Convocatoria Pública N 21/2017 Servicio de Impresiones

Transcripción

1 Universidad Católica Boliviana San Pablo Convocatoria Pública N 21/2017 Servicio de Impresiones Pliego de condiciones y especificaciones técnicas La Paz, noviembre 2017

2 Convocatoria Pública N 21/2017 Servicio de Impresiones SECCIÓN I: INSTRUCCIONES PARA LOS PROPONENTES 1. PRESENTACIÓN Y OBJETO. La Universidad Católica Boliviana San Pablo Unidad Académica Regional La Paz, que en adelante se denominará "Convocante", en el marco del Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones de la UCB, emite la presente convocatoria que tiene por objeto la adjudicación del servicio de impresiones, e invita a las empresas del rubro para la presentación de sus propuestas para la gestión TIPO DE EMPRESAS. A esta convocatoria podrán presentarse empresas legalmente constituidas en el país, según los requerimientos técnicos establecidos en este pliego. Se excluirán en esta convocatoria a asociaciones accidentales. 3. CRONOGRAMA. El proceso de adquisición y contratación estará sujeto al siguiente cronograma: 19 de noviembre de de noviembre de de noviembre al 8 de diciembre de de noviembre de de diciembre de de diciembre de 2017 Publicación en prensa Publicación en página web: link La Paz/Noticias U.C.B. Disponibilidad del pliego de condiciones y especificaciones técnicas: link La Paz/Noticias U.C.B. Recepción de consultas escritas, si las tuvieran, al correo electrónico: licitaciones@ucb.edu.bo Publicación de respuestas a las consultas recibidas, en la página web: lpz.ucb.edu.bo Recepción de propuestas hasta hrs. 18:00 en el Bloque N de la Universidad Católica Boliviana San Pablo regional La Paz (Dirección Administrativa Financiera Regional) Apertura, evaluación de propuestas y adjudicación 4. CONSULTAS ESCRITAS SOBRE PLIEGO DE CONDICIONES. Todo proponente que haya obtenido el pliego de condiciones y especificaciones técnicas, podrá enviar consultas escritas hasta el día 27 de noviembre de 2017 a la cuenta de correo electrónico licitaciones@ucb.edu.bo El Convocante, luego de haber recibido todas las solicitudes de aclaración, publicará las respuestas a dichas aclaraciones en el portal web institucional, de acuerdo al cronograma de esta convocatoria pública. 2

3 5. COSTO DE LA PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS. Los costos relacionados con la preparación y presentación de su propuesta, cualquiera sea el resultado del proceso, correrán por cuenta del proponente. 6. RESTRICCIÓN DE IDIOMA Y DE PROPUESTAS ALTERNATIVAS a. Todos los documentos que presenten los proponentes como parte de la propuesta, se redactarán en castellano. b. No está permitido que los proponentes presenten propuestas alternativas a las especificadas en la Sección II del presente pliego, salvo que éstas mejoren las mismas. 7. VALIDEZ DE LA PROPUESTA. La propuesta deberá tener validez de ciento veinte (120) días a partir de la fecha de entrega señalada en el cronograma. 8. PRECIO. El precio deberá estar expresado en bolivianos e incluir los impuestos establecidos por Ley y los costos emergentes de la provisión del servicio, de acuerdo a lo detallado en la Sección II. 9. CONTENIDO DE LA PROPUESTA. Cada proponente deberá presentar la siguiente documentación foliada y en el orden que se requiere: 9.1 Documentos administrativos: a) Índice. b) Carta de presentación firmada por el representante legal de la empresa de acuerdo al Formulario 1 de la Sección IV, debidamente llenado y firmado. c) Identificación del proponente, de acuerdo al Formulario 2 que se encuentra en la Sección IV, debidamente llenado y firmado. d) La experiencia del proponente, respaldada con el listado de clientes a los que prestó servicios con similares características a las solicitadas, durante los últimos dos años, con inclusión del nombre, dirección y teléfono del beneficiario de acuerdo al Formulario 3 de la Sección IV, debidamente llenado y firmado. Toda esta información debe ser respaldada con fotocopias de los certificados, actas de recepción definitiva o documentos similares emitidos por quienes los contrataron que respalden la atención de servicios equivalentes. 9.2 Documentos legales: a) Fotocopia simple del testimonio de constitución de la sociedad y de todas las modificaciones (no válido para empresas unipersonales). b) Fotocopia simple del poder general del representante legal, con facultades expresas para presentar propuestas, negociar y firmar contratos a nombre de la empresa (no válido para empresas unipersonales). 3

