COMITÉ TÉCNICO EJECUTIVO DE LA JUNTA DIRECTIVA

Transcripción

1 COMITÉ TÉCNICO EJECUTIVO DE LA JUNTA DIRECTIVA ASUNTO: MODIFICACiÓN AL MANUAL DE OPERACiÓN DEL GRUPO DE APOYO AL COMITÉ DE CUENTAS POR COBRAR PARA LA EVALUACiÓN Y SEGUIMIENTO DE SINIESTROS. DESCRIPCIÓN: En la Tercera Sesión Ordinaria del Comité de Cuentas por Cobrar, celebrada el 26 de octubre de 2004, se aprobó la actualización del Manual de Operación del Grupo de Apoyo al Comité de Cuentas por Cobrar para la Evaluación y Seguimiento de Siniestros, posteriormente, en la primera sesión ordinaria de la Junta Directiva, celebrada el 15 de marzo de 2005, se aprobó la cancelación del Comité de Cuentas por Cobrar de la Institución y la creación del Comité Técnico Ejecutivo de la Junta Directiva, así como su Manual de Operación. Con el propósito de adecuar y actualizar el Manual de Operación del Grupo de Apoyo al Comité de Cuentas por Cobrar para la Evaluación y Seguimiento de Siniestros, se somete a la consideración de este Comité Técnico Ejecutivo de la Junta Directiva las siguientes propuestas de modificación. DICE: Grupo de Apoyo al Comité de Cuentas por Cobrar para la Evaluación y Seguimiento de Siniestros. DEBE DECIR: Grupo de Apoyo al Comité Técnico Ejecutivo de la Junta Directiva para la Evaluación de 'Siniestros en la Dotación, Devolución y Premios Pagados por Organismos de Venta. DICE: 1.- CONSTITUCiÓN y FUNDAMENTO LEGAL El Comité de Cuentas por Cobrar fue instaurado el 1. de julio de 1993, en cumplimiento a los Artículos 56, 58 fracción X y 59 fracción IX, de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y bajo la anuencia de la H. Junta Directiva; SEGUNDA SESiÓN ORDINARIA SEPTIEMBRE 2005

2 COMITÉ TÉCNICO EJECUTIVO DE LA JUNTA DIRECTIVA mismo que de acuerdo a sus objetivos vio la necesidad de crear un Grupo de Apoyo al mismo; por lo que en el mes de marzo de 1996, el Comité de Cuentas por Cobrar instruyó la creación de un Grupo de Apoyo, con el fin de analizar los diversos siniestros ocurridos y determinar, en su caso los elementos que permitieran la liberación de adeudas generados por estas situaciones para facilitar, y optimizar la dictaminación del propio Comité. DEBE DECIR: DICE: CONSTITUCiÓN y FUNDAMENTO LEGAL El Grupo de Apoyo al Comité Técnico Ejecutivo de la Junta Directiva para la Evaluación de Siniestros en la Dotación, Devolución y Premios Pagados por Organismos de Venta, se constituye con fundamento en el inciso k) del CapítuloV. Atribuciones del Comité Técnico Ejecutivo, del Manual de Operación del Comité Técnico Ejecutivo de la Junta Directiva de la Lotería Nacional para la Asistencia Pública, mediante Acuerdo del Comité Técnico Ejecutivo Noo- de fecha El Grupo de Apoyo al Comité Técnico Ejecutivo de la Junta Directiva para la Evaluación de Siniestros, en la Dotación, Devolución y Premios Pagados por Organismos de Venta, tendrá una duración indefinida y su extinción la determinará el Comité Técnico Ejecutivo de la Junta Directiva INTEGRACION El Grupo de Apoyo se integrará con los representantes, a nivel Gerencia de las áreas que, de acuerdo al manual de operación del Comité de Cuentas por Cobrar de marzo de 2003, integran este Cuerpo Colegiado y con otras que por su carácter operativo resulten necesarias en su integración. GERENTE DE TESORERIA COORDINADOR GERENTE DE METROPOLITANA VENTAS AREA SECRETARIO EJECUTIVO GERENTE DE VENTAS FORANEAS GERENTE DE DESARROLLO DE SISTEMAS SUSTANTIVOS. VOCAL VOCAL 1" SEGUNDA SESiÓN ORDINARIA SEPTIEMBRE 2005

