Curso de Restauración y Conservación de Documentos de Archivos

Transcripción

1 Curso de Restauración y Conservación de Documentos de Archivos Beca otorgada por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) Ministerio de Cultura de España INFORME FINAL DEL CURSO Cartagena de India, Colombia 16 al 20 de junio de 2008 Página 1 de 15

2 TABLA DE CONTENIDO 1. EDIFICIO DE ARCHIVOS 1.1. Proceso de restauración 1.2. Mobiliario 1.3. Distribución de áreas 1.4. Condiciones ambientales 2. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 2.1. Acceso 2.2. Preservación 2.3. Aspectos legales 2.4. Presupuesto 3. SOPORTE DOCUMENTAL 3.1. Factores de degradación y métodos preventivos 3.2. Técnicas de restauración de documentos 4. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: CONSERVACIÓN 4.1. Tareas del profesional 4.2. Preservación 4.3. Problemas de la preservación 4.4. Estrategia de respuesta Página 2 de 15

3 1. EDIFICIO DE ARCHIVO Se debe analizar los factores que puedan poner en riesgo los documentos. Restaurar debe ser lo último a lo que hay que recurrir, pues significa que un factor ajeno ha alterado al documento. Para prevenir se debe contemplar: Cómo serán los estantes, las carpetas, el área destinada a los archivos, el edificio, y las condiciones ambientales. Tener en cuenta todo lo que rodea la documentación. Por ejemplo: cajas normalizadas, libros, legajos, etc. La restauración en consecuencia de que no se puso en práctica la conservación preventiva. Restauración y conservación preventiva son antónimas, sin la una hay la otra. La limpieza de los documentos y los expedientes; en las estanterías, carpetas, cajas es fundamental e importante. Aunado a lo anterior la conservación material: cajas que nbo afecten los documentos; la desinsectación que debe realizarse al menos 2 veces al año. Periódicamente, debe hacerse una revisión en los archivos para detectar la presencia de insectos. Página 3 de 15

4 1.1. Proceso de restauración La restauración no es igual a dejar el documento como el original, en vista que ha habido un proceso de arreglo en el documento. Se han comprobado que los documentos antiguos tienen mejor resistencia que aquellos documentos plasmados en papel moderno Mobiliario Se sugiere no utilizar madera como estanterías pero hay evidencias de archivos que utilizan este material y no han sido causantes de daños a los documentos Distribución de las áreas Destinar áreas de consulta para usuarios internos y externos. Se puede definir dos áreas de consulta dependiendo del Archivo que se lleve. Se requiere identificar los tipos de usuarios que requieren de la información de un Archivo. No necesariamente para un Archivo Administrativo se requiera de dos áreas de consulta. Página 4 de 15

5 1.4. Condiciones ambientales Control ambiental. Las condiciones propicias para conservar los documentos debe llevarnos a que estos sean los menos manipulados y expuestos a factores dañinos HUMEDAD Y LA TEMPERATURA. El cambio en una supone cambio en la otra. Para la conservación de los documentos la humedad ideal debe ser de 55% al 65%. La humedad alta puede suponer la aparición de hongos; con una humedad inferior los documentos pierden flexibilidad. El calor acelera cualquier tipo de reacción química del papel. El documento en soporte de papel ha de estar a 20º grados. Hay que tratar de mantener estable las condiciones ambientales en el Archivo. Debemos registrar la temperatura y la humedad en todas las salas en las que se consulta el documento. Se ha de justificar las condiciones propicias para la custodia de la documentación, a fin de que las autoridades nos provean de las condiciones necesarias para los archivos. Es importante tener sistemas independientes entre las distintas zonas. Será ideal que la temperatura y la H.R. no se adaptaran a nuestro bienestar sino al de los documentos. LA LUZ. Se compone de radiaciones visibles e invisibles. Las luces violetas e infrarrojas son dañinas. La luz ultravioleta tiene más frecuencia y la luz infrarroja eleva la temperatura. La luz natural debe Página 5 de 15

6 evitarse. Las lámparas de ahorro de energía son variantes de las fluorescentes. La luz de fibra óptica es la ideal para exposición de los documentos. Este es el futuro de la iluminación. El inconveniente de esta luz es lo caro y costoso que puede ser. Se debe controlar la iluminación lo más baja posible. Los depósitos deben estar siempre con la luz apagada. Evitar en la medida de lo posible la exposición constante a la luz. HONGOS. Las esporas se transforman en hongo. Cuando existen condiciones de humedad, oscuridad, mala ventilación y calor. De existir hongos activos en el archivo debe envolverse el documento en papel craft; a fin de evitar la consulta de este documento afectado. Los hongos manchan y debilitan al papel. Si el hongo está inactivo en seco; polvoriento se puede remover con brocha. Una documentación afectada deber ser trasladad a un área limpia con humedad relativa baja, dejando secar lentamente. o Para limpiar se debe cepillar con cepillos blando, utilizar aspiradoras con filtros y campana de extracción o Para la prevención se debe revisar las transferencias de documentos, controlar la temperatura y la humedad. Limpiar los módulos y el área de archivo, hacer circular el aire, no permitir plantas, mantener el área, control climático, restringir alimentos, limpieza regular, almacenamiento adecuado. Página 6 de 15

