Formats Avançats. Formats personalitzats 1/23. Microsoft Excel 2003

Transcripción

1 Formats Avançats Microsoft Excel permet aplicar formats avançats en el cas que el nostre disseny no s adapti a les possibilitats proposades en el menú Formato/Celdas, o bé per aplicar un format de manera molt més ràpida que si haguéssim de crear-lo manualment. En aquest tema veurem la manera de crear Formats Personalitzats, necessaris si el format que desitgem aplicar no existeix dins de les opcions estàndard que proposa el programa. Per exemple, com indicaríem que volem que les dates introduïdes s adaptin al format Barcelona a 29 de maig de 2006, si aquest format no existeix dins de les opcions proposades? El format personalitzat ens permet crear el format desitjat de manera que totes les dades que s indiquen s adaptin a aquest, encara que no existeixi inicialment dins del programa. Així deixarem d estar limitats als formats estàndards d Excel Els formats personalitzats que es creen queden emmagatzemats dins del llibre actiu; per tant, si es desitja tenir-los disponibles en tots els llibres que es generen hem de guardar-los dins d una plantilla. Per una altra banda, també aprendrem a aplicar un format de manera automàtica a través dels Autoformatos. Es tracta d un conjunt de formats integrats en el programa que contenen opcions de Fuente, Alineación, Bordes, Tramas,... i que poden aplicar-se a un rang de dades. L autoformat escollit pot ser modificat. Per exemple, si ens agrada tot el que proposa excepte el color de la vorera, ja que permet desactivar algunes de les opcions de format que conté. De totes maneres, un cop aplicat i des de les opcions generals d aplicació de formats podem modificar tot allò que considerem necessari. Finalment, veurem l opció del Formato Condicional, que aplica formats, com un color de font o un ombrejat, únicament a les cel les seleccionades que compleixen uns criteris especificats prèviament. Per exemple, podrà aplicar un color vermell si els números d un rang seleccionat són inferiors a les vendes pronosticades o bé un ombrejat blau a aquelles que ho superen de manera automàtica. Hem de tenir en compte que el número màxim de condicions que accepta aquest tipus de format és de tres. En el cas de modificar qualsevol valor que forma part del format condicional, automàticament s adapta al format especificat. Els formats condicionals segueixen aplicant-se a les cel les indicades fins que s elimini el format. Recorda que per poder aplicar tots els passos que se t indicaran en aquest capítol has de tenir obert el full de càlcul AI02_TEOL1_practica_teoria.xls i d aquesta forma podràs anar practicant tot allò que se t indiqui. Recorda que aquest arxiu és un dels arxius que has hagut de descarregar-te abans de començar el curs. Formats personalitzats S utilitzen per crear nous formats quan els que té per defecte Excel, no cobreixen les nostres necessitats. Per crear un format personalitzat s ha d utilitzar una sèrie de codis. A la següent taula podem veure tots els codis i la seva utilització: 1/23

2 SÍMBOL DE FORMAT SIGNIFICAT General Presenta el nom en format general. # (coixinet) Marcador de lloc per a dígits; si el número que s introdueix té més dígits darrere de la coma decimal que el número de dígits darrere de la coma en el format, Excel arrodonirà el número escrit. Aquest marcador significa opcionalitat de dígit numèric. 0 (zero) Marcador de lloc per a dígits; segueix les mateixes pautes que el #, però si el número de decimals que s introdueixen és inferior al número de decimals definit per al format, apareixen seguits de zero fins a completar el número de decimals especificat en el format. Aquest marcador significa obligatorietat de dígits numèrics.? Marcador de lloc per a dígits; funciona igual que el zero, però col loca espais per a zeros no significatius, tant davant de la coma com a darrere, per poder alinear les comes decimals., (coma) Coma decimal. Determina quants dígits es presenten a la dreta i a l esquerra d aquesta. Quan es dóna format a un número que només té dígits a la seva esquerra (#,#), per a entrades menors a 1 Excel escriu la coma seguida del número; per evitar-lo s ha d utilitzar (0,#). Veurem ara uns exemples. Format Personalitzat de Text i Número En aquest format, per a afegir text (per exemple Euros) n hi ha posar-lo entre cometes, però si afegim un símbol (per exemple ) no es necessari posar-lo entre cometes. Per a afegir un format personalitzat de text: 1. En el full Formats Avançats del llibre de pràctiques AI02_TEOL1_practica_teoria.xls, seleccionar el rang A5:D Escollir del menú Format l opció Celdas. 3. A la fitxa Número, seleccionar la categoria Personalizada. 4. Al quadre de la dreta apareixen els diferents models personalitzats que ens ofereix el programa. En el nostre cas, escriure al quadre Tipo el següent model: #.##0 Euros ;-#.##0 Euros 5. Polsar sobre el botó Aceptar. 6. Observar que tot el rang apareix amb la paraula Euros darrera del número. 2/23

