NORMAS Y BASES PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DE LA COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS

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1 NORMAS Y BASES PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DE LA COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS XÓCHITL GÁLVEZ RUIZ, Directora General de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, con fundamento en lo dispuesto por el Artículo 11 de la Ley que creó a la Comisión y el Artículo 58, fracción XVII de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales; y C O N S I D E R A N D O Que con fecha 21 de mayo de 2003 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, Organismo Público Descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propio; y que con fecha 23 de abril de 2004 se publicó en ese mismo medio el Estatuto Orgánico de dicho organismo; Que la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, ha determinado modificar los criterios y términos de las Normas y Bases por las que se establecen los requisitos para llevar a cabo la cancelación de adeudos a cargo de terceros; Que las presentes Normas permitirán agilizar y facilitar la depuración de los adeudos a favor de la Comisión eliminando tareas de supervisión que no están al alcance del Comité de Control y Auditoria y de la Junta de Gobierno, contribuyendo con esto a simplificar la gestión en este rubro. Por lo anterior tengo a bien expedir las siguientes: NORMAS Y BASES PRIMERA.- Corresponderá a la Coordinación General de Administración y Finanzas, y la aprobación por mayoría del Comité de Cancelación de Adeudos, para los casos que así proceda, cancelar los adeudos a favor de la Comisión y a cargo de terceros; incluyendo en éstos a los exservidores públicos, cuya situación se encuentre en los supuestos de incobrabilidad, incosteabilidad o no localización de los deudores que establecen las presentes Normas y Bases. El Comité de Cancelación de Adeudos estará integrado por el titular de cada una de las siguientes áreas: La Unidad de Planeación y Consulta; La Unidad de Coordinación y Enlace; La Coordinación General de Administración y Finanzas; La Coordinación General de Programas y Proyectos Especiales; La Dirección de Recursos Humanos y Organización, y La Dirección de Programación y Presupuesto Que contará con la participación, como asesores, de la: Página 1 de 7

2 Dirección General de Asuntos Jurídicos; y del Órgano Interno de Control Autorizadas en la 4ª. Sesión de Junta de Gobierno [22-nov-06] SEGUNDA.- Las formalidades y requisitos previstos en las presentes Normas serán observados para aquellos adeudos que se encuentren radicados en las Unidades Administrativas Centrales y Foráneas de la Comisión. TERCERA.- Para determinar la cuantía de los adeudos a que se refieren estas Normas y Bases, se sumará la suerte principal de todos los que existan a cargo del mismo deudor en la fecha en que se inicie el procedimiento de cancelación. CUARTA.- Serán susceptibles de cancelación automática los siguientes adeudos: I.- Aquellos que sean menores a diez veces el salario mínimo mensual vigente en el Distrito Federal, y cuya antigüedad sea mayor a seis meses al momento del inicio del procedimiento de cancelación, y II.- Por muerte del deudor. Para el caso de las fracciones I y II, la Unidad Administrativa que solicite la cancelación, enviará a la Coordinación General de Administración y Finanzas la documentación Siguiente: 1) Solicitud de cancelación de adeudos, (ver anexo 1) que irá al frente del expediente y contendrá por lo menos: a) Nombre de la Unidad Administrativa; b) Fecha de solicitud de la cancelación; c) Nombre del deudor; d) Proyecto o partida presupuestal; e) Antigüedad del adeudo; f) Monto del adeudo; g) Breve resumen explicando los motivos de la solicitud de cancelación, especificando la Norma y Fracción de estas Normas y Bases en las que se fundamente su petición h) Número de fojas que se anexan; i) Firma del Administrador que solicita; y j) Visto bueno. 2) Original del Acta Circunstanciada de Hechos, que da constancia de las acciones realizadas en torno al adeudo; y 3) Auxiliar Contable donde se refleje el adeudo a cancelar. El visto bueno requerido en las solicitudes descritas en la presente Norma y la Norma Sexta y, donde el promovente sea una Delegación Estatal o un Centro Coordinador para el Desarrollo Indígena, éste invariablemente será del Delegado Estatal, para el caso de Sector Central el visto bueno será del Director de Programación y Presupuesto, quienes a su vez serán responsables de que la documentación se integre y envíe en los términos señalados. QUINTA.- Los adeudos que no se encuentren en el supuesto de la Norma Cuarta, podrán ser cancelados, previa autorización del Comité de Cancelación de Adeudos, en los siguientes casos: I.- En los que la autoridad competente haya dictado resolución o sentencia que se encuentre firme, en la cual impone al infractor la sanción económica respectiva por el adeudo que tenga con la Comisión; Página 2 de 7

