MANUAL DE NORMAS Y BASES PARA CANCELACIÓN DE CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR IRRECUPERABLES.

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1 MANUAL DE NORMAS Y BASES PARA CANCELACIÓN DE CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR IRRECUPERABLES. 1 de 18

2 Para dar cumplimiento al artículo 58 fracción XVII de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, se publican las normas, bases y lineamientos para la cancelación de adeudos a cargo de terceros y a favor de la Comisión Nacional Forestal, que propone el C. DIRECTOR GENERAL para ser aplicadas en la Comisión Nacional Forestal, a partir de su entrada en vigor, las cuales quedan sujetas a la autorización de la Junta de Gobierno. 2 de 18

3 INDICE 1.- INTRODUCCIÓN OBJETIVO MARCO JURÍDICO BASES Y NORMAS ANEXO. (Acta de depuración y cancelación de saldos) INSTRUCTIVO DE LLENADO AUTORIZACIONES de 18

4 1.- Introducción Elevar la calidad del servicio público para garantizar la eficacia del quehacer gubernamental, así como dar absoluta transparencia a la gestión y desempeño de la Administración Pública Federal y en especial a las actividades de la Comisión Nacional Forestal, son los objetivos trazados en materia de desarrollo administrativo por el Ejecutivo Federal dentro del Plan Nacional de Desarrollo Para alcanzar dichos objetivos se tiene previsto, la instrumentación de normas y procedimientos dirigidos a prevenir la discrecionalidad de los servidores públicos, así como el impulso de una mejora regulatoria interna que, al mismo tiempo, facilite la actividad gubernamental y garantice la aplicación de controles indispensables. Bajo esta perspectiva la Comisión Nacional Forestal requiere contar con políticas, bases y lineamientos en materia de cancelación de adeudos a cargo de terceros y a favor de la entidad, para así tener una absoluta transparencia en su gestión y desempeño, por lo que, a través de su Junta de Gobierno, emite las presentes Normas, bases y lineamientos en materia de cancelación de adeudos a cargo de terceros y a favor de la CONAFOR, en cumplimiento con lo dispuesto por el artículo 58 fracción XVII de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y con sujeción al manual de normas presupuestarias, a las acuerdos expedidos por el Ejecutivo Federal en materia de productividad, transparencia, ahorro y eficiencia en el ejercicio del gasto público y, en términos generales, al marco jurídico que regula este tipo de actividades, con la finalidad de llevar a cabo acciones encaminadas al cumplimiento de los programas, proyectos, procesos y actividades Institucionales. 4 de 18

5 2.-OBJETIVO Establecer un mecanismo formal para la cancelación de adeudos en los registros contables de la Comisión Nacional Forestal mediante un ejercicio ordenado y debidamente normado respecto del uso de esta facultad, que evite conductas arbitrarias y discriminatorias, no sólo fijando los supuestos o hipótesis y las condiciones que se requieren para la cancelación de algún adeudo de los registros contables, sino también, estableciendo un procedimiento concreto y de carácter obligatorio para tal fin, considerando la intervención de las diversas autoridades responsables dentro de la estructura de la Comisión Nacional Forestal y estableciendo el marco de formalidades necesarias, para garantizar la aplicación moderada y debidamente justificada de la atribución que se otorga a los servidores públicos que intervengan. La razón de estas normas es pues, la eliminación de los registros contables que no justifican su permanencia en los estados financieros de la Comisión Nacional Forestal, dada su incobrabilidad, que se ve satisfecha a través de un procedimiento normativo que hace participar de una manera razonable a las autoridades de este Organismo, bajo supuestos y condiciones específicamente señaladas para este fin. 3.- MARCO JURÍDICO -- Ley General de Desarrollo Forestal Sustentable (Arts. 17, 19, 21, 22) Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Arts. 31 Fracc. XVII, 37 Fracc. IX) Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal (Art. 42) Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal (Arts. 84, 85 y 111) 5 de 18

