INFORME EJECUTIVO. 1. Aspectos Preliminares. 1.1 Origen de la Actuación
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- Alejandro Molina Aranda
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1 INFORME EJECUTIVO ALCANCE AL INFORME DEFINITIVO CORRESPONDIENTE A LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA, PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA PRACTICADA EN LA GOBERNACION DEL ESTADO BOLIVAR EJERCICIO FISCAL 2005 CAPITULO I 1. Aspectos Preliminares 1.1 Origen de la Actuación La actuación fiscal cuyos resultados se exponen en el presente Informe, fue ordenada mediante notificaciones Nros. DCC-DAC , DCC-DAC ambas de fecha y notificación N DCC-DAC de fecha en acatamiento a lo previsto en el plan operativo anual de auditorías de la Dirección de Control de la Administración Centralizada. 1.2 Alcance La actuación fiscal comprendió la evaluación presupuestaria, administrativa y financiera de la ejecución de recursos efectuada por la Gobernación del estado Bolívar durante el año 2005, tomándose muestras aleatorias del 30% por cada área revisada. 1.3 Objetivo General Evaluar los aspectos administrativos, presupuestarios y financieros relacionados con la ejecución del presupuesto de la Gobernación del estado Bolívar durante el ejercicio fiscal Objetivos Específicos Verificar la legalidad y exactitud en la aprobación, distribución y ejecución presupuestaria de los recursos manejados. Constatar la veracidad de los aspectos financieros relacionados con los recursos percibidos y manejados por la Gobernación del estado Bolívar Comprobar la autenticidad y legalidad de las operaciones administrativas, presupuestarias y financieras, relacionadas con la ejecución del gasto.
2 Informe Definitivo Pág Características Generales del objeto evaluado El Poder Ejecutivo del Estado es ejercido por el Gobernador del Estado y los demás órganos establecidos en la Constitución del Estado Bolívar, en la forma y dentro de los límites señalados en las normas constitucionales y legales de la República y del estado Bolívar. El ejercicio del gobierno y de la administración del Estado es de la competencia del Gobernador y los demás funcionarios indicados en el ordenamiento jurídico. La unidad ejecutiva encargada de la planificación, formulación, ejecución y administración del presupuesto es la Secretaría de Administración y Finanzas adscrita a la Gobernación del Estado Bolívar, la cual fue creada mediante Decreto Nº 201 de fecha Observaciones mas relevantes En cuanto al proceso de selección de proveedores, se observó la adquisición por adjudicación directa de una (1) planta eléctrica Diesel de 160 KVA, Generador ONAN VOL, marca Cummins, mediante la orden de compra N OC de fecha emitida a favor de la Asociación Cooperativa Alta Calidad 219, R.L. por Bs.F ,00, cancelada en fecha mediante orden de pago N La planta se compró con la finalidad de ser instalada en el edificio administrativo de la Gobernación, siendo fundamentada la adjudicación directa en el artículo 88 numeral 1 de la Ley de Licitaciones que dispone: Se puede proceder por Adjudicación Directa, independientemente del monto de la contratación ( ), en los siguientes supuestos: 1. Si se trata de suministros requeridos para la continuidad del proceso productivo y del retardo por la apertura de un procedimiento licitatorio pudiera resultar gravemente afectada la continuidad del mismo, como consta en punto de cuenta N SAF de fecha En dicho punto de cuenta se indica que las actividades del edificio administrativo de la Gobernación, habían sido interrumpidas en su normal desarrollo, debido a la problemática que presenta el Estado Bolívar y en especial el Municipio Heres, en el suministro de energía eléctrica, lo cual ha ocasionado retrasos y perdida de información en el proceso de elaboración de nóminas, órdenes de pago, cierres contables y presupuestarios, entre otros, justificándose de esta manera dicha adjudicación. De igual manera, se evidenció la adquisición por adjudicación directa de una (1) planta eléctrica Diesel de 75 KVA, Generador ONAN VOL, marca Cummins, mediante la orden de compra N OC de fecha emitida a favor de la
3 Informe Definitivo Pág. 3 Asociación Cooperativa Alta Calidad 219, R.L. por Bs.F ,00 cancelada en fecha mediante orden de pago N La planta se compró con la finalidad de ser instalada en la Residencia del Gobernador, siendo fundamentada la adjudicación directa en el artículo 88 numeral 1 de la Ley de Licitaciones que dispone: Se puede proceder por Adjudicación Directa, independientemente del monto de la contratación ( ), en los siguientes supuestos: 1. Si se trata de suministros requeridos para la continuidad del proceso productivo y del retardo por la apertura de un procedimiento licitatorio pudiera resultar gravemente afectada la continuidad del mismo, como consta en punto de cuenta N SAF de fecha En dicho punto de cuenta se indica que en la Residencia del Gobernador se realizan reuniones con invitados nacionales e internacionales en pro de fomentar las relaciones bilaterales entre el estado Bolívar, con otros municipios, regiones y países, cuyas actividades habían sido interrumpidas en su normal desarrollo, debido a la problemática que presenta el Estado Bolívar y en especial el Municipio Heres, en el suministro de energía eléctrica, lo cual ha ocasionado interrupción de las actividades e incomodidad para los huéspedes de la Residencia ( ), verificándose la necesidad de adquirir el equipo bajo la modalidad aplicada. De igual manera, se corroboró mediante la página web rncenlinea.snc.gob.ve, que la Asociación Cooperativa Alta Calidad 219, R.L., proveedora de las plantas eléctricas, no está inscrita en el Registro Nacional de Contratistas, a pesar que las compras exceden las 500 U.T. señaladas en el artículo 36 de la Ley de Licitaciones. Por otra parte, se evidenció la aprobación del crédito adicional N 008 en fecha por la suma total de Bs.F ,11 financiado con recursos provenientes de los ingresos ordinarios correspondientes a gastos comprometidos no causados al , observándose pagos por Bs.F ,34 cargados a dicho crédito, correspondientes a gastos comprometidos que fueron causados en el año 2004, como se observa de las respectivas facturas emitidas por los proveedores de bienes y servicios durante el período octubre y diciembre 2004 (anexo I ). De conformidad a la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, estos compromisos debieron pagarse en el año 2005 con los recursos financieros disponibles del año anterior, sin haberlos incorporado al presupuesto 2005, como lo dispone el artículo 57 ejusdem.
