NORMAS Y BASES PARA LA CANCELACIÓN DE ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL INCA RURAL.

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1 NORMAS Y BASES PARA LA CANCELACIÓN DE ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL INCA RURAL. Documento Normativo Noviembre de 2017

2 CONTENIDO MARCO LEGAL...3 INTRODUCCIÓN...5 OBJETIVO...6 GLOSARIO....7 DISPOSICIONES GENERALES...8 BASES GENERALES...9 PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS REGISTRO CONTABLE...11 TRANSITORIOS.11 ANEXOS

3 MARCO LEGAL Constitución Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Leyes Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley General de Responsabilidades Administrativas. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año correspondiente. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación. Códigos Código Fiscal de la Federación. Reglamentos Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Reglamento de la Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación. Reglamento del Código Fiscal de la Federación. 3

4 Decretos Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente. Decreto por el que se aprueba el Programa Sectorial de Desarrollo Agropecuario, Pesquero y Alimentario Acuerdos Acuerdo por el que se da a conocer las Reglas de Operación de los Programas de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación para el ejercicio fiscal correspondiente. Otras Disposiciones Programa Institucional INCA Rural Publicado en el DOF el 4 de marzo de Lineamientos Generales de Operaciones del Sistema Nacional de Capacitación y Asistencia Técnica Rural Integral. Norma de estimación de cuentas incobrables (NIFGG SP 03). Manual de Contabilidad Gubernamental para el Sector Paraestatal Federal. Acta Constitutiva INCA Rural. Estatutos Sociales del INCA Rural. Manual de Organización 2017 del INCA Rural, A.C. Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Financieros Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia 4

5 INTRODUCCIÓN El INCA Rural es una Asociación Civil de participación estatal mayoritaria sectorizada a la Secretaria de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, conforme a la relación de entidades paraestatales de la administración pública federal, sujetos a la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, cuya misión es la de desarrollar capacidades de la población rural y de profesionales e instituciones públicas, sociales y privadas, mediante el diseño, impulso y coordinación de estrategias de educación no formal participativas e innovadoras que contribuyan al fomento del desarrollo de un sector agroalimentario productivo, competitivo, rentable sustentable y justo, que incida en la seguridad alimentaria del país y la calidad de vida de la población rural. Para responder a esta misión, es necesario que el Instituto se encuentre apoyado en una administración que opere con eficiencia, eficacia y calidad los recursos disponibles, utilizando criterios claros, sencillos y orientados al cumplimiento normativo. Para lo cual se debe contar con una herramienta que apoye el proceso de depuración y cancelación de saldos en diferentes cuentas contables, lo cual hace necesario la actualización de los procedimientos para registrar las estimaciones contables y que de esa manera muestren razonablemente las cuentas que se consideran de difícil cobro, y en consecuencia se den de baja de la contabilidad institucional las cuentas por cobrar irrecuperables. En ese contexto, se requiere el desarrollado de las Normas y Bases para la Cancelación de Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del INCA Rural que se exponen en el presente documento, donde se establecen los criterios que habrán de utilizarse en el proceso de cancelación de adeudos a cargo de terceros y a favor del INCA Rural, cuando fuere notoria la imposibilidad de su cobro. 5

6 OBJETIVO El presente documento tiene como objetivo detallar las actividades a realizar para la aplicación de las estimaciones contables que muestren las cuentas por cobrar que se consideren de difícil cobro y se den de baja de la contabilidad institucional las cuentas por cobrar irrecuperables, con la finalidad de que la operación administrativa financiera de los recursos públicos sea real y transparente. 6

