INSTRUCTIVO FONDO PARA ACTIVIDADES DE PROTOCOLO Y SUMINISTRO DE REFRIGERIO, POR MONTOS MENORES A 20 UNIDADES TRIBUTARIAS

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1 Página 1 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y INSTRUCTIVO FONDO PARA ACTIVIDADES DE PROTOCOLO Y SUMINISTRO DE REFRIGERIO, POR MONTOS MENORES A 20 UNIDADES TRIBUTARIAS

2 Página 2 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y 1. OBJETO DEL INSTRUCTIVO: Establecer un instrumento que oriente en forma clara y precisa a la Oficina de Administración y Finanzas, a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales y a las Unidades solicitantes del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, en cuanto a las acciones que se deben realizar cuando deban llevar a cabo trámites administrativos con incidencia presupuestaria, asociados a actividades protocolares y de suministro de refrigerio, cuando su monto sea menor a 20 Unidades Tributarias (UT). Con la puesta en vigencia del Instructivo y en función de la simplificación de trámites administrativos, se busca darle celeridad a las actividades de protocolo y suministro de refrigerio, cuyos montos se encuentren dentro de los límites del monto indicado; definiendo claramente las responsabilidades y competencias; en el marco de la legalidad y con un procedimiento expedito. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN: El Instructivo normativo del " Suministro de Refrigerio, por Montos ", es de observancia general para todas las Unidades del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, siendo sus titulares los responsables de su debido cumplimiento, conforme a lo dispuesto por la norma legal que regula la materia; y en los términos de las normas contenidas en el presente documento.

3 Página 3 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y 3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: IVA: Impuesto al Valor Agregado. SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria. Unidad Tributaria (U.T.): Es el valor del bolívar a los efectos tributarios, presupuestarios y administrativos, vigente al 1º de enero del ejercicio económico financiero. 4. BASE LEGAL O ADMINISTRATIVA: Providencia Administrativa Nº 0056 de fecha 27 de enero de 2005, emanada del SENIAT mediante la cual se designa a los Entes Públicos como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha 28 de febrero de Providencia Administrativa Nº 0257 de fecha 19 de agosto de 2008, emanada del SENIAT, mediante la cual se establecen las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha 19 de agosto de Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, aprobado según Punto de Cuenta Nº OSTI -04 de fecha 14 de diciembre de 2009.

4 Página 4 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y 5. NORMAS GENERALES: 5.1. En función de lo dispuesto en el Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica, podrán constituirse Fondos para atender conceptos de gastos específicos, cuyo proceso de constitución, manejo y finiquito, se ajustará a las normas contenidas en el referido Manual La Oficina de Relaciones Interinstitucionales solicitará anualmente autorización para la constitución de un Fondo de Caja Chica que permita atender gastos asociados a las actividades protocolares y suministro de refrigerio, formulados por las diferentes Unidades del Ministerio; el cual estará bajo la responsabilidad del (la) Director (a) General de la referida Oficina El (La) Funcionario (a) designado (a) para la custodia y manejo del referido Fondo, será responsable de cancelar los gastos causados en las Unidades que conformen el ámbito de aplicación del Instructivo; y que se ajusten a lo establecido en las presentes normas Los gastos a realizarse con cargo al Fondo para Actividades de Protocolo y Suministro de Refrigerio, deben corresponderse estrictamente con alguna de las siguientes imputaciones presupuestarias y sus respectivos conceptos de gasto: Partida Alimentos y Bebidas para Personas Alimentos y bebidas, ya sean productos estrictamente agrícolas y pecuarios, manufacturados o no, así como todo tipo de bebidas, alcohólicas o no, tales como: vinos, cervezas, licores; refrescos y agua embotellada. Se incluye la adquisición de comidas, debidamente justificadas, que efectúan los órganos o entes para los trabajadores.

5 Página 5 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y Partida: Relaciones Sociales "Servicios prestados por particulares relacionados con actividades sociales, tales como: servicios de restaurantes, agencias de festejos y el suministro de comidas y bebidas para recepciones, homenajes, agasajos y similares. En el caso en que los alimentos y bebidas sean adquiridos directamente por el organismo se imputa por la específica Alimentos y bebidas para personas." Partida: Servicios para la Elaboración y Suministro de Comida "Asignación para atender gastos por servicios prestados por personas jurídicas para la elaboración y suministro de servicios alimentarios, los cuales se ofrecen en lugares como: escuelas, comedores universitarios, centros de acción social, residencias geriátricas, hospitales y clínicas, prisiones, ejército, y en otros lugares. Igualmente, incluye las comidas y refrigerios servidos en viajes de las líneas aéreas." Partida: Otros Servicios No Personales (por servicios de transporte) Comprende la asignación para atender los gastos por concepto de otros servicios no personales que se estimen contratar, no incluidos en las específicas anteriores Los gastos causados a ser cancelados con cargo al Fondo para Actividades Protocolares y Suministro de Refrigerio, no podrán exceder de veinte (20) Unidades Tributarias (U.T.) por factura.