3 COMITÉ TÉCNICO EJECUTIVO DE LA JUNTA DIRECTIVA GERENTE DE CONTROL PRESUPUESTAl y VOCAL CONTABiliDAD. GERENTE DE CONTROL DE CALIDAD y DISTRIBUCiÓN. GERENTE DE CRÉDITO y COBRANZA. GERENTE DE SERVICIOS GENERALES VOCAL VOCAL VOCAL SUBDIRECCION GENERAL JURIDICA. ASESOR ORGANO DE CONTROL INTERNO AQUELLOS QUE LOS INTEGRANTES DEL GRUPO DE APOYO JUZGUEN CONVENIENTES Y TENGAN COMPETENCIA EN LOS ASUNTOS A TRATAR. ASESOR INVIT ADOS DEBE DECIR: 11.- INTEGRACION El Grupo de Apoyo se integrará con los representantes, a nivel Gerencia, de las áreas que de acuerdo a sus funciones tengan relación, en su proceso operativo y de registro, con la dotación, devolución de billetes de lotería y premios pagados. GERENTE DE TESORERIA COORDINADOR GERENTE DE VENTAS AREA METROPOLITANA SECRETARIO EJECUTIVO GERENTE DE VENTAS FORANEAS VOCAL GERENTE DE SUSTANTIVOS. GERENTE DE CONTABiliDAD. DESARROLLO DE SISTEMAS VOCAL CONTROL PRESUPUESTAL y VOCAL GERENTE DE CRÉDITO y COBRANZA. GERENTE DE SERVICIOS GENERALES VOCAL VOCAL DIRECCiÓN TÉCNICA JURíDICA ASESOR ORGANO INTERNO DE CONTROL ASESOR SEGUNDA SESiÓN ORDINARIA SEPTIEMBRE 2005

4 COMITÉ TÉCNICO EJECUTIVO DE LA JUNTA DIRECTIVA AQUELLOS QUE LOS INTEGRANTES DEL GRUPO IINVIT ADOS DE APOYO JUZGUEN CONVENIENTES Y TENGAN COMPETENCIA EN LOS ASUNTOS A TRATAR. DICE: III.-OBJETIVOS.Apoyar al Comité de Cuentas por Cobrar en la integración y análisis de los siniestros ocurridos que afectan la cartera de la institución..analizar los casos de devolución inútil no presentada en tiempo y forma de conformidad con los elementos presentados..analizar los siniestros de devolución de billete inútil ocurridos en el proceso de traslado, y aquellos que, por caso fortuito, no fueron devueltos de acuerdo a la normatividad..presentar ante el Comité de Cuentas por Cobrar las propuestas de acuerdo correspondientes a los asuntos ya analizados en el seno de este Grupo..Agilizar la solución de la problemática sobre devoluciones de billete siniestradas que se presenten, a efecto de obtener las mejores condiciones en la operación de la Entidad vía análisis costo-beneficio de los eventos a tratar. DEBE DECIR: OBJETIVO SE ADICIONA: Coadyuvar con el Comité Técnico Ejecutivo en la integración y análisis de los asuntos generados por siniestros o situaciones no imputables a los organismos de venta, sobre el proceso operativo y de registro de la dotación, devolución de billete, premios y reintegros, que permitan liberar los adeudos pendientes a través de la recopilación del soporte documental y del análisis de éstos, a fin de poder emitir una recomendación sobre casos concretos. // IV.- POLíTICAS DE OPERACiÓN SEGUNDA SESiÓN ORDINARIA SEPTIEMBRE 2005