3 II.- Por resolución o sentencia dictada por autoridad competente que se encuentre firme o ejecutoriada, que deje sin efecto la responsabilidad constituida; III.- Por prescripción en términos de la legislación civil, declarada por autoridad competente; IV.- Los incobrables, en cuanto se compruebe plenamente la insolvencia del deudor; V.- Los que correspondan a deudores no localizados, cuando habiéndose intentado la recuperación del adeudo en el domicilio del deudor y, agotada la búsqueda en las fuentes de verificación internas y externas, no se encuentre al deudor, ni bienes de su propiedad; VI.- Los de cobro incosteable, en aquellos casos en los cuales el costo de recuperación sea a cargo de la Comisión y éste rebase el 60% del importe del adeudo; VII.- Los que se deriven por recomendación de las instancias de fiscalización internas o externas y que no se encuentren en el supuesto de la Norma Cuarta, y VIII.- En los casos no previstos en las fracciones anteriores, siempre y cuando la Coordinación General de Administración y Finanzas establezca los argumentos para la cancelación del adeudo. En el supuesto de las fracciones I, II y III la cancelación del adeudo será soportada con la Resolución, Sentencia, Declaración o Acuerdo emitido por la autoridad competente. SEXTA.- Para solicitar la cancelación de los adeudos a que se refiere la Norma anterior, la Unidad Administrativa, atenderá el siguiente procedimiento: a) Solicitará por escrito a la Coordinación General de Administración y Finanzas mediante el formato establecido, la cancelación de los adeudos; (ver anexo 1) b) Integrará un expediente que contendrá: 1) Solicitud de cancelación de adeudos, que irá al frente del expediente y contendrá por lo menos: a) Nombre de la Unidad Administrativa; b) Fecha de solicitud de la cancelación; c) Nombre del deudor; d) Proyecto o partida presupuestal; e) Antigüedad del adeudo; f) Monto del adeudo; g) Breve resumen explicando los motivos de la solicitud de cancelación, especificando la Norma y Fracción de estas Normas y Bases en las que se fundamente su petición h) Número de fojas que se anexan; i) Firma del Administrador que solicita; y j) Visto bueno. 2) Original del Acta Circunstanciada de Hechos, que de constancia de las acciones realizadas en torno al adeudo; 3) Dictamen de Procedencia elaborado por la Dirección General de Asuntos Jurídicos; 4) Copia de la documentación soporte que acredite la existencia y la gestión del cobro del adeudo; y 5) Auxiliar Contable donde se refleje el adeudo que se pretende cancelar. c) El procedimiento de cancelación iniciará formalmente en la fecha de recepción de la Solicitud de Cancelación por la Coordinación General de Administración y Finanzas, con toda la documentación necesaria, y se interrumpirá cuando sea necesario recabar mayor Página 3 de 7

