REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS

Transcripción

1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA A LA EMPRESA LINDA BARINAS DE TURISMO, S.A. EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2015 Y PRIMER SEMESTRE Dirección de Control. Administración Descentralizada. Área. Administración Pública. Identificación. Empresa Linda Barinas de Turismo, S.A. Tipo y denominación de la Actuación. Auditoría Operativa Código de la actuación. AO Alcance. La actuación fiscal estuvo orientada a evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos, relacionados con los ingresos, gastos y procesos de contrataciones para la adquisición de bienes y prestación de servicios, los procesos efectuados en materia de personal, así como, evaluar las contrataciones de auditores, consultores y profesionales independientes en materia de control fiscal, a fin de verificar que las personas naturales o jurídicas que las representan se encontraran inscritas en el registro que al efecto lleva la Contraloría General de la República. Para ello, se realizó una revisión exhaustiva de los ingresos y gastos. Objetivos de la Actuación Objetivo General Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos, relacionados con los ingresos, gastos y procesos de contrataciones para la adquisición de bienes y prestación de servicios; así como, los procesos de

2 selección, ingresos, ascensos, remociones, comisiones de servicio del personal, los pagos efectuados por concepto de nóminas, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales y primas del personal empleado, obrero, jubilado, pensionado y contratado de la Empresa, asimismo evaluar las contrataciones de auditores, consultores y profesionales independientes en materia de control fiscal, a fin de verificar que las personas naturales o jurídicas que las representan se encontraran inscritas en el registro que al efecto lleva la Contraloría General de la República, correspondiente al ejercicio económico financiero 2015 y primer semestre de Objetivos Específicos Verificar la legalidad y sinceridad de los procedimientos administrativos, presupuestarios y financieros aplicados por la Empresa con relación a los ingresos percibidos por concepto de actividades operativas. Verificar la legalidad y sinceridad de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos, aplicados en los procesos de contrataciones para adquisición de bienes y prestación de servicios. Verificar el registro, control, resguardo, conservación y ubicación de los bienes adquiridos por la Empresa. Verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los gastos del personal empleado, obrero, jubilados, pensionado y contratados de la Empresa, así como prestaciones sociales. Constatar que los auditores, profesionales independientes, consultores y/o firmas de auditores que hayan prestado servicios en materia de control a la Empresa, se encontraran debidamente certificados e inscritos en el Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control. Características Generales del ente evaluado. Creación La empresa Linda Barinas de Turismo S.A., fue creada mediante el Decreto Nº 363/12 de fecha publicado en Gaceta Oficial del estado Barinas Nº de fecha , de conformidad con lo establecido en los artículos

3 160 y 164 numeral 11 y 308 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, y en atención a los artículos 44, 50 y 65 de la Constitución del estado Barinas, en concordancia con lo tipificado en los artículos 102 al 105 del Decreto con Rango Valor y Fuerza de la Ley Orgánica de la Administración Pública. Según consta en Acta Constitutiva inscrita en el registro Mercantil Primero de la Circunscripción Judicial del Estado Barinas, en fecha , inserto bajo el Nº 54 TOMO-28-A MERCANTIL I. Actualmente, la Empresa se encuentra en proceso de supresión y liquidación de acuerdo a lo establecido en el Decreto Nº 287/16 de fecha emanado de la Gobernación del estado Barinas, publicado en la Gaceta Oficial del Estado Barinas Nº de fecha Naturaleza Jurídica. La Empresa Linda Barinas de Turismo, S.A., es un ente descentralizado adscrito a la Secretaría Ejecutiva de Desarrollo Económico de la Gobernación del estado Barinas, con personalidad jurídica y capital público, bajo la forma de Sociedad Anónima, se regirá por las disposiciones aplicables del Código de Comercio, la Ley Orgánica de la Administración Pública y las normas estatutarias. Su misión es fortalecer el turismo en el estado Barinas, comercializando paquetes turísticos dirigidos a la población Barinesa y comunidades organizadas a fin de satisfacer necesidades de viajes, esparcimientos y recreación. Resultados de la actuación Observaciones relevantes Para el ejercicio económico financiero 2015 no se observó en los archivos de la Empresa, la caución de los funcionarios encargados del manejo y custodia de los fondos; así mismo, se constató pago para renovación de póliza de fidelidad de empleados mediante cheque Nº de fecha , emitido de la cuenta corriente de la Empresa. La Empresa no posee normativas de control que establezcan los procesos para la prestación de servicios como operador turístico, porcentajes a cobrar y el destino de los ingresos percibidos por actividades operativas propias de su

