Grupo Castilla. Portal del Empleado. Diputación de Toledo. Manual del Usuario

Transcripción

1 Grupo Castilla Portal del Empleado Diputación de Toledo Manual del Usuario 23/3/2011

2 Tabla de Contenido Tabla de Contenido 2 Descripción del producto 3 Identificación 4 Selección Empresa 4 Perfiles 5 Menú principal 5 Aplicaciones 6 Consultas de datos personales, laborales y de nómina 7 Datos personales 8 Familiares y vínculos 9 Cuentas bancarias 9 Datos laborales actuales 10 Datos curriculares 11 Situaciones administrativas 12 Anticipos y préstamos 12 Embargos 12 Pagos realizados 12 Acumulados de IRPF 12 Acumulados de S.S. 13 Ayudas 13 Impresión de documentación 14 Recibo salarial 14 Certificado de retenciones 15 Modelo 145 Declaración jurada 16 Solicitudes 17 Entrada de solicitudes 17 Consulta de solicitudes 18 Solicitud de Modificación de Datos Personales: 20 Solicitud de Modificación de Vínculos Familiares 21 Solicitud de Cambio de Cuenta Bancaria 23 Solicitud de Servicios Prestados 24 Solicitud de Anticipo Reintegrable 25 Opciones exclusivas para RR.HH. 26 Gestión de las solicitudes 26 Cambiar estado 27 Consulta de solicitudes de anticipos 28 Mantenimiento Motivos de rechazo 29 Diputación de Toledo Página 2

3 Descripción del producto La aplicación funciona en entorno web con un aspecto parecido al de la aplicación de control horario MywebTime de SPEC. Desde esta aplicación, una vez identificado, el usuario puede acceder a otras aplicaciones de la Diputación, como la de control horario, consultar sus datos de nóminas y RR.HH., imprimir documentos propios y realizar solicitudes al departamento de personal. Diputación de Toledo Página 3

4 Identificación Portal del Empleado Para acceder al Portal debe identificarse indicando el nombre de usuario y la contraseña. Son los mismos que utiliza para acceder a la aplicación de control horario. Selección Empresa Si usted ha formado parte de más de un organismo de la Diputación y sus datos están vigentes en el sistema, podrá escoger a cuál de ellos conectarse. Si solo ha formado parte de uno, este paso se omitirá. Diputación de Toledo Página 4

5 Perfiles El sistema determinará si el usuario pertenece o no a RR.HH., habilitando las funciones de gestión necesarias a estos últimos. Menú de RR. HH. Menú usuario normal Menú principal El menú se muestra a la izquierda de la venta y está siempre visible. En primer lugar se muestran las diferentes aplicaciones a las que se puede acceder y a continuación las opciones propias del Portal del Empleado agrupadas en Consultas, Impresión de documentos y Solicitudes. Al pinchar en cada título se correspondientes. muestran las opciones Si selecciona una aplicación, se abrirá en una nueva pestaña del navegador, pudiendo volver al Portal, simplemente volviendo a la pestaña inicial. Las consultas y opciones de RR.HH. se abren en una ventana junto al menú. Diputación de Toledo Página 5

6 Aplicaciones Portal del Empleado En el menú aplicaciones se muestra el acceso a MyWebTime, la aplicación de control horario, y a un conjunto de aplicaciones que puede ser variable. Para acceder a cualquiera de ellas, basta con pinchar en el menú. La aplicación se abrirá en una nueva pestaña. Para volver al Portal, vuelva a la pestaña inicial. Como usted ya se ha identificado, no será necesario que repita la operación para entrar al control horario, que le reconocerá automáticamente. El resto de aplicaciones funcionarán independientemente. Diputación de Toledo Página 6

7 Consultas de datos personales, laborales y de nómina Escoja los datos propios que quiera consultar en el menú. Al pulsar se abrirá una ventana en el área junto al menú. Cada ventana muestra los datos existentes del empleado en la base de datos Epsilon de nómina y RR.HH. Los datos son los correspondientes al empleado en la empresa en la cual se ha identificado. Para cambiar de consulta, seleccione una nueva opción. Diputación de Toledo Página 7

8 Datos personales La aplicación muestra sus datos personales registrados, repartido en tres pestañas. Cambie de pestaña, pulsando en el título. Diputación de Toledo Página 8

9 Familiares y vínculos Lista de familiares vinculados al empleado. Cuentas bancarias Cuentas bancarias del empleado activas, con indicación de si son para nómina o anticipo. Diputación de Toledo Página 9

10 Datos laborales actuales Datos laborales del empleado, repartido en dos carpetas. Portal del Empleado Diputación de Toledo Página 10

