PROCEDIMIENTO PARA LA ACEPTACIÓN Y RECHAZO DE MUESTRAS DEL LABORATORIO DE ANÁLISIS FISICOQUÍMICOS.

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1 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: IBQ. IVÁN MUJICA SILVA JEFE DEL LABORATORIO M. EN SP. MARIO A. ALARCÓN ROMERO JEFE DEL DEPARTAMENTO M. EN SP. MARIO A. ALARCÓN ROMERO JEFE DEL DEPARTAMENTO CLAVE: QA-P-003 REVISIÓN N 2 SUSTITUYE A REVISIÓN N 1 EMISIÓN: EXPIRACIÓN: PÁGINA 1 DE 10 PROCEDIMIENTO PARA LA ACEPTACIÓN Y RECHAZO DE MUESTRAS DEL LABORATORIO DE DRA. ELIZABETH GODOY GALEANA DIRECTOR ACAPULCO, GRO. AGOSTO DEL 2015

2 1.- OBJETIVO Establecer el procedimiento para la aceptación y rechazo de las muestras que son enviadas al laboratorio de análisis fisicoquímico para su análisis. 2.- ALCANCE Este procedimiento es aplicable al personal del laboratorio de análisis fisicoquímicos, al personal de la Coordinación de Recepción de Muestras y Atención al Público (RM) y a los usuarios de los servicios del Laboratorio Estatal de Salud Pública de Guerrero (LESP) que requieran de análisis fisicoquímicos del marco analítico vigente (Anexo 3). 3.- DEFINICIONES Muestreo: a las actividades desarrolladas para obtener volúmenes de agua en sitios seleccionados del sistema de abastecimiento, de tal manera que sean representativos de éste, con el propósito de evaluar características físicas, químicas. Parámetro: a la característica del agua que se evalúa o mide. Preservación de la muestra: al proceso y medidas por los cuales, se reducen al mínimo los cambios de las características de la muestra durante el tiempo que transcurre entre el muestreo y el análisis. Punto de muestreo: posición precisa en una zona determinada donde son tomadas las muestras. 4.- DOCUMENTOS APLICABLES Formato de solicitud de análisis (AB-F-001). Instructivo para el llenado de la solicitud de análisis (AB-I-016). Procedimiento para la toma, manejo, conservación, transporte y envío de muestras de alimentos, bebidas, aguas y otros productos (CC-P-002). Instructivo de cancelación y rechazo de muestras ingresadas al programa SIGECOM (IF-I-003).. Productos y servicios. Agua y hielo para consumo humano, envasados y a granel. Especificaciones sanitarias (QA-DE-012). NOM-001-ECOL Que Establece los límites máximos permisibles contaminantes en las descargas de aguas residuales en aguas y bienes nacionales (QA-DE-001). PROYECTO de Norma Oficial Mexicana PROY-NOM-230-SSA Normas Mexicanas Correspondientes a los Métodos de Prueba de las Determinaciones Fisicoquímicas (Ver anexo 8.3). SUSTITUYE A REVISIÓN N. 1 EXPIRACIÓN: PÁGINA 2 DE 10

3 5.- RESPONSABILIDADES 5.1 JEFE DE LABORATORIO. Actualizar este procedimiento y supervisar el cumplimiento del mismo. Notificar por escrito sobre cualquier actualización o cambio en este procedimiento a la coordinación de recepción de muestras. Aclarar con el Coordinador de Recepción de Muestras y Atención al Público Solicitudes de rechazos temporales si así se requiere, utilizar el formato (RM-F-010). Imprimir rechazos generados por los químicos analistas desde el programa SIGECOM. Notificar al jefe de departamento de control clínico y ambiental sobre cualquier actualización de este procedimiento para su revisión y aprobación en el MASTER WEB. 5.2 PERSONAL DE LA COORDINACIÓN DE RECEPCIÓN DE MUESTRAS Y ATENCIÓN AL PÚBLICO. Difundir los lineamientos establecidos en este procedimiento a los usuarios de los servicios del LESP, que requieran de análisis fisicoquímicos. Aplicar los criterios de aceptación y rechazo de muestras establecidos en este procedimiento. Registrar las muestras en el programa SIGECOM según el instructivo (RM-I-005) y asignar el registro general y clave (QA) del laboratorio de análisis fisicoquímicos. Rechazar las muestras que no cumplan con los requisitos establecidos en este procedimiento, y generar el rechazo en el programa SIGECOM especificando las causas, ver instructivo (IF-I-003), notificar por escrito al laboratorio de análisis fisicoquímicos mediante el formato de informe de rechazo definitivo (RM-F-001). Notificar por escrito la cancelación de registros (QA) al laboratorio de análisis fisicoquímicos, mediante el formato de notificación de cancelación de registro (RM-F-014). Registrar en el apartado de observaciones de la bitácora de entrega de muestras del laboratorio de análisis fisicoquímicos (RM -B-001), los registros y motivo de rechazo de las muestras rechazadas por el laboratorio de análisis fisicoquímicos al momento de su entrega. 5.3 QUÍMICOS ANALISTAS. Aplicar los criterios de aceptación y rechazo de muestras establecidos en este procedimiento al recibir las muestras en el laboratorio y registrar en la bitácora de la coordinación de recepción de muestras (RM-B-001), la fecha, hora y firma o rubrica. Registrar la firma o rubrica, fecha y hora en la solicitud de análisis de las muestras recibidas y registrarlas en la bitácora de registro general de muestras (QA-B-01). En caso de rechazo de muestras: a) Registrarlo en la bitácora de registro general de muestras (QA-B-01), especificando las causas en el apartado de observaciones. b) Generar el rechazo en el programa SIGECOM. Informar al jefe del laboratorio o signatario (en ausencia del jefe) sí alguna muestra es rechazada. SUSTITUYE A REVISIÓN N. 1 EXPIRACIÓN: PÁGINA 3 DE 10