4 misión, relacionadas con ventas de paquetes turísticos, por servicios de diversión, esparcimiento y culturales. Con relación al manejo de los recursos durante el ejercicio económico financiero 2015 y primer semestre 2016, se evidenciaron las siguientes debilidades en el manejo de los recursos: La empresa no llevó registro ni control de los recursos percibidos por el órgano de adscripción, ni de los ingresos percibidos por concepto de las actividades operativas propias de su objeto, los cuales fueron manejados en una de las cuentas bancarias de la Empresa. En este sentido, para el año 2015, se observaron depósitos y transacciones reflejados en los estados de cuenta que ascendieron a la cantidad de ciento veintitrés mil setecientos setenta y seis bolívares con diez céntimos (Bs ,10) de los cuales no fue posible determinar su origen; así mismo, existe una diferencia por determinar en los ingresos por la cantidad de noventa y cuatro mil cuatrocientos noventa y seis bolívares con sesenta y siete céntimos (Bs ,67). Para el año 2015 y primer semestre 2016, no fueron elaborados los registros contables en los respectivos libros diario y mayor. Para el año 2016 no se realizaron las conciliaciones bancarias, ni se registraron los movimientos en el libro auxiliar de banco. Durante el ejercicio económico financiero 2015 y primer semestre 2016, la empresa no llevó el correspondiente registro y control del presupuesto ejecutado, donde se evidencien los tres momentos del gasto (comprometido, causado y pagado). Los ingresos no fueron incorporados al presupuesto de la empresa mediante Acta de Junta Directiva. De la revisión a los soportes que sustentan las ventas de paquetes turísticos se determinaron las siguientes debilidades: Se observaron algunos soportes, que respaldan los gastos por concepto de hospedaje y comida, para clientes de la Empresa Linda Barinas de Turismo, S.A., cuyos presupuestos internos, cotizaciones y recibos de pago,

5 no se encontraron debidamente firmados y sellados por los Promotores de Turismo ni representantes de la Junta Administradora de la Empresa. Se realizaron pagos a proveedores turísticos, por servicios de la Empresa Linda Barinas de Turismo, S.A. del cual no recibió contraprestación por parte de los clientes, ni se observó relación de cuentas por cobrar a los clientes que solicitaron dichos servicios. En este sentido, el Balance General al refleja un monto de veintiocho mil cuatrocientos noventa y ocho bolívares sin céntimos (Bs ,00), del cual no se anexaron notas revelatorias. En algunos casos, se realizaron pagos a nombre de terceras personas y no de los legítimos beneficiarios o proveedores del servicio. Los comprobantes de egreso no fueron debidamente enumerados. Se constató que la Empresa realizó adquisiciones de bienes y prestación de servicios sin aplicar la modalidad de selección de contratistas que le correspondía de acuerdo al monto de la contratación. Se constató que en las adquisiciones de bienes y prestación de servicios realizadas por la Empresa, se omitieron algunos requisitos relacionados con la aplicación de la modalidad de consulta de precios, tales como: actividades previas, requisición, documento que autoriza el inicio del procedimiento o acta de inicio de la modalidad a aplicar, solicitudes de ofertas, acta de recepción de los documentos para calificación u ofertas, ofertas recibidas, informe de recomendación, adjudicación y notificación de los resultados en los procedimientos de Consulta de Precios y factura. Con relación al registro y control de los bienes pertenecientes a la Empresa Linda Barinas de Turismo, S.A., se determinó lo siguiente: No se observó el nombramiento del responsable de bienes de la Empresa. Para el período auditado no fueron elaborados los Formularios: BM-2 (Relación del Movimiento de Bienes Muebles), BM-3 (Relación de Bienes Muebles Faltantes) y BM-4 (Resumen de la Cuenta de Bienes Muebles). De la inspección física practicada a los bienes pertenecientes a la Empresa, no fueron ubicados en el sitio veintitrés (23) bienes, los cuales tienen un

6 costo de adquisición que asciende a ochenta y cuatro mil seiscientos treinta bolívares con treinta y un céntimos (Bs ,31). La Empresa no elaboró normativas internas en materia de personal, tales como: Reglamento Interno, Estatuto de Personal, Manual Descriptivo de Clases de Cargos, Resoluciones Organizativas, entre otros; que coadyuven al control administrativo en materia de personal. Con relación a la administración de personal se determinaron las debilidades siguientes: A los funcionarios en comisión de servicio, no se les realizaron las retenciones de Ley (SSO, LRPVH, LRPE y Tesorería de Seguridad Social). Se determinó pago en exceso por la cantidad de cuatro mil quinientos ocho bolívares con cuarenta y siete céntimos (Bs ,47), en las prestaciones sociales a una funcionaria, derivado de la cantidad de días utilizados para los cálculos por concepto de prestación de antigüedad y por incidencia en la bonificación de fin de año. Se determinó una diferencia en los pagos de sueldos de dos funcionarias contratadas, que ascendió a la cantidad de cuatro mil trescientos veinte bolívares sin céntimos (Bs ,00), derivada del pago en exceso de los sueldos con relación a la remuneración establecida en los contratos de servicio. Conclusiones Del análisis a las observaciones expuestas en el presente informe con relación a la evaluación de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos, relacionados con los ingresos, gastos y procesos de contrataciones para la adquisición de bienes y prestación de servicios, los procesos efectuados en materia de personal, así como, evaluar las contrataciones de auditores, consultores y profesionales independientes en materia de control fiscal, a fin de verificar que las personas naturales o jurídicas que las representan se encontraran inscritas en el registro que al efecto lleva la Contraloría General de la República, correspondiente

