UBYQUO FACTURAS SAGE GUÍA RÁPIDA

Transcripción

1 UBYQUO FACTURAS SAGE GUÍA RÁPIDA Versión.0 Mayo 08

2 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE 9 6 INDICE.- Inicio Programa Pág..- Cambio Contraseña Pág..- Crear Empresa Pág Introducir Facturas Pág Enviar Facturas a contabilizar Pág Aceptar, Modificar y Verificar Pág. 7.- Exportar a SAGE Pág Importar a SAGE Pág Comprobar la Exportación en SAGE Pág Visualizar documento asociado en SAGE Pág. 0 ANEXO.- Configuraciones mínimas y recomendadas Pág. Página de

3 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE 9 6 UBYQUO FACTURAS SAGE DESPACHOS. Inicio Programa. Al ejecutar el programa nos pedirá el Usuario que es el que dimos para dar el alta y la contraseña que nos dijo el instalador y/o formador.. Cambio Contraseña. Si no nos acordamos de la contraseña pulsaremos la opción < Olvidó su contraseña? > Nos enviará una contraseña nueva a nuestro . Para cambiar la contraseña vamos a Inicio y Administración de la cuenta, opción Mis datos y pulsamos Cambiar contraseña. La nueva contraseña debe ser alfanumérica de 6 caracteres mínimo. 4 5 Página de

4 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE 9 6. Crear Empresa. Vamos a la Pestaña Documentos y pulsamos Gestionar Carpetas, nos aparecerá una ventana Gestionar y conectar carpetas donde vamos a Crear nuestras empresas con sus correspondientes Ejercicios y descargarnos el Plan Contable. 4 5 Una vez creada la Empresa, seguimos en la ventana Gestionar y conectar carpetas y posicionados sobre la Empresa creada vamos a crear el Ejercicio. 4 5 Página 4 de

5 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE 9 6 Nos aparece esta pantalla donde muestra las empresas que tenemos dadas de alta en Sage Despachos, elegimos la Empresa que acabamos de crear y su Ejercicio. Vemos la Empresa y Ejercicio ya enlazada con Sage Despachos. Ahora vamos a descargar el Plan Contable de Sage Despachos a la Empresa creada; en la misma ventana Gestionar y conectar carpetas. 4 5 Página 5 de

6 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE 96 Podemos Ver el Plan Contable descargado de Sage Despachos. 4 Y podemos Ver los Clientes y Proveedores. Página 6 de

7 4. Introducir Facturas. GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE 9 6 Lo hacemos desde la pestaña Documentos, hay dos formas: 4..- Arrastrar de la carpeta donde tenemos las facturas a Documentos de su Ejercicio. Arrastrar Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos, Empresa, Ejercicio y Tipo documentos y nos da la opción de como incorporar las facturas (formato PDF, JPG, TIF, ) con varias facturas, hay dos formas: Un Fichero con todas sus facturas. Separando cada Factura en un fichero distinto. Página 7 de

8 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE Posicionados en el ejercicio pulsar la opción abrirá una ventana donde buscaremos las Facturas a añadir, las seleccionamos y pulsamos Abrir. 4 Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos, Empresa, Ejercicio y Tipo documentos y nos da la opción de como incorporar las facturas (formato PDF, JPG, TIF, ) con varias facturas, hay dos formas: Un Fichero con todas sus facturas. Separando cada Factura en un fichero distinto. Página 8 de

9 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE 9 6 Aparecerán en Documentos con un Icono en la columna C. Página 9 de

10 5. Enviar Facturas a contabilizar. GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE soporte@quantyca.com 9 6 Seleccionamos las Facturas y pulsamos Enviar a Facturas, elegimos Contabilización automática y decidimos procesar la Primera o la Última página de las Facturas que tengan más de una hoja Al enviar las Facturas se mueven de la pestaña Documentos a la pestaña Facturas y aparece en la parte baja de la pantalla una ventana que te va indicando los pasos que atraviesa el Lote enviado (conjunto de las facturas). Página 0 de

11 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE 9 6 Cuando aparece la Fecha en el campo Lote creado esta creado correctamente. Nota: NUNCA SALIR DE LA APLICACIÓN HASTA QUE APAREZCA LA FECHA. Ahora vamos a la pestaña Facturas donde aparecerán las facturas en la opción En proceso. Durante este proceso podemos seguir trabajando en la aplicación u otra, cuando estén procesadas por los servidores OCR se moverán a la opción Por Contabilizar, mostrando el resultado. Página de

12 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE 9 6 También aparecerá en la parte inferior de la pantalla una ventana avisándonos que se ha recibido. Hay que observar unas columnas especiales que nos van a indicar si ha habido algún problema, lo vemos por colores y un breve texto: V Validación del asiento de la factura (Ver punto siguiente). D Datos de la factura. A Asiento generado de la factura. Vt Indica si lleva Vencimientos la factura. Info Validación Un campo texto que indica lo ocurrido en el paso por el servidor OCR. COLORES: Correcto. Cuenta Cliente/Proveedor Nuevo, varias Cuentas Gastos/Ingreso. Problemas al pasar por el servidor OCR. Podemos ver que las Facturas con las Columnas Datos y Asientos en VERDE, muestra el Asiento creado y listo para exportarlo a Sage Despachos que vemos en la ventana Asientos. En este punto podemos hacer doble clic en una factura para modificarla o comprobarla. Página de