7 GLOSARIO INCA Rural Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A.C. OIC Órgano Interno de Control en el Inca Rural, A.C. Documentos y cuentas por cobrar Son títulos de crédito expedidos o endosados por terceros a favor del INCA Rural, para garantizar el cumplimiento de obligaciones a su cargo, tales como cheques, pagarés o letras de cambio. Incluye también la expedición de facturas del Instituto por ventas o prestación de servicios a crédito, así como la expedición de facturas o recibos por aportaciones de terceros para la realización de proyectos o desarrollos tecnológicos, entre otros conceptos pendientes de cobro. Responsabilidades Concepto destinado al registro de importes a cargo de servidores públicos, que se derivan de responsabilidades determinadas conforme a la Ley por autoridad competente, por instancias fiscalizadoras o bien por denuncias realizadas. Anticipo a proveedores Importes otorgados por el Instituto en forma anticipada a favor de terceros, derivados de contratos, pedidos u órdenes de servicios formulados con apego a la normatividad de adquisiciones, servicios y obra pública. Daño económico Es aquel que ocasiona menoscabo a la Hacienda Pública Federal y/o al Patrimonio del INCA Rural. Incobrabilidad Es aquella cuenta que no se puede cobrar, pagar, saldar o endeudar o que es muy dudoso cobro, cobranza o recaudación, depende también de la capacidad de pago o también en perdonar una deuda. Dictamen de incobrabilidad Documento emitido por autoridad competente mediante el cual determina la imposibilidad de cobro de un adeudo. Incosteabilidad Es cuando el costo para la recuperación del adeudo es mayor que el beneficio que se obtendría. 7

8 CAPÍTULO I.- DISPOSICIONES GENERALES Primero. - Las normas y bases contenidas en el presente documento son de observancia obligatoria para todas las áreas del INCA Rural, y su aplicación será responsabilidad de sus titulares. Segundo. - Las dudas o controversias en la aplicación del presente documento, serán resueltas por la DGAPA del INCA Rural. Tercero. - Las disposiciones contenidas en este documento, deberán observarse a partir de su aprobación por la Junta Directiva del INCA Rural, incluyendo su aplicación en aquellos asuntos o registros contables que se encuentren en proceso de dictamen, seguimiento o cancelación. Cuarto. - Solo procederá la cancelación de adeudos a cargo de terceros y a favor del INCA Rural, a través del Comité de Cancelación de adeudos del INCA Rural, A.C., cuando exista la imposibilidad práctica de cobro, en los términos del presente documento. Quinto. - La DGAPA del INCA Rural informará periódicamente a la Junta Directiva, a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) a través de la coordinadora sectorial, al Comité de Control y Desempeño Institucional (COCODI) y a la Dirección General del INCA Rural, sobre la cancelación de adeudos a favor del Instituto que hayan sido dictaminados como incobrables y que en consecuencia hayan sido cancelados. Sexto. Con fundamento en el artículo 58, fracciones X y XVII de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, se creó el Comité de Cancelación de Adeudos del Inca Rural, A.C., el cual tendrá como objetivos analizar, discutir, valorar y dictaminar las propuestas de dictámenes que se formulen para cancelar adeudos. Séptimo. El Comité de Cancelación de Adeudos del INCA Rural, A.C., estará integrado por los siguientes miembros: I.- Presidente, que será el titular de la DGAPA en la Entidad. II. Secretario Ejecutivo, que será la titular de la DAF en la Entidad. III. Vocales, que serán la Tesorería, el Departamento de Contabilidad y el Departamento de Recursos Materiales en la Entidad. IV. Invitados, que será la titular de la Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación, el titular de la Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión, las personas físicas o morales, académicos, servidores públicos y especialistas en el tema. V. Asesor, el Titular del Órgano Interno de Control en el INCA Rural, A.C. Los miembros a que se refieren las fracciones, I, II, III y participaran en las sesiones de dicho comité con voz y voto. Los miembros a que refiere la fracción IV y V solo tendrán voz. 8

