Manual de Usuario. Central de Información. Usuario Interno

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1 de Usuario Central de Información Usuario Interno

2 Identificación del documento Código del documento Nombre del documento Tipo documento: Finalidad: FOR030-MUS-CI Usuarios Internos v1.0.docx Manual para usuarios Internos Manual de Usuario Central de Información Información del documento Preparado por: Consultores UTE Central de Información Fecha de entrega: Validado por Fecha de revisión: Firma: Fecha de validación: Control de Cambios Versión Fecha Descripción del Cambio Página 2 de 23

3 Índice 1. Acceso y presentación de la Plataforma URL de Acceso Único Acceso Inicial: Usuario Panel de Acciones usuario Detalles del ente Documentación Tareas y Avisos Flujo de tareas Carga de datos de fichas por fichero o formulario Carga de datos con fichero plano Carga de datos con formulario de entrada de datos Validación de datos Envío de datos Filtrado de tareas de la bandeja de entrada Rechazo de datos Estado de la Información Visualización de informes Página 3 de 23

4 1. Acceso y presentación de la Plataforma 1.1. URL de Acceso Único El acceso a la plataforma Central de Información se realiza desde Internet a través de la siguiente URL: Una vez alcanzada esta dirección el sistema exige el acceso a través de un usuario nominal Acceso Inicial: Usuario. El acceso inicial se lleva a cabo a través del usuario asignado por los administradores Panel de Acciones usuario. Una vez superada la entrada, se encuentra el panel general de acciones para el usuario: Está compuesto por las siguientes funcionalidades: 1. Detalles del ente: información sobre el ente del usuario. Página 4 de 23

5 2. Documentación: acceso a la documentación no estructurada dispuesta en la plataforma por los entes. 3. Tareas y Avisos: bandeja de tareas sobre información estructurada externa que recae sobre el usuario. 4. Estado de la Información: consulta de histórico de información estructurada externa rendida en la Central de Información. A cada una de estas opciones se puede llegar desde los hipervínculos mostrados en este panel de acciones o desde la barra superior de botones. Página 5 de 23

6 2. Detalles del ente. Este apartado permite ver y editar la información de entes vinculados con el usuario. Para modificar algún dato, es necesario pulsar sobre el botón Página 6 de 23

7 3. Documentación Actualmente, los usuarios internos no tienen autorización a este apartado. Página 7 de 23

8 4. Tareas y Avisos 4.1. Flujo de tareas INTERVENCIÓN GENERAL USUARIO CI Fichas CIMCA Rechazo Fichas PLANIFICACIÓN REENVÍO Cumplimentación de Fichas CIMCA Validación Fichas Envío a IGAE ENVÍO Envío de Fichas CIMCA 4.2. Carga de datos de fichas por fichero o formulario Para poder rellenar las fichas, desde Intervención General deben haber realizado la planificación de fichas CIMCA correspondientes. Página 8 de 23

9 Accedemos al panel de Tareas y Avisos En esta pantalla se presenta un bloque de acción: Tareas: sirve para completar las fichas cimca que dependan del usuario y enviarlas. En esta pantalla, podemos observar si tenemos o no, tareas asignadas. En el cuadro de Tareas aparece en color rojo el número de tareas incompletas. Esto corresponde con el número de fichas que hay pendientes de completar y enviar. Para acceder a las mismas, es necesario pulsar sobre la opción apartado de Tareas. Entrar en el Página 9 de 23

10 Al acceder, se nos muestra un listado con las fichas planificadas y el estado actual de las mismas. A continuación explicamos el significado de cada columna: Tarea/Actividad: indica el estado de los datos. Puede ser uno de los siguientes valores: : Es el 1 er paso para completar una ficha. Significa que aún no se ha avanzado la ficha y está pendiente de seleccionar la forma de introducir los datos, si por formulario en pantalla o por un fichero externo. : Esta es una opción del 2º paso. Significa que la ficha va a ser completada con la carga de un fichero externo pero que aún no se ha realizado dicha tarea. : Esta es otra opción del 2º paso. Significa que la ficha va a ser completada con el formulario por pantalla de la central pero los datos introducidos aún no han sido grabados : Es el tercer y último paso. Significa que la ficha ha sido completada (con fichero o formulario) y grabada en la central correctamente. Este es el estado en el que deben estar todas las fichas para poder enviarlas a Intervención General. Fecha de inicio: indica el día que se realizó la planificación. Nombre del proceso: código y nombre de la ficha CIMCA a rellenar. Nombre del ente: es el nombre del ente al que pertenece la ficha. Fecha de los datos: es el MES de referencia para los datos de la ficha. Aunque se muestre en formato dd/mm/aaaa, lo que interesa como referencia Página 10 de 23