4 c) Fotocopia simple de la matrícula de comercio vigente otorgada por FUNDEMPRESA. d) Fotocopia simple del NIT. e) Fotocopia simple de la cédula de identidad del representante legal o gerente propietario, quien firmará el contrato. 9.3 Propuesta económica y garantías: a) Presentación de la propuesta económica y forma de pago, según Formulario 4 de la Sección IV, debidamente llenado y firmado. b) El precio de la propuesta y el monto del contrato se expresarán en bolivianos, las propuestas se evaluarán en dicha moneda. Los pagos se realizarán mensualmente según el número de impresiones realizadas y características técnicas requeridas. c) El precio debe incluir los impuestos de Ley que correspondan. d) El proponente mensualmente deberá emitir la factura correspondiente, con el detalle pormenorizado de las impresiones realizadas. e) El servicio no es fraccionable, por lo tanto, el proponente debe presentar una propuesta que cubra la solución completa para la gestión f) Garantías de cumplimiento: - Retención del 10% del detalle mensual de impresiones realizadas, conciliadas con la oficina de Adquisiciones. Dicha retención será cancelada al final de cada semestre, siempre y cuando no existan observaciones. Se aclara que la emisión de factura deberá ser por el total de las impresiones mensuales realizadas. 9.4 Propuesta Técnica: a) El servicio debe ser provisto a requerimiento del Convocante, según las características definidas por éste. b) La oferta debe contemplar un servicio completo en cuanto a materiales que las unidades solicitantes requieran (el detalle se encuentra en la Sección II). Todos los trabajos de impresión deben tener prueba de color previa. c) El período del servicio es anual por la gestión d) El proponente podrá presentar otros documentos que respalden o mejoren la propuesta técnica señalada en la Sección II. 4

5 10. FORMATO DE LA PROPUESTA El proponente deberá preparar dos (2) folders de su propuesta (un original y una copia), diferenciando claramente cuál de los documentos es original y cuál es la copia Ambos folders (original y copia) deben ser foliados y colocados dentro de un sobre único que deberá estar cerrado al momento de su presentación El lugar de cierre del sobre debe estar firmado y sellado debidamente El sobre tendrá el siguiente rótulo: UNIVERSIDAD CATÓLICA BOLIVIANA SAN PABLO UNIDAD ACADEMICA REGIONAL LA PAZ Avda. 14 de Septiembre N 4810 Esq. Calle 2 Obrajes. Casilla 4805 Dirección: Teléfono: La Paz Bolivia RAZÓN SOCIAL O NOMBRE DEL PROPONENTE CONVOCATORIA PÚBLICA N 21/2017 Servicio de Impresiones 11. FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS a) Cada proponente presentará su propuesta en el plazo y lugar establecidos en la Convocatoria. b) El Convocante registrará la recepción de propuestas con el nombre del proponente, su dirección, la fecha, hora de recepción, el nombre y firma de la persona que presentó la propuesta. c) El Convocante cerrará el registro de recepción de propuestas en la fecha y hora señaladas en la Convocatoria. d) Se considerará como hora oficial la del Convocante. 12. RETIRO DE PROPUESTAS a) El retiro de propuestas se realizará hasta la fecha de cierre del plazo de la presentación de propuestas a través de una comunicación oficial y escrita. b) La devolución del sobre único por parte del Convocante se realizará bajo constancia escrita. 13. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS. Se rechazarán las propuestas por las siguientes causas: 5

6 13.1 Inhabilitación de la propuesta: a. Si el proponente no presenta la documentación en formato, contenido y orden correlativo, requeridos en los numerales 9 y 10. b. Si el proponente hubiese omitido la presentación de cualquier documento original o fotocopia solicitados en los numerales 9 y 10. c. Si el plazo de validez de la propuesta es inferior al requerido en el numeral 7. d. Otros que a juicio de la comisión puedan inhabilitar al proponente Descalificación de la propuesta: a. Si los documentos que se presenten estuvieran en otro idioma que no sea castellano. b. Si se presentaran propuestas diferentes a las especificadas en la Sección II, con la salvedad señalada en el punto 6.b) del presente pliego Rechazo de la propuesta: Si el sobre fuese entregado sin cerrar o sin seguir las instrucciones requeridas, el Convocante registrará en el formulario de recepción de propuestas sus observaciones y no asumirá responsabilidad alguna en caso que la propuesta completa o cualquiera de los folders (original o copia) sea traspapelado Causas para declarar la convocatoria desierta: a. Cuando ningún Proponente hubiese obtenido la calificación mínima requerida de 75%, por la propuesta presentada. b. Otras causales que la Universidad encuentre debidamente justificadas. Nota: En cualquiera de estos casos, el Convocante no asume responsabilidad con ninguno de los proponentes, por lo que éstos renuncian a cualquier reclamo al respecto. 14. APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS. La apertura de sobres y evaluación de propuestas se realizará en un acto interno en el que participarán los miembros de la Comisión Evaluadora designada para el efecto y dentro del plazo establecido en el cronograma. La Comisión Evaluadora abrirá todas las propuestas presentadas así sea una sola. De encontrar omisiones o errores subsanables, la Comisión Evaluadora estará facultada para notificar al proponente con el fin que subsane las mismas en un plazo máximo de 24 horas. Se entenderá por omisiones subsanables aquellas que no afecten a los aspectos técnicos y económicos de la propuesta. 15. INFORMES DE CALIFICACIÓN Y RECOMENDACIÓN. La Comisión Evaluadora elaborará el acta de apertura de sobres, evaluación de propuestas y 6