4 información. El periodo de recepción de solicitudes de cancelación por ningún motivo será mayor a los 10 días naturales posteriores a la fecha de cierre del trimestre. d) La Coordinación General de Administración y Finanzas verificará que la Solicitud de Cancelación recibida, contenga toda la documentación necesaria y de no ser así, solicitará su complemento a la Unidad Administrativa en un término no mayor de cinco días hábiles. e) Una vez que la Coordinación General de Administración y Finanzas tenga en su poder la Solicitud de Cancelación, en un término no mayor de diez días hábiles emitirá su opinión, conjuntamente con la Dirección General de Asuntos Jurídicos, sobre la procedencia o improcedencia de la cancelación de dicho adeudo. f) Cuando la Coordinación General de Administración y Finanzas y la Dirección General de Asuntos Jurídicos consideren que es procedente la cancelación de un adeudo, la primera convocará al Comité de Cancelación para que éste apruebe o no la cancelación. SÉPTIMA.- La Dirección General de Asuntos Jurídicos, determinará mediante dictamen si procede la cancelación de adeudos, cuando sean incobrables en razón de su cuantía o no se cuente con elementos suficientes para el ejercicio de las acciones legales necesarias para su cobro o recuperación. La cancelación de los adeudos a que se refiere la Norma Quinta sólo procederá cuando la Coordinación General de Administración y Finanzas, cuente con el dictamen favorable y la aprobación del Comité de Cancelación, debiendo emitir un acuerdo en el cual fundamente y motive las causas de la cancelación de los adeudos sometidos a su consideración. OCTAVA.- La Coordinación General de Administración y Finanzas, previo conocimiento del Comité de Cancelación podrá cancelar los adeudos descritos en la Norma Cuarta; para cancelar los adeudos descritos en la Norma Quinta será necesario contar con la aprobación del Comité de Cancelación, que de forma colegiada emitirá una resolución de la cual informará por escrito a la Unidad Administrativa solicitante. NOVENA.- A los servidores públicos que, estando obligados a promover la recuperación de los adeudos a favor de la Comisión, no lo hiciesen, el Órgano Interno de Control fincará la responsabilidad que proceda por sus omisiones; asimismo, serán responsables quienes por sí o por interpósita persona autoricen pagos, préstamos u otorguen cantidades en efectivo o bien faciliten el uso de bienes muebles en contravención a la normatividad interna de la Comisión, por los cuales se genere un adeudo incobrable. DÉCIMA.- Será obligación de las Unidades Administrativas la depuración de su cuenta de deudores diversos, con una periodicidad trimestral, la omisión en la atención a esta obligación pudiera derivar en responsabilidad en los términos de las presentes Normas y Bases DÉCIMO PRIMERA.- La cancelación del o los adeudos en los libros contables de la Comisión que se efectúen aplicando las presentes Normas, no libera al deudor de las obligaciones, ni de las sanciones que por responsabilidad civil, penal y/o administrativa se hayan generado como consecuencia del adeudo. DÉCIMO SEGUNDA- Una vez que se determine una cuenta por cobrar como incobrable, conforme a los supuestos de la Norma Cuarta o Quinta, la cancelación contable procederá por una sola vez por deudor y deberá contar con lo siguiente: Página 4 de 7

