RESUMEN EJECUTIVO EC RESUMEN EJECUTIVO

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1 RESUMEN EJECUTIVO EXAMEN DE CUENTA PRACTICADO AL SERVICIO DESCONCENTRADO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA DEL ESTADO BARINAS (SATEB) EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2014 Dirección de Control. Administración Central y Otro Poder Área. Administración Centralizada Identificación. Servicio Desconcentrado de Administración Tributaria del Estado Barinas (SATEB) Tipo y denominación de la actuación. Examen de Cuenta Código de la actuación. EC Alcance. El examen de la cuenta abarcó la evaluación de la legalidad, sinceridad, exactitud y adecuada utilización de los recursos asignados, sistema de control interno, así como el grado de cumplimiento de los objetivos y metas ejecutadas por el Servicio Desconcentrado de Administración Tributaria del estado Barinas (SATEB), durante el ejercicio económico financiero A tales efectos, se evaluó el 100% de los ingresos obtenidos por el organismo y se seleccionó una muestra del 30% del universo de los pagos realizados aplicando el método de muestreo estratificado; así como, de los documentos que sustentan las operaciones ejecutadas para la consecución de sus objetivos y metas formulados en su Plan Operativo Anual.

2 Objetivos de la actuación Objetivo General Evaluar la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones, relacionadas con los ingresos, gastos, bienes, sistema de control interno; así como, los objetivos y metas ejecutadas por el Servicio Desconcentrado de Administración Tributaria del estado Barinas (SATEB), durante el ejercicio económico financiero Objetivos Específicos Verificar el sistema de control interno implantado por el Servicio Desconcentrado de Administración Tributaria del estado Barinas (SATEB), para la salvaguarda del patrimonio manejado; así como, la recepción y ejecución de los recursos administrados, durante el ejercicio económico financiero Comprobar la legalidad, sinceridad, exactitud y adecuada utilización de los recursos asignados, durante el ejercicio económico financiero Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas formuladas en el Plan Operativo Anual Características generales del servicio evaluado Creación El Servicio Desconcentrado de Administración Tributaria del estado Barinas (SATEB), es creado mediante Decreto N 001 de fecha , emitido por el Gobernador del estado Barinas, publicado en la Gaceta Oficial del estado Barinas Nº de la misma fecha, corregida según Avisos Oficiales N 001/12 y 002/12 de fecha , emitidos por el Gobernador del estado Barinas y publicados en Gaceta Oficial del estado Barinas N de fecha Pag. 2

3 Naturaleza Jurídica El SATEB, es un servicio desconcentrado con capacidad de gestión presupuestaria, administrativa y financiera, bajo control jerárquico del Gobernador del estado Barinas, cuyo objeto es la gestión, liquidación, recaudación, determinación, control, inspección y fiscalización de los ramos tributarios según las disposiciones que la regulan. Resultados de la actuación Observaciones relevantes Para el ejercicio económico financiero 2014, el Servicio Desconcentrado de Administración Tributaria del estado Barinas (SATEB), no contó con Manuales de Procedimientos debidamente aprobados, que regulen los procesos de administración de personal, adquisición de materiales, suministros, bienes y contratación de servicios. Se constató que las transacciones de las operaciones financieras realizadas por el SATEB, no fueron objeto de registro contable en los libros legales de contabilidad (Diario y Mayor), para garantizar su relevancia, utilidad y facilitar la clasificación de los rubros correspondientes. Se evidenció que no llevan un registro cronológico y detallado de los mantenimiento y/o reparaciones dados a los bienes muebles, tales como vehículos, aires acondicionados, fotocopiadoras entre otros, debidamente archivados en un expediente con sus respectivos soportes. Se evidenció que no cuentan con un Manual Descriptivo de Clases Cargo, ni con un sistema de remuneración. Se observó que el Plan Operativo Anual 2014, no indica el recurso humano (horashombre), para cada una de las metas previstas, los funcionarios responsables de la ejecución del referido plan, ni los indicadores de gestión que permitan medir el cumplimiento de las metas alcanzadas bajo los criterios de eficacia, eficiencia y economía. Pag. 3