6 Ley Federal de las Entidades Paraestatales (Art. 58. Fracc. XVII) Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales (Art. 28) Ley del Impuesto Sobre la Renta (Art. 29 Fracc. VI, Art. 31 Fracc. XVI) Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental C) Cuantificación en Términos Monetarios E) Costo Histórico H) Base de Registro I) Revelación Suficiente Norma de información financiera (NIF) 3.7 del Manual de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública emitido por la Subsecretaría de Egresos de la S.H.C.P. 4.- BASES Y NORMAS 1.- Las presentes disposiciones son de carácter interno administrativo y surtirán efectos exclusivamente en este ámbito y no frente a terceros deudores, que no se liberan de su obligación de pago. En ellas, se establecen los requisitos, procedimientos y formalidades que deben cumplirse para la cancelación de adeudos de los registros contables de la Comisión Nacional Forestal. Para entenderse como cancelado de los registros contables del Organismo, cada caso requerirá pronunciamiento expreso por parte del órgano colegiado competente. 6 de 18

7 Para los efectos de este documento, se entenderá por Organismo a la Comisión Nacional Forestal. 2.- Podrán ser cancelados de los registros contables del organismo, los adeudos que se encuentren en cualquiera de los siguientes casos: I. Cuando por omisiones administrativas del personal del organismo, resulte todavía algún adeudo a cargo de un deudor y no exceda del equivalente a diez días de salario mínimo general en el Distrito Federal y que tengan una antigüedad mayor de dos años al momento de su dictaminación o revisión, si así lo considera conveniente el propio Organismo. Para acreditar el supuesto anterior, al margen de los documentos que en este numeral se señalan, se requiere Acta Administrativa en la que consten los motivos, tipo de omisión, cuantía y referencia concreta de la operación que se trate, con señalamiento expreso de liberación del adeudo a favor del deudor. El documento deberá contener la validación del Gerente de Recursos Financieros del Organismo. II. Por incosteabilidad financiera-operativa, cuando las acciones de cobranza representen un gasto. La incosteabilidad deberá ser justificada por la Gerencia de Recursos Financieros y dictaminada por el Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables. Para la acreditación de este supuesto, al margen de los documentos que al final de este numeral se señalan, se requiere un análisis del costo financiero operativo que refleje la incosteabilidad de las acciones de cobro, validado por el Gerente de Recursos Financieros del Organismo. III. Por imposibilidad de localización del deudor, no se le conozcan bienes de los que sea titular el deudor, el adeudo no exceda del equivalente a diez días de salario mínimo 7 de 18

8 general en el Distrito Federal y la antigüedad de éste sea, al momento de su dictaminación, cuando menos de dos años. Para la acreditación de este supuesto, al margen de los documentos que al final de este numeral se señalan, se requiere Acta Administrativa en la que se establezca que el deudor no fue localizado en el o los domicilios registrados en la documentación que obra en poder del organismo, esta Acta será formulada por el notificador y validada por los responsables de las Gerencias de Recursos Financieros, Recursos Materiales, así como de la Unidad de Asuntos Jurídicos. IV. Cuando el adeudo, al momento de su dictaminación, tenga una antigüedad mayor a los cinco años, no exceda de treinta días de salario mínimo general en el Distrito Federal, que se hayan realizado, y ello se demuestre, gestiones extrajudiciales de cobro y la escritura en la que se haya formalizado la transmisión de propiedad, no se haya otorgado con reserva de dominio. VI. Cuando el adeudo, al tiempo de su dictaminación, tenga una antigüedad de dos a cinco años, no rebase al equivalente a cinco días de salario mínimo general en el Distrito Federal, que se hayan realizado, y ello se demuestre, gestiones extrajudiciales de cobro y la escritura en la que se haya formalizado la transmisión de propiedad, no se haya otorgado con reserva de dominio. VII. Cuando el deudor se encuentre incapacitado de manera permanente, parcial o total, contando con dictámenes médicos que así lo determinen, o, se trate de jubilados, personas de la tercera edad que carezcan de recursos suficientes para su subsistencia y demuestren tal situación ante el organismo, siempre que el adeudo no exceda de treinta días de salario mínimo general diario para el Distrito Federal. Para la acreditación de estos supuestos, al margen de los documentos que al final de este numeral se señalan, se requiere dictamen médico expedido por institución médica constituida y reconocida, en el primer caso; constancia de jubilación, en el segundo caso; y, Acta de Nacimiento tratándose del supuesto de la tercera edad. 8 de 18

