NORMAS Y BASES PARA LA CANCELACION DE ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL INIFAP

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1 NORMAS Y BASES PARA LA CANCELACION DE ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL INIFAP Documento Normativo Julio de 2003

2 CONTENIDO MARCO JURÍDICO...1 INTRODUCCIÓN...2 OBJETIVOS...2 DEFINICIONES...3 NORMAS Y BASES GENERALES...5 CAPÍTULO I Normas Generales...5 CAPÍTULO II Bases Generales...8 TRANSITORIOS...9 ANEXOS...10

3 MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación 5-II-1917 y sus reformas. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Diario Oficial de la Federación 29-XII-1976 y sus reformas. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Diario Oficial de la Federación 14-V-1986 y sus reformas. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Diario Oficial de la Federación 31-XII-1976 y sus reformas. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Diario Oficial de la Federación 3-III Ley del Impuesto Sobre la Renta. Diario Oficial de la Federación 30-XII y sus reformas Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año Código Fiscal de la Federación. Diario Oficial de la Federación 31-XII-1981 y sus reformas. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Diario Oficial de la Federación 26-I-1990 y sus reformas. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Diario Oficial de la Federación 18-I Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Diario Oficial de la Federación 5-XI-1992 y sus reformas Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año Decreto por el que se crea el Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias, como un Organismo Público Descentralizado. Diario Oficial de la Federación 2-X Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias. Diario Oficial de la Federación 15-I Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, Subsistema del Sector Paraestatal, anexo 9.4. Vigente desde 1-I

4 INTRODUCCIÓN Por Decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 2 de octubre de 2001, se crea el Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias (INIFAP), como Organismo Público Descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propios, en sustitución del Órgano Administrativo Desconcentrado de la misma denominación. La misión del INIFAP es la de generar conocimientos científicos e innovaciones tecnológicas y promover su transferencia, considerando un enfoque que integre desde el productor primario hasta el consumidor final, para contribuir al desarrollo productivo, competitivo, equitativo y sustentable del sector forestal, agrícola y pecuario en beneficio de la sociedad. Para responder a esta misión, es necesario que el Instituto se encuentre apoyado en una administración que opere con eficiencia, eficacia y calidad los recursos disponibles, utilizando criterios claros, sencillos y orientados al cumplimiento normativo. En ese contexto, se han desarrollado las Normas y Bases para la Cancelación de Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del INIFAP que se exponen en el presente documento, donde se establecen los criterios que habrán de utilizarse en el proceso de cancelación de adeudos a cargo de terceros y a favor del INIFAP, cuando fuere notoria la imposibilidad práctica de su cobro. OBJETIVOS Establecer con claridad y sencillez las normas y bases a las cuales se sujetará la cancelación de adeudos incobrables a favor del INIFAP. Avanzar en el proceso de mejoramiento y modernización de la administración de los recursos financieros. Garantizar el cumplimiento normativo que rige la cancelación de adeudos registrados a favor del INIFAP. 2

5 DEFINICIONES Activo circulante Es el rubro del activo institucional que contiene las disponibilidades en caja, bancos e inversiones, que por sus características de liquidez pueden ser realizados en efectivo o consumidos de manera inmediata. De igual manera comprende los conceptos de realización en el corto plazo como documentos por cobrar, deudores diversos, almacenes de materiales de consumo y anticipo a proveedores, entre otros conceptos de naturaleza análoga. Documentos por cobrar Son títulos de crédito expedidos o endosados por terceros a favor del INIFAP, para garantizar el cumplimiento de obligaciones a su cargo, tales como cheques, pagarés o letras de cambio. Incluye también la expedición de facturas del Instituto por ventas o prestación de servicios a crédito, así como la expedición de facturas o recibos por aportaciones de terceros para la realización de proyectos o desarrollos tecnológicos, entre otros conceptos pendientes de cobro. Deudores diversos Se trata de importes otorgados a servidores públicos del Instituto, tales como: anticipos de gastos de viaje, gastos a comprobar, anticipos de sueldos y salarios y operación de fondos fijos de caja, sujetos a comprobación o devolución, en los términos de las disposiciones normativas aplicables. Responsabilidades Concepto destinado al registro de importes a cargo de servidores públicos, que se derivan de responsabilidades determinadas conforme a la Ley por autoridad competente, por instancias fiscalizadoras o bien por denuncias realizadas por la Unidad Jurídica. Anticipo a proveedores Importes otorgados por el Instituto en forma anticipada a favor de terceros, derivados de contratos, pedidos u órdenes de servicios formulados con apego a la normatividad de adquisiciones, servicios y obra pública. 3