11 Datos curriculares En esta ventana, mostramos los datos relativos al currículo del empleado en cuatro carpetas: titulaciones, idiomas, cursos y experiencia profesional. Diputación de Toledo Página 11

12 Situaciones administrativas Histórico de las situaciones administrativas del empleado. Portal del Empleado Anticipos y préstamos Lista de los anticipos y préstamos solicitados por el empleado. Embargos Lista de los embargos existentes contra el empleado. Pagos realizados Lista de los pagos realizados desde enero del ejercicio anterior a la fecha actual. Acumulados de IRPF Lista de los acumulados de IRPF desde enero del ejercicio actual. Diputación de Toledo Página 12

13 Acumulados de S.S. Portal del Empleado Lista de los acumulados de S.S. desde enero del ejercicio actual. Ayudas Presenta las solicitudes de ayudas con fecha de enero a diciembre del año actual. Diputación de Toledo Página 13

14 Impresión de documentación Desde estas opciones podrá imprimir sus recibos salariales, certificados de retenciones o la declaración jurada M-145. Recibo salarial Elija año pulsando en la casilla de ejercicios, una vez seleccionado, elija los recibos disponibles en la lista contigua. El documento aparece al pie, pudiendo ser impreso o guardado en formato PDF. Diputación de Toledo Página 14

15 Certificado de retenciones Elija año pulsando en la casilla de ejercicios, una vez seleccionado, elija los certificados disponibles en la lista contigua. El documento aparece al pie, pudiendo ser impreso o guardado en formato PDF. Diputación de Toledo Página 15

16 Modelo 145 Declaración jurada Solo hay uno que se muestra automáticamente si está disponible. Puede ser impreso o guardado en formato PDF. Portal del Empleado Diputación de Toledo Página 16

17 Solicitudes Desde estas opciones podrá realizar solicitudes al departamento de RR.HH. El seguimiento de su estado se puede realizar a través de las consultas. Entrada de solicitudes Existen cinco posibilidades de solicitudes: - Modificación de datos personales - Modificación de vínculos familiares - Modificación de cuentas bancarias - Servicios prestados - Anticipos Todas funcionan igual con una parte personalizada de datos. - En la cabecera se muestran los datos del empleado. - En el cuerpo deberá rellenar los datos de la solicitud que realiza. - En el pie existirá un botón para Enviar a RR.HH. En caso de grabar la nueva solicitud se registrará y se ofrecerá la opción imprimir o cerrar. La realización de una solicitud solamente crea un registro para ser consultado por RR.HH. Por tanto modificar unos datos, solo supone solicitar a RR.HH. que realice esa modificación. Una vez se acepte la solicitud, RR.HH. la realizará en el programa correspondiente, por lo que aún apareciendo como aceptada, puede que los cambios no se reflejen todavía. Diputación de Toledo Página 17

18 Consulta de solicitudes Puede consultar las solicitudes que haya realizado y el estado o las observaciones que hayan indicado los usuarios de RR.HH. La consulta solo muestra los datos del empleado activo y permite filtrar por tipo de solicitud, fecha y estado. Para filtrar, marque o desmarque el tipo o tipos de solicitud que quiera consultar. Haga la misma operación para el estado. Finalmente puede indicar un rango de fechas. A continuación pulse buscar y el resultado de la consulta se mostrará en una rejilla. La ventana de filtros se comprime en un botón para dejar más espacio a la consulta. Si quiere cambiar los criterios pulse sobre ese botón y reinicie el proceso. Diputación de Toledo Página 18

19 Para ver el detalle de una solicitud, márquela y pulse el botón mostrar solicitud Además de los datos que introdujo en la solicitud, podrá ver una lista con los cambios de estado, fecha y observaciones. También podrá comprobar los datos que ha informado RR.HH., como por ejemplo los de la concesión del anticipo si fuera el caso. Diputación de Toledo Página 19

20 Solicitud de Modificación de Datos Personales: Portal del Empleado Para solicitar la modificación de alguno de sus datos personales, acceda a esta opción. Se muestra una lista con los campos de sus datos, en una columna aparece el valor actual. En la columna contigua nuevo valor, puede escribir las variaciones que desee. Al pulsar Enviar RR.HH. la solicitud pasa a ser visible para el departamento de RR.HH. donde se gestionará. Al pulsar se le ofrece la posibilidad de imprimir un listado con los datos de la solicitud. Diputación de Toledo Página 20

