tfactura La presentació telemàtica de factures Setembre 2014

Transcripción

1 tfactura La presentació telemàtica de factures Setembre 2014

2 Índex 1. La factura telemàtica (tfactura): Què és la tfactura? Com funciona? Quins són els avantatges 2. Annex: presentació telemàtica de factures. Detall. 1

3 Què és la t-factura? La t-factura és un servei que facilita la presentació de factures de forma telemàtica, així com tot tipus de documentació associada a la mateixa (certificats d'obra o qualsevol altra documentació acreditativa del compliment total o parcial del servei, obra o subministrament). La t-factura està disponible per a empreses i particulars que siguin proveïdors de l'ajuntament de Barcelona, o dels seus organismes autònoms i societats municipals. Amb l excepció de: Institut Municipal Fundació Mies van der Röhe Patronat Municipal de l'habitatge de Barcelona Institut Municipal d'urbanisme Institut Municipal d'educació de Barcelona Institut Municipal de Serveis Socials de Barcelona En aquest sentit, cal tenir en compte que les tfactures presentades de forma telemàtica, tenen plena validesa legal i són homologables a la factura electrònica. 2

4 No es pot visualitzar la imatge en aquest moment. Hàbitat Urbà Institut Municipal d Informàtica Com funciona La presentació telemàtica de les factures així com de la documentació acreditativa i justificativa que es requereixi, es fa des del Portal de Tràmits de l Ajuntament: Presentació t-factura Accés al Servei Complimentar formulari Adjuntar factura en format PDF Signatura electrònica i Registre Telemàtic Certificat digital 1. Complimentar un formulari on es recullen les principals dades de facturació. 2. Adjuntar la factura en PDF, així com altra documentació acreditativa (si és necessària). 3. Confirmar les dades i signar la sol licitud per presentar-la al registre telemàtic. Per accedir-hi, caldrà disposar d un Certificat Digital reconegut per l Ajuntament de Barcelona. 3

5 Quins són els avantatges? El servei de t-factura presenta una sèrie d avantatges en relació a la presentació en paper de factures, tant pels proveïdors com pel mateix ajuntament: Beneficis per al proveïdor: 1. Major traçabilitat que el paper, ja que el proveïdor obté de forma immediata un resguard pdf, signat per l Ajuntament, amb la data i hora de registre de la factura. El resguard es pot descarregar en finalitzar el tràmit, o recuperar-lo més endavant des de la Carpeta de l Empresa. 2. Eliminació de l ús del paper (no cal imprimir, ni arxivar físicament, ni la factura ni el resguard). 3. No és necessari realitzar desplaçaments, o enviaments per correu, per lliurar les factures. 4. Independència d'horaris d'oficina: el tràmit està disponible 24x7. L'Ajuntament també se'n beneficia: 1. Major agilitat en els tràmits interns de recepció, validació i pagament de factures dins els terminis legalment establerts. 2. Les factures entrades per internet tenen un percentatge d error en l entrada de dades inferior a les de paper. 3. Estalvi dels costos d'escaneig i mecanització associats a les factures entrades en paper. 4

6 Annex: Presentació de factures

7 Accés al tràmit Podem accedir al tràmit des del Portal de Tràmits de l Ajuntament: 1. A través del destacat que trobem a la home de la versió Empresa del Portal. 2. Cercant Presentació factures 2. Mitjançant el cercador del Portal. Cercant presentació factures ens tornarà com a resultat un vincle al tràmit. 3. A través de l assistent virtual, la Mercè. Cercant presentació factures ens oferirà un vincle per accedir al tràmit. 1. Accés al tràmit des de l apartat de tràmits destacats 3. Cercant Presentació factures 6

8 Accés al tràmit Al accedir al tràmit Presentació de factures a l Ajuntament de Barcelona se ns presenta la informació bàsica associada al tràmit així com la possibilitat de fer el tràmit per internet, si disposem d un certificat digital vigent. Informació bàsica del tràmit Iniciar tràmit 7

9 Autenticació amb certificat digital Abans d iniciar el procés de presentació, cal que l usuari s identifiqui de forma fefaent. És imprescindible, per tant, disposar d un certificat digital vigent i instal lat al navegador. Autenticació A continuació, cal seleccionar el certificat digital de l empresa o professional corresponent a l interessat que presenta la factura a l Ajuntament (podem disposar de diversos certificats instal lats en un mateix navegador, per exemple, el personal, el d empresa, el del col legi, etc). En aquest cas, el certificat seleccionat seria el de Juan García López. 8

10 Formulari dades facturació Persona autenticada Un cop autenticat, se ns demana completar les dades de facturació: Pas 1 de 3 Dades de la persona sol licitant. Dades del proveïdor (pot ser diferent a la persona que presenta la factura). Dades del contracte/expedient Ajuda complimentar formulari Automàtic, en funció del certificat. Dades de la factura Dades de la unitat administrativa de l Ajuntament a la que va dirigida la factura. Les dades d identificació del sol licitant del tràmit s incorporen de forma automàtica (es capturen de les dades que figuren en el certificat digital seleccionat prèviament). Ajuda complimentar formulari Dades que figuren al document de factura Complimentar de forma manual. Ajuda complimentar formulari 9

11 Adjuntar factura i documentació acreditativa El següent pas és adjuntar el document de la factura (PDF) així com qualsevol altre document justificant del servei/producte facturat (certificacions, per exemple). Primer cal seleccionar el fitxer o fitxers corresponents i després clicar el botó Adjuntar. Pas 2 de 3 Document factura Documentació acreditativa Un cop el document o documents han estat adjuntats, podrem visualitzar el seu nom complert. Document ja adjuntat 10

12 Confirmar dades de la sol licitud Finalment, abans d iniciar el procés de signar la sol licitud i fer-ne la inscripció al registre, cal confirmar les dades. Pas 3 de 3 En cas que alguna de les dades no fos correcte, es permet modificar-les. 11

13 Creació document xml El sistema crea el document xml que inclou tota la informació associada a la factura. Cal esperar a que el procés finalitzi Per fer-ho cal executar l aplicació Java 12

14 Signatura electrònica i registre Un cop creat amb èxit el document xml, ja podem signar el document electrònicament i procedir a registrar-lo. El sistema ens demanarà que seleccionem el certificat que emprarem per fer la signatura electrònica del document. 13

15 Justificants de la presentació Finalment es confirma que el procés s ha completat amb èxit i podrem descarregar-nos a l ordinador o imprimir els justificants associats a la presentació realitzada i el número corresponent al registre de la sol licitud. El número de registre és bàsic per identificar posteriorment la sol licitud i la factura associada Justificant en PDF Així mateix, podem iniciar la presentació d una nova factura des de la mateixa plana. Això evitarà que tinguem que introduir de nou les dades corresponents al representant, domicili de facturació, etc. Iniciar una presentació nova factura 14

16 Justificants de la presentació Les dades corresponents al sol licitant i al proveïdor s arrastren de la primera sol licitud. Dades que no caldrà introduir de nou 15

17