6 Centros de costo De acuerdo con la estructura orgánica del INIFAP, se refiere a los Centros Regionales de Investigación (CIR), Centros Nacionales de Investigación Disciplinaria (CENID) y a Oficinas Centrales (OC). Unidades de costo De acuerdo con la estructura orgánica del INIFAP, comprende los Campos Experimentales (CE) independientemente de cualquier clasificación. INIFAP ó Instituto Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias, organismo descentralizado de la Administración Pública Federal, sectorizado a la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación. SAGARPA ó Coordinadora Sectorial La Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación. Daño económico Es aquél que ocasiona menoscabo a la Hacienda Pública Federal y/o al Patrimonio del INIFAP. Instancias Fiscalizadoras Son aquéllas facultadas para realizar auditorias y revisiones a las dependencias, órganos desconcentrados, entidades y Procuraduría General de la República, que formulan observaciones y/o recomendaciones en el ámbito de sus atribuciones, para coadyuvar al buen desempeño y cumplimiento de metas y objetivos, así como para sancionar a los servidores públicos involucrados en conductas ilícitas. Dichas instancias son la Unidad de Auditoria Gubernamental; los Auditores Externos y los Órganos Internos de Control. Unidad de Auditoria Gubernamental Unidad administrativa de la Secretaría de la Función Pública, facultada para ordenar y realizar en forma directa, por iniciativa de la propia dependencia, de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o de las coordinadoras de sector, las auditorias en las dependencias, órganos desconcentrados y entidades de la Administración Pública Federal, así como en la Procuraduría General de la República. 4

7 Auditores Externos Despachos especializados en auditoria, designados por la Unidad de Auditoria Gubernamental, en los órganos desconcentrados y entidades de la Administración Pública Federal, para la realización de auditorias específicas. Órgano Interno de Control en el INIFAP Ente que tiene a su cargo la fiscalización al interior del INIFAP, en el ámbito de sus atribuciones de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Comité de Control y Auditoria Cuerpo colegiado auxiliar que tiene como finalidad coadyuvar estratégicamente con el Órgano de Gobierno del INIFAP y las áreas que le reportan, según corresponda, en la evaluación del cumplimiento de los objetivos, metas y programas a cargo del Instituto y aquéllos que emanen de programas sectoriales y federales que permita fortalecer el apoyo en la toma de decisiones respecto a la problemática relevante, así como medir áreas sensibles y proclives a actos de corrupción. NORMAS Y BASES GENERALES CAPÍTULO I Normas Generales Artículo 1. Las normas y bases contenidas en el presente documento son de observancia obligatoria para los centros y unidades de costo del INIFAP, y su aplicación será responsabilidad de sus titulares. Artículo 2. Las dudas o controversias en la aplicación del presente documento, serán resueltas por la Dirección General de Administración en coordinación con la Unidad Jurídica del INIFAP, a propuesta escrita y fundada del centro o unidad de costo correspondiente. Artículo 3. Las disposiciones contenidas en este documento, deberán observarse a partir de su aprobación por la H. Junta de Gobierno del INIFAP, incluyendo su aplicación en aquellos asuntos o registros contables que se encuentren en proceso de dictamen, seguimiento o cancelación a esa fecha. Artículo 4. Solo procederá la cancelación de adeudos a cargo de terceros y a favor del INIFAP, cuando fuera notoria la imposibilidad práctica de cobro, en los términos del presente documento. 5