9 VIII. Que el adeudo sea atribuible a persona que preste o haya prestado sus servicios para el organismo, que se haya generado en el ejercicio de sus funciones o con bienes del organismo, que la conducta que lo originó no sea delictiva, que al momento de su dictaminación tenga una antigüedad mayor de tres años, que se hayan realizado gestiones de cobro y que su monto no exceda del equivalente a treinta días de salario mínimo general en el Distrito Federal. Para la acreditación de estos supuestos, al margen de los documentos que en este numeral se señalan, se requiere constancia de situación laboral emitida por la Gerencia de Recursos Humanos, así como constancias de la Unidad de Asuntos Jurídicos y de la Contraloría Interna, con las que acredite que el deudor no se encuentra sujeto a investigación, o denuncia por actos o acciones de tipo delictivo en contra del organismo. Será necesario en todos los anteriores supuestos, agregar un estado de cuenta actualizado emitido por la Gerencia de Recursos Financieros; comprobantes de requerimiento de cobro extrajudicial, debidamente notificados; así como aquellos documentos que acrediten fehacientemente el adeudo tales como: el contrato, pagaré, póliza cheque, aviso o comprobación de comisiones o recibo de gastos a comprobar, entre otros, pudiendo presentarse uno o más de estos últimos, de acuerdo a la naturaleza del adeudo. Todos los documentos deberán ser emitidos y estar suscritos por la autoridad competente para ello y, en su caso, por las personas que en ellos intervengan. Cada propuesta de cancelación del Comité, deberá presentarse con el Acta de Depuración y Cancelación de Saldos que se adjunta a estas Normas y Bases. 3.- No podrán cancelarse adeudos de los registros contables del organismo, sin que se cumpla con los requisitos establecidos en alguno de los supuestos señalados en el numeral anterior, ni cuando se omitan las formalidades, o cuando no sea dictado por el órgano facultado para ello. Será potestativo para el Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables, dictaminar, proponer o no y cancelar o no los registros contables de adeudos, aún y cuando éstos 9 de 18

10 se adecuen a los supuestos que estas Normas y Bases establecen, debiendo atender, en todo momento, a los intereses del organismo. Cada cancelación de registro contable que contenga algún adeudo, requerirá pronunciamiento expreso y específico al caso que se aplica, vinculándolo con alguno de los supuestos contenidos en estas Normas y Bases y demostrando fehacientemente la realización concreta de las previsiones que en éstas se establecen. Excepcionalmente, el Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables, en casos plenamente justificados y probados, podrá cancelar algún adeudo de los registros contables del Organismo, sin encontrarse en los supuestos establecidos, o sin cumplirse con todos los requisitos en alguno de los casos señalados, siempre que se observen rigurosamente los procedimientos establecidos para cualquier cancelación y que se justifique por las Gerencias de Recursos Financieros y de Recursos Materiales del organismo, así como de la Unidad de Asuntos Jurídicos, que la misma represente una ventaja administrativa, financiera u operativa para el organismo. 4.- Para la ubicación de casos concretos a los supuestos señalados en estas Normas y Bases, habrán de considerarse aquellos sólo en función del monto neto del adeudo consignado en los documentos en que consten; cancelado un registro contable, se entienden cancelados también los accesorios que haya podido generar. Para la aplicación de los criterios referidos a los salarios mínimos generales, éstos deberán considerarse con los parámetros fijados para el Distrito Federal, al valor que tengan al momento de su dictaminación o revisión por parte del Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables, tratándose de las propuestas que emanen de la Gerencia de Recursos Financieros. 5.- El Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables, es el órgano colegiado competente para valorar y aprobar finalmente la cancelación de adeudos de los registros contables, en los casos y condiciones establecidos en estas Normas y Bases. Dicho Comité se integra por: 10 de 18