3 Per a modificar un format personalitzat de número: 1. Seleccionar el rang de cel les A5:B16 de la fulla activa. 2. Escollir del menú Formato l opció Celdas. 3. En la fitxa Número, seleccionar la categoria Personalizada. 4. En el quadre Tipo escriure el següent modelo: #.##0,00 ;-#.##0,00 5. Polsar sobre el botó Aceptar. 6. Observar que el rang seleccionat ha modificat el seu format. Microsoft Excel 2003 Format Personalitzat de Data i Hora Per a aplicar un format personalitzat de data: 1. Seleccionar la cel la C1 del llibre actiu Formats Avançats. Aquesta cel la mostra la data actual. 2. Escollir del menú Formato l opció Celdas. 3. En la fitxa Número, seleccionar la categoria Personalizada. 4. En el quadre Tipo, escriure el següent model: ddd, d de mmmm de aaaa 5. Polsar sobre el botó Aceptar. 6. Observar que el dia de la setmana apareix abreviat, i el nom del mes i el número d anys complerts. Per a definir el format personalitzat d una data, podem utilitzar: d: dia m: mes 3/23

4 a: any CÓDI PER A VEURE d Es mostren els dies Com a 1, 2, 3, 4,... dd Es mostren els dies Com a 01, 02, 03, 04,... ddd Es mostren els dies Com a lun, mar, mié,... dddd Es mostren els dies Com a lunes, martes, miércoles,... m Es mostren els meses Com a 1, 2, 3, 4,... mm Es mostren els meses Com a 01, 02, 03, 04,... mmm Es mostren els meses Com a ene, feb, mar,... mmmm Es mostren els meses Com a enero, febrero, marzo,... aa Es mostren els anys Com a 01, 02, 03, 04,... aaaa Es mostren els anys Com a 1900,...,9999 Per a definir el color de un format personalitzat: s ha d escriure el nom del color entre claudàtors. [Negro] [Aguamarina] [Fucsia] [Blanco] [Azul] [Verde] [Rojo] [Amarillo] El color ha de ser el primer element de la secció, per exemple: Per a aplicar un format personalitzat d hora: 1. Seleccionar la cel la D2 del full actiu. 2. Escollir del menú Formato l opció Celdas. 3. En la fitxa Número, seleccionar la categoria Personalizada. 4. En el quadre Tipo escriure el següent modelo: [azul]hh:mm:ss am/pm 5. Polsar sobre el botó Aceptar. 6. Observar que el contingut de la cel la ha canviat i es veu en color blau, i ens mostra hores, minuts i segons amb dos dígits i representat en format de 12 hores. Per a definir el format personalitzat d hora, es poden utilitzar: h: hores m: minuts 4/23

