MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Transcripción

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2 2 34 CAPITULO II ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

3 3 34 OBJETIVO Establecer las directrices que orienten los pasos a seguir para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por el Instituto Nacional de, bajo un estricto proceso de control, calidad y oportunidad. ALCANCE Su alcance se enmarca desde que se genera el requerimiento por parte de las diferentes unidades que conforman el instituto hasta que se adquiere el bien o se contrata el servicio que originó dicho requerimiento.

4 4 34 NORMAS 1. Todas las adquisiciones de bienes y/o servicios para el Instituto Nacional de, deben tramitarse ante la Oficina de Gestión Administrativa, a través de los formularios Orden de Compras y/o Orden de Servicios (Ver formularios anexos 4 y 5 ). 2. Toda certificación de disponibilidad presupuestaria debe tramitarse ante la Coordinación de Presupuesto, a través del formulario Memorando Solicitud de Imputación Presupuestaria (Ver formulario anexo 1 ) y enviado a través del correo electrónico grupopresupuesto@inpsasel.gob.ve 3. Toda Orden de Compras y/o Servicios debe venir acompañada por el Memorando Solicitud de Imputación Presupuestaria, avalado por la Coordinación de Presupuesto, adscrita a la Oficina de Planificación y Control de Gestión. 4. Toda Orden de Compras y/o Servicios debe estar firmada por el (la) Director(a) de Gestión Administrativa. Adicionalmente, dichas órdenes deberán contar con la firma respectiva al niveles de autorización, cuando éstas se encuentren entre los montos que se establecen a continuación: Unidades Tributarias Nivel de Autorización Observaciones Desde 100 hasta 132 Superior a 132 Director(a) General Presidente Mediante la firma de la Orden de Compra y/o Servicio Aprobación mediante Punto de Cuenta (Ver formulario)

5 La elaboración del formulario Punto de Cuenta (Ver formulario anexo 2), será responsabilidad de la Coordinación de Compras. 6. En caso de que una dependencia no autorizada tramite la adquisición de un Bien y/o Servicio, sin apegarse a las normas establecidas en este manual, el Instituto no la considerará como obligación legalmente contraída y en consecuencia su cancelación no será procedente. 7. Toda adquisición de Bienes y/o Servicios debe estar avalada por las cotizaciones, según los montos y tipo de compra y/o servicio, que se establecen a continuación: Tipo de Compra y/o Servicio Nº de Cotizaciones (Mínimas) Compra y/o Servicio > 60 U.T. 3 Compra y/o Servicio > 30 U.T. hasta 60 U.T. 2 Compra y/o Servicio 30 U.T. 1 Compra y/o Servicio cuyo Proveedor es exclusivo en el Mercado, justificándose con el soporte del registro del Servicio Nacional de Contratistas Toda adquisición de un material y/o equipo que presente condiciones especiales o especificaciones técnicas (trofeos, medallas, uniformes, instrumentos, entre otros) debe ser revisado y verificado por la unidad usuaria antes de hacerse efectiva la compra del mismo (control perceptivo). 9. Sólo deben seleccionarse Proveedores que presenten condiciones de compra favorables para la Institución, tales como; calidad, servicio, precios y tiempo de entrega.

6 Es responsabilidad de la Coordinación de Compras analizar, comparar los presupuestos, realizar el análisis de cotizaciones para la adquisición de Bienes y/o Servicios dentro de los plazos establecidos por el instituto y bajo estrictos criterios de objetividad, calidad y oportunidad. 11. Todos aquellos proveedores que coticen bienes y/o servicios al Instituto, deben ser tratados en forma equitativa y objetiva. 12. Toda Orden de Compras y/o Servicios debe contar con la aprobación de el (la) Director(a) de la. 13. Toda Orden de Compra y/o Servicios debe tener las especificaciones en cuanto a cantidad y características del bien o servicio a adquirir, de igual forma deben ser recibidos los requerimientos y cotizaciones, a fin de facilitar el análisis de los mismos. 14. El pago a los proveedores se efectuará, solamente los días martes y jueves en el horario comprendido de 9:00 a.m. a 12 m. y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m. Excepto los casos de justificada emergencia, previa autorización de el (la) Director(a) de la. 15. La Coordinación de Finanzas debe enviar semanalmente a la Coordinación de Presupuesto, adscrita a la Oficina de Planificación y Control de Gestión y a la Coordinación de Contabilidad, una relación del pagado a fin de garantizar el cierre en los tiempos establecidos por la ley.