11 CARGO REPRESENTANTE Presidente Secretario Ejecutivo Secretario Técnico Vocales Asesor Coordinador General de Administración Gerente de Recursos Financieros Gerente de Recursos Materiales Titular de Asuntos Jurídicos Coordinador General de Planeación, Evaluación y Sistemas Contralor Interno en el Organismo Los integrantes del Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables tendrán voz y voto en las resoluciones que éste tome, a excepción del asesor, el cual solamente tendrá derecho de voz, pero sin voto. El Presidente en caso de empate tendrá voto de calidad. La Contraloría Interna podrá revisar, en cualquier momento, la correcta aplicación de estas Normas y Bases. 6.- El Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables sesionará cuando ello sea necesario y existan los suficientes asuntos a tratar considerando los casos que reciba o aquellos que sea necesario desahogar. La convocatoria será emitida por el Presidente del mismo. Esta incluirá los asuntos a tratar, debidamente documentados en carpeta anexa, la cual se enviará a sus miembros con una anticipación no menor de tres días. El Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables podrá sesionar con la mayoría de sus miembros y las decisiones que se tomen serán válidas con el voto a favor de las dos terceras partes de los miembros presentes. 7.- Los integrantes del Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables, no podrán nombrar suplentes para su representación en estos órganos; teniendo la obligación de asistir a las reuniones programadas o a las que se convoquen en forma extraordinaria, sin embargo, cuando el cargo esté vacante, o se encuentre incapacitada la persona que lo desempeña o exista caso fortuito o impedimento de fuerza mayor que justifique su inasistencia, el órgano podrá sesionar sin 11 de 18

12 su asistencia, de acuerdo a lo señalado en el numeral anterior, siendo válidos los acuerdos que se tomen. Para que tengan validez las sesiones del Comité deberán estar presentes, por lo menos, las dos terceras partes de sus integrantes. 8.- Corresponde al Gerente de Recursos Financieros, en el ámbito de sus respectivas competencias, proponer al Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables la revisión de aquellos adeudos en los que se cumpla con los supuestos y requisitos contenidos en las presentes Normas y Bases, para su cancelación de los registros contables del Organismo. Las propuestas presentadas por el Gerente de Recursos Financieros deberán contar con todos y cada uno de los elementos necesarios para su dictaminación y acompañarse de los documentos específicos que se requieran en cada caso. El Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables valorará y calificará, en cada caso, la procedencia de la solicitud de cancelación de adeudos de registros contables, y emitirá el Acta de Depuración y Cancelación de Adeudos en el que, de manera expresa, se asentarán, con la mayor precisión posible, los razonamientos del sentido de la calificación hecha. 9.- Es obligación de la Gerencia de Recursos Financieros integrar un expediente por cada deudor, incorporando todos los documentos que acrediten el adeudo y fundamenten la solicitud de cancelación del registro contable del mismo; establecer un riguroso control para su salvaguarda y fácil consulta; así como llevar a cabo, con apoyo de la Unidad de Asuntos Jurídicos de la Comisión Nacional Forestal, las acciones necesarias para la recuperación de la cartera a favor del Organismo, sean estas acciones judiciales o extrajudiciales; y en general, realizar los actos que se requieran, para tener actualizados y debidamente documentados cada uno de los adeudos generados a su favor, por la operación misma del Organismo El Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables dará a conocer a la Junta de Gobierno de la Comisión Nacional Forestal, todos los casos en que haya determinado procedente la cancelación de los registros contables de los adeudos y, en su caso, se informará al respecto a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, por conducto de la Secretaría de Medio 12 de 18

13 Ambiente y Recursos Naturales, como dependencia coordinadora de sector, en los términos que establezca la normatividad vigente y aplicable Para resolver las dudas que se presenten en la aplicación de las presentes Normas y Bases, es competente la Unidad de Asuntos Jurídicos. 5.- ANEXO ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS En (1) el día (2) del mes de (3) 13 de 18

14 de dos mil (4), a las (5) horas, en las instalaciones de la Comisión Nacional Forestal sitas en (6),se reunieron los CC. (7),quienes manifiestan, que se levanta la presente Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, que servirá como sustento para ajustar la(s) cuenta(s) (8) con los importes: (9), respectivamente; y que en el mismo orden, la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta es (10), al tenor de las siguientes: DECLARACIONES Manifiesta el (11). ACUERDO Procede registrar los siguientes (12) a las cuentas (13),por las cantidades (14), los cuales serán correspondidos con (15) a las cuentas (16), por los importes (17), respectivamente. 14 de 18