5 s: segons CÓDI PER A VEURE h Es mostren les hores Com a 0, 1, 2, 3,... hh Es mostren les hores Com a 01, 02, 03, 04,... m Es mostren els minuts Com a 0, 1, 2, 3,... mm Es mostren els minuts 01, 02, 03, 04,... s Es mostren els segons Com a 1, 2, 3, 4,... ss Es mostren els segons Com a 01, 02, 03, 04,... Opció Autoformat Excel incorpora una sèrie de formats predefinits que poden aplicar-se de manera automàtica a un rang de cel les. Aquests es coneixen amb el nom d autoformats i incorporen formats de fonts, números, vores i trames, alineació, alt de fila i amplada de columna. Per a aplicar un autoformat: 1. Seleccionar el rang de cel les A25:D37 del full Formats Avançats. 2. Seleccionar del menú Formato l opció Autoformato. 3. Escollir l opció Multicolor Fer clic sobre el botó Opciones del quadre de diàleg. FORMATS A APLICAR Número Borde Fuente Tramas Alineación Ancho i Alto APLICAR EL FORMAT SELECCIONAT A... Caselles amb format numèric. Voreres del rang de cel les seleccionat. Cel les del rang seleccionat. Modifica el tipus de font, estil, mida i color. Cel les del rang seleccionat. Modifica l ombreja t de cel la. Totes les cel les del rang seleccionat. Modifica l alineació horitzontal, la vertical, el control de text i l orientació. Totes les cel les del rang seleccionat. Modifica la mida de la cel la. Si totes les opcions estan activades, els canvis afecten a tots els aspectes del rang de cel les. Si no volem que s apliqui algun dels atributs s ha de desactivar l opció en qüestió abans de prémer el botó Aceptar. 5. Polsar sobre el botó Aceptar i observar que les cel les seleccionades queden modificades segons l autoformat aplicat. 5/23

6 Encara que s hagi aplicat un autoformat es poden canviar després algunes de les característiques de format del rang seleccionat. Personalitzar l autoformat Podem personalitzar també l autoformat de taules que ens dóna Ms Excel de forma predeterminada si aquest no té el format que necessitem per les nostres taules de dades. 1. Seleccionar el rang de cel les A25:D37 del full Formats Avançats. 2. Copiar la selecció mitjançant la icona Copiar de la barra d eines. 6/23

7 3. Fer clic a la cel la G Obrir el menú Edita i seleccionar Enganxament especial. 5. Treu la selecció a la casella de selecció Enganxa-ho tot. 6. La resta de caselles de selecció deixa-les tal com es mostra a la següent imatge. 7. Seleccionar l opció Valores i fer clic al botó Aceptar. 7/23

8 8. Seleccionar el rang de cel les que va de G40:J Obrir el menú Formato i fer clic a l opció Estilo. 10. Al quadre Nombre del estilo escriure el nom del nou estil, per exemple: Estil personalitzat. 11. Seleccionar aquelles opcions que es volen que contingui el nostre estil. En el nostre cas ho deixarem tot seleccionat. 8/23

9 12. Fer clic al botó Modificar. 13. Tot seguit cal seleccionar els aspectes de format que ha de tenir el nou estil. Nosaltres aplicarem uns canvis determinats. Primer, cal obrir la pestanya Fuente. 14. Dins de la secció Estilo seleccionar Negrita. 15. Dins de la secció Tamaño seleccionar Dins de la secció Color seleccionar Vermell. 9/23

10 17. Obrir la pestanya Bordes. 18. Seleccionar un estil de línia gruixut a la secció Estilo. 10/23

11 19. Obrir el desplegable Color i seleccionar Rojo oscuro. 20. Fer clic a Contorno a la secció Preestablecidos. 11/23

12 21. Obrir la pestanya Tramas. 22. Seleccionar un color groc clar. 12/23

13 23. Fer clic al botó Aceptar. 24. A la següent finestra, tornar a fer clic al botó Aceptar i observar com s ha modificat la taula seleccionada. Format Condicional 13/23

14 Mitjançant el format condicional Excel ens permet donar format a les cel les en funció de determinats criteris. D aquesta manera, es poden ressaltar els resultats d una taula per a identificar amb facilitat cel les concretes. Com a màxim es poden establir tres criteris a la vegada. Anem a veure un parell d exemples d això. En el full de càlcul Formats Avançats tenim l estat de comptes del Departament de Vendes d una empresa. Si les vendes són inferiors a 2000 unitats volem que la quantitat aparegui de color vermell, i si s han venut més de 3000 unitats de color verd. Per a aplicar un format condicional: 1. Seleccionar el rang de cel les B26:D37 del full Formats Avançats. 2. Escollit del menú Formato l opció Formato condicional. 3. A l apartat Condición 1 desplegar el segon quadre i seleccionar l opció menor que de la llista desplegable. A l últim quadre escriure el valor, en aquest cas Fer clic sobre el botó Formato. 5. En el apartat Color, seleccionar el Rojo i polsar sobre el botó Aceptar. A la vista prèvia ha d aparèixer el text de mostra en color vermell. 6. Fer clic sobre el botó Agregar. Apareix un nou quadre, per a afegir la Condición Desplegar el segon quadre dintre de l apartat Condición 2 i seleccionar l opció mayor que de la llista desplegable. A l últim quadre escriure el valor Fer clic sobre el botó Formato. 9. A l apartat Color, seleccionar el Verde i polsar sobre el botó Aceptar. A la vista prèvia de la Condición 2 apareix el text de mostra en color verd. 10. Fer clic sobre el botó Aceptar per a validar. Observar que tots els valors de la taula més grans de 3000 estan de color verd i tots els valors menors de 2000 en color vermell. Una altra possibilitat és la de poder establir el valor seleccionant una cel la, per exemple a la B19. 14/23

