UBYQUO WORKFLOW SAGE GUÍA RÁPIDA

Transcripción

1 UBYQUO WORKFLOW SAGE GUÍA RÁPIDA Versión 1.0 Mayo 2018

2 INDICE 1.- Gestión de Usuarios Firmantes Pág Crear Workflow Pág Enviar Documentos a Workflow Pág Firmar Documentos Pág. 8 ANEXO.- Configuraciones mínimas y recomendadas Pág. 11 Página 2 de 11

3 WORKFLOW SAGE DESPACHOS GUIA RAPIDA UBYQUO WORKFLOW SAGE Gestión de Usuarios Firmantes. Lo primer es gestionar los usuarios que van a poder acceder al Workflow que posteriormente crearemos. Luego entenderéis porque empezamos por los Usuarios Firmantes. Entramos en Ubyquo y vemos una pestaña nueva, la última a la derecha, Workflows, debemos entrar. Vemos dos Iconos parecidos: Gestión de Usuarios: Aquí comprobamos que tenemos los usuarios de Ubyquo necesarios creados, sino los damos de alta, son los que vamos a utilizar como Usuarios Firmantes. Página 3 de 11

4 Gestión de Firmantes: Debemos crear Grupos de uno o más personas (usuarios Ubyquo) que van a firmar las diferentes Etapas que creemos en el Workflow. Ya tenemos creados los Grupos con sus Usuarios Firmantes. Desde esta ventana vemos que también tenemos acceso a la Gestión de Usuarios. Página 4 de 11

5 2. Crear Workflow. Podemos crear uno o varios Workflows. Pulsamos Gestión de workflows Una vez creado el Worklow debemos crear las diferentes Etapas por las que van a pasar los documentos y seleccionar que Usuarios son los Firmantes de dichas Etapas. Nombre Etapa. Tipo de Firma. Grupo de Firmantes. O un Firmante. OJO! Sino marcamos Bloquea contabilización damos permiso a contabilizar sin Firma. Página 5 de 11

6 Una vez creada la estructura ya podemos empezar. 3. Enviar Documentos a Workflow. Vamos a la pestaña Documentos y seleccionamos el Documento a envía a Workflow y pulsamos el Icono Enviar a Workflow Al Iniciar el Workflow envía un correo al Firmante de la Etapa para que sepa que tiene un Documento para Firmar. Página 6 de 11

7 Podemos ver en esta pestaña Documentos en la Columna WF una interrogación que indica que está a la espera de la firma. En la pestaña Workflows hacemos el seguimiento y control. Ya podemos Firmar el documento, pulsando el Icono Firmar Página 7 de 11

8 4. Firmar Documentos. GUIA RAPIDA UBYQUO WORKFLOW SAGE Las Firmas deben seguir las diferentes Etapas definidas. Cada vez que se Firme una Etapa se manda un correo al siguiente Usuario que debe Firmar en la siguiente Etapa. Recordar que si hemos marcado la opción: Bloquea contabilización al crear la Etapa, hasta que no se Firme el Documento o se podrá contabilizar. Al Firmar el Documento nos pedirá que lo Aprobemos o Rechacemos, y enviará un correo al siguiente Usuario que debe Firmar en la siguiente Etapa. Al Firmar la Etapa aparece la marca del Visto Bueno y en la siguiente pone la Interrogación Página 8 de 11

9 Firmamos todas las Etapas. GUIA RAPIDA UBYQUO WORKFLOW SAGE Ya podemos contabilizarlas, volvemos a la pestaña Documentos donde veremos en la columna WF la marca de Visto Bueno. Podemos Enviar Facturas Contabilización Automática, no es obligatorio esperar a que estén firmadas, ya que este proceso lo hace con o sin Firma, es en la Pestaña Facturas, al Verificar donde comprueba si está firmada la Factura a contabilizar. Página 9 de 11

10 Si está Firmada la factura nos Verifica la Factura: Si no está Firmada la factura nos avisa: Una vez contabilizada, aparece tanto en la pestaña Documentos como en la Pestaña Wrokflows con el sello Contabilizado y los datos contables. Página 10 de 11

11 ANEXO: Configuración recomendada Servidor Característica Servidor Volumen Bajo / Medio Servidor Gran Volumen (*) Límites aprox. Hasta 10 usuarios Hasta facturas/año Hasta movimientos/año Sobrepasa algún límite Sistema Operativo Windows 10 Windows 2016 Procesador Intel i7 7ª generación Intel Xeon E5-2650L v4 Memoria RAM 12 Gb 24 Gb Disco Duro 2 discos duros SSD 256Gb en RAID 2 discos duros SSD 512Gb en RAID (*) Para servidores virtuales, esta es la recomendación del HW sobre el que debe correr. Configuración recomendada Puestos Característica Configuración mínima Configuración óptima Sistema Operativo Windows 7 Windows 10 Procesador Intel i3 Intel i7 7ª generación Memoria RAM 4 Gb 8 Gb Monitores 1 monitor 19 2 monitores 21 Equipos compatibles Equipos compatibles Equipos NO compatibles Windows 7, 8, 10 Windows Server 2008 R2, 2012, 2016 Windows XP, Vista Windows Server 2003 Todos los equipos donde vaya a utilizarse Ubyquo deben tener mínimo Framework 4.6 instalado. El servidor debe tener abierto el puerto 3069 (TCP/IP). Recomendable tener los equipos con todas las actualizaciones de Windows. Página 11 de 11