9 Octavo. El Comité sesionará cuando así lo requiera y convocará a las sesiones de manera formal con tres días hábiles de anticipación a la celebración de la sesión que se indique debiendo anexar la carpeta correspondiente. CAPÍTULO II.- BASES GENERALES Noveno. - Se consideran incobrables e irrecuperables aquellos adeudos referentes a los siguientes casos: 1. Cuando el deudor haya fallecido, careciendo este de bienes en la sucesión. 2. Cuando la autoridad concursal competente declare la quiebra del deudor mediante sentencia y/o constancia de insolvencia. 3. Cuando se hayan concluido las instancias judiciales y extrajudiciales de mérito, agotándose los recursos legales aplicables. 4. Cuando durante las gestiones extrajudiciales se llegue a la certeza de que el deudor no tiene bienes embargables. 5. Por Incosteabilidad, atendiendo la relación costo beneficio, considerando el monto del adeudo, así como la erogación en gastos judiciales y extrajudiciales que se deban efectuar en cada caso en particular. 6. Por incapacidad física o mental permanente del deudor, dictaminada por autoridad competente. 7. Por declaración de presunción de muerte emitida por autoridad jurisdiccional. 8. Por prescripción del adeudo declarada por instancia competente. 9. Cuando se compruebe la no localización del deudor, habiéndose agotado las instancias legales. 10. Por resolución judicial emitida por autoridad competente, una vez agotadas las instancias o recursos correspondientes. 11. Cuando no exista soporte documental, previo a la elaboración del acta circunstanciada y dar vista al OIC. Décimo. - Los casos no previstos en la norma anterior, serán sometidos al Comité, exponiendo las documentales correspondientes. Décimo Primero. Los requisitos que deben cumplirse para la cancelación contable de las cuentas determinadas incobrables son: a) Que se encuentren registradas contablemente en cuentas de activo circulante: cuentas por cobrar, deudores diversos, responsabilidades, anticipo a proveedores y otras de naturaleza análoga. b) Que exista documentación soporte de la operación que originó el registro contable. c) Que se encuentre integrado el expediente de cuentas incobrables conforme a la norma siguiente. d) Que exista un dictamen de incobrabilidad, según corresponda al asunto, materia y origen del adeudo, emitido por el titular de la DGAPA. e) Opinión favorable del OIC. f) Acta de depuración y cancelación de adeudos a cargo de terceros. g) Acuerdo de la Junta Directiva del Instituto. 9

10 Décimo Segundo. El expediente de cuentas incobrables deberá contener: a) Originales o copias certificadas por autoridad facultada del documento o documentos que dieron origen al registro del adeudo, tales como: cheque, pagaré, letra de cambio, factura, recibo, contra recibo, solicitud de pago, contrato, fianza, entre otros. b) Estado de cuenta actualizado, emitido por el Departamento de Contabilidad. c) Documentos que demuestren las acciones realizadas para recuperar el adeudo tales como: oficios, memorándums, gestiones judiciales y extrajudiciales, actas, citatorios, etc., que demuestren que se agotaron las instancias correspondientes y que sirvieron de base para dictaminar su incobrabilidad. d) Dictamen de incobrabilidad. e) Acta de Depuración y Cancelación de Adeudos a Cargo de Terceros, de conformidad con el anexo *. f) La demás documentación que se requiera para acreditar los supuestos establecidos en el presente instrumento. Décimo Tercero. De no contar con el soporte documental que acredite el adeudo, el Departamento de Contabilidad, levantará Acta Administrativa de hechos en la que haga constar que no se cuenta con la información y/o documentación en los archivos del Instituto, informando al OIC, sin perjuicio de las sanciones que procedan. Décimo Cuarto. El Departamento de Contabilidad, será el responsable de integrar y resguardar los expedientes de cuentas incobrables señalados en el presente instrumento. Décimo Quinto. La DGAPA, será la responsable de llevar a cabo las acciones administrativas tendientes a la recuperación de adeudos a favor del Instituto. CAPÍTULO III.- PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS. Décimo Sexto. El Departamento de Contabilidad deberá elaborar un análisis de las cuentas por cobrar, para llevar a cabo la cancelación de las cuentas incobrables que se pretende cancelar. Décima Séptimo. La DGAPA emitirá el Dictamen de Incobrabilidad en un plazo no mayor a diez días hábiles posteriores a la recepción del expediente y su análisis respectivo. Décimo Octavo. El expediente deberá ser enviado al OIC en un plazo no mayor de tres días hábiles para que éste emita, en un término no mayor a diez días hábiles, su opinión sobre la aplicación del procedimiento respectivo o recomiende acciones complementarias. Décimo Noveno. En caso de que la opinión del OIC sea favorable, devolverá el expediente a DGAPA, en caso contrario ésta desahogará las acciones pertinentes, modificando en su caso el dictamen respectivo, para someterlo nuevamente a la opinión del OIC. Vigésimo. Una vez aprobada la cancelación del adeudo por parte de la Junta Directiva, la DGAPA, instruirá al Departamento de Contabilidad para que proceda a realizar el registro 10