7 recomendación final, respaldada con toda la documentación pertinente y enviará el acta a las autoridades de la Universidad, a efectos de su aprobación. 16. ADJUDICACIÓN Y PLAZO PARA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS. Se adjudicará la provisión al proponente seleccionado y éste presentará la documentación original o fotocopia legalizada por la entidad competente de toda aquella presentada en fotocopia simple, dentro de los 10 (diez) días hábiles posteriores a la notificación de adjudicación, para proceder a la elaboración y firma del contrato. Una vez recibida esta documentación, se citará al proponente adjudicado para la firma del contrato. 17. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO. La supervisión del servicio será realizada a través de las unidades solicitantes del Convocante. 18. MODIFICACIONES EN EL PROCESO DE PROVISIÓN. La Convocante aclara de manera expresa que las características y condiciones del servicio no serán modificadas una vez se realice la adjudicación. 7

8 SECCIÓN II: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CONDICIONES DE ENTREGA PARA EL SERVICIO DE IMPRESIONES El Convocante requiere material de distinta índole, entre otros se detallan los siguientes: Afiches Certificados Cuadernillos Informativos Textos, revistas y libros Tripticos, bípticos, otros Cuadernos Blocks de Informaciones Facturas Folders Formularios Hojas de Ruta Invitaciones Libretas Mallas curriculares Papel Membretado Papel Pautado Sobres Tarjetas de atención Tarjetas personales Otro material académico o de presentación La cotización debe considerar: IMPRESIÓN CARACTERÍSTICAS Tamaño A4 Tamaño A5 UN COLOR Tamaño A3 Tamaño Oficio FULL COLOR Tamaño A4 Tamaño A5 Tamaño A3 Tamaño Oficio En papel común (Bond) de 75 g/m2 y papel estucado (Couché) de 150 g/m2 8

9 También debe considerarse la impresión en una sola cara y en anverso y reverso. Adicionalmente, se requiere cotizar el costo por los siguientes materiales: SOBRES MANILA SOBRES MEMBRETADOS TARJETAS PERSONALES TARJETAS DE ATENCIÓN TAMAÑO OFICIO DOBRE OFICIO MEDIO OFICIO ESQUELA OFICIO 5,5 x 9 cm 11 x 7 cm Para las cotizaciones se debe considerar el número de ejemplares: 500, 1.000, 3.000, 7.000, y Se deben presentar además los costos de los siguientes servicios de acabado: ACABADO TIPO COSTO ENGRAMPADO Por número de páginas EMBLOCADO (Hot Melt) Por cm2 de lomo COCIDO Por cm2 de lomo PLASTIFICADO Por cm2 de plastificado Cabe aclarar que los parámetros definidos para la presentación de esta propuesta técnica son referenciales, pudiendo el Convocante, una vez adjudicada la empresa, establecer y solicitar el material con las características que más se adecuen a los requerimientos específicos de las Unidades Solicitantes, en cuanto a tipos de papel, tamaños, colores, número de páginas y otras particularidades. En estos casos, los costos deberán guardar relación proporcional con la oferta general incluida en la presente convocatoria. Todos los materiales deben ser realizados de acuerdo a las características requeridas por las unidades solicitantes, e incluir una prueba digital de color previa. 9

10 La empresa que resulte adjudicada debe considerar lo siguiente: - El trabajo debe presentarse dentro de los plazos previamente acordados entre el Convocante y la empresa - Los trabajos entregados deben mantener un estándar de alta calidad - La empresa debe guardar confidencialidad respecto a la información a la que tenga acceso dentro del normal desarrollo del trabajo Monto promedio referencial anual para el servicio de impresiones: Bs