7 El formulario Hoja de Ruta (Ver formulario anexo 10), es un instrumento de control empleado para el seguimiento eficiente de las ordenes de pago, consiste en un formulario que contiene un bloque asignado para cada coordinación que será la responsable de su revisión, en el mismo colocará firma, sello y hora en la cual devuelve el documento para la continuidad del proceso. Su uso es de carácter obligatorio. 17. Cuando se generen más de dos (2) órdenes de compra y/o servicio, deberá realizarse su envío a la Coordinación de Presupuesto, adscrita a la Oficina de Planificación y Control de Gestión con una relación de órdenes entregadas, esto con la finalidad de llevar un control de las órdenes recibidas y verificadas.

8 8 34 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Adquisición de Bienes y/o Servicios Responsables Acción Unidad Usuaria 1. Solicita la disponibilidad presupuestaria a la Coordinación de Presupuesto, a través del formulario Memorando Solicitud de Imputación Presupuestaria (Ver formulario anexo 1) y lo envía a través del correo electrónico: grupopresupuesto@inpsasel.gob.ve Coordinación de 2. Recibe la solicitud de disponibilidad Presupuesto presupuestaria, procede a su revisión: 2.1. En el caso de no existir disponibilidad, le notifica a la Unidad Usuaria que iniciaran el trámite de un traspaso presupuestario, y continúa con el paso En el caso de existir disponibilidad, procede al llenado del recuadro destinado para tal fin en la parte inferior del formulario Memorando de Solicitud de Imputación Presupuestaria la estructura presupuestaria a imputar (Proyecto-Acción Centralizada - Unidad Ejecutora - Partida - Genérica -

9 9 34 Especifica - Sub-especifica) y envía a la unidad usuaria a través del correo: grupopresupuesto@inpsasel.gob.ve. Unidad Usuaria 3. Recibe la información a través del correo, lo imprime, solicita la firma de el (la) Director(a), anexa de ser necesario, una exposición de motivos que justifique el requerimiento al memorando de solicitud y envía a la Oficina de Gestión Administrativa. Recepción de la Oficina de 4. Recibe la solicitud de bienes y/o servicios y Gestión Administrativa soportes, realiza su registro en el Cuaderno de Control y la remite a el (la) Director(a) de la Oficina de Gestión Administrativa. Director(a) de la Oficina de Gestión Administrativa 5. Recibe y revisa la solicitud: 5.1. En el caso de no proceder la devuelve a la unidad usuaria vía valija, simultáneamente gira instrucciones a su Asistente Administrativo para el envío de un correo institucional a la unidad usuaria con copia a el (la) Director(a), donde se le exponen las causas del rechazo de la solicitud En el caso de proceder la solicitud, firma y autoriza la misma remitiéndola a el (la) Coordinador(a) de Compras para su tramitación.

10 10 34 Coordinador(a) de Compras 6. Recibe la solicitud junto al formulario emitido por la Coordinación de Presupuesto, adscrita a la Oficina de Planificación y Control de Gestión con la imputación presupuestaria correspondiente, revisa si cumple con toda la información requerida y asigna a un (a) Comprador(a). Comprador(a) 7. Recibe la documentación y procede a realizar la Consulta de Precios, solicitando tres (3) cotizaciones a los proveedores para la adquisición del bien o servicio requerido (si aplica según norma # 7). 8. Transcurridos los tres (3) días (en caso de adquisición de bienes y prestación de servicio) o cuatro (4) días (en caso de obras) para la recepción de cotizaciones y realiza el análisis de la(s) cotización(es) recibida(s). 9. Selecciona al proveedor de acuerdo a las especificaciones técnicas, financieras y legales más convenientes para el instituto. 10. Elabora la Orden de Compras y/o Servicios (Ver formularios anexos 4 y 5) y el Punto de Cuenta (en caso de que la compra supere las 132 Unidades

11 11 34 Tributarias) y remite a el (la) Director(a) de la, para la autorización. Director(a) de la Oficina de Gestión Administrativa 11. Recibe, revisa la Orden de Compras y/o Servicios y el Punto de Cuenta (en caso de que la compra supere las 132 Unidades Tributarias), firma y verifica: Si el monto de la adquisición del bien y/o servicio se encuentra entre 100 hasta 132 unidades tributarias, solicita a el (la) Director(a) General la autorización a partir de su firma en el formulario Solicitud de un bien y/o servicio Si el monto de la adquisición del bien y/o servicio supera las 132 unidades tributarias, envía el Punto de Cuenta al Presidente para que autorice la gestión. (Ver formulario Punto de Cuenta anexo 2) y remite la orden de compra y/o servicio a la Coordinación de Presupuesto para su verificación presupuestaria. Coordinación de Presupuesto 12. Recibe la Orden de Compras y/o Servicios y procede a su revisión: En el caso de encontrar alguna diferencia en la asignación presupuestaria dada a la Unidad