21 Solicitud de Modificación de Vínculos Familiares En esta opción, puede solicitar cambios en sus familiares vinculados. Se puede solicitar cambios en los datos, añadir uno nuevo o dar de baja uno existente. Aunque se indique baja o alta, los datos solo se envían a RR.HH. para solicitar la modificación, por lo que mientras RR.HH. no la realice, la siguiente consulta volverá a mostrar los mismos datos. En la ventana se muestran los familiares vinculados en una lista. Para modificar uno, se marca y se pulsa el botón Editar. Se mostrarán los campos con una columna para el valor anterior y otra para indicar el nuevo: Diputación de Toledo Página 21

22 El alta funciona igual, pero no muestra datos en las casillas de valor anterior: Portal del Empleado La baja, simplemente deja en blanco la columna de nuevo valor. Al pulsar Enviar RR.HH. la solicitud pasa a ser visible para el departamento de RR.HH. donde se gestionará. Al pulsar, al usuario se le ofrece la posibilidad de imprimir un listado con los datos de la solicitud. Diputación de Toledo Página 22

23 Solicitud de Cambio de Cuenta Bancaria Funciona de manera similar a la Solicitud de modificación de vínculos familiares: Para modificar una cuenta se marca y se pulsa el botón Editar. Se mostrarán los campos con una columna para el valor anterior y otra para indicar el nuevo. El alta funciona igual, pero no muestra datos en las casillas de valor anterior. La baja, simplemente deja en blanco la columna de nuevo valor. Al pulsar Enviar RR.HH. la solicitud pasa a ser visible para el departamento de RR.HH. donde se gestionará. Al pulsar al usuario se le ofrece la posibilidad de imprimir un listado con los datos de la solicitud. Diputación de Toledo Página 23

24 Solicitud de Servicios Prestados Permite al usuario realizar una solicitud de servicios prestados. Rellene el texto de la solicitud. Marque la manera como quiere ser notificado. Indique observaciones si las hubiera. Al pulsar Enviar RR.HH. la solicitud pasa a ser visible para el departamento de RR.HH. donde se gestionará. Al pulsar, al usuario se le ofrece la posibilidad de imprimir un listado con los datos de la solicitud. Diputación de Toledo Página 24

25 Solicitud de Anticipo Reintegrable Permite al usuario realizar una solicitud de anticipo. Portal del Empleado Debe indicar la cantidad y el número de reintegros. El sistema informa de los límites para ambos valores y le impide superarlos. Al pulsar Enviar RR.HH. la solicitud pasa a ser visible para el departamento de RR.HH. donde se gestionará. Al pulsar, al usuario se le ofrece la posibilidad de imprimir un listado con los datos de la solicitud. Diputación de Toledo Página 25

26 Opciones exclusivas para RR.HH. Los usuarios con perfil RR.HH. tienen acceso a opciones propias para gestionar las solicitudes recibidas: - Gestión de las solicitudes - Consulta y exportación de anticipos - Mantenimiento de la tabla de motivos de rechazo Gestión de las solicitudes Esta opción permite consulta todas las solicitudes realizadas. Se puede filtrar por nombre, tipo de solicitud, fecha y estado. El resultado de la consulta se muestra en una rejilla ordenado por fecha, apellidos y nombre. Al seleccionar una se verán sus detalles, la lista de sus cambios de estado y se podrá gestionar. Diputación de Toledo Página 26

27 Cambiar estado Al ver el detalle, cambia automáticamente a estado Recibida. Es posible realizar cualquier cambio entre Recibida, Aceptada y Rechazada, basta marcar el nuevo estado y grabar. El campo de observaciones y los campos de concesión de un anticipo son editables. Una vez indicados los cambios pulse Guardar Cambios, los cambios en la solicitud serán visibles para el solicitante cuando la consulte. Aceptar una solicitud no realiza ninguna acción en los datos de Nómina y RR.HH. simplemente permite al usuario ver que ha sido aceptada. Diputación de Toledo Página 27

28 Consulta de solicitudes de anticipos Consulta de las solicitudes de anticipos, permite filtrar por fecha y estado. El resultado de la consulta se muestra en una rejilla con los datos Apellidos, nombre, Cuantía y Plazo. Se puede exportar a Excel pulsando el botón exportar. Diputación de Toledo Página 28

29 Mantenimiento Motivos de rechazo Es un mantenimiento para los motivos que se pueden dar al rechazar una solicitud. Para añadir, pulse alta y escriba el nuevo motivo, se activará el botón Grabar Alta que permite grabarla o Cancelar. El código se genera de manera automática. Para modificar seleccione el motivo y pulse el botón Modificar. A continuación escriba los cambios y grabe o cancele con el botón correspondiente. Para eliminar un registro, selecciónelo y pulse el botón Baja. Diputación de Toledo Página 29