11 es solo el mes que corresponde con el periodo de los datos que debemos rellenar. Fecha límite: último día para remitir la información. Para continuar con el proceso de completado de la ficha CIMCA, tenemos que pulsar sobre la Tarea/Actividad de la ficha que queramos abrir. Se abrirá una ventana totalmente nueva para realizar el proceso. En el cuadro de la izquierda, vemos el estado actual del proceso de la ficha. Conforme vayamos avanzando los diferentes pasos, éstos se marcarán con un icono en verde, tal y como se ve en la imagen contigua. La carga de datos se puede realizar de dos formas distintas: Página 11 de 23

12 Carga de datos con fichero plano Para seleccionar esta opción, pulsamos sobre la opción Fichero plano siguiendo el formato definido por la Central de Información y pulsamos Para poder realizar la carga de un fichero en el portal de la Central se recomienda seguir los siguientes pasos. 1. Completar la ficha que queramos cargar en el excel con formato oficial de IGAE de forma externa a la Central. 2. Seleccionar la opción de Guardar Como Página 12 de 23

13 y elegir CSV. (delimitado por comas) (*.csv) Este fichero será el que carguemos en la Central. Es posible que el excel muestre una ventana de advertencia si tiene varias pestaña, es necesario Aceptar. 3. Seleccionamos la 1ª opción y pulsamos 4. Seleccionamos el fichero CSV generado pulsando en Seleccionar archivo y lo cargamos pulsando. 5. Una vez se muestre el mensaje de éxito al cargar, para finalizar pulsamos en el botón Página 13 de 23

14 De esta manera, se habrán cargado los datos del fichero CSV en la central. No es necesaria ninguna tarea adicional. No existe un botón de salir o cerrar en la Central, directamente cerramos la ventana con la X de la ventana de windows. Tras la carga de un fichero, es posible modificar los datos en pantalla pulsando el botón Determinadas fichas tienen la ventaja de la precarga por lo que recomendamos que para estas fichas, es más adecuado utilizar la opción de carga con formulario de entrada de datos Carga de datos con formulario de entrada de datos Para seleccionar esta opción, pulsamos sobre la opción Formulario de entrada de datos y pulsamos Página 14 de 23

15 Si nuestro usuario es interno, automáticamente se activará la Precarga de datos. Se consideran usuarios internos aquellos usuarios que tienen acceso a SEFLOGIC de forma externa a la central de información. Los usuarios internos se clasifican en 4 grupos. Presupuestos / Tesoro / SCS / Control Financiero Permanente Precarga de Datos. Se trata de una de las tareas del proceso CIMCA consistente en disponer de la información de las fichas (origen SEFLogiC) en los formularios CIMCA correspondientes de forma precargada pero que permita su modificación. Los datos de las fichas cuyo origen no sea el sistema SEFLogiC, se mostrarán vacíos y deberá ser el usuario interno quien los complete en caso de ser necesario. Tras pulsar en la ventana actual, se mostará un icono de procesamiento de datos durante el proceso. Cuando finalice el mismo, se mostrará el formulario de entrada de datos completado con importes pero con los campos sombreados en blanco, es decir, modificables por el usuario. Podemos modificar un importe ya propuesto en el formulario o rellenar un campo que ha quedado vacío. Asi quedaría un formulario precargado. Página 15 de 23

16 Existen varios botones en esta ventana que tienen distintas funcionalidades. Tal y como dice su nombre, volveríamos un paso atrás en el proceso actual. Si se ha precargado la ficha y se vuelve a acceder con la opción de Formulario de entrada de datos el sistema mostrará los mismos importes precargados previamente. Al abrir el formulario, ya se realiza la precarga automáticamente pero es posible realizar nuevamente la acción pulsando este botón. Este botón graba la información por pantalla en caso de modificar algún dato de la precarga o de los campos vacíos. En este momento se ejecutarán las validaciones intraformularios. las filas. Este botón sirve para actualizar las filas de totales con los importes de Este botón graba y cierra los campos modificables. Se entiende que es el último paso y que todos los datos en pantalla son los correctos según el usuario. En este momento se ejecutarán las validaciones intraformularios. Para finalizar, pulsamos el botón y el formulario resultaría asi. Página 16 de 23

17 No existe un botón de salir o cerrar en la Central, directamente cerramos la ventana con la X de la ventana de windows. Tras cerrar la ventana, volvemos al bloque de Tareas. Los procesos no se actualizan automáticamente y es necesario pulsar el botón de Estado antes de actualizar: Estado después de actualizar: 4.3. Validación de datos. Una vez completadas todas las tareas y que el estado de todos los procesos sea, podremos verificar la coherencia de los datos ejecutando las validaciones interformularios existentes. Para eso abrá que pulsar el botón situado en la parte inferior derecha. Esta acción provoca la ejecución de la validaciones que se mostrarán en una ventana en caso de éxito o de error. Página 17 de 23