7 2. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS La reproducción puede ser una posible forma de conservar. Conservar: reduce consultas del documento original, salvo petición expresa y razonada de la necesidad de consulta. Difundir: mayor acceso al documento por un número mayor de personas a la vez. Las principales razones que deben justificar la reproducción de un documento son: o Para mejorar el acceso o Para la prevención 2.1. Acceso. Mejorar la accesibilidad a un fondo concreto, apoyo a la educación, con originales en archivo. Reunificación virtual de colecciones y fondos de procedencia única Preservación Crear reproducciones exactas a los originales en soporte de larga duración Aspectos legales o Derechos de autor. Tiempo de duración de estos derechos, que proporcionan al propietario derecho exclusivo a disponer de su Página 7 de 15

8 obra. Cada país tiene su marco legal para determinar el acceso a la información. El derecho a la información y a la intimidad entran a veces en contradicción. o Autenticidad. Garantizar que esté libre de manipulación o corrupción Presupuesto Para la formación del personal, adquisición de equipos y adecuación de espacio de trabajo; establecer sistemas adecuados de almacenamiento; recuperación de coste. Página 8 de 15

9 3. SOPORTE DOCUMENTAL El papel nace en china (S. II). En España está documentado a partir del S. X. llega a América a partir del S. XVI y a México en o PAPEL TRADICIONAL. A base de algodón, cáñamo o lino. Papel de buena calidad, alcalino y poco ácido. o PAPEL CONTÍNUO. o PAPEL MODERNO. Se emplea la madera para su elaboración. En la madera hay además celulosa, lignina que al oxidarse provoca acidez y oxidación Factores de degradación y métodos preventivos o Causas de degradación: intrínsecas y extrínsecas. Acidez: cambio de color pérdida de resistencia mecánica. Oxidación: cambio de color y debilitamiento. Puede confundirse con la acidez. La acidez y la oxidación son muy diferentes. Descomposición de la tinta: se pueden desprender zonas completas. Se produce una decoloración. o Prevención: Proporcionar copias en vez de originales Usar guantes de algodón. Página 9 de 15

10 Superficie de trabajo limpia. Usar dos manos al sujetar No usar grapas, cintas adhesivas, alfileres, clip. Envolturas protectoras Papel de cartón: PH neutro Plásticos: poliéster. o Recomendaciones. Temperaturas bajas Reducir la exposición a la luz y la contaminación almosférica y de partículas. Evitar fluctuaciones de temperaturas Técnicas de restauración de documentos o Control: al recibir un documento se abre un expediente que acompañará a la obra durante todo el proceso. Carácter administrativo Recolección de aspectos técnicos. o Examen material: Análisis de la obra Diagnóstico de la obra: alteraciones y causas. o Fotografía: Página 10 de 15

11 Testimonio del estado de conservación en que es recibida la obra, evolución de la restauración y resultado final. Método de análisis para identificar daños Medio de seguridad ante los riesgos de restauración. o Protección del documento Durante los tiempos de espera para restaurar Durante los tratamientos gaseosos Durante los tratamientos parciales Durante los tratamientos por baño o Desinfección y desinsectación Desinfección: lucha contra microorganismos Desinsectación: lucha contra los insectos o Métodos químicos: sólidos y líquidos o Limpieza Limpieza mecánica. eliminar partículas. Se usa cepillos, brochas, aspiradoras, bisturí, borrador. Limpieza con disolventes no acuosos: eliminar manchas de grasas. Se aplica disolvente Lavado. o Desadificación. Se elimina la acidez. Cura al documento Métodos: Gaseosos Líquidos Página 11 de 15

12 No recomendables Los mejores o Consolidación. Se produce por pérdida del adhesivo que consolida la estructura. El encolado se realiza mediante baño o con broncha. o Secado y alisado. El sistema de secado no debe ser rápido ni con fuertes presiones. La humedad debe desaparecer. o Reparación de cortes y desgarros. De volver a su sitio de forma cohesiva y resistente las partes lesionadas. Usar un negatoscopio. o Reintegración de soportes Manual Mecanizado Colocación de injertos Fabricación de papel a mano. El documento se instala en rejillas. Página 12 de 15

13 4. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. CONSERVACIÓN 4.1. Tareas del profesional Establecer políticas, procedimientos, normas y prácticas diseñadas para ayudar a los productores de documentos a crear. Los archivos deberán participar en todo el ciclo de vida de los documentos. Responsables de la valoración de los documentos. Garantizar la conservación y la accesibilidad Preservación Dependencia del entorno informático La rápida obsolescencia informática Facilidad para la modificación de datos Problemas de la preservación Legales: modificar un documento sin permiso Económica Página 13 de 15

14 4.4. Estrategia de respuesta Preservación de tecnología Migración de datos Emulación de aplicaciones informáticas que crearon los documentos originales. Página 14 de 15

15 5. ANEXOS Rehabilitación (2ª fase) del ARCHIIIVO GENERAL DE SIIIMANCAS Sala de investigadores. Planta Baja Página 15 de 15