12 12 34 Usuaria vía correo electrónico, y posteriormente empleada al elaborar la orden de compras y/o servicios, la devuelve a el (la) Comprador(a) para que realice la corrección respectiva En el caso de estar todo correcto, firma y coloca el sello Verificación Presupuestaria, en el recuadro correspondiente en la orden de compras y/o servicios a la Coordinación de Presupuesto, y la remite a el (la) Comprador(a) y posteriormente registra en la matriz de seguimiento el compromiso. Comprador(a) 13. Recibe la orden de compras y/o servicios y la envía vía fax al proveedor seleccionado para formalizar el trámite. 14. Una vez recibido el Bien y/o Servicio, procede a elaborar el formulario Control Perceptivo (Ver formulario anexo 6) el cual debe estar firmado por la unidad usuaria y la Coordinación de Compras en señal de conformidad con el bien o servicio adquirido y le anexa el formulario al expediente. 15. Posteriormente recibe la factura y/o nota de entrega del proveedor, la cual debe

13 13 34 ser firmada por el (la) Comprador(a) y por el (la) Supervisor(a) de Almacén (en el caso de adquisición de bienes), anexa los documentos al expediente y lo envía a la Coordinador(a) de Finanzas para que procesen el pago. Coordinador(a) de Finanzas 16. Recibe la documentación y la remite a el (la) Analista. Analista 17. Recibe los documentos, elabora la Orden de Pago (Ver formulario anexo 8), imprime la Hoja de Ruta y las envía a el (la) Coordinador(a) de Finanzas para su firma. Coordinador(a) de Finanzas 18. Recibe, firma y sella la orden de pago y la Hoja de Ruta (Ver formulario anexo 10) y remite a el (la) Director(a) de la. Director(a) de la Oficina de Gestión Administrativa 19. Recibe, firma y aprueba la orden de pago, firma y sella la Hoja de Ruta y la remite a la Coordinación de Presupuesto. Coordinación de Presupuesto 20. Recibe, revisa, firma la Orden de Pago, firma y sella la Hoja de Ruta y las devuelve a el (la) Coordinador(a) de Finanzas. Posteriormente registra el causado en la matriz de seguimiento. Coordinador(a) de Finanzas 21. Recibe la documentación y la envía a el (la) Analista.

14 14 34 Analista 22. Recibe la orden de pago junto a la hoja de ruta, procede a elaborar el Voucher y cheque (Ver formulario anexo 9) y firma en la casilla correspondiente del Voucher. 23. Remite a el (la) Coordinador(a) de Finanzas el cheque y el Voucher, para su revisión y tramitación de las firmas respectivas. Coordinador(a) de Finanzas 24. Recibe el cheque y el Voucher, lo revisa y firma éste último en la casilla correspondiente. 25. Envía a el (la) Director(a) de la Oficina de Gestión Administrativa para su firma autorizada. Director(a) de la Oficina de Gestión Administrativa 26. Recibe el cheque y el Voucher, firma en señal de aprobación ambos documentos y tramita la firma de el (la) Director(a) General o de el (la) Presidente(a) del Instituto. 27. Tramitada la firma de el (la) Director(a) General o de el (la) Presidente(a) del Instituto, remite a la Coordinación de Finanzas.

15 15 34 Analista 28. Custodia el cheque y expediente de la adquisición del bien o servicios hasta proceder con el pago del proveedor, según horario de atención establecido para el mismo. 29. Posteriormente realizado el pago al Proveedor, envía el expediente a el (la) Coordinador(a) de Contabilidad. Coordinador(a) de Contabilidad 30. Recibe y revisa el expediente de la compra o servicio: En caso que falte algún soporte lo devuelve a la Coordinación de Finanzas, para que anexe la documentación faltante y la remite nuevamente a la Coordinación de Contabilidad En el caso de que no falte ninguna documentación, asigna el expediente a un(a) Analista Contable para que realice el registro contable respectivo. Analista Contable 31. Recibe el expediente y accede al Sistema Siga: módulo Contabilidad / año en curso/ comprobantes. 32. Ingresa el número de la orden de pago y verifica que la presentada en el sistema coincida con la contenida en el expediente de la adquisición. 33. Revisa si la Orden de Compra o Servicio

16 16 34 pertenece a los códigos contables. 34. Firma y sella la orden de pago en señal de conformidad y actualiza en el sistema. 35. Nuevamente, ingresa en el sistema el número del cheque y verifica que coincida con el sistema. 36. Revisa los códigos contables y actualiza el sistema. 37. Archiva el expediente para efectos de control interno. 38. Fin del Procedimiento.