18 4.4. Envío de datos. Una vez completadas todas las tareas y que el estado de todos los procesos sea, podremos remitir la información a Intevención general pulsando en el bóton El envío está permitido solo para usuarios de tipo RESPONSABLE REDUCIDO. No es necesario marcar las fichas ya que el envío se realiza en bloque, es decir, se envían todas las fichas que se encuentran en ese momento visualizadas en la bandeja de entrada: Si tenemos que completar fichas de varios entes, es posible enviar las fichas por ente. Para ello será necesario agregar un filtro en el campo Nombre del ente. Aceptamos en la ventana de confirmación. Finalmente, el portal nos muestra una ventana con los mensajes de error, de advertencia o de éxito según corresponda. Página 18 de 23

19 Filtrado de tareas de la bandeja de entrada Se dispone únicamente de 3 ámbitos sobre los que se puede realizar filtrado de tareas en la bandeja de entrada. El filtrado es útil para reducir el número de tareas a mostrar en la tabla y para seleccionar el bloque de tareas a enviar a la Comunidad Autónoma. Los ámbitos de filtro son: Área: elemento que agrupa los formularios de la CI. Actualmente todos pertenecen al área CIMCA. Tiene un desplegable Fecha de dato: se indicará fechas desde y hasta, si sólo se indica hasta, se seleccionarán las peticiones iguales o anteriores a esa fecha y a la inversa, si sólo se indica desde, se seleccionarán las áreas iguales o posteriores a esa fecha. Nombre del ente: para usuarios con acceso a más de un ente, pueden filtrar por los caracteres de su nombre. Una vez seleccionadas las opciones de filtro, se pulsa el botón Buscar. Para borrar todas las opciones de filtrado se selecciona el botón Limpiar. Para volver al listado inicial se pulsa el botón Reinicializar después de Limpiar. Página 19 de 23

20 4.5. Rechazo de datos Tras realizar el envío a la Intervención General, existe un proceso de Rechazo de las fichas. El motivo de dicho rechazo, se puede visualizar en el apartado Estado de la información (véase el punto 5 de este documento). Esto provoca que las fichas aparezcan nuevamente en el apartado de Tareas y avisos. Estas fichas vuelven con el estado Datos cargados Resumen Para modificar los datos, será necesario pulsar sobre la tarea y tras abrirse el formulario en una nueva ventana pulsar el botón para activar los campos. 5. Estado de la Información En esta sección se encuentran las peticiones solicitadas al Ente correspondiente, así como visualizar los datos enviados o autorizados en cada una de las peticiones Visualización de informes Una vez encontrado el Ente que se desea consultar se selecciona y se activará en la parte inferior un segundo recuadro en el que aparecerán todas las peticiones de información realizadas en los últimos dos meses y el estado en que se encuentran: Página 20 de 23

21 En el encabezamiento se puede observar que se dispone nuevamente de los campos Buscar y En estos están disponibles para que de la misma manera que se utilizaron anteriormente se puedan utilizar ahora para visualizar una petición de información en concreto. En el lado derecho del cuadro se muestra el estado en que está la petición que se desea consultar. Los Estados que pueden tener los formularios de un Ente son: Parametrizado: Si el usuario Administrador ha solicitado la información al Ente pero aún no le ha llegado la tarea al Ente con la petición (no se ha hecho aún la planificación) Planificado: Se ha solicitado la información por el Administrador y al Ente ya le ha llegado la tarea con la petición (se ha hecho la planificación) Finalizado: El Ente ha grabado y Enviado los datos del formulario. Rechazado: El usuario Administrador ha rechazado los datos del formulario enviado por el Ente, por tanto el Ente deberá de modificar los datos para volver a enviarlo. Los colores de los semáforos: Rojo: Si la tarea se realiza cuando se ha sobrepasado la fecha límite Verde: Cuando la tarea se ha realizado bastantes días antes de la fecha límite. Página 21 de 23

22 Ámbar: Cuando la tarea se ha completado próxima la fecha límite. El último campo es un icono de texto amarillo que indica que la solicitud se ha rechazado en alguna ocasión. Si se pulsa en la solicitud, en la parte inferior de la pantalla aparecen los motivos de rechazo que ha habido sobre la misma: Para visualizar un informe, se selecciona el formulario a consultar se visualiza directamente: Página 22 de 23

23 O descargarlo a Excel seleccionado Página 23 de 23