4 5.4 AUXILIARES DE LABORATORIO. Aplicar los criterios de aceptación y rechazo de muestras establecidos en este procedimiento al recibir las muestras en el laboratorio y registrar en la bitácora de la coordinación de recepción de muestras (RM-B-001), la fecha, hora y firma o rubrica. Registrar la firma o rubrica, fecha y hora en la solicitud de análisis de las muestras recibidas y registrarlas en la bitácora de registro general de muestras (QA-B-01). Informar al jefe del laboratorio o signatario (en ausencia del jefe) sí alguna muestra no cumple con los requisitos y requiere ser rechazada. 6.- DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Los lineamientos que establecen las condiciones óptimas para la toma, manejo y transporte de muestras, con el fin de reflejar las características que la muestra presenta al momento de la recolección se puntualizan de manera general en el procedimiento para la toma, manejo, conservación, transporte y envío de muestras de alimentos, bebidas, aguas y otros productos (CC-P- 002). Sin embargo existen condiciones específicas de preservación de las muestras que corresponde al laboratorio definir y actualizar. Por lo tanto, será causa de rechazo el incumplimiento de cualquiera de los factores que a continuación se señalan: 6.1. IDENTIFICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LA MUESTRA Identificación de la Muestra - La muestra debe venir identificada mediante una etiqueta con la siguiente información: PRODUCTO: Describir de forma precisa el tipo de muestra ( Ejemplo: agua potable, agua purificada, agua de pozo). PROCEDENCIA (PUNTO DE MUESTREO): Describir el lugar exacto donde fue recolectada la muestra, Localidad y Municipio. JURISDICCIÓN/COORDINACIÓN SANITARIA: Escribir a que Jurisdicción pertenece el Municipio que envía la muestra (Número representativo). GIRO COMERCIAL/REFERENCIA: Describir la institución, negocio particular u organismo público o privado que realiza el envío de las muestras. PROPIETARIO: Escribir el nombre del propietario. TEMPERATURA: Escribir la temperatura ( o C) de la muestra en la recolección. NÚMERO DE MUESTRA: Especificar el orden en que fueron tomadas las muestras. FECHA: Colocar el Día/Mes/Año, de la recolección de la muestra. NOMBRE Y FIRMA DEL VERIFICADOR: Escribir el nombre completo de la persona encargada de recolectar la muestra y su firma. HORA: Registrar la hora en que la muestra fue recolectada: Hora/Minutos. SUSTITUYE A REVISIÓN N. 1 EXPIRACIÓN: PÁGINA 4 DE 10