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21 21 34 FORMULARIOS Anexo 1: Memorándum de Solicitud de Imputación Presupuestaria MEMORANDUM PARA: C.C: DE: ASUNTO: FECHA: Director (a) de la Oficina de Planificación y Control de Gestión. Coordinador (a) de Presupuesto Director (a) de la Unidad Usuaria (Solicitante) Solicitud de Imputación Presupuestaria día / mes y año de emisión del memorándum Contenido de la Solicitud, colocando las especificaciones del bien o servicio a solicitar con su respectiva exposición de motivos. Tipo de Letra: Arial Tamaño: 12 Firma del (la) Director (a) Nombre y Apellido del (la) Director (a) Providencia Administrativa SOLO PARA EL USO DE LA OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN Proyecto o Acción Centralizada Acción Especifica IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA Unidad Ejecutora Partida Genérica Especifica Sub - Especifica INPSASEL-OPCG-203 ( )

22 22 34 Anexo 2: Punto de Cuenta.

23 23 34 Anexo 3: Instructivo Punto de Cuenta. INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMULARIO Punto de Cuenta DESCRIPCIÓN DEL FORMULARIO Denominación: PUNTO DE CUENTA / INPSASEL-INST-198( ) Objetivo: Establecer a nivel institucional la forma de presentar los Puntos de Cuentas enviados a el (la) Presidente(a) del Instituto, los cuales deben venir acompañados de un informe explicativo y con fotografías anexas (de ser necesarias). Utilización: Este formulario es para el uso de todas las Direcciones que conforman el INPSASEL. Distribución: Original: Dirección de Gestión Administrativa, junto a los anexos originales. Duplicado: Coordinación de Compras, junto a las fotocopias de los anexos. INSTRUCCIONES DEL LLENADO: PRESENTADO AL: en este espacio se deberá colocar el nombre y apellido de el (la) Presidente(a) del Instituto Nacional de. En letra mayúscula. POR: en este espacio se deberá colocar el nombre y apellido de el (la) Director(a) que remite el Punto de Cuenta. En letra mayúscula. ASUNTO: escriba el tema central del comunicado. (Carácter obligatorio) PÁGINA: identifique es este campo el número de la hoja que está utilizando. DE: identifique es este campo el número total de hojas que utilizó.

24 24 34 PTO. N : Este número correlativo será obligatoriamente asignado y suministrado por la Dirección de la Oficina Gestión Administrativa. FECHA: día, mes y año correspondiente a la emisión del punto de cuenta. PLANTEAMIENTO En este espacio la unidad usuaria debe plantear el asunto tratado, de manera breve, haciendo referencia a los detalles relevantes. RECOMENDACIONES En este espacio la unidad usuaria debe escribir de manera clara y sencilla las sugerencias que permitan tomar una decisión acertada del asunto planteado. IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA Al momento de rellenar el cuadro que se presenta en este espacio, se debe consultar con la Oficina de Planificación y Control de Gestión, a través del correo grupopresupuesto@inpsasel.gob.ve, todo lo referente a la partida presupuestaria por la cual se imputará el gasto. REVISIÓN PREVIA OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN: en este espacio se debe colocar el nombre y apellido de el (la) Director(a) de la Oficina de Planificación y Control de Gestión. OFICINA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA: en este espacio se debe colocar el nombre y apellido de el (la) Director(a) de la. UNIDAD USUARIA En este espacio se debe colocar el nombre y apellido de el (la) Director(a) de que remite el Punto de Cuenta. SOLO PARA USO DE LA PRESIDENCIA APROBADO: en este espacio el (la) Presidente(a) del Instituto debe colocar su firma y el sello húmedo, en señal de aprobación.