5 DICE: COMITÉ TÉCNICO EJECUTIVO DE LA JUNTA DIRECTIVA IV.-ATRIBUCIONES Las atribuciones otorgadas por el Comité de Cuentas por Cobrar facultan al Grupo de Apoyo como auxiliar en el cumplimiento del objetivo del Comité de Cuentas por Cobrar respecto a la cartera de la Institución, coadyuvando en la integración y análisis de los asuntos generados por siniestros o situaciones no imputables a los organismos de venta sobre devolución de billete inútil, premios y reintegros, que permitan liberar los adeudos pendientes a través de la recopilación del soporte documental y del análisis de estos, a fin de poder emitir una recomendación sobre casos concretos. DEBE DECIR: v.- ATRIBUCIONES DEL GRUPO DE APOYO a) Analizar los casos de siniestro durante el traslado del billete al Organismo de Venta a efecto de solucionar su proceso operativo y registro contable en deudores diversos. b) Analizar los casos de devolución de billete útil e inútil no presentada en tiempo y forma con base en los elementos que motivaron el retraso en la entrega. c) Analizar los siniestros de devolución de billete útil o inútil ocurridos en el proceso de traslado, y aquellos que, por caso fortuito, no fueron devueltos de acuerdo a la normatividad vigente. d) Agilizar la solución de la problemática sobre devoluciones de billete siniestradas que se presenten, a efecto de obtener las mejores condiciones en la operación de la Entidad vía análisis costo-beneficio de los eventos a tratar. e) Analizar los casos de siniestros de paquetes de premios y reintegros ocurridos en el proceso de traslado a la Institución. f) Analizar los casos de retraso en el envío de la documentación comprobatoria original del pago, por parte del Organismo de Venta y, en su caso, aprobarla para se registro en Cartera. g) Presentar ante el Comité Técnico Ejecutivo las propuestas de acuerdo correspondientes a los asuntos ya analizados en el seno de este Grupo. SEGUNDA SESiÓN ORDINARIA SEPTIEMBRE 2005

6 COMITÉ TÉCNICO EJECUTIVO DE LA JUNTA DIRECTIVA SE ADICIONA: VI.- ATRIBUCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL GRUPO DE APOYO. DICE: MECANISMOS DE OPERACiÓN La Secretaria Ejecutiva, recabará la información inicial correspondiente a los asuntos a presentar al pleno del Grupo de Apoyo. DEBE DECIR: v.- VII.- MECANISMOS DE OPERACiÓN. DICE:.La Secretaría Ejecutiva recabará la información inicial correspondiente a los asuntos a presentar al pleno del Grupo de Apoyo, apegándose a lo establecido en el ANEXO l. IV. Los miembros de las áreas integrantes del Grupo de Apoyo, validaran la información presentada correspondiente a su incumbencia y en su caso, recabarán la documentación soporte faltante que sea requerida por el Grupo de Apoyo. DEBE DECIR: IV. Los miembros de las áreas integrantes del Grupo de Apoyo, validarán la información presentada correspondiente a su competencia y en su caso, recabarán la documentación soporte faltante que sea requerida por el Grupo de Apoyo. SE ELIMINA: En los casos de devolución inútil siniestrada en su trayecto a la Institución, se validara la información de los números contenidos en dicha devolución contra los listados emitidos por el sistema que registra los premios y reintegros pagados de Lotenal a efecto de constatar su estado de no cobro en caso de contener algún premio y/o reintegro. SE ADICIONA: VII. En los casos de devolución inútil siniestrada en su trayecto a la Institución, previo análisis del Grupo de Apoyo, ésta se registrará en una cuenta de Deudores Diversos y se presentará al Comité Técnico Ejecutivo para que emita la sanción ~ VII. SEGUNDA SESiÓN ORDINARIA SEPTIEMBRE 2005