13 6. Aceptar, Modificar y Verificar. GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE soporte@quantyca.com 9 6 Nos llegan dos tipos de facturas, una Completa que pudo rellenar todos los campos y otra que nos muestra que falta algún campo (Cliente/Proveedor, Cuenta de Gasto/Ingreso ) Factura Completa: El programa ha podido completar la factura y realizar el asiento. Factura a Completar: El programa no ha podido completar la factura y no ha creado el asiento. En este ejemplo vemos: o Un Proveedor Nuevo, lo daremos de Alta aquí y lo Exportaremos al Plan Contable de Sage Despachos dándolo de alta también en Sage Despachos. Asignamos la Cuenta de Gasto y la Cuenta de IVA (Al crear la Cuenta de Proveedor coge la predefinida en Sage Despachos). Página de

14 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE MODIFICAR: Dar de Alta a un Cliente o Proveedor: Nos ponemos sobre el Campo (Emisor o Receptor) que sale con el sol Amarillo y pulsamos en la parte superior la opción Nueva Cuenta. Rellenamos 4 5 En la ventana que se aparece Cuenta Contable, en el campo Código rellenamos los ó 4 primeros dígitos de la Cuenta a crear y pulsamos <TABULADOR>, nos terminará por rellenar el número de cuenta libre del Plan Contable. Seguidamente pulsamos el botón Incorporar datos factura y nos rellenara los campos de Nombre Y CIF. Pulsamos Guardar. Aparece la siguiente pantalla ya creado el Cliente/Proveedor, nos pide ahora la que cuenta de Gastos/Ingreso. Al final pulsamos Guardar Cambios. Rellenamos Página 4 de

15 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE 9 6 Cuando tengamos todas las facturas con las dos columnas en VERDE, podemos Verificar y Exportar: 6.. VERIFICAR: Pulsar Verificar antes de contabilizar Verificar todas las facturas, para controlar que están en el Periodo Contable () correcto y por si nuestro cliente nos ha enviado facturas que ya nos envió tiempo atrás, evitamos duplicar (). 4 Aparecerá el Visto Bueno en la columna Validación, ya podemos Exportarlas a Sage Despachos. Página 5 de

16 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE Exportar a SAGE. Ahora Exportamos a Sage Despachos las Facturas: Pulsar Exportar a programa contable Exportar todos, y pulsamos el botón de Exportar. Al finalizar la Exportación mueve las Facturas a la carpeta Exportados, nos pone el icono preguntándonos si hemos ido a Sage Despachos a Importar. Iríamos al Conector de Sage Despachos a Importar estas facturas. Página 6 de

17 EN SAGE DESPACHOS 8. Importar a SAGE. GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE soporte@quantyca.com 9 6 En Sage Despachos vamos a Importar para recoger los asientos generados y cuentas creadas nuevas. Por Inicio, Empresas y Datos Generales, Administrador de la aplicación, Import./export. de datos, Gestor de Importación, Importar. Se incorporan los asientos y cuentas nuevas al programa contable. Página 7 de

18 VOLVEMOS A UBYQUO 9. Comprobar la Exportación a SAGE. GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE soporte@quantyca.com 9 6 OJO! Debemos volver al programa y pulsar Comprobar Facturas Pendientes dentro de la Carpeta Exportados en la pestaña Facturas. Así comprobamos que realizamos el paso de Importar en Sage y Sincronizamos las Facturas entre los dos programas, para poder utilizar desde Sage la opción de Visualizar Documento Asociado, nos muestra la Factura. Ahora podemos volver a la Pestaña Documentos, aparecen nuestras facturas con el número de asiento asignado por Sage Despachos. Página 8 de

19 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE 9 6 Ahora podemos ver en detalle los asientos pulsando Detalles. Página 9 de

20 EN SAGE DESPACHOS GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE Visualizar documento asociado en SAGE. En Sage podemos visualizar la imagen de las facturas que han sido procesadas por Digital Docs. Posicionarnos sobre la factura y pulsamos el icono y la ventana que abre pulsar Ver Documento. Introducimos nuestro Usuario y Contraseña de Digital Docs, y cuando nos muestre la imagen pulsamos Opciones de acceso, pulsamos recordar usuario y contraseña, no la volverá a pedir en futuras ocasiones. Página 0 de

21 GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS SAGE 9 6 ANEXO: Configuración recomendada Servidor Característica Servidor Volumen Bajo / Medio Servidor Gran Volumen (*) Límites aprox. Hasta 0 usuarios Hasta facturas/año Hasta movimientos/año Sobrepasa algún límite Sistema Operativo Windows 0 Windows 06 Procesador Intel i7 7ª generación Intel Xeon E5-650L v4 Memoria RAM Gb 4 Gb Disco Duro discos duros SSD 56Gb en RAID discos duros SSD 5Gb en RAID (*) Para servidores virtuales, esta es la recomendación del HW sobre el que debe correr. Configuración recomendada Puestos Característica Configuración mínima Configuración óptima Sistema Operativo Windows 7 Windows 0 Procesador Intel i Intel i7 7ª generación Memoria RAM 4 Gb 8 Gb Monitores monitor 9 monitores Equipos compatibles Equipos compatibles Equipos NO compatibles Windows 7, 8, 0 Windows Server 008 R, 0, 06 Windows XP, Vista Windows Server 00 Todos los equipos donde vaya a utilizarse Ubyquo deben tener mínimo Framework 4.6 instalado. El servidor debe tener abierto el puerto 069 (TCP/IP). Recomendable tener los equipos con todas las actualizaciones de Windows. Página de