5 Documentación de la Muestra a) Solicitud de análisis (Ver Formato de Solicitud de análisis AB-F-001 e Instructivo para el llenado de la Solicitud de análisis AB-I-016), Acta u Oficio que avale la recepción de la muestra al LESP, la cual debe contener la siguiente información en el apartado de IDENTIFICACIÓN DE LA MUESTRA: GIRO COMERCIAL/REFERENCIA: Nombre de la dependencia, establecimiento o propietario. DOMICILIO: Dirección donde son tomadas las muestras (Describir el punto de muestreo de tal manera que se puedan tomar otras muestras en el mismo lugar). LOCALIDAD: Población, ciudad, comunidad, de donde se toma la muestra. MUNICIPIO: Municipio al que pertenece la localidad de donde se toma la muestra. ESTADO: Estado donde fue tomada la muestra. C.S: El número de la coordinación sanitaria correspondiente a su localidad. DEPENDENCIA: Institución que solicita el muestreo, gubernamental o particular. No. ACTA, FACTURA U OFICIO. MOTIVO DE MUESTREO: Describir de manera concreta y legible el Motivo del Muestreo (Por Contingencia, Programa, Interés Particular u Otro (especificar)). b) Referencias de Muestreo DESCRIPCIÓN DE LA MUESTRA: Especificar el tipo de muestra, cantidad, No. de lote y Fecha de caducidad (cuando aplique), reactivo empleado para la preservación (cuando aplique). FECHA Y HORA: Registrar la fecha y hora de toma de muestra. T ( o C): Registrar la temperatura que presenta la muestra en el momento de muestreo. EXAMEN: Indicar con una X en FQ (Análisis Fisicoquímicos). NOMBRE Y FIRMA DEL INTERESADO: Registrar el nombre y la firma del propietario o responsable del lugar o establecimiento. NOMBRE Y FIRMA DEL VERIFICADOR: Registrar el nombre y la firma de la persona que realiza el muestreo. RECIBIÓ: Firma o Rubrica del personal que recibe la muestra en el laboratorio de análisis fisicoquímicos. FECHA Y HORA: Registrar la fecha y la hora en que se reciben las muestras en el laboratorio de análisis fisicoquímicos. c) Espacios sombreados en la solicitud de análisis exclusivos de la coordinación de recepción de muestras: REG-CLAVE*: Etiqueta que contiene el código de barras con el número del registro y la clave del laboratorio correspondiente. T ( o C)*: Temperatura que presenta la muestra a la llegada al laboratorio en la coordinación de recepción de muestras. NOMBRE DEL RECEPCIONISTA Y SELLO*: Registrar el nombre del personal que recibe la muestra en la coordinación de recepción de muestras, y sellar de recibido la solicitud original y copia. SUSTITUYE A REVISIÓN N. 1 EXPIRACIÓN: PÁGINA 5 DE 10

6 Nota 1: Lo indicado en la solicitud de análisis debe coincidir con la muestra y su etiqueta. En caso contrario, se realizarán las aclaraciones correspondientes RECOLECCIÓN, CONSERVACIÓN, TRANSPORTE Y ESPECIFICACIONES ESPECIALES DE LA MUESTRA Agua purificada, destilada o hielo. - La muestra debe ser el producto terminado, sellado. Una vez abierta la tapa el periodo máximo entre la toma de muestra y el inicio del análisis, debe ser de 24 horas a temperatura ambiente; de no ser así se tendrá que mantener la muestra refrigerada por un máximo de 72 horas. - La cantidad mínima de muestra deben ser 2 litros, en caso de que la presentación del producto terminado sea menor a la cantidad establecida traer los productos terminados según se requiera. (Agua en bolsa de 250 ml, deben traer ocho bolsas). - Cuando la muestra sea Hielo debe conservarse a una temperatura de 0 C o menor y transportarse en una hielera, termo o termo limpio hasta el momento de entrega al LESP Agua potable ( red, llave, filtro, cisterna) y Agua de fuentes naturales (pozo, lago, manantiales, ríos). - Las muestras para todas las determinaciones exceptuando Dureza deben colectarse de la siguiente manera: Se deben tomar las muestras en envases limpios de polietileno o de vidrio. Colectar un volumen mínimo de 2.0 Litros y preservar la muestra de 4 a 10 C hasta su análisis (No debe añadirse aditivo alguno). El tiempo máximo de almacenamiento previo al análisis es de 72 horas. Sin embargo, se recomienda realizar el análisis dentro de las 24 horas posteriores a su colecta. - Las muestras que requieran la determinación de Dureza Total deben tomarse como se describe a continuación: Recolectar un volumen de muestra, homogéneo y representativo, aproximadamente 500 ml en un frasco de polietileno o vidrio de borosilicato. Acidificar la muestra con ácido nítrico al 10% hasta ph 2; normalmente 4 ml son suficientes. Mantener la muestra en refrigeración a 4 a 10 ºC hasta el momento del análisis. El tiempo máximo de almacenamiento previo al análisis recomendado es de 14 días. Nota 2: Las muestras tomadas deben colocarse en hielera con bolsas refrigerantes o bolsas de hielo cerradas para evitar que el agua de deshielo contamine las muestras MUESTRAS ESPECIALES. Toda Muestra de contingencia o situación especial deberá traer anexa la documentación soporte (Acta, Oficio, Nota informativa, etc.) en la que especifique claramente el motivo muestreo, ésta información debe asentarse en el formato de Solicitud de Análisis (AB-F-001) y etiqueta de la muestra, para justificar cualquier omisión a los criterios establecidos en este procedimiento. SUSTITUYE A REVISIÓN N. 1 EXPIRACIÓN: PÁGINA 6 DE 10

