1 TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES CON ANEXO ADJUNTO

Transcripción

1 1 TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES CON ANEXO ADJUNTO Este sistema se estructura en una serie de bandejas de tramitación que tienen disponibles los usuarios en función de su perfil de autorización. La herramienta nos permite saber en qué estado se encuentra un expediente en cualquier momento. La tramitación administrativa discurre en paralelo al expediente contable de modo que el documento contable una vez impreso se anexará a dicha documentación y será firmado físicamente por el responsable correspondiente. La Bandeja de Tramitación ha cambiado. En la versión anterior existían una serie de Bandejas diferenciadas. Así, entre otras, estaban la bandeja de Tramitación Asuntos Económicos: Validación expedientes, Reparar exp. Devueltos por intervención delegada o territorial; Bandeja Tramitación de Intervención Delegada/ Territorial: Intervenir expedientes, Fiscalización Previa; Bandeja de Dirección Gestión SCM2 u OOAA: Contabilizar. Ahora, en 4.6 existe la posibilidad de tramitar de dos formas distintas: Tramitación individual de expedientes, desde la bandeja del usuario. Tramitación masiva de expedientes. 1.1 TRAMITACIÓN INDIVIDUAL Por la bandeja de tramitación individual se validarán, anularán, contabilizarán o devolverán los exp. con o sin anexo. En el menú la ruta sería:

2 La bandeja se muestra de la siguiente manera: En la Bandeja de Tramitación individual, se reciben todos los expedientes que requieran de cualquier tipo de trámite por parte del usuario. A esta Bandeja se accederá directamente, sin pasar por ninguna pantalla de selección anterior. En la versión 4.6C, y como funcionalidad adicional desde esta Bandeja es posible ver los Datos del Expediente y su estado actual de tramitación. Aunque no es posible tramitar varios expedientes de una sola vez, sí es posible seleccionar varios expedientes y tratarlos consecutivamente. Para tramitar el o los expedientes (para escoger varios se debe utilizar la tecla Ctrl), se seleccionan y se pulsa el icono de Ejecutar,. Para tramitar un único expediente, también puede realizarse haciendo doble clic sobre dicho expediente. Se entra en el Trámite / Tarea en el que se encuentre el expediente para tomar la decisión correspondiente. Desde este punto, se pueden visualizar los Datos Básicos del expediente y el Árbol de Tramitación. Para incorporar el anexo desde la TRAMITACIÓN INDIVIDUAL, se realiza de la misma forma en que se describe en el punto 1.2 (TRAMITACIÓN MASIVA)

3 Iconos destacables:. Refresca la pantalla.. Gestión de anexos. Crea, modifica, visualiza y borra anexos.. Modifica la disposición de las columnas. 1.2 TRAMITACIÓN MASIVA La Tramitación masiva en 4.6 permite tramitar de una sola vez varios expedientes. Consta de una pantalla de selección previa a la obtención de los expedientes a tratar. En esta pantalla, se deberán indicar los datos arriba mostrados: Entidad CP: JCCM (SCM2, OOAA, IVCM) Sociedad: JCCM (IVCM, SCM2, IPEX, SEPE, IEST, IMUJ) Familia: CONTAB Procedimiento: CONTABLE, CONTSCM2, CONTOOAA, GMCREDIT Órgano Gestor: al que pertenezca el usuario. Ejercicio: el que se requiera. Nº Expediente: existe la posibilidad mediante el match code de seleccionar un intervalo de exp. o varios exp. no consecutivos. Opcionalmente, se podría indicar el código de circuito, si se desea buscar por ejemplo

4 todos los expedientes de autorización que estén pendientes de Asuntos Económicos, etc. Además de otras consultas más restrictivas como por el número de expediente, y el resto de valores mostrados en la pantalla de selección. A continuación se muestra la bandeja de tramitación masiva: En esta Bandeja, se pueden seleccionar varios expedientes a tramitar y el sistema realiza la misma operación con todos los expedientes seleccionados. 1.3 ASUNTOS ECONÓMICOS En la Bandeja de Tramitación masiva se escoge el expediente que se requiera y se ejecuta pulsando el botón de Tramitar. La pantalla que aparece es la siguiente:

5 En esta pantalla, a través de los botones de consulta básicos, se accederá a los datos del expediente. y de los Datos Antes de ejecutar la decisión de usuario escogida (Anular, Documentación recibida, Validar, etc...) el sistema da un mensaje de confirmación: En función de la opción que se escoja el expediente se dirigirá a la bandeja correspondiente. En el caso de tramitación de un expediente con anexo, una vez que se entra a la bandeja de tramitación en la parte inferior de la pantalla, aparece la pantalla siguiente y desplegando el campo de Cod. Modelo aparece TEXTO, se selecciona y cuando TEXTO está en verde aceptamos. El semáforo amarillo significa que aunque nos falta algún documento (en nuestro caso el anexo) se puede continuar. Para introducir el anexo pulsar e introducir el texto

6 Se graba y se pulsa. Ahora el semáforo está en verde y se pulsará la decisión de usuario que corresponda, por ejemplo anular.

