SERVICIO AUTÓNOMO DEL PUERTO Y AEROPUERTOS DEL ESTADO MÉRIDA (SAPAM)

Transcripción

1 SERVICIO AUTÓNOMO DEL PUERTO Y AEROPUERTOS DEL ESTADO MÉRIDA (SAPAM) EVALUAR LA LEGALIDAD, SINCERIDAD Y EXACTITUD DE LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS, PRESUPUESTARIAS Y FINANCIERAS, VINCULADAS CON LOS PAGOS DE VIÁTICOS Y PASAJES, ASÍ COMO, EL PROCESO DE INSCRIPCIÓN Y CONTRATACIÓN DE AUDITORES, CONSULTORES, PROFESIONALES INDEPENDIENTES Y FIRMAS DE AUDITORES EN MATERIA DE CONTROL. El Servicio Autónomo del Puerto y Aeropuertos del estado Mérida (SAPAM), es un Órgano desconcentrado, adscrito al Despacho del Gobernador al que se le confía la administración, mantenimiento, operación y desarrollo de los Aeropuertos Públicos de uso comercial, ubicados en el estado Bolivariano de Mérida, a través del Decreto Nº 042 de fecha Alcance y objetivos específicos La presente actuación fiscal estuvo orientada a evaluar la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones administrativas, presupuestarias y financieras efectuadas por el SAPAM, vinculadas con los pagos de viáticos y pasajes, así como, el proceso de inscripción y contratación de auditores, consultores, profesionales independientes y firmas de auditores en materia de control, correspondiente a los ejercicios económicos financieros 2011, 2012 y período del al A tales efectos, se consideró un análisis exhaustivo. Observaciones más relevantes El Servicio Autónomo del Puerto y Aeropuertos del estado Mérida (SAPAM), no contó con un Manual Descriptivo de Clase de Cargos, en este sentido, el artículo 46 de la Ley del Estatuto de la Función Pública, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N de fecha , señala que el mismo constituye el instrumento básico y obligatorio para la administración del sistema de clasificación de cargos de los órganos y entes de la Administración Pública, asimismo, los artículos 36 y 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº Extraordinario de fecha , estipula la responsabilidad de las máximas autoridades de organizar, establecer, mantener y

2 evaluar el sistema de control interno y que este debe estar adecuado a la naturaleza y fines, en función a ello se debe elaborar la normas, manuales y demás instrumentos de control que deben regir en la entidad. La situación antes expuesta obedece a debilidades de control interno organizacional, así como a la falta de diligencia por parte del responsable del área para la elaboración de dicho manual; lo que trae como consecuencia que no se defina el perfil del cargo, sus funciones inherentes y relaciones jerárquicas, conllevando a la aplicación de discrecionalidad por parte de los funcionarios en el desempeño de sus actividades, así como, en lo relativo al ingreso de personal. Los responsables del manejo y custodia de los recursos y bienes del SAPAM, no prestaron la caución correspondiente para los ejercicios económicos financieros 2011, 2012 y período del al , al respecto, el artículo 93 de la Ley de Administración Financiera del Sector Público del estado Mérida, publicada en la Gaceta Oficial del estado Mérida Nº Extraordinario de fecha , señala el deber de los funcionarios encargados del manejo de los fondos o bienes públicos del estado, de prestar la caución, antes de ejercer sus funciones. Esta condición se debe a que los responsables del manejo de los recursos del Servicio Autónomo del Puerto y Aeropuertos del estado Mérida SAPAM, no realizaron las diligencias pertinentes para prestar la caución respectiva; lo que podría representar un riesgo patrimonial para el SAPAM, al no poseer el instrumento legal necesario que le permita a los responsables, responder por los daños y perjuicios que pudiesen ocasionar en el desempeño de sus funciones. Según la Ejecución Presupuestaria del SAPAM, se realizaron modificaciones a la partida , Viáticos y Pasajes dentro del País, la cual contó con una asignación inicial, según ley para el ejercicio económico financiero 2011 de Bs ,00; ascendiendo a un monto de Bs ,76; de igual manera, para el ejercicio económico financiero 2012, se incrementó de Bs ,00 a Bs ,00, sin embargo, no cuentan con documentos que soporten las referidas modificaciones, siendo que el aumento representa 238,57% y 121,91%, para los años 2011 y 2012 respectivamente, En este sentido, el artículo 25, literal h, de la Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos Públicos del estado Mérida para el ejercicio fiscal 2011, publicada en la Gaceta Oficial del estado Mérida Nº de fecha , en concordancia con el artículo 25, literal g, de la Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos Públicos del estado Mérida para el ejercicio fiscal 2012, publicada en la Gaceta Oficial del estado Mérida Nº de fecha , señalan que las