11 contable del adeudo dictaminado como incobrable, el cual deberá de soportarse con el expediente original, y el acuerdo de aprobación de la Junta Directiva. Vigésimo Primero. Las presentes Normas y Bases no se aplicarán en los siguientes supuestos: a) Cuando se hubiese pagado la totalidad del adeudo y por omisiones administrativas, conste en los registros. b) Cuando exista duplicidad de las cuentas registradas. c) Cuando no exista adeudo y se haya asentado en los registros contables erróneamente. d) Cuando se haya emitido factura y el trabajo o servicio no se haya realizado. e) Y las demás que determine el Comité. CAPÍTULO IV.- REGISTRO CONTABLE. Vigésimo Segundo. El Departamento de Contabilidad afectará los registros contables y cancelación de que hayan sido dictaminadas favorablemente como incobrables, inmediatamente después de haber recibido el expediente, y se encuentre aprobado por la Junta Directiva. Vigésimo Tercero. Los registros contables correspondientes a la estimación de cuentas incobrables, los relativos a las bajas de las cuentas por cobrar y recuperación de las mismas en su caso, así como todos aquellos relacionados a la aplicación de las presentes normas y bases, se llevarán a cabo conforme a lo establecido en la NIFGG SP 003 Estimación de Cuentas Incobrables, de acuerdo al Catálogo General de Cuentas para el Sector Paraestatal y el Manual de Contabilidad Gubernamental para el Sector Paraestatal, emitidos por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e informes Sobre la Gestión Pública, dependiente de la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Vigésimo Cuarto. El Departamento de Contabilidad será responsable de la integración, guarda y custodia del expediente de acuerdo por lo señalado en las disposiciones fiscales y administrativas correspondientes. TRANSITORIOS Primero. Las Normas y Bases Generales para la Cancelación de Adeudos a cargos de terceros y a favor del INCA Rural, A.C., entrarán en vigor el día de su aprobación por la Junta Directiva del INCA Rural. Segundo. A partir de la fecha en que entre en vigor estas Normas y Bases, se dejan sin efecto las disposiciones que contravengan o se opongan a éstas. 11

12 ANEXOS 12

13 ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS En (1) el día (2)_ del mes de (3) de dos mil (4), a las (5) horas, en las instalaciones de (6) sitas en (7), se reunieron los CC. (8) _, quienes manifiestan, que se levanta la presente Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, que servirá como sustento para ajustar o cancelar la (s) cuenta (s) (9) _con los importes: (10), respectivamente; y que, en el mismo orden, la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta es_ (11), al tenor de las siguientes 12

14 ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS DECLARACIONES Manifiesta el (12) Procede registrar los siguientes 13) a las cuentas_ ACUERDO (14) por las cantidades (15), los cuales serán correspondidos con (16) _a las cuentas_ (17), por los importes (18), respectivamente. Los firmantes hacen constar que el examen, los documentos que se anexan y sus opiniones, se refieren al asunto que (19) _de (20) detalla en (21) ; y se han rubricado de conformidad los anexos y el documento de afectación contable, correspondiente al ajuste o cancelación a las cuentas indicadas en la presente Acta. Asimismo, declaran que presenciaron la invalidación de relacionados con la corrección, ajuste o cancelación de cuentas contables. (22) directamente El original de esta Acta y los anexos que en la misma se mencionan, por construir el soporte documental de los registros contables, son parte del documento de afectación contable y las copias quedan en poder de (23). Leída la presente Acta y no habiendo más que hacer constar, a las (24)_ hrs. del día (25) 12