6 Página 6 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y 5.6. El Suministro de Refrigerio, no podrá utilizarse para pagos fraccionados de servicios por montos mayores, que excedan los límites establecidos en las presentes normas El proceso de contratación para atender gastos asociados a actividades de protocolo y suministro de refrigerio que vayan a ser financiados con cargo al Fondo de Caja Chica, sólo podrá ser realizado con Personas Jurídicas De conformidad con lo indicado en el artículo 5 de la Providencia Administrativa, mediante la cual se designan a los Entes Públicos como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado (SENIAT), publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha 28 de febrero de 2005, no se practicará la retención del IVA cuando se trate de la adquisición de materiales, suministros o servicios no personales a ser pagados con cargo al Fondo de Caja Chica, siempre que el monto de cada operación no exceda de veinte unidades tributarias (20 UT) En función de lo señalado en el punto anterior, el monto especificado en la Factura por concepto de IVA, se cargará al gasto general indicado en la misma Las solicitudes formuladas por las Unidades asociadas a actividades protocolares y suministro de refrigerio, cuyos montos estimados superen las 20 U.T., deberán tramitarse ante la Dirección de Servicios Básicos, atendiendo a lo dispuesto en la normativa y procedimientos internos vigentes.

7 Página 7 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y 6. DE LA CONSTITUCIÓN DEL FONDO PARA ACTIVIDADES DE PROTOCOLO Y SUMINISTRO DE REFRIGERIO: 6.1. El Suministro de Refrigerio, tendrá una asignación máxima de hasta DOSCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (200 U.T.), cuya constitución debe ser solicitada por la Oficina de Relaciones Interinstitucionales; y debidamente justificada ante la (el) Ciudadana (o) Ministra (o), mediante Punto de Cuenta Una vez autorizada la creación, monto y alcance del Fondo por parte de la (el) Ciudadana (o) Ministra (o), el (la) Responsable de su manejo, continuará con los trámites establecidos en el Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica para la constitución del mismo. 7. DE LA SOLICITUD DE SERVICIOS PARA ACTIVIDADES PROTOCOLARES Y SUMINISTRO DE REFRIGERIO: 7.1. La Unidad que requiera realizar actividades protocolares y/o de suministro de refrigerio deberá cerciorarse de los siguientes aspectos antes de iniciar el trámite administrativo con cargo al respectivo Fondo: a) Que el servicio se corresponda con una actividad institucional específica. b) Que el monto total del servicio no exceda de 20 U.T. c) Que se cuente con disponibilidad presupuestaria para cubrir el compromiso a adquirir.

8 Página 8 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y 7.2. En caso que la Unidad requiera apoyo de la Oficina de Relaciones Interinstitucionales para que realicen los trámites de contratación de la empresa y la cancelación respectiva, deberá formular el requerimiento respectivo llenando el Formulario "Solicitud de Servicios de Protocolo y Suministro de Refrigerio por montos menores a 20 U.T." 7.3. En caso que, la Unidad decida efectuar los trámites de contratación de la empresa prestadora del servicio de modo directo, deberá realizar la cancelación del servicio al Proveedor y solicitar posteriormente, al Responsable del Fondo de la Oficina de Relaciones Interinstitucionales, el reintegro del gasto causado. 8. DE LA CANCELACIÓN DEL GASTO CAUSADO: 8.1. A efectos del pago del servicio prestado o refrigerio suministrado, los documentos deberán estar amparados por los originales que soportan los correspondientes gastos, a objeto de su trámite, a saber: a) Formulario: "Solicitud de Servicio de Actividades de Protocolo y suministro de Refrigerio, por montos menores a 20 U.T.", debidamente llenado y suscrito por los (las) Funcionarios (as) respectivos (as). (Cuando aplique). b) Nota de entrega (Cuando aplique). c) Factura original (Obligatorio) No se deberán aceptar facturas o recibos cuyo concepto sea Varios o alguna palabra genérica que impida identificar el concepto específico del gasto. Asimismo, el proveedor del material o servicio debe estar plenamente identificado.