11 SECCIÓN III: SISTEMA DE EVALUACIÓN Las propuestas serán evaluadas en dos etapas: La primera de acuerdo al sistema de evaluación Cumple / No Cumple, en la que se verificará la recepción de todos y cada uno de los documentos solicitados de acuerdo al numeral 9 y 10 del presente pliego. La segunda, se procederá a la calificación de las propuestas habilitadas. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN PORCENTAJE PROPUESTA TÉCNICA 70% PROPUESTA ECONÓMICA (1) 30% CALIFICACIÓN TOTAL 100% (1) Precio de impresiones según lo solicitado en el pliego Nota: Para la adjudicación, la calificación mínima debe ser 75% sobre 100% El detalle de la calificación mencionada es el siguiente: Propuesta Técnica Los 70 puntos porcentuales se asignarán en base a los siguientes criterios: - Calidad. La propuesta debe cumplir con todas las especificaciones técnicas detalladas en la Sección II, estableciéndose una relación proporcional en base a la mejor oferta para la asignación del puntaje. - Presentación de muestras. El proponente debe presentar una muestra del trabajo realizado, la que permitirá evaluar la propuesta técnica bajo criterios de calidad. - Servicios conexos. otros que el proponente considere que mejora la propuesta. Propuesta Económica Se asignará el puntaje al precio ofertado por cada uno de los proponentes, estableciendo una relación proporcional en base al precio más bajo. 11

12 SECCIÓN IV: FORMULARIOS Imprimir en papel membretado del proponente FORMULARIO 1: CARTA DE PRESENTACIÓN Fecha: Señores Universidad Católica Boliviana San Pablo Presente.- Distinguidos Señores: Ref.: Convocatoria Pública N 21/2017 Servicio de Impresiones Después de examinar las condiciones legales y administrativas y especificaciones técnicas, [Nombre de la Empresa] ofrece el servicio solicitado y declara la veracidad de toda la documentación presentada y la predisposición a proporcionar información adicional para verificar los documentos presentados. En caso que nuestra propuesta sea aceptada, [Nombre de la Empresa] entregará a la Universidad Católica Boliviana San Pablo los documentos originales o fotocopias legalizadas de todos y cada uno de los documentos presentados en fotocopia. Finalmente, señalamos que nuestra propuesta tiene una validez de ciento veinte (120) días calendario, a partir de la fecha establecida para la presentación de propuestas. Firma Representante Legal de la Empresa (Aclaración de la firma nombre de la persona que firma arriba) Nota: El presente formulario tiene carácter de Declaración Jurada 12

13 FORMULARIO 2: IDENTIFICACIÓN DEL PROPONENTE 1. Nombre o razón social: 2. Dirección principal: 3. Ciudad: 4. País: 5. Casilla: 6. Teléfonos: 7. Fax: 8. Correo electrónico de contacto: 9. Nombre original y año de fundación de la firma: 10. Nombre del representante legal en Bolivia: 11. Dirección del representante legal en Bolivia: 12. Tipo de organización (marque el que corresponda): a) Unipersonal ( ) b) Sociedad anónima ( ) c) Sociedad de responsabilidad limitada ( ) d) Otro ( ) Firma Representante Legal de la Empresa (Aclaración de la firma nombre de la persona que firma arriba) Nota: El presente formulario tiene carácter de Declaración Jurada 13

14 FORMULARIO 3: EXPERIENCIA DEL PROPONENTE El proponente debe especificar la provisión de este tipo de servicio o similar que realizó en los últimos dos años precedentes, adjuntando todas las actas de recepción definitiva u otros documentos como respaldo. Año Empresa 1 Tipo de Servicio 2 Plazo ejecución 3 Respaldo 4 1/ Empresa contratante: especifique la empresa solicitante 2/ Tipo de servicio: indique el tipo de servicios provistos 3/ Plazo de Ejecución: indique el plazo de vigencia de la provisión de servicios 4/ Respaldo: mencionar el documento que respalda la provisión y entrega de los servicios. Firma Representante Legal de la Empresa (Aclaración de la firma nombre de la persona que firma arriba) Nota: El presente formulario tiene carácter de Declaración Jurada 14

15 FORMULARIO 4: PROPUESTA ECONÓMICA Fecha: Señores Universidad Católica Boliviana San Pablo Presente.- Distinguidos señores: Ref.: Convocatoria Pública N 21/2017 Servicio de Impresiones De acuerdo con la convocatoria de referencia y con la información contenida en el Pliego de Especificaciones, nuestra empresa [nombre de la empresa] ofrece realizar el servicio de impresiones; para el efecto el precio ofertado es de: Firma Representante Legal de la Empresa (Aclaración de la firma nombre de la persona que firma arriba) Nota: El presente formulario tiene carácter de Declaración Jurada 15