hora o la fecha de finalización de una solicitud de permiso en la que, en el momento de hacerla, no hubiéramos podido rellenarla, como, por ejemplo, en un permiso para asistir al médico. Realizar una solicitud para recuperar horas que tuviéramos pendientes por haber disfrutado de un puente recuperable o una ausencia recuperable por interés particular. Ver todas las solicitudes que hayamos hecho y comprobar en qué estado de tramitación se encuentran. También se utiliza para anular solicitudes. Además, abajo del todo, tenemos otro menú denominado Mis tareas donde nos saldrá una lista clasificada temáticamente de las tareas que tenemos pendientes de realizar. Normalmente, nos pueden salir aquí solicitudes de permisos que tengamos pendientes de completar, horas pendientes de recuperar y licencias de las que tengamos pendiente la presentación del oportuno justificante. Pulsando sobre el número de registros que nos aparecen en rojo accederemos directamente en una ventana nueva del navegador a la pantalla apropiada para realizar la correspondiente tarea. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 1 de 18

3 1.1 Solicitudes Veamos cada una de estas pantallas: Aquí nos sale la lista de los tipos de permisos disponibles organizados temáticamente. Para solicitar un permiso pulsaremos sobre él y nos aparecerá la pantalla para cumplimentar la solicitud, que requerirá más o menos información según el tipo de permiso de que se trate. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 2 de 18

4 La pantalla también informa de los justificantes que, en su caso, sean necesarios para justificar la ausencia. Además, pulsando sobre se muestra la normativa que regula el permiso que estemos solicitando. Una vez cumplimentada la solicitud pulsaremos el botón pasará al responsable de área y/o unidad para su tramitación. y la solicitud 1.2 Completar solicitudes Esta pantalla permite introducir la hora y/o la fecha de finalización en aquellos permisos en los que, en el momento de solicitarlos, no hubiéramos podido rellenarla como, por ejemplo, en un permiso para asistir al médico ya que normalmente no sabremos a qué hora vamos a regresar al trabajo. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 3 de 18

5 En este supuesto, rellenaremos el campo Hora de finalización con la hora real de finalización del permiso y pulsaremos el botón. 1.3 Recuperación de horas Esta pantalla se utilizará con objeto de realizar una solicitud para recuperar horas que tuviéramos pendientes por haber disfrutado de un puente recuperable o una ausencia recuperable por interés particular. Pulsaremos sobre el permiso del que tengamos horas pendientes de recuperar y nos aparecerá la siguiente pantalla en la que cumplimentaremos los tramos de fechas y horas en los que deseemos hacer la recuperación para su posterior aprobación por el responsable de unidad. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 4 de 18

6 1.4 Consulta de solicitudes (se utiliza también para anular solicitudes) Esta pantalla tiene una doble utilidad: por un lado, permite consultar todas las solicitudes que hayamos realizado y ver en que estado de tramitación se encuentran y, por otro, posibilita la anulación (si la solicitud aún no ha sido aprobada) o la solicitud de anulación (si la solicitud ya ha sido aprobada). Para consultar solicitudes disponemos de una carpeta denominada donde aparecen las 10 solicitudes más recientes que hayamos hecho. Desplegándola, aparece un enlace para cada solicitud que permite consultarla y, a la derecha, un listado de esas 10 solicitudes indicando, entre otras cosas, el estado de tramitación en que se encuentran y si los justificantes han sido presentados o están pendientes. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 5 de 18

7 Debajo de la carpeta tendremos una carpeta por año que contiene todas las solicitudes realizadas en ese año clasificadas por tipo de permiso. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 6 de 18

8 Pulsando sobre el enlace de una solicitud se muestra la siguiente pantalla de detalle de la misma: Desde esta misma pantalla podremos anular una solicitud si todavía no ha sido aprobada por el responsable de la unidad. Para ello, pulsaremos el botón. La solicitud quedará en estado anulada pero no se borra del sistema. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 7 de 18

9 Si la solicitud ya estuviera aprobada por el responsable de la unidad, en lugar de aparecer el botón aparecerá el botón. Esto genera una solicitud de anulación que deberá ser aprobada por el responsable de la unidad para que surta efecto. En el momento en el que el responsable de unidad o área apruebe o deniegue la solicitud, llegará un correo electrónico al solicitante comunicándole la aprobación o denegación de su solicitud. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 8 de 18

10 2.- Resumen. Para realizar una solicitud accederemos a través del menú Solicitudes. Una vez realizada la solicitud, si queremos realizar cualquier otra acción sobre esa solicitud como permisos que tengamos pendientes de completar, horas pendientes de recuperar y licencias de las que tengamos pendiente la presentación del oportuno justificante, iremos al menú Mis tareas. Lo mismo que podemos realizar a través de Mis tareas, lo podemos realizar a través de los menús Completar solicitudes y Recuperación de horas, pero resulta más cómodo realizarlo a través de Mis tareas, ya que ahí tenemos agrupado todo lo que nos queda pendiente de realizar en referencia a las solicitudes que hemos realizado. Para consultar solicitudes o anular una solicitud accederemos a través de Consulta de Solicitudes. Podremos ver todas las solicitudes que hemos realizado y ver el estado de tramitación en que se encuentran. Además podremos: Anular la solicitud (si todavía no ha sido aprobada). Solicitar la anulación de la solicitud (si la solicitud ya ha sido aprobada). 3.- Conexión del módulo de vacaciones, permisos y licencias con la aplicación de control horario. Como consecuencia de la utilización del sistema de vacaciones, permisos y licencias a través de se han producido importantes cambios en la manera de realizar los marcajes en el control horario. A partir de ahora hay que tener en cuenta lo siguiente: a) El inicio y fin de la jornada laboral seguirá haciéndose como hasta ahora, marcando los códigos 01 y 02, respectivamente. b) El resto de incidencias (como, por ejemplo, 25 asistencia a consulta médica-), salvo las que se indican en el apartado c), NO deberán ser marcadas por el empleado con su tarjeta, ya que el sistema introducirá automáticamente mediante un proceso nocturno aquellas solicitudes que estén aprobadas y completas. c) Las incidencias que, de momento, el empleado debe seguir marcando como hasta ahora son las siguientes: o o o o o o Código 42, Asistencia a formación (plan UZ) DENTRO del horario de trabajo Código 49, Colaboración con Estudios Propios Código 70, Trabajo en sábados Código 71, Horas extraordinarias Código 73, Compensación por trabajo en sábados Código 74, Compensación por horas extraordinarias A continuación se presenta un ejemplo de cómo se muestran en la aplicación de control horario las incidencias grabadas automáticamente por : Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 9 de 18