4 Informe Definitivo Pág. 4 En otro contexto, se observó en los inventarios de bienes muebles de la Dirección de Administración y la Secretaría de Administración y Finanzas al la descripción de bienes que no poseen sus características completas (marca, serial, modelo). Por ejemplo, en el inventario de la Dirección de Administración se observaron ochenta y tres (83) aires acondicionados, de los cuales cuarenta y uno (41) no indican ningún tipo de característica que permita identificarlos, es decir, no señala la marca, el modelo ni el serial. De igual forma, se observa la existencia de veinte (20) calculadoras, 34 (treinta y cuatro) teclados y 39 treinta y nueve (39) mouses que tampoco señalan los seriales y modelos respectivos. En el caso del inventario de vehículos no se indica el color ni las placas, sólo se relaciona la marca y el serial. Conclusiones En atención a los resultados obtenidos de la evaluación efectuada a los aspectos administrativos, presupuestarios y financieros relacionados con la ejecución del presupuesto de la Gobernación del estado Bolívar durante el ejercicio fiscal 2005, se pudo observar lo siguiente: En relación a la legalidad y exactitud de las operaciones presupuestarias, administrativas y financieras relacionadas con la ejecución del gasto, se evidenciaron treinta (30) contrataciones de servicio por un total de Bs.F ,38, cuyas certificaciones presupuestarias presentan fecha anterior a la aprobación de las modificaciones a las cuales se cargó el gasto, emitiéndose los pagos a favor de sus legítimos beneficiarios. De igual manera, se observó la adjudicación directa en la adquisición de dos plantas eléctricas, fundamentada en el artículo 88 numeral 1 de la Ley de Licitaciones, debido a los problemas de energía eléctrica que afectaban el desenvolvimiento de los procesos administrativos, verificándose que la empresa adjudicada no estaba inscrita en el Registro Nacional de Contratistas. Se evidenciaron pagos por Bs.F ,34 cancelados con recursos provenientes del crédito adicional N 008 aprobado en el año 2005, cuyos gastos habían sido comprometidos y causados en el año anterior, los cuales debieron cancelarse con los recursos financieros disponibles al cierre del ejercicio fiscal Con respecto al inventario de bienes muebles, se observaron activos registrados sin las características completas (marca, serial); ubicaciones físicas de bienes que no coinciden con el registro de inventario y bienes operativos en distintas dependencias de la Gobernación, de los cuales no se evidencia el documento que soporte la entrega y recepción de los mismos.
5 Informe Definitivo Pág Recomendaciones En ejercicio de las competencias legales asignadas a éste Órgano de Control Fiscal y en atención al resultado del presente análisis, se recomienda lo siguiente: Los reintegros por cualquier concepto, realizados durante el ejercicio fiscal, deben efectuarse a la partida correspondiente; en ningún caso pueden considerarse como ingresos extraordinarios. Los gastos causados y no pagados al finalizar el ejercicio fiscal, deben cancelarse durante el año siguiente con cargo a las disponibilidades financieras existentes a la fecha del cierre. El registro de inventario de bienes muebles debe señalar las características completas de los activos (marca, serial, modelo, entre otros), así como su ubicación exacta, a los fines de facilitar su identificación respectiva. Por la Contraloría del Estado Bolívar Milena Bravo Directora de Control de la Administración Centralizada Resolución Nº CEB de fecha G.O. Nº 746 de fecha Por la Gobernación del estado Bolívar Nombres y Apellidos: C.I: Cargo: Firma: Fecha:
6 Informe Definitivo Pág. 6 Sello MD/Ymr/Ydr
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