5 a) Que se encuentre registrada contablemente y que exista la documentación soporte de la operación que generó dicho adeudo y los oficios de autorizaciones para su cancelación; en caso de no contar con los soportes correspondientes, la Dirección de Programación y Presupuesto deberá levantar un Acta Circunstanciada de Hechos en la que se haga constar que no se cuenta con la información en los archivos de la Coordinación General de Administración y Finanzas, principalmente en los casos en que sean de ejercicios anteriores y se informará al Órgano Interno de Control. b) Que la Coordinación General de Administración y Finanzas haya registrado una provisión suficiente para cubrir las pérdidas que se presenten por este concepto, o en su caso, determine alguna medida especial que le autorice la Junta de Gobierno de la Comisión. Dicha provisión se calculará conforme al presupuesto autorizado y deberá ser razonable o equivalente para la cancelación de cuentas incobrables. Esta provisión se generará después de elaborarse un análisis y/ o estudio que se actualizará por lo menos, cada seis meses. Asimismo, esta provisión será el indicador para determinar si la Comisión convierte en recursos disponibles la cartera de cuentas por cobrar con el objeto de minimizar los saldos de las cuentas incobrables. En el caso de que ocurra lo contrario se deberán definir las medidas preventivas y correctivas de emergencia cuando existan incrementos significativos. DÉCIMO TERCERA.- Los servidores públicos de la Comisión, serán responsables de cualquier daño o perjuicio estimable en dinero que sufra el patrimonio de la Comisión por actos u omisiones que les sean imputables, o bien por incumplimiento o inobservancia de obligaciones derivadas de estas Normas y Bases, inherentes a su cargo o relacionadas con su función o actuación. DÉCIMO CUARTA.- La Dirección General de la Comisión informará a la Junta de Gobierno el monto de la cancelación de adeudos al amparo de las presentes Normas y Bases. DÉCIMO QUINTA.- La Comisión informará a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, los adeudos que hayan sido cancelados, de conformidad a lo establecido en el artículo 58, fracción XVII de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales DÉCIMO SEXTA.- Corresponderá a la Dirección General de Asuntos Jurídicos la interpretación y resolución de las dudas que se presenten en la aplicación de las presentes Normas y Bases. DÉCIMO SÉPTIMA.- Como medida preventiva, se hace de observancia obligatoria por parte de la Dirección de Recursos Humanos y Organización, del Jefe Administrativo o del Administrador de las Unidades Administrativas Foráneas, según competa, la verificación de no adeudo durante los cinco días siguientes al momento en que el servidor público informe de sus deseos de separarse de la Comisión. TRANSITORIOS PRIMERA.- Las presentes adiciones entrarán en vigor al día siguiente de su aprobación por la Junta de Gobierno de la Comisión. SEGUNDA.- La Coordinación General de Administración y Finanzas deberá realizar las modificaciones del Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Cancelaciones. Página 5 de 7

6 SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE ADEUDOS Anexo No. 1 FECHA: (1) UNIDAD ADMINISTRATIVA: (2) NOMBRE DEL DEUDOR: (3) CLAVE DEL PROYECTO: (4) NOMBRE: (5) PARTIDA PRESUPUESTAL: (6) ANTIGÜEDAD DEL ADEUDO: (7) MONTO DEL ADEUDO: (8) BREVE RESUMEN: (9) NÚMERO DE FOJAS QUE SE ANEXAN: (10) SOLICITANTE Vo. Bo. (11) (12) Página 6 de 7

7 Instructivo de llenado de la Solicitud de Cancelación de Adeudos Núm. Dice Debe anotarse 1 Fecha: Día, mes y año en que se elabora la solicitud. 2 Unidad Administrativa: Unidad que promueve la cancelación del adeudo. 3 Nombre del deudor: Nombre completo del ciudadano, programa o razón social a favor de que fueron erogados los recursos. 4 Clave del Proyecto: Clave Presupuestal del proyecto. 5 Nombre: Denominación del proyecto. 6 Partida Presupuestal: Numero de partida presupuestal que se afecta. 7 Antigüedad del adeudo: Años y meses de antigüedad del caso. 8 Monto del Adeudo: Importe en pesos y centavos en moneda nacional, del adeudo. 9 Breve Resumen: 10 Numero de fojas que se anexan: 11 Solicita: 12 Vo.Bo.: Descripción de los motivos de la solicitud de cancelación, especificando la Norma y Fracción de las Normas y Bases para cancelar adeudos a cargo de terceros y a favor de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas vigentes. Cantidad de fojas que sirven de soporte a la petición. Nombre y firma del del Director de Programación y Presupuesto o del Administrador de la Delegación/CCDI, que promueve la solicitud. Nombre y firma del Coordinador General de Administración y Finanzas o del Delegado Estatal. Página 7 de 7