11 4.- Ejemplos de tramitación de solicitudes. 4.1 Asistencia a consulta médica. Vamos a ver paso a paso la tramitación de una solicitud de asistencia a consulta médica. 1º.- Cumplimentar la solicitud. Vamos al menú Solicitudes y seleccionamos el código correspondiente. En este caso el 25 Asistencia a consulta médica. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 10 de 18

12 Introducimos la fecha inicio, la hora de inicio y la hora prevista de fin si desconocemos la hora de finalización real. Si la ausencia se va a prolongar más allá de la hora de finalización de nuestra jornada de trabajo, pondremos en el campo hora de finalización la hora de fin de nuestra jornada laboral. En otro caso, al volver del médico, a través de la opción Completar solicitudes rellenaremos el campo hora de finalización, tal como se indica en el apartado siguiente. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 11 de 18

13 2º.- Completar la solicitud. Una vez que hemos vuelto del médico introducimos la hora de finalización. Para ello vamos al menú Mis tareas. Allí veremos todas las tareas pendientes. Vemos que tenemos que completar una solicitud y presentar un justificante. Pinchamos en el número que aparece en rojo y nos lleva a la pantalla correspondiente. Cumplimentamos el campo Hora de finalización y guardamos. A esta pantalla también podemos acceder directamente desde el menú Completar solicitudes. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 12 de 18

14 En la pantalla Mis tareas hemos visto que sólo teníamos una solicitud que completar. Como ya la hemos cumplimentado, nos aparece este mensaje informándonos de que ya no tenemos más. Volvemos al menú Mis tareas para ver lo que nos queda pendiente. Vemos que sólo tenemos pendiente presentar el justificante al jefe de área o unidad. Cuando el jefe de área o unidad valide e introduzca la información de nuestro justificante, desaparecerá de Mis tareas. Si queremos consultar el estado de la solicitud hacemos clic en el número que aparece en rojo y nos lleva a la pantalla Consulta de solicitudes. También podemos consultarlo directamente a través del menú Consulta de solicitudes. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 13 de 18

15 Buscamos en últimas solicitudes o en el año correspondiente la solicitud que queremos consultar. Hacemos clic en la solicitud y nos aparece el estado de tramitación en que se encuentra. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 14 de 18

16 4.2 Solicitudes del tipo Atención a la familia, enfermedad y fallecimiento, o Embarazo, nacimiento acogimiento o adopción. En algunas solicitudes de este tipo es necesario introducir un familiar asociado, que es el que da derecho al permiso. Si ya tenemos declarados a los familiares, nos aparecerán en el desplegable los que tengan alguno de los grados de parentesco que dan derecho al permiso que estemos solicitando para que podamos seleccionar el que corresponda. El sistema nos informa si el familiar seleccionado está acreditado o no. Si no tenemos declarado al familiar hacemos clic en Declaración de familiares, y nos aparece la pantalla de declaración de familiares. Una vez introducido el familiar asociado, así como el resto de datos de la solicitud, guardaremos y procederemos de la misma forma que se ha explicado en el punto 2º.- Completar la solicitud. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 15 de 18

17 4.3 Solicitudes en las que se puede rellenar más de un periodo de fechas. Hay solicitudes en las que se pueden introducir varios periodos temporales. Para ello usaremos el botón. Se nos creará una nueva fila para seguir introduciendo datos. Si queremos eliminar alguna de ellas, hay que seleccionar el enlace Eliminar. 4.4 Solicitudes en las que hay que recuperar horas. Cuando se soliciten permisos que impliquen la posterior recuperación del tiempo disfrutado, tales como: 39 Ausencia recuperable por interés particular 37 Puente recuperable se procederá de la siguiente forma: 1º.- Se solicita el permiso. Rellenaremos los datos correspondientes y pulsaremos el botón. Tenemos disponibles los campos Hora prevista de fin y Hora de finalización que utilizaremos con la misma filosofía que en el caso explicado anteriormente del permiso para asistir al médico, completando la solicitud posteriormente la solicitud si fuera necesario. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 16 de 18

18 2º.- Se cumplimentan una o varias solicitudes de recuperación de horas. Vamos a Mis tareas y hacemos clic en el número que hay en Recuperación de horas. Nos llevará a la página de Recuperación de horas (también podemos acceder directamente sin pasar por Mis tareas, aunque es más cómodo hacerlo así). Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 17 de 18

19 Accedemos al enlace de las recuperaciones pendientes que tenemos. Se cumplimentan las fechas en las que vamos a hacer la recuperación y se guarda. Esta solicitud habrá de aprobada por el Responsable de Unidad. Unidad de Coord. Aplic. Informáticas de RR.HH. Diciembre Pág. 18 de 18