15 Per a aplicar un format condicional: Microsoft Excel Seleccionar el rang de cel les B26:D37 de la fulla que contengui les dades a estudiar. 2. Escollir del menú Formato l opció Format condicional. 3. A l apartat Condición 1 desplegarem el segon quadre i seleccionarem l opció menor que de la llista desplegable. 4. A l últim quadre de la dreta, fer clic en per a accedir al full de càlcul obert. 5. Fer clic en la cel la B Tornar a fer clic a la icona que apareix a la finestra flotant de Format condicional, per a tornar al quadre anterior. 7. Fer clic sobre el botó Formato. 8. A l apartat Color, seleccionar el Fucsia i polsar sobre el botó Aceptar. A la vista prèvia apareixerà el text de mostra en el color indicat. 9. Fer clic sobre el botó Agregar. 10. Apareix un nou quadre per a afegir la Condición Desplegar el segon quadre dintre de l apartat Condición 2 i seleccionar l opció mayor o igual que de la llista desplegable. 12. A l últim quadre de la dreta, fer clic en per a accedir a la fulla de càlcul oberta. 13. Fer clic en la cel la B Tornar a fer clic a la icona que apareix a la finestra flotant de Format condicional, per a tornar al quadre anterior. 15. Fer clic sobre el botó Formato. 16. A l apartat Color, seleccionar el Azul pálido i polsar sobre el botó Aceptar. A la vista prèvia de la Condición 2 apareix el text de mostra de color blau pàl lid. 15/23

16 17. Fer clic sobre el botó Aceptar per a validar. 18. Observar que tots els valors de la taula menors al valor contingut en la cel la B19 apareixen en color fúcsia, i tots els valores majors o igual se visualitzen en color blau pàl lid. Ocultar i Visualitzar Fulls A l establir una condició, si es desitja introduir manualment la cel la amb la qual comparar les cel les seleccionades (en el quadre blanc de la dreta), s ha de realitzar teclejant el símbol = seguit de les cel les Com a valor absolut. Per exemple, =$B$19 En el cas de voler mostrar les dades d un llibre però no els d algun full en concret, Excel ens dóna l oportunitat d ocultar els fulls que vulguem. De la mateixa manera, quan ho necessitem també podrem visualitzar aquelles que considerem oportunes. Ocultar Fulls Per ocultar fulls en un llibre: 1. Tenir actiu el full que volem ocultar, per exemple la Hoja1. 2. Accedir al menú Formato i escollir l opció Hoja. 3. Seleccionar l opció Ocultar. 4. Automàticament, l etiqueta de la Hoja1 desapareix de la nostra pantalla quedant oculta.. Visualitzar Fulls Per visualitzar fulls ocults: 1. Del menú Formato escollir l opció Hoja. 2. Seleccionar Mostrar. 3. A continuació, es visualitzen tots els fulls que estan ocults. En el nostre cas, només n apareix un, la Hoja1 que havíem ocultat prèviament. Seleccionem-la. 4. Fer clic a Aceptar i observar que tot seguit es visualitza el full indicat. 16/23

