AUDITORÍA A PRACTICARSE EN LOS CUERPOS DE POLICÍA, ADSCRITOS A LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO O LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL DE ESTADOS Y MUNICIPIOS AUDITORÍA A PRACTICARSE EN LOS CUERPOS DE POLICÍA, ADSCRITOS A LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO O LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO PROGRAMA DE TRABAJO A FIN DE EVALUAR LOS CUERPOS POLICIALES ESTADALES O MUNICIPALES I. JUSTIFICACIÓN En cumplimiento de las competencias que por Ley le han sido asignadas a la Contraloría General de la República, y en virtud de la rectoría que le corresponde ejercer dentro del ámbito del Sistema Nacional de Control Fiscal sobre el conjunto de Órganos y Entes que lo integran, a los fines de lograr la unidad de dirección de los sistemas y procedimientos de control, así como el buen funcionamiento de la Administración Pública, y con el firme propósito de fortalecer la capacidad del estado para ejecutar eficazmente su función de gobierno, y la sana administración en el manejo de los recursos del sector público, esta Máxima Entidad Fiscalizadora, acordó como área estratégica por parte de las Contralorías Estadales y Municipales, la ejecución de una actuación fiscal en los Cuerpos de Policía de los referidos entes territoriales, dirigida a evaluar las actividades llevadas a cabo por los mismos, en cuanto a la administración de personal, adquisición, registro y control de bienes muebles, gastos efectuados por dichos conceptos, así como la percepción que tienen las comunidades acerca del servicio prestado por el Cuerpo de Policía Estadal o Municipal en sus respectivas jurisdicciones. II. ALCANCE La auditoría estará orientada a evaluar los procesos relacionados con el sistema de administración de personal de los funcionarios policiales, adquisición, registro y control de bienes muebles (vehículos, motos, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros), gastos efectuados por dichos conceptos durante el año 2010; así como la percepción que tienen las comunidades acerca del servicio prestado por los Cuerpos Policiales Estadales o Municipales.

2 2 En caso de no haberse realizado adquisiciones de bienes muebles por estos conceptos para el año 2010, el alcance abarcará el año inmediatamente anterior, en el que se haya efectuado la mayor cuantía de compras de este tipo de bienes (2009, 2008, 2007, etc.). III. BASE LEGAL - Constitución de la República Bolivariana de Venezuela publicada en la Gaceta Oficial N 5908 Extraordinaria del Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N de fecha Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N Extraordinario de fecha Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N de fecha Ley Orgánica del Servicio de Policía y del Cuerpo de Policía Nacional Bolivariana publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N 5940 Extraordinaria del Ley del Estatuto de la Función Policial publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N 5940 Extraordinaria del Ley de Contrataciones Públicas (Lcp) publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N de fecha Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N de fecha Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP), publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del

3 3 - Reforma de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Publicación N 20 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República, Gaceta Oficial N Extraordinario de fecha (Para los Estados) - Publicación N 21 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la República, Gaceta Oficial N Extraordinario de fecha (Para los Municipios) IV. OBJETIVO GENERAL Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la administración de personal de los funcionarios policiales; adquisición, registro, control y estado de conservación de bienes muebles (vehículos, motos, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros), gastos efectuados por dichos conceptos durante el año 2010, así como la percepción que tienen las comunidades sobre el servicio de policía prestado en sus respectivas jurisdicciones. V. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Verificar el sistema de administración de personal de los funcionarios policiales, relacionado con los procesos de reclutamiento, selección, ingreso, escalas de remuneraciones, beneficios socio económicos y régimen disciplinario. 2. Determinar y verificar los procesos de adquisición, registro, uso, control y estado de conservación de los bienes muebles (vehículos, motos, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros). 3. Constatar los gastos efectuados para la adquisición de bienes muebles (vehículos, motos, bicicletas, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros) durante el año Determinar la percepción que tienen las comunidades acerca del servicio prestado por el Cuerpo de Policía Estadal o Municipal en sus respectivas jurisdicciones.