7 En caso de la tramitación de un expediente sin anexo se pulsará directamente la decisión que se requiera y el sistema no exigirá el paso por el anexo. En el caso de documentos que se hayan tratado de Anular con anexo, antes de la puesta en productivo de esta modificación, y quede pendiente el segundo paso, deberán ser seleccionados desde la bandeja de Tramitación individual, y que están en la situación de Anulado : Al intentar tramitarlo aparece una pantalla como la siguiente:

8 Para poderlos cerrar, es necesario pulsar el botón señalado con la flecha. NOTA: Sin esta acción, el expediente no está cerrado y anulado en firme, por lo tanto el sistema actúa como si fuera todavía un documento preliminar.

9 1.4 INTERVENCIÓN DELEGADA Y TERRITORIAL En la Bandeja de Tramitación masiva se escoge el expediente que esté en la bandeja de Intervención. La pantalla que aparece es la siguiente: En el caso de tramitación de un expediente con anexo, una vez que se entra a la bandeja de tramitación, aparece la pantalla anterior y desplegando el campo de Cod. Modelo aparece TEXTO, se selecciona y cuando TEXTO está en verde aceptamos.

10 El semáforo amarillo significa que aunque nos falta algún documento (en nuestro caso el anexo) se puede continuar. Para introducir el anexo pulsar e introducir el texto:

11 Se graba y se pulsa. Ahora el semáforo está en verde y se pulsará la decisión de usuario que corresponda, por ejemplo contabilizar.

12 Antes de ejecutar la tarea escogida el sistema da un mensaje de confirmación: En función de la opción que se escoja el expediente se llevará a la bandeja correspondiente, ó cerrarlo en el caso de la contabilización. En caso de la tramitación de un expediente sin anexo se pulsará directamente la decisión que se requiera y el sistema no exigirá el paso por el anexo. En el caso de documentos que se hayan tratado de Devolver, y sean anteriores a puesta en productivo de esta modificación, y no se les haya incluido el motivo de reparo ó el anexo, es decir que quede pendiente el segundo paso de la tramitación, deberán ser seleccionados desde la bandeja de Tramitación individual, en la que están en la situación de Devolver : En cuanto se elija la opción DEVOLVER, el sistema posibilitará la opción de adjuntar un anexo desplegando el campo de Cod. Modelo aparece TEXTO, se selecciona y cuando TEXTO está en verde aceptamos.

13 Si no se quiere adjuntar anexo se pulsa directamente en la opción DEVOLVER. Acto seguido, el expediente llegará a la bandeja de Asuntos económicos (Resolución de Reparos). Para resolver el reparo de documentos que tuviesen elegida la opción antes de esta versión de las bandejas de tramitación, es necesario procesarlos a través de la bandeja

14 de TRAMITACIÓN INDIVIDUAL, de la forma habitual, pero nos encontraremos una pantalla parecida a esta: Solamente habrá que pulsar la opción DEVOLVER que aparece en pantalla para que el expediente pueda continuar su tramitación normal.

15 NOTA: Sin esta acción, el expediente no está devuelto, por lo tanto el sistema no se lo hace llegar al gestor hasta que se ejecute este proceso. En el caso de documentos que se hayan tratado de Contabilizar con anexo y quede pendiente el segundo paso, deberán seleccionarlos desde la bandeja de Tramitación individual, y que están en la situación de Contabilizado : Al intentar tramitarlo aparece una pantalla como la siguiente:

16 En la que se puede adjuntar anexo a la contabilización de la misma forma que se ha descrito para la Devolución. Si no se quiere adjuntar anexo y para poder cerrar el expediente, se pulsa directamente en el botón Finalizar trámite actual. NOTA: Sin esta acción, el expediente no está cerrado y contabilizado en firme, por lo tanto el sistema actúa como si fuera todavía un documento preliminar.