8 Artículo 5. La Dirección General de Administración del INIFAP informará periódicamente al Órgano de Gobierno, a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) a través de la coordinadora sectorial, al Comité de Control y Auditoria (COCOA) y al Director General del INIFAP, sobre la cancelación de adeudos a favor del Instituto que hayan sido dictaminados como incobrables y que en consecuencia hayan sido cancelados. Artículo 6. Se consideran incobrables e irrecuperables aquellos adeudos referentes a los siguientes casos: 1. Cuando el deudor haya fallecido, careciendo este de bienes en la sucesión. 2. Cuando la autoridad concursal competente declare la quiebra del deudor mediante sentencia y/o constancia de insolvencia. 3. Cuando se hayan concluido las instancias judiciales y extrajudiciales de mérito, agotándose los recursos legales aplicables. 4. Cuando durante las gestiones extrajudiciales se llegue a la certeza de que el deudor no tiene bienes embargables o cuando por incosteabilidad, atendiendo la relación costo beneficio, considerando el monto del adeudo, así como la erogación en gastos judiciales y extrajudiciales que se deban efectuar en cada caso en particular, lo propongan los centros o unidades de costo, acompañando la justificación correspondiente. 5. Por incapacidad física o mental permanente del deudor. 6. Por declaración de presunción de muerte emitida por autoridad jurisdiccional. 7. Por prescripción del adeudo declarada por instancia competente. 8. Cuando se compruebe la no localización del deudor, habiéndose agotado las instancias legales. Artículo 7. Los casos no previstos en el artículo anterior, serán sometidos a la aprobación a la H. Junta de Junta de Gobierno del INIFAP, exponiendo los antecedentes, gestiones realizadas y justificación de la cancelación del adeudo. Artículo 8. De conformidad con las atribuciones conferidas a los órganos internos de control por la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, éstos cuentan con la autoridad suficiente para llevar a cabo los procedimientos administrativos de responsabilidades y la atención de quejas y denuncias, imponiendo sanciones disciplinarias y económicas; asimismo, la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial tiene, entre otras atribuciones, tramitar, sustanciar y resolver los procedimientos disciplinarios derivados de las quejas y denuncias formuladas con motivo del incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal o de la Procuraduría General de la República, así como ejercer la facultad de atracción que le confiere el artículo 18 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, por la naturaleza de los hechos denunciados o la gravedad de las presuntas infracciones; llevar el registro de los servidores públicos sancionados; por ello, cuando exista responsabilidad determinada por los órganos fiscalizadores, este tipo de irregularidades determinadas, previo a ser 6

9 consideradas como incobrables, deberán observar invariablemente lo dispuesto en capítulo IV De las Responsabilidades, que establecen los artículos 156 al 186 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y sólo se considerarán como incobrables cuando se hagan constar por escrito por la instancia fiscalizadora correspondiente, actuando en el ámbito de sus atribuciones. Artículo 9. Los requisitos que deben cumplirse para la cancelación contable de las cuentas determinadas como incobrables son: 1. Que los adeudos se encuentren contablemente registrados en cuentas de activo circulante, tales como: documentos por cobrar, deudores diversos, depósitos en garantía, responsabilidades, anticipo a proveedores y otras de naturaleza análoga. 2. Que exista documentación soporte de la operación que originó el registro contable. 3. Que se encuentre integrado el expediente de cuentas incobrables. 4. Que exista un dictamen de incobrabilidad, según corresponda al asunto, materia y origen del adeudo, suscrito en el ámbito de sus atribuciones, por el Titular de la Unidad Jurídica del INIFAP, y/o Titular del Órgano Interno de Control en el INIFAP y/o cualquier órgano fiscalizador. Artículo 10. El expediente de cuentas incobrables deberá contener: 1. Originales o copias certificadas por autoridad facultada, del documento o documentos que dieron origen al registro del adeudo, tales como: (cheque, pagaré, letra de cambio, factura, recibo, contra recibo, contrato, fianza, estado de cuenta, etc.). 2. Documentación que demuestre las acciones tomadas para recuperar el adeudo (oficios, memorandos internos, gestiones judiciales y extrajudiciales, actas, notificaciones, citatorios, entre otros), que demuestren que se agotaron las instancias correspondientes y que sirvieron de base para el dictamen de incobrabilidad. 3. Dictamen de incobrabilidad, según corresponda al asunto, materia y origen del adeudo, suscrito en el ámbito de sus atribuciones por el Titular de la Unidad Jurídica del INIFAP, y/o Titular del Órgano Interno de Control en el INIFAP y/o cualquier órgano fiscalizador. 4. Acta de depuración y cancelación de saldos, requisitada de conformidad con el formato e instructivo de llenado contenidos en los anexos de este documento. 5. Documentación diversa que compruebe encontrarse en alguno de los casos detallados en el artículo 6 de este documento. 6. De no contar con los soportes documentales que acrediten el adeudo, el titular del centro de costo en coordinación con la Unidad Jurídica, levantarán acta administrativa en la que se haga constar que no se cuenta con la información y/o documentación en los archivos de la institución, informando oportunamente al Órgano Interno de Control, sin perjuicio de las sanciones que procedan. 7