3 modificaciones presupuestarias deben contener el motivo de la solicitud, imputación presupuestaria, grado de afectación de las metas, consolidación de costos, fuente de financiamiento, causa de disponibilidades de las partida cedente y la certificación.de disponibilidad. La condición señalada, obedece a la falta de control y supervisión que deben ejercer los responsables de la administración del SAPAM, sobre las modificaciones de los recursos presupuestarios; lo que afecta la sinceridad, veracidad y transparencia de la información presupuestaria presentada por el Órgano, limitando así, la toma de decisiones acertadas por parte de la máxima autoridad y el ejercicio del control fiscal, tanto interno como externo. Los gastos por concepto de viáticos y pasajes correspondiente a los períodos objeto de estudio, discrepan de lo efectivamente cobrado según lo indicado en el Scroll de la cuenta corriente Nº del Banco Provincial y el TXT del Servicio Autónomo del Puerto y Aeropuertos del estado Mérida (SAPAM), en virtud que en el TXT, totaliza la cantidad de Bs ,00 y en el Scroll del Banco, asciende a Bs ,00, existiendo una diferencia de Bs ,00; al respecto el Capítulo VII. Políticas, Normas y Lineamientos, numeral 3 y literal E, del Manual de Normas de Viáticos y Pasajes, establece el procedimiento por parte de la Gerencia de el artículo 141 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº Extraordinario de fecha y los artículos 38, segundo aparte numeral 4 y 39, de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, tal circunstancia se debe a la falta de controles administrativos efectivos por parte de los funcionarios responsables de la elaboración del pago, así como, de la supervisión por parte de Director del SAPAM, a fin de garantizar la transparencia con base a lo establecido en la normativa legal vigente, restando sinceridad, transparencia y confiabilidad a las operaciones administrativas y a la utilización de los recursos públicos asignados al Órgano. Los depósitos reflejados en el Scroll cuenta corriente Nº ; del Banco Provincial, relacionados con los gastos de viáticos y pasajes para el período objeto de estudio, no se corresponden a los legítimos beneficiarios, según lo señalado en el registro del TXT generado por el Servicio Autónomo del Puerto y Aeropuertos del estado Mérida (SAPAM), los cuales totalizan un monto de Bs ,00; ,00 y ,00; para los años 2011, 2012 y período del al , respectivamente, al respecto, los artículos 38, segundo aparte, numerales 1 y 5; y 39, de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, por otra parte, en su artículo 141, de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, lo antes expuesto se origina por debilidades en el sistema

4 de control interno administrativo, así como la falta de supervisión y seguimiento por parte del responsable del área administrativa y del Director del Servicio Autónomo del Puerto y Aeropuertos del estado Mérida (SAPAM); en cuanto a la emisión de pagos se refiere en consecuencia, afecta la legalidad, transparencia, objetividad y eficiencia e imparcialidad que debe prevalecer en las operaciones vinculadas con la ejecución del gasto de viáticos y pasajes, en pro de salvaguardar el patrimonio del Órgano. Los expedientes correspondientes a viáticos y pasajes de los ejercicios económicos financieros 2011, 2012 y período al , no cuentan con la documentación soporte que justifique el gasto, al respecto, el Capítulo VII. Políticas, Normas y Lineamientos, numeral 3 del Manual de Normas de Viáticos y Pasajes, asimismo, los artículos 35 y 39 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, esta situación, se origina por debilidades en los procesos administrativos referidos a las erogaciones realizadas por el SAPAM, así como la falta de supervisión por parte de los funcionarios responsables de la autorización de los pagos, respecto al cumplimiento del instrumento de control que rige el otorgamiento de viáticos y pasajes, lo que trae como consecuencia que no se garantice la veracidad, exactitud, transparencia y confiabilidad de los gastos efectuados por el Órgano, en cumplimiento de la normativa que rige su funcionamiento. Conclusiones Sobre la base de las observaciones formuladas, relacionadas con la evaluación de la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones administrativas, presupuestarias, financieras efectuadas por el Servicio Autónomo del Puerto y Aeropuertos del estado Mérida, vinculadas con los pagos de viáticos y pasajes, así como, el proceso de inscripción y contratación de auditores, consultores, profesionales independientes y firmas de auditores en materia de control, correspondiente a los ejercicios económicos financieros 2011, 2012 y período al , se concluye que las desviaciones ocurridas influyen negativamente en el funcionamiento de dicho Órgano, tales como: No contó con un Manual Descriptivo de Clase de Cargos. Por otra parte, los responsables del manejo y custodia de los recursos y bienes del SAPAM, no prestaron la caución durante el período evaluado, asimismo los gastos de viáticos y pasajes efectuados durante los ejercicios económicos financieros 2011 y 2012, no contienen las Órdenes de Pago, en otro orden de ideas, la constancia de