17 Ampliar i Reduir Files i Columnes Ampliem o reduïm una fila o una columna quan la informació continguda en una cel la (d aquesta fila o columna), no s ajusta a la mida estàndard de la mateixa i necessitem que sigui més gran o més petita (en funció del contingut) per una millor visualització. Ampliar i Reduir Columnes Utilitzant el Ratolí: Per modificar l amplitud d una columna: 1. En el full Retallar, Copiar i Enganxar situar el cursor entre la capçalera de les columnes A i B (el cursor canvia de forma i es converteix en una doble fletxa). 2. Fer clic i arrossegar cap a la dreta. Automàticament, la columna situada a l esquerra, en aquest cas la columna A, modifica la seva mida. 3. Cal observar que, arrossegant lentament, apareix un petit rètol que indica l amplada de la columna en el mateix moment. Quan l amplada sigui de 17,00 s ha de deixar anar el botó esquerre del ratolí. Quan modifiquem l amplada de la columna: Si en lloc d arrossegar cap a la dreta ho fem cap a l esquerra, l amplada de la columna es redueix. Si en lloc d arrossegar amb el ratolí fem doble clic a la intersecció de les capçaleres, la mida 17/23

18 de la columna s ajusta a la cel la que tingui el contingut més llarg. Per modificar l amplada d un grup de columnes: 1. Seleccionar les columnes B i C, situant el ratolí a la capçalera de la primera (la B) i arrossegant fins la capçalera de l última (la C). 2. Col locar el ratolí a la intersecció de qualsevol de les capçaleres de columna seleccionades (el cursor canvia de forma i es converteix en una doble fletxa). 3. Fer clic i arrossegar cap a la dreta, fins que el rètol que apareix en arrossegar lentament indiqui una amplada de 10, Automàticament, les dues columnes queden ampliades a 10,71. Utilitzant la Barra de Menús: La barra de menús ens permet modificar la mida de files i columnes escrivint la mida exacta en punts. També ens permet seleccionar la mida estàndard d Excel per a files i per a columnes. Per modificar la mida d una columna: 1. Situar el cursor en una de les cel les de la columna que es vulgui ampliar o reduir, per exemple, situar el cursor a la cel la B3, per modificar l amplada de la columna B. 2. Seleccionar Formato/Columna/Ancho de la barra de menú. 3. Escriure 8 en el quadre Ancho de columna. 4. Fer clic sobre el botó Aceptar i observar que la columna ha modificat la seva amplitud. 18/23

19 Ampliar i Reduir Files Si volem modificar més d una columna alhora, utilitzant el menú abans hem de seleccionar-les. Utilitzant el Ratolí: Per modificar l alçada d una fila: 1. Estant en el mateix full de càlcul, col locar el cursor entre la capçalera de les files 6 i 7 (el cursor canvia de forma i es converteix en una doble fletxa). 2. Fer clic amb el botó esquerre del ratolí i arrossegar cap avall. La fila superior, en aquest cas la fila 6, modifica la seva mida. 3. Observar que, en arrossegar lentament, apareix un petit rètol que indica l alçada de la fila a cada moment. Quan l alçada sigui de 21,00 deixar anar el botó esquerre del ratolí. 4. Automàticament, l alçada de la fila 6 queda modificada. Per modificar l alçada d un grup de files: Si en lloc d arrossegar cap avall, ho fem cap a dalt la fila es redueix i queda més estreta que la resta de les files. 1. Seleccionar el grup de files de la 7 a la 11, fent clic amb el botó esquerre del ratolí a la capçalera de la fila 7 i arrossegar fins la capçalera de la fila Col locar el cursor a la intersecció de qualsevol de les capçaleres de les files seleccionades. 3. Fer clic i arrossegar cap avall, fins que el rètol que apareix mentre arrosseguem lentament indiqui una alçada de 18, Automàticament, totes les files queden ampliades a 18,75. 19/23

20 Utilitzant la Barra de Menús: Per modificar la mida d una fila: 1. Situar el cursor en una de les cel les de la fila que es vulgui ampliar o reduir, per exemple situar el cursor a la cel la A4 per modificar l alçada de la fila Seleccionar l opció Formato/Fila/Alto de la barra de menús. 3. Escriure 20 en el quadre Alto de fila. 4. Fer clic sobre el botó Aceptar per validar. 5. Observar que l alçada de la fila s ha modificat. Ocultar i Mostrar Files i Columnes Quan volem ocultar informació continguda en un full de càlcul per, per exemple, realitzar una impressió sense unes dades determinades, s utilitza l ordre Ocultar. En canvi, l ordre Mostrar ens permet tenir visibles al full de càlcul les files o columnes que estaven ocultes. Ocultar i Mostrar Columnes Utilitzant la Barra de Menús: Per ocultar una columna: 1. Seleccionar la columna C, fent clic a sobre de la seva capçalera. 2. Entrar al menú Formato/Columna/Ocultar. 20/23