7 7.- DIAGRAMA DE FLUJO O ALGORITMO INICIO SE RECIBEN LAS MUESTRAS AL LESP EN LA COORDINACIÓN DE RECEPCIÓN DE MUESTRAS (RM) Y SE REGISTRA EN EL SIGECOM SE APLICAN LOS CRITERIOS QA-P-003 RM INGRESA LA MUESTRA AL LAB. DE ANÁLISIS FISICOQUÍMICOS SI CUMPLE CON LOS CRITERIOS? NO RM RECHAZA LA MUESTRA Y GENERA EL RECHAZO EN EL PROGRAMA SIGECOM RM NOTIFICA SOBRE EL RECHAZO POR ESCRITO AL LAB. DE ANÁLISIS FISICOQUÍMICOS MEDIANTE EL FORMATO RM-F-001 EL LAB. DE ANÁLISIS FISICOQUÍMICOS RECIBE LA MUESTRA Y LA REGISTRA EN LA BITÁCORA QA-B-01 CUMPLE CON LOS CRITERIOS? NO RECHAZAR LA MUESTRA, REGISTRARLA EN OBSERVACIONES Y GENERA EL RECHAZO EN EL PROGRAMA SIGECOM SI LA MUESTRA SE ANALIZA FIN DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ACEPTACIÓN Y RECHAZO DE MUESTRAS DEL LABORATORIO DE SUSTITUYE A REVISIÓN N. 1 EXPIRACIÓN: PÁGINA 7 DE 10

8 8.- ANEXOS 8.1. CONTROL DE CAMBIOS GC-F NORMAS MEXICANAS CORRESPONDIENTES A LOS MÉTODOS DE PRUEBA DE LAS DETERMINACIONES FISICOQUÍMICAS MARCO ANALÍTICO VIGENTE. SUSTITUYE A REVISIÓN N. 1 EXPIRACIÓN: PÁGINA 8 DE 10

9 8.2. NORMAS MEXICANAS CORRESPONDIENTES A LOS MÉTODOS DE PRUEBA DE LAS DETERMINACIONES FISICOQUÍMICAS. TIPO DE ANÁLISIS REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA OLOR TURBIEDAD CLORO RESIDUAL LIBRE FLUORUROS CLORUROS DETERMINACIÓN DE ph DUREZA. Productos y servicios. Agua y hielo para consumo humano, envasados y a granel. Especificaciones sanitarias. NMX-AA-073-SCFI Análisis de agua determinación de cloruros totales en aguas naturales, residuales y residuales tratadas Método de pruebas. NMX-AA-008-SCFI Análisis de Agua Determinación del ph Método de Prueba. NMX-AA-072-SCFI Análisis de agua. Determinación de dureza total en aguas naturales, residuales y residuales tratadas. Método de prueba. SUSTITUYE A REVISIÓN N. 1 EXPIRACIÓN: PÁGINA 9 DE 10

10 8.3. MARCO ANALÍTICO VIGENTE. TIPO DE MUESTRA O PRODUCTO AGUA POTABLE (RED, CISTERNA, TANQUE, FILTRO, LLAVE, PLANTA POTABILIZADORA, PRESA) AGUA PURIFICADA (GARRAFÓN, BOTELLA, BOLSA) AGUA DE FUENTES NATURALES TIPO DE ANÁLISIS Olor Turbiedad Cloro residual libre (2) Cloruros totales Dureza total ph Fluoruros Olor Turbiedad Cloro residual libre (2) Fluoruros Olor Turbiedad Cloro residual libre (2) Cloruros totales MÉTODO DE PRUEBA Organoléptico NMX-AA-073-SCFI-2001 NMX-AA-072-SCFI-2001 NMX-AA-008-SCFI-2011 Organoléptico Organoléptico NMX-AA-073-SCFI-2001 MUESTRA REQUERIDA 2000 ml 2000 ml 2000 ml ESTABILIDAD DE LA MUESTRA (TEMPERATURA*) Refrigeración 72 Horas. Nota: Para Dureza mínimo 500 ml (Acidificados con 4 ml de Ácido nítrico al 10 %). Ambiente 72 Horas. Refrigeración 72 Horas. DÍAS DE PROCESO Lunes a Viernes de 08:00-15:30 Hrs. Lunes a Viernes de 08:00-15:30 Hrs. Lunes a Viernes de 08:00-15:30 Hrs. ENTREGA DE RESULTADOS (1) (POZO, LAGO, MANANTIAL) Dureza total NMX-AA-072-SCFI-2001 Nota: Para Dureza mínimo 500 ph NMX-AA-008-SCFI-2011 ml (Acidificados con 4 ml Fluoruros de Ácido nítrico al 10 %). * Temperatura: Ambiente: entre 25 y 30 C, Refrigeración: entre 4 y 10 C. (1) (2) Los estándares de servicio están referidos en días hábiles y la entrega de resultados es en recepción de muestras, Método colorimétrico con DFD. 5 Días 5 Días 5 Días SUSTITUYE A REVISIÓN N. 1 EXPIRACIÓN: PÁGINA 10 DE 10