4 Se observaron pagos por concepto de adquisiciones de bienes y contratación de servicios, en los cuales se omitieron la realización de las actividades previas, la modalidad de selección de contratista correspondiente, control del contrato y no conformaron el expediente único por cada contratación. Se evidenció que el personal adscrito al SATEB, no se encuentran registrados en el Sistema de Seguridad Social del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales IVSS. En la administración del personal, se evidenció que no fueron enteradas las retenciones correspondientes al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda ante el BANAVIH, ni realizaron las retenciones por concepto de Impuesto Sobre la Renta, sobre sueldos, salarios y demás remuneraciones. Conclusiones De los resultados expuestos en el cuerpo del informe, se concluye que el órgano presentó debilidades de control interno relacionadas con su organización y funcionamiento, por la ausencia de manuales de procedimientos y descriptivo de clases de cargos; las transacciones de las operaciones financieras, no fueron registradas contablemente en los libros principales correspondientes; no se llevó una cronología detallada de los mantenimientos y/o reparaciones de los bienes muebles. Asimismo, en la formulación del Plan Operativo Anual (POA), no indicaron el recurso humano (horas-hombre), ni los funcionarios responsables para cada una de las metas previstas, así como, los indicadores de gestión que permitan medir el cumplimiento de las mismas; fallas administrativas en los proceso de selección y contratación para la adquisición de bienes y servicios. Por otra parte, el personal adscrito al SATEB, no se encontró registrado en el Sistema de Seguridad Social del Instituto Venezolano, no fueron enteradas las retenciones del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda ante el BANAVIH, ni realizaron las retenciones por concepto del Impuesto Sobre la Renta, sobre sueldos, salarios y demás remuneraciones. No obstante, las observaciones, constituyen defectos de forma que no causan perjuicio pecuniario, por tanto, no dan lugar a la objeción de la cuenta, de conformidad con en el artículo 28 de las Normas para la Pag. 4

5 Formación, Rendición y Examen de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes Descentralizados (Gaceta Oficial N de fecha ), se califica la cuenta conforme. RECOMENDACIONES Crear mecanismos de control interno a través de manuales que indiquen los procedimientos que se deben llevar a cabo para efectuar los procesos relacionados con los sistemas administrativos y operativos del organismo y así mismo, deben establecerse los responsables en los procesos que se implanten. La máxima autoridad, conjuntamente con la Gerencia de Administración y Recursos Humanos, deben emprender las acciones administrativas precisas para la elaboración y respectiva aprobación del Manual Descriptivo de Clases de Cargo; así mismo, implementar el Tabulador de Sueldos y Salarios, a los fines de garantizar que el marco referencial aplicado para el pago de sueldos a los trabajadores y trabajadoras del SATEB, se encuentre debidamente legitimado, por medio del acto administrativo correspondiente. Establecer mecanismos de control interno en cuanto a la fase de planificación, que permitan el seguimiento continuo y oportuno del plan operativo anual, así mismo, en la formulación deben incluir incluir el recurso humano e incorporar medios de verificación e indicadores de gestión por objetivos y metas, con el fin de tomar las acciones correctivas necesarias y oportunas para el efectivo cumplimiento del Plan Operativo. Emprender las acciones que garanticen el registro en los libros principales y auxiliares, que aseguren el cumplimiento de los principios de contabilidad y la obtención de información contable oportuna que reflejan los estados financieros. Adecuar sus procedimientos de control interno, en relación al registro y control de los bienes; llevar la cronología de los trabajos de mantenimiento y/o reparaciones que se efectúen a los mismos, especificando el detalle de los materiales y costos. Implementar mecanismos de supervisión, control y seguimiento en los procesos de selección y adjudicación de las órdenes de compra emitidas, y que la Pag. 5

6 conformación de los soportes documentales y técnicos, se adecuen a la normativa legal y sublegal. Implementar mecanismos de control que permitan el archivo de la documentación que conforma los expedientes de los contratos, siguiendo un orden cronológico que facilite su oportuna localización, tomando en cuenta lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas vigente. Emprender las acciones pertinentes a los efectos de registrar a sus trabajadores y trabajadoras en el Sistema de Seguridad Social del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Implantar mecanismos de control interno de los procedimientos a seguir para efectuar las retenciones por concepto de Impuesto Sobre la Renta, sobre sueldos, salarios y demás remuneraciones; así como, el enteramiento de las retenciones correspondientes al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda de forma obligatoria al organismos competente dentro del plazo establecido en las leyes respectiva. EH/GF/AT/MO Pag. 6