15 ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS de_ (26) de dos mil_ (27)_, se dio por concluido el Acto, firmado de conformidad las personas que en el intervinieron, tanto al calce y margen de las hojas del Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, como en los anexos que forman parte de la misma. F I R M A S (28) 12

16 ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS Instructivo de llenado I. Para que esta Acta tenga validez, se requiere al menos de la participación de los titulares y responsables de la DAF, y de las áreas que hayan participado en el análisis, gestiones judiciales y extrajudiciales. II. III. El Acta no debe tener abreviaturas Llenado del Acta: (1) Indicar la localidad en la que se celebra el Acto. (2) Anotar con letra el día. (3) Asentar con letra el nombre del mes. (4) Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. (5) Indicar con letra la hora de inicio del Acto. (6) Anotar el nombre de la Dirección en donde se realiza el Acto. (7) Señalar el domicilio de las instalaciones en que se lleva a cabo la reunión. (8) Escribir el nombre completo, cargo que desempeña, entidad y unidad de adscripción, de cada uno de los representantes que participan en el acto. (9) Anotar el número y denominación de la(s) cuenta(s), especificando en su caso el nombre completo del deudor. (10) Escribir, en el orden en que mencionan las cuentas, el (los) monto (s) con número y letra. (11) Indicar la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta. (12) Asentar en primer término el nombre del declarante y en seguida la narración de las acciones y cuando fueron realizadas al interior de la entidad, así como las gestiones efectuadas, cuando, ante que instancia, áreas externas o personas, y los resultados obtenidos; asimismo, mencionar los nombres de los documentos y sus fechas, que apoyen lo dicho tales como estudios, dictámenes, citatorios, actas administrativas y judiciales, oficios, telegramas, etc., y la petición de que se anexen a este instrumento, como parte integrante. 12

17 ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS Asentar también, las atribuciones que tiene conferidas el declarante, y las disposiciones legales o de otra índole que les confieren, así como la opinión que tenga sobre el asunto en cuestión. (Sucesivamente se seguirá este procedimiento hasta agotar las declaraciones de los participantes en el Acto). (13) Señalar, según corresponda, cargo (s) o abono (s). (14) Especificar el número y denominación de la (s) cuenta (s), sub-cuenta (s) sub-subcuenta (s) correspondiente (s). (15) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto catorce. (16) Señalar, según corresponda, cargo (s) o abono (s). (17) Especificar el número y denominación de la (s) cuenta (s) correspondiente (s). (18) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto diecisiete. (19) Anotar, según sea el caso, el área correspondiente. (20) Señalar la denominación o razón social de la dependencia o entidad de que se trate. (21) Describir el nombre del documento (acta, acuerdo, memorándum, etc.) número de identificación y fecha (22) Especificar los documentos relativos que consignen derechos u obligaciones como pagarés, facturas, cheques, etc. Sus importes y fechas, respectivos. (23) Anotar el (los) nombre (s) de la (s) persona (s) que conservarán copia de esta Acta. Debe (n) corresponder a alguno (s) o todos los nombres a que se refiere el punto (8). (24) Anotar con letra la hora en que se dé por concluido el Acto. (25) Señalar con letra el día en que se dé por concluido el Acto. (26) Escribir el nombre del mes correspondiente. (27) Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. (28) Anotar el nombre completo y cargo del representante de los participantes. NOTA: Este modelo de Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, no es limitativo, por lo cual las áreas administrativas correspondientes podrán agregar, conforme a sus necesidades, la información que consideren aclaratoria, complementaria o de particular interés. 12

18 COMPETENCIA Y VIGENCIA Cualquier situación no prevista en las, será resuelta por el COMERI. Las presentes Normas y Bases entrarán en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna de INCA Rural, A.C. El presente Manual de Operación y Administración de la Normateca Interna del Inca Rural, A.C., fue aprobado por unanimidad por los integrantes del COMERI en la ****** Sesión Extraordinaria del *********************** de 2017, y posteriormente será presentado para su aprobación de la H. Junta Directiva. C. LIGIA NOEMÍ OSORNO MAGAÑA DIRECTORA GENERAL 12