15 Los firmantes hacen constar que el examen, los documentos que se anexan y sus opiniones, se refieren al asunto que la Gerencia de Recursos Financieros de la Comisión Nacional Forestal detalla en (18) ; y se han rubricado de conformidad los anexos y el documento de afectación contable, correspondiente al ajuste a las cuentas indicadas en la presente Acta. Asimismo declaran que presenciaron la invalidación de (19),directamente relacionados con la corrección y/o ajuste de cuentas contables. El original de esta Acta y los anexos que en la misma se mencionan, por constituir el soporte documental de los registros contables, son parte del documento de afectación contable, y las copias quedan en poder de (20). Leída la presente Acta y no habiendo más que hacer constar, a las (21) hrs. Del día (22) de (23) de dos mil (24), se dio por concluido el Acto, firmando de conformidad las personas que en el intervinieron, tanto al calce y margen de las hojas del Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, como en los anexos que forman parte de la misma. Presidente (25) Representante del OIC (26) Secretario Ejecutivo (27) Otras (28) 6.- INSTRUCTIVO DE LLENADO I. Para que esta Acta tenga validez se requiere la presencia de los integrantes del Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables 15 de 18

16 II. El Acta no debe tener abreviaturas ni raspaduras. III. Llenado del Acta: (1) Indicar la localidad en la que se celebra el Acto. (2) Anotar con letra el día. (3) Asentar con letra el nombre del mes. (4) Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. (5) Indicar con letra la hora de inicio del Acto. (6) Señalar el domicilio de las instalaciones en que se lleva a cabo la reunión. (7) Escribir el nombre completo, cargo que desempeña, y unidad de adscripción, de cada uno de los representantes que participan en el acto. (8) Anotar el número y denominación de la(s) cuenta(s). (9) Escribir, en el orden en que mencionan las cuentas, el (los) monto(s) con número y letra. (10) Indicar la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta. (11) Asentar en primer término el nombre del declarante y en seguida la narración de las acciones y cuando fueron realizadas al interior de la Comisión Nacional Forestal, así como las gestiones efectuadas, cuando, ante que instancia, áreas externas o personas, y los resultados obtenidos; asimismo, mencionar los nombres de los documentos y sus fechas, que apoyen lo dicho tales como estudios, dictámenes, citatorios, actas administrativas y judiciales, oficios, telegramas, etc., y la petición de que se anexen a este instrumento, como parte integrante. Asentar también, las atribuciones que tiene conferidas el declarante, y las disposiciones legales o de otra índole que les confieren, así como la opinión que tenga sobre el asunto en cuestión. (Sucesivamente se seguirá este procedimiento hasta agotar las declaraciones de los participantes en el Acto). (12) Señalar, según corresponda, cargo(s) o abono(s). (13) Especificar el número y denominación de la(s) cuenta(s) correspondiente(s). (14) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto catorce. (15) Señalar, según corresponda, cargo(s) o abono(s). (16) Especificar el número y denominación de la(s) cuenta(s) correspondiente(s). (17) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto diecisiete. 16 de 18

17 (18) Describir el nombre del documento (acta, acuerdo, memorándum, etc.), número de identificación y fecha. (19) Especificar los documentos relativos que consignen derechos u obligaciones como pagarés, facturas, cheques, etc., sus importes y fechas, respectivos. (20) Anotar el (los) nombre(s) de la(s) persona(s) que conservarán copia de esta Acta. Debe(n) corresponder a alguno(s) o todos los nombres a que se refiere el punto (7). (21) Anotar con letra la hora en que se dé por concluido el Acto. (22) Señalar con letra el día en que se dé por concluido el Acto. (23) Escribir el nombre del mes correspondiente. (24) Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. (25) Anotar el nombre completo y cargo del Presidente del Comité y recabar firma. (26) Anotar el nombre completo y cargo del Representante del Órgano de Control Interno y recabar firma. (27) Anotar el nombre completo y cargo del Secretario Ejecutivo del Comité y recabar firma. (28) Anotar los nombres completos y cargos de los representes de otras áreas participantes y recabar firmas. 7.- AUTORIZACIONES 17 de 18

18 H. Junta de Gobierno, Acuerdo No ACU/04/03/2005 de fecha 06 de septiembre de La H. Junta de Gobierno de la Comisión Nacional Forestal, con fundamento en lo dispuesto en la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y demás disposiciones relativas, aprueba en sus términos el documento NORMAS Y BASES PARA CANCELACION DE CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR IRRECUPERABLES aplicable a la Comisión Nacional Forestal. 18 de 18