9 Página 9 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y 8.3. La Factura emitida por el Proveedor, debe cumplir con las disposiciones establecidas en la Providencia Administrativa Nº 0257 de fecha 19 de agosto de 2008, emanada del SENIAT A efectos de lo dispuesto en el numeral 7.3, para que sea autorizado el reintegro de dinero con cargo al Fondo de Caja Chica, el gasto causado debe ajustarse a las normas establecidas en el presente Instructivo; así como a las dispuestas en el Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica La Unidad enviará al Funcionario (a) Responsable del Manejo del Suministro de Refrigerio, los documentos señalados en el Numeral 8.1; a los efectos del reintegro del gasto causado; y los mismos deben cumplir con lo dispuesto en los numerales " al " del Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica El (La) Funcionario (a) Responsable del Manejo del Fondo para Actividades de Protocolo y Suministro de Refrigerio, procederá a la cancelación del gasto causado, después de recibir, revisar y habiendo conformidad, con respecto al trámite seguido y los documentos que conforman las piezas justificativas del gasto. 9. DEL MANEJO Y REPOSICIÓN DEL FONDO PARA ACTIVIDADES DE PROTOCOLO Y SUMINISTRO DE REFRIGERIO: 9.1. La custodia de los recursos, manejo y reposición del Fondo para Actividades de Protocolo y Refrigerio, se llevarán a cabo atendiendo a lo dispuesto para tales efectos, en el Manual de Normas y Procedimientos para el Fondo de Caja Chica.

10 Página 10 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y 10. DEL CIERRE DEL FONDO: El cierre y finiquito del Suministro de Refrigerio, se llevará a cabo atendiendo a lo dispuesto para tales efectos, en el Manual de Normas y Procedimientos para el Fondo de Caja Chica.

11 Página 11 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FORMULARIO: SOLICITUD DE SERVICIOS DE PROTOCOLO Y SUMINISTROS DE REFRIGERIO (Por Montos Menores a 20 U.T.) Formulario/01/12-09

12 Página 12 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL FORMULARIO: SOLICITUD DE SERVICIOS DE PROTOCOLO Y SUMINISTRO DE REFRIGERIO (Por Montos Menores a 20 U.T.) OBJETIVO: Servir de instrumento para que las Dependencias del Ministerio del Poder Popular para el Deporte tramiten las solicitudes de servicios de protocolo y suministro de refrigerio ante la Oficina de Relaciones Interinstitucionales, cuando el monto del gasto asociado no exceda de 20 Unidades Tributarias. GENERALIDADES: Cómo se llena: En computadora. DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO: Original: Oficina de Relaciones Interinstitucionales Copia: Dependencia Solicitante INSTRUCCIONES DE LLENADO (Numeración según Formulario): 1. NÚMERO: Coloque el Número correlativo y consecutivo asignado por la Dependencia o Unidad. 2. : Indique el día, mes y año de elaboración de la Solicitud. 3. DEPENDENCIA: Identifique la denominación funcional de la Dependencia o Unidad que formula la solicitud. 4. FUNCIONARIO: Indique el Nombre y Apellido del Funcionario (a), Director (a) de la Dependencia o Unidad que formula la solicitud. 5. ACTIVIDAD O EVENTO: Identifique el nombre de la Actividad o Evento para el cual se requiere el servicio o suministro de refrigerio.

13 Página 13 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y 6. SERVICIO PARA: Indique la cantidad de personas a las cuales se les deberá suministrar el servicio o refrigerio. 7. DEL SERVICIO: Especifique la fecha en la cual se deberá prestar el servicio solicitado. 8. TIEMPO ESTIMADO DEL SERVICIO: Especifique el tiempo estimado que durará la prestación del servicio y/o que los equipos propiedad del Proveedor, serán utilizados en la prestación del mismo. 9. DETALLE DE LA SOLICITUD: Indique en detalle, los datos que se corresponden con la solicitud o requerimiento que formula la Dependencia o Unidad. 10. LUGAR DONDE SE PRESTARÁ EL SERVICIO: Especifique el lugar exacto en el cual se prestará el servicio solicitado. 11. PERSONA CONTACTO: Indique el nombre de la persona a la cual se deberá contactar para canalizar la prestación del servicio. 12. TELÉFONO: Indique el número de teléfono de la persona a la cual se deberá contactar para canalizar la prestación del servicio. 13. RECOMENDACIONES U OBSERVACIONES : Agregue cualquier información adicional y/o recomendación que contribuya a aclarar los términos de la prestación del servicio. 14. AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD: Coloque los datos y firmas de los Niveles de Autorización de la Solicitud formulada, fecha y sello de la Dependencia o Unidad.

14 Página 14 de 14 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y 15. PARA USO DE LA OFICINA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES: Firma Autógrafa del (la) Responsable del Fondo, fecha y sello de la Dependencia o Unidad; así como datos solicitados del analista al cual se le asigna el trámite administrativo que se deriva de la Solicitud.