10 CAPÍTULO II Bases Generales Artículo 11. Las áreas administrativas de los centros y unidades de costo donde se encuentren registrados los adeudos, serán responsables de obtener e integrar los expedientes de cuentas incobrables señalados en el artículo 10 de este documento. Adicionalmente deberán llevar a cabo las acciones administrativas tendientes a recuperar los adeudos a favor del Instituto. Artículo 12. Considerando que en los términos del artículo 47, fracción IV, inciso b) apartado A, numeral 2 del Reglamento Interior de la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, hoy Secretaría de la Función Pública, corresponde a las áreas de auditoria interna de los órganos internos de control, dar seguimiento a las observaciones determinadas en las auditorias y revisiones practicadas por los propios órganos internos de control; por lo tanto, los titulares de dichos órganos deberán promover la solventación de las observaciones formuladas por ellos y opinar sobre las acciones adoptadas para su atención. Por lo anterior será necesario contar con la opinión del titular de la Contraloría interna en el INIFAP o la instancia de fiscalización respectiva, cuando la cancelación de adeudos, sea para solventación de las observaciones formuladas. Artículo 13. De conformidad con la naturaleza de los adeudos, la Unidad Jurídica, los centros y unidades de costo y las Direcciones de Área correspondientes en Oficinas Centrales, realizarán las acciones judiciales y extrajudiciales según correspondan, encaminadas a la recuperación de los adeudos a favor del INIFAP. En caso de no ser viable su recuperación procederán en los términos de este documento para el trámite de cancelación correspondiente. Artículo 14. Las áreas de recursos financieros de las unidades y centros de costo, efectuarán los registros contables y cancelación de cuentas que hayan sido dictaminadas favorablemente como incobrables, inmediatamente después de haber recibido el expediente descrito en el artículo 9 de este documento. Artículo 15. Las áreas de recursos financieros de las unidades y centros de costo, serán responsables de la guarda y custodia de los expedientes de cuentas incobrables, una vez efectuada la cancelación del adeudo. Artículo 16. Será responsabilidad de las áreas de recursos financieros de los centros y unidades de costo, mantener actualizados los registros contables, ajustándose en todos sus términos a las normas y bases de este documento. Artículo 17. La Dirección de Recursos Financieros por conducto de la Subdirección de Contabilidad, deberá llevar un control estadístico de los adeudos cancelados, para informar anualmente en los términos del artículo 5 de las presentes normas y bases. 8

11 TRANSITORIOS Primero. Las Normas y Bases Generales para la Cancelación de Adeudos Incobrables, entrarán en vigor el día de su aprobación por el Órgano de Gobierno del INIFAP. Segundo. Se derogan todas las disposiciones reglamentarias y administrativas que se opongan a lo establecido por estos lineamientos y que se encuentren contenidas en manuales de operación, políticas y procedimientos del INIFAP. Tercero. Este documento formará parte del Manual para la Administración de los Recursos Financieros del INIFAP. Para ello la Dirección de Recursos Financieros instrumentará lo conducente en el término de 15 días hábiles siguientes a la aprobación del presente. 9

12 ANEXOS 10

13 ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS En (1) el día (2) del mes de (3) de dos mil (4), a las (5) horas, en las instalaciones de (6) sitas en (7), se reunieron los CC. (8), quienes manifiestan, que se levanta la presente Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, que servirá como sustento para ajustar o cancelar la (s) cuenta (s) (9) con los importes: (10), respectivamente; y que en el mismo orden, la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta es (11), al tenor de las siguientes: 11