25 25 34 NEGADO: en este espacio el (la) Presidente (a) del Instituto debe colocar su firma y el sello húmedo, en señal de negación. DIFERIDO: en este espacio el (la) Presidente(a) del Instituto deberá colocar su firma y el sello húmedo, en señal de aplazado. INSTRUCCIONES: Es este espacio el (la) Presidente (a) colocará las acciones a seguir tomando en consideración la decisión que este haya tomado en cuanto al asunto planteado. OBLIGATORIO: Todo Punto de Cuenta para la Adquisición de Bienes y/o Servicios, deberá acompañarse de los siguientes anexos: Tres (3) Presupuestos, con el respectivo análisis de cotizaciones. Un (1) Presupuesto (solo aplica cuando el Proveedor es exclusivo en el mercado) y debe justificarse con el soporte del registro del Servicio Nacional de Contratistas. Exposición de motivos. Otros.

26 26 34 Anexo 4: Orden de Servicio.

27 27 34 Anexo 5: Orden de Compra.

28 28 34 Anexo 6: Control Perceptivo de Bienes Muebles Nacionales. OFICINA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 2. Hacemos constar que hemos recibido los siguientes: CONTROL PERCEPTIVO DE BIENES MUEBLES NACIONALES 1. Fecha Elaboración: Equipos Otros: 3. Suministrado por la Empresa: 4. Detallado en: Factura Nº Nota de Entrega Nº 5. Los cuales fueron solicitados por la, bajo la Orden de Compra Nº 6. DESCRIPCIÓN 7. RESPONSABLES DE REALIZAR EL CONTROL PERCEPTIVO Responsable de Almacén: Unidad de Bienes Nacionales: Unidad Auditoria Interna: Nombre y Apellido:... C.I. Nº: Cargo: Firma: Nombre y Apellido: C.I. Nº: Cargo: Firma: Nombre y Apellido:... C.I. Nº: Cargo: Firma: Unidad Usuaria: Nombre y Apellido:... C.I. Nº: Cargo:. Firma: Seguridad Interna: Nombre y Apellido:... C.I. Nº: Cargo:. Firma: Inpsasel-OGA.208( )

29 29 34 Anexo 7: Instructivo Control Perceptivo de Bienes Muebles Nacionales. INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMULARIO Control Perceptivo de Bienes Muebles Nacionales DESCRIPCIÓN DEL FORMULARIO Denominación: CONTROL PERCEPTIVO DE BIENES MUEBLES NACIONALES / INPSASEL-OGA-208( ) Objetivo: Registrar los datos de los Bienes Muebles adquiridos por la Institución, constatando su estado físico y ubicación. Utilización: Este formulario es para el uso de la Unidad de Bienes Nacionales. Distribución: Original: Coordinación de Contabilidad (Registro del Bien) Duplicado: Unidad de Bienes Nacionales. Triplicado: Unidad Usuaria. INSTRUCCIONES DEL LLENADO: 1 Indique la fecha (día, mes y año) de elaboración del control perceptivo. 2 Marque con una equis (x) el tipo de bien recibido (Equipos u Otros). 3 Especifique el nombre del Proveedor que suministró el bien. 4 Marque con una equis (x) si el bien recibido está siendo entregado por el proveedor con Factura original o Nota de Entrega y coloque el Nº de la misma. 5 Especifique el Nº de la Orden de Compra, bajo la cual fue solicitado el bien. 6 Describa en detalle el bien objeto de recepción para su posterior registro en el sistema. 7 RESPONSABLES DE REALIZAR EL CONTROL PERCEPTIVO Nombre y Apellido, C.I., Cargo y Firma del responsable del Almacén, para participar el control perceptivo.

30 30 34 Apellido, Nombre, C.I., Cargo y Firma del Supervisor de Bienes Nacionales, así como la firma del funcionario. Nombre y Apellido, C.I., Cargo y Firma del Funcionario asignado por la Unidad de Auditoría Interna, para participar el control perceptivo. Coloque el Apellido, Nombre, C.I., Cargo y Firma del responsable por parte de la Unidad Usuaria, para participar el control perceptivo. Coloque el Apellido, Nombre, C.I., Cargo y Firma del responsable por parte de la Seguridad Interna, para participar el control perceptivo.

31 31 34 Anexo 8: Orden de Pago.

32 32 34 Anexo 9: Voucher del Cheque. ÑÑÑÑ Anexo 10:

33 33 34 Anexo: 10 Formulario Hoja de Ruta Anexo: 11 Formulario Relación de Ordenes Enviadas

34 34 34 Anexo: 11 Formulario Relación de Ordenes Enviadas