21 3. Automàticament, la columna C desapareix del full de càlcul. A la capçalera veiem que de la columna B es passa a la columna D. Per mostrar una columna oculta: Si volem ocultar més d una columna primer hem de seleccionar-les. 1. Per mostrar una columna oculta, primer hem de seleccionar les dues columnes que queden al costat d aquesta, és a dir, entre les que queda amagada. 2. Seleccionar les columnes B i D, arrossegant el ratolí sobre la capçalera d aquestes. 3. Fer clic en el menú Formato/Columna/Mostrar. 4. Automàticament, la columna C (ocultada anteriorment) apareix en el full de càlcul, ombrejada com també les columnes B i D. Utilitzant el Botó Dret del Ratolí: També podem ocultar i mostrar columnes des dels menús contextuals que apareixen si fem clic sobre el botó dret del ratolí al full de càlcul. Per ocultar una columna: 21/23

22 1. Seleccionar la columna D del full de càlcul i activar el menú contextual, fent clic amb el botó dret del ratolí sobre la capçalera d aquesta. 2. Seleccionar l opció Ocultar d aquest menú. 3. Seguidament, la columna D desapareix de la pantalla. Per mostrar una columna: Recordar que si volem ocultar més d una columna primer hem de seleccionar-les des de la seva capçalera. 1. Per mostrar una columna oculta, primer hem de seleccionar les dues columnes que queden al seu costat. 2. Seleccionar les columnes C i E, arrossegant la punta del ratolí sobre la capçalera d aquestes. 3. Fer clic amb el botó dret del ratolí en qualsevol part de la selecció creada. 4. Del menú contextual que apareix, escollir l opció Mostrar. 5. Automàticament, la columna D torna a aparèixer en pantalla, seleccionada juntament amb les columnes C i E. Ocultar i Mostrar Files Utilitzant la Barra de Menús: 22/23

23 Per ocultar diverses files: 1. Seleccionar les files 7, 8 i 9 del full de càlcul, fent clic sobre la capçalera d aquestes. 2. Accedir al menú Formato/Fila/Ocultar. 3. Observar que les files seleccionades desapareixen del full de càlcul. Si mirem la capçalera de les files, veurem que salta de la fila 6 a la fila 10. Per mostrar diverses files ocultes: 1. Per mostrar les files ocultes, s han de seleccionar les files entre les quals queden compreses. 2. Seleccionar les files 6 i 10, arrossegant el ratolí sobre la capçalera de les dues. 3. Accedir al menú Formato/Fila/Mostrar. 4. Automàticament, les files 7, 8 i 9 apareixen de nou en pantalla, seleccionades juntament amb les files 6 i 10. Utilitzant el Botó Dret del Ratolí: Per ocultar diverses files: 1. Seleccionar la fila 4 del full de càlcul, fent clic a la seva capçalera. 2. Mantenir polsada la tecla Control. 3. Seleccionar la fila 6 del full de càlcul, fent clic a la seva capçalera. 4. Deixar anar la tecla Control. 5. Fer clic amb el botó dret del ratolí en qualsevol de les dues capçaleres de fila (a la capçalera de la fila 4 o bé a la capçalera de la fila 6). 6. Seleccionar l opció Ocultar del menú contextual. 7. Automàticament, les files 4 i 6 desapareixen de la pantalla. Per mostrar diverses files ocultes: 1. Seleccionar les files 3, 5 i 7, arrossegant el ratolí sobre la seva capçalera. 2. Fer clic amb el botó dret del ratolí sobre les capçaleres seleccionades perquè aparegui el menú contextual. 3. Seleccionar l opció Mostrar d aquest menú. 4. Automàticament, les files 4 i 6 apareixen de nou en pantalla, seleccionades juntament amb les altres. 23/23