14 ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS DECLARACIONES Manifiesta el (12) ACUERDO Procede registrar los siguientes (13) a las cuentas (14),por las cantidades (15), los cuales serán correspondidos con (16) a las cuentas (17), por los importes (18), respectivamente. Los firmantes hacen constar que el examen, los documentos que se anexan y sus opiniones, se refieren al asunto que (19) de (20) detalla en (21) ; y se han rubricado de conformidad los anexos y el documento de afectación contable, correspondiente al ajuste o cancelación a las cuentas indicadas en la presente Acta. Asimismo declaran que presenciaron la invalidación de (22), directamente relacionados con la corrección, ajuste o cancelación de cuentas contables. El original de esta Acta y los anexos que en la misma se mencionan, por construir el soporte documental de los registros contables, son parte del documento de afectación contable y las copias quedan en poder de (23). Leída la presente Acta y no habiendo más que hacer constar, a las (24) hrs. del día (25) 12

15 ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS de (26) de dos mil (27), se dio por concluido el Acto, firmado de conformidad las personas que en el intervinieron, tanto al calce y margen de las hojas del Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, como en los anexos que forman parte de la misma. F I R M A S (28) 13

16 ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS Instructivo de llenado I. Para que esta Acta tenga validez, se requiere al menos de la participación de los titulares y responsables de los Centros y Unidades de Costo correspondientes y de las áreas que hayan participado en el análisis, gestiones judiciales y extrajudiciales. II. III. El Acta no debe tener abreviaturas Llenado del Acta: (1) Indicar la localidad en la que se celebra el Acto. (2) Anotar con letra el día. (3) Asentar con letra el nombre del mes. (4) Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. (5) Indicar con letra la hora de inicio del Acto. (6) Anotar el nombre de la Unidad o Centro de Costo en donde se realiza el Acto. (7) Señalar el domicilio de las instalaciones en que se lleva a cabo la reunión. (8) Escribir el nombre completo, cargo que desempeña, entidad y unidad de adscripción, de cada uno de los representantes que participan en el acto. (9) Anotar el número y denominación de la(s) cuenta(s), especificando en su caso el nombre completo del deudor. (10) Escribir, en el orden en que mencionan las cuentas, el (los) monto (s) con número y letra. (11) Indicar la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta. (12) Asentar en primer término el nombre del declarante y en seguida la narración de las acciones y cuando fueron realizadas al interior de la entidad, así como las gestiones efectuadas, cuando, ante que instancia, áreas externas o personas, y los resultados obtenidos; asimismo, mencionar los nombres de los documentos y sus fechas, que apoyen lo dicho tales como estudios, dictámenes, citatorios, actas administrativas y judiciales, oficios, telegramas, etc., y la petición de que se anexen a este instrumento, como parte integrante. 14

17 ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS Asentar también, las atribuciones que tiene conferidas el declarante, y las disposiciones legales o de otra índole que les confieren, así como la opinión que tenga sobre el asunto en cuestión. (Sucesivamente se seguirá este procedimiento hasta agotar las declaraciones de los participantes en el Acto). (13) Señalar, según corresponda, cargo (s) o abono (s). (14) Especificar el número y denominación de la (s) cuenta (s), sub-cuenta (s) sub-subcuenta (s) correspondiente (s). (15) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto catorce. (16) Señalar, según corresponda, cargo (s) o abono (s). (17) Especificar el número y denominación de la (s) cuenta (s) correspondiente (s). (18) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto diecisiete. (19) Anotar, según sea el caso, la Unidad o Centro de Costo. (20) Señalar la denominación o razón social de la dependencia o entidad de que se trate. (21) Describir el nombre del documento (acta, acuerdo, mamorándum, etc.) número de identificación y fecha (22) Especificar los documentos relativos que consignen derechos u obligaciones como pagarés, facturas, cheques, etc. Sus importes y fechas, respectivos. (23) Anotar el (los) nombre (s) de la (s) persona (s) que conservarán copia de esta Acta. Debe (n) corresponder a alguno (s) o todos los nombres a que se refiere el punto (8). (24) Anotar con letra la hora en que se dé por concluido el Acto. (25) Señalar con letra el día en que se dé por concluido el Acto. (26) Escribir el nombre del mes correspondiente. (27) Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. (28) Anotar el nombre completo y cargo del representante de los participantes. NOTA: Este modelo de Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, no es limitativo, por lo cual las Unidades y Centros de Costo podrán agregar, conforme a sus necesidades, la información que consideren aclaratoria, complementaria o de particular interés. 15