7 al ejercicio económico financiero 2015 y primer semestre de 2016, se presentaron las debilidades siguientes: En cuanto al manejo y custodia de los fondos, para el año 2015 no se observó la caución de los cuentadantes y para el primer semestre 2016 se observó pago por renovación de caución efectuado con recursos de la empresa; con relación al control interno, no fueron elaboradas normativas que regulen los procesos operativos del área medular, ni de la administración de personal; en cuanto al manejo de los recursos de funcionamiento, la empresa no llevó registro ni control de los fondos recibidos del órgano de adscripción ni de los ingresos percibidos por actividades operativas, no realizaron las conciliaciones, registros contables, ni presupuestarios; en cuanto al manejo de los recursos de actividades operativas propias de la empresa, se observaron pagos a proveedores turísticos sin evidenciar la contraprestación por el servicio, ni cuentas por cobrar a los clientes solicitantes del mismo, los comprobantes de egreso no fueron enumerados y se observaron soportes sin firma y sin sello de Promotores de Turismo y representantes de la Junta Administradora de la Empresa; con relación a los procesos de contratación, se realizaron adquisiciones de bienes y prestación de servicio sin aplicar la modalidad de selección de contratista correspondiente al monto de la contratación, y se omitieron algunos requisitos relacionados con la aplicación de la modalidad de consulta de precios; en cuanto al registro, control y resguardo de los bienes, no fue nombrado el responsable patrimonial de los bienes, no fueron elaborados los registros en los formularios BM-2, BM-3 y BM-4, y del resultado a la inspección física no fueron ubicados en el sitio veintitrés (23) bienes; con relación a la administración de personal no fueron realizadas las retenciones de ley (SSO, LRPVH, LRPE y Tesorería de Seguridad Social), se determinaron pagos en exceso por concepto de prestaciones sociales y sueldos de personal. Recomendaciones. Todos los documentos que soportan las operaciones administrativas deben permanecer debidamente archivados y ser de fácil ubicación; asimismo, las erogaciones realizadas deben ser acordes con los fines y propósitos del ente, con el objeto de garantizar el uso racional de los recursos. Se debe emprender las acciones pertinentes para establecer las políticas y normas sobre las actividades relacionadas con el área medular de la Empresa,

8 con el objeto de garantizar el control, legalidad y transparencia de las actividades administrativas. Se deben implementar mecanismos de control sobre los procedimientos administrativos, financieros y normativos que garanticen el cumplimiento efectivo de dichos procesos, así como la exactitud, sinceridad, confiabilidad y transparencia en las operaciones administrativas y financieras llevadas por la empresa. Se deben establecer mecanismos de control donde se establezca el cumplimiento de los procedimientos estipulados en la normativa legal vigente, con el objeto de garantizar la sinceridad, confiabilidad y transparencia de los procesos administrativos efectuados por la empresa durante la ejecución de los recursos asignados. Se deben implementar mecanismos de supervisión, control y seguimiento efectivos, para la ejecución de los procesos de contratación, que se ajusten a la modalidad de selección de contratistas de conformidad con el monto de la contratación. Se deben establecer mecanismos de control que garanticen que antes de efectuar los pagos derivados de los procedimientos de contrataciones públicas, se encuentren debidamente soportados y conformados de acuerdo a los requerimientos mínimos establecidos en la ley que rige la materia. Las autoridades responsables de la Empresa, deben emprender las acciones pertinentes para ubicar los veintitrés (23) bienes señalados en el presente Informe, los cuales ascienden a la cantidad de ochenta y cuatro mil seiscientos treinta bolívares con treinta y un céntimos (Bs ,31). Se deben elaborar e implementar las normativas internas relacionadas con el control administrativo en materia de personal, con el objeto de delimitar las responsabilidades de los funcionarios en los cargos que ocupan. Se deben establecer controles que garanticen la supervisión efectiva en la administración del personal; así mismo, deben emprender las acciones pertinentes para realizar de forma perentoria la inscripción en el organismo correspondiente, la retención y aporte al personal por concepto de Seguro Social Obligatorio, Ley de Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat, Ley de

9 Régimen Prestacional de Empleo y Tesorería de Seguridad Social, con el fin de garantizar el derecho a la seguridad social de los funcionarios, como lo establecen las leyes especiales que regulan la materia y al mismo tiempo se le conceda el beneficio de su respectiva jubilación o pensión, en cumplimiento de la garantía de la seguridad social que otorga el Estado Venezolano a los trabajadores y trabajadoras de conformidad con nuestra carta magna. WC/JV/GF