7 x. COMITÉ TÉCNICO EJECUTIVO DE LA JUNTA DIRECTIVA correspondiente. En caso de que se llegara a cobrar algún premio o reintegro, éste se cargará a la Cartera Corriente del Organismo de Venta. SE ELIMINA: VIII. En los casos de devolución de premios y reintegros, que por alguna causa no hayan sido indemnizados al 100 por ciento por el seguros que cubre el envío de los mismos se presentara al análisis del Grupo de Apoyo el asunto junto con la indemnización otorgada por la compañía aseguradora o en su caso con la negativa de pago de la misma, así como con todos los elementos soporte. SE ADICIONA: VIII. Al término de la vigencia del Sorteo, se validará la información de los números contenidos en dicha devolución contra los listados emitidos por el sistema que registra los premios y reintegros pagados de Lotenal, a efecto de constatar su estado de no cobro, en cuyo caso se cancelará el cargo en la cuenta de Deudores Diversos. La Coordinación, solicitara el dictamen jurídico a la Subdirección General Jurídica de los asuntos correspondientes a devolución inútil siniestrada y de losque, por su carácter legal se consideren necesarios. DEBE DECIR: x. La Coordinación solicitará el dictamen jurídico por conducto de la Dirección Técnica Jurídica, de los asuntos correspondientes a la dotación, devolución de billete útil e inútil y premios y reintegros siniestrada y de los que, por su carácter legal se consideren necesarios. SE ADICIONA SE ELIMINA: VI.- En el caso de que un Organismo de Venta exceda el plazo establecido en el Manual de Normas de Crédito y Cobranza para enviar la documentación original comprobatoria del pago de un sorteo, la Gerencia de Crédito y Cobranza someterá a la consideración de los integrantes del Grupo de Apoyo, los elementos presentados por éste para justificar dicho retraso y, en su caso, aprobar su registro en Cartera Corriente del Organismo de Venta. DE LAS SESIONES SEGUNDA SESiÓN ORDINARIA SEPTIEMBRE 2005

8 "./8t.n~\. DICE: COMITÉ TÉCNICO EJECUTIVO DE LA JUNTA DIRECTIVA ADENDUM AL MANUAL DE OPERACiÓN INFORMACION DOCUMENTAL NECESARIA PARA INICIAR UN PROCESO ANTE EL GRUPO DE APOYO AL COMITE DE CUENTAS POR COBRAR EN LO REFERENTE A LOS DIVERSOS ASUNTOS SOBRE DEVOLUCION DE BILLETE INUTIL REPORTADA FUERA DE TIEMPO O FORMA O SINIESTRADA, ASI COMO A SINIESTROS DE PREMIOS Y REINTEGROS. DEBE DECIR: ANEXO I INFORMACiÓN DOCUMENTAL NECESARIA PARA INICIAR UN PROCESO ANTE EL GRUPO DE APOYO AL COMITE TÉCNICO EJECUTIVO DE LA JUNTA DIRECTIVA EN LO REFERENTE A LOS DIVERSOS ASUNTOS SOBRE DOTACiÓN Y DEVOLUCION DE BILLETE ÚTIL O INÚTIL REPORTADA FUERA DE TIEMPO Y FORMA O SINIESTRADA, Así COMO A SINIESTROS DE PREMIOS Y REINTEGROS. PROPUESTA DE ACUERDO: Con fundamento en los incisos k) y 1) del Capítulo V. del Manual de Operación del Comité Técnico Ejecutivo de la Junta Directiva, los integrantes del Comité aprueban las modificaciones al Manual de Operación del Grupo de Apoyo al Comité de Cuentas por Cobrar para la Evaluación y Seguimiento de Siniestros, en los términos presentados. Lic. Encargado 1-;- yder García Ortega de la Gerencia de Tesorería del Grupo de Apoyo / SEGUNDA SESiÓN ORDINARIA SEPTIEMBRE 2005

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20