5 presentación de la Declaración Jurada de Patrimonio de siete funcionarios, no se encuentran en los archivos de la Dirección de Recursos Humanos del SAPAM. Además, las modificaciones presupuestarias a la partida , Viáticos y Pasajes dentro del País, durante el período evaluado, no cuentan con los documentos soportes. Igualmente, los gastos por concepto de viáticos y pasajes correspondiente al período objeto de estudio, discrepan de lo efectivamente cobrado, según lo indicado en el Scroll del Banco Provincial y el TXT del Servicio Autónomo del Puerto y Aeropuertos del estado Mérida (SAPAM), de igual manera, los depósitos reflejados en el Scroll de la cuenta corriente Nº ; Banco Provincial, relacionados con los gastos de viáticos y pasajes para el período evaluado, no se corresponden a los legítimos beneficiarios, según lo señalado en el registro del TXT generado por el SAPAM, finalmente, los expedientes correspondientes a viáticos y pasajes de los ejercicios económicos financieros 2011, 2012 y período al , no cuentan con la documentación soporte que justifique el gasto.. Recomendaciones En virtud de la importancia de las observaciones detectadas en el (SAPAM), durante los ejercicios económicos financieros 2011, 2012 y primer trimestre del año 2013, con la finalidad que las mismas sean atendidas oportunamente, en beneficio de una gestión administrativa eficaz y eficiente, que tienda a la optimización de los recursos y a salvaguardar el patrimonio del Estado; se emiten las siguientes recomendaciones con carácter vinculante, de conformidad con lo previsto en el artículo 48 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N Extraordinario de fecha , en concordancia con el artículo 44 de su Reglamento, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N de fecha , según autorización del Contralor del estado Bolivariano de Mérida, mediante Cuenta Nº y Punto de Cuenta Nº 01 y 02, ambos de fecha , cuya reconsideración mediante escrito razonado puede ser solicitada ante esta Contraloría estadal, en paralelo con la propuesta de sustitución, en un lapso de 15 días hábiles siguientes a la fecha de recepción del presente informe. En tal caso, esta Entidad Fiscalizadora Regional procederá a ratificar las recomendaciones iníciales o dará su conformidad a la propuesta de sustitución, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la solicitud; a continuación se mencionan:

6 Emprender las acciones dirigidas a dar celeridad a la elaboración del Manual Descriptivo de Clases de Cargos. Ejercer el debido seguimiento y supervisión, a los efectos de exigir a los responsables del manejo y custodia de los recursos y bienes del SAPAM, que presten la respectiva caución antes de tomar posesión de sus cargos. Adoptar controles y fortalecer la supervisión, al momento de emitir pagos por concepto de viáticos y pasajes, de tal manera, que se cuente con la documentación necesaria para soportar suficientemente el gasto efectuado. Fortalecer el control sobre la formación y supervisión de los expedientes del personal que labora en el SAPAM, a los fines de garantizar la presentación de la constancia de la Declaración Jurada de Patrimonio. Ejercer el debido control y supervisión sobre las modificaciones presupuestarias a los fines que las mismas contengan todos los soportes correspondientes. Adoptar controles efectivos y establecer la supervisión necesaria con el objeto de garantizar que los gastos relacionados con los viáticos y pasajes reflejados en los TXT se correspondan con lo efectivamente pagado por dichos conceptos. Fortalecer los mecanismos de control interno administrativo, la supervisión y el seguimiento respectivo, que permitan garantizar que los pagos efectuados por concepto de viáticos y pasajes correspondan a sus legítimos beneficiarios. Implementar mecanismos de control y supervisión dirigidos a regular la conformación de la documentación soporte que justifique el gasto.