4 4 VI. ACTIVIDADES A DESARROLLAR 1.- Verificar el sistema de administración de personal de los funcionarios policiales, relacionado con los procesos de reclutamiento, selección, ingreso, escalas de remuneraciones, beneficios socio económicos y régimen disciplinario. Indague el mecanismo de selección (perfil) establecido por los cuerpos policiales estadales o municipales para admitir a los aspirantes, el marco legal o normativa que rige el referido proceso, así como examine si el Cuerpo Policial Estadal o Municipal verifica antes del ingreso de los aspirantes, que éstos no hayan sido destituidos de otro cuerpo policial. Analice el proceso de formación (concurso de admisión) adoptado por los Cuerpos Policiales Estadales o Municipales, para admitir los aspirantes a ser incorporados a dichas instituciones con el objeto de establecer las habilidades, destrezas, competencias, condiciones físicas, mentales y morales y, determinar si los mismos se adecuan a la normativa legal vigente que regula la materia. En caso contrario, deje constancia en acta fiscal. Solicite mediante oficio una relación de los beneficios socioeconómicos (vacaciones, disfrute y bono vacacional, seguro de hospitalización, cirugía y maternidad, seguro de vida, seguro funerario, beneficio de alimentación) que poseen los funcionarios policiales, asimismo indague si actualmente están al día con el disfrute de las vacaciones y pago de sus beneficios, en caso contrario cuantifique el monto de la deuda y las causas, dejando constancia mediante acta de los hechos. Indague si la Dirección de Recursos Humanos de los Cuerpos Policiales Estadales o Municipales posee un historial personal por cada funcionario policial, en el cual se evidencie la situación personal, familiar y socioeconómica de éstos. Solicite el Régimen Disciplinario aplicado en el Cuerpo Policial Estadal o Municipal a los funcionarios, mediante el cual se establezcan las sanciones en caso de incumplimiento de sus deberes y obligaciones como funcionarios policiales (estadales o municipales), asimismo indague sobre la cantidad de procedimientos disciplinarios aplicados, su estatus,

5 5 decisiones emitidas, así como la existencia de un registro de funcionarios destituidos y/o sancionados. 2.- Determinar y verificar los procesos de selección, adquisición, registro, uso, control y estado de conservación de los bienes muebles (vehículos, motos, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros). Indague sobre el procedimiento mediante el cual fueron seleccionados los proveedores o contratistas que suministraron los bienes (vehículos, motos, bicicletas, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros), objetos de análisis. Seleccione una muestra representativa, correspondiente al 30% de los procesos de selección de los proveedores o contratistas para este tipo de bienes (La referida muestra deberá corresponderse con las compras de mayor cuantía). En caso de haberse seleccionado a través de alguna de las modalidades de contratación (Concurso Abierto, Concurso Cerrado, Consulta de Precios o Contratación Directa), solicite el expediente de contratación correspondiente, con el fin de su revisión respectiva. En caso de no existir, dejar constancia de ello a través de un acta fiscal. Analice la documentación correspondiente al proceso de selección del proveedor o contratista, y determine si la modalidad aplicada se ajusta para esa fecha, a la que por ley correspondía de acuerdo al monto de dichas adquisiciones. En caso que las referidas adquisiciones hayan sido por consulta de precios y/o contratación directa, deberá solicitar el acto motivado que la justifique o en su defecto, investigar las razones por las cuales se adjudicó de la referida manera. Igualmente, en caso que dichas adquisiciones hayan sido adjudicadas por contratación directa, evalué la pertinencia o no de la aplicación del referido procedimiento. Solicite la ejecución presupuestaria y financiera al 31 de Diciembre del año 2010, correspondiente a las partidas presupuestarias ACTIVOS REALES, específicas EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y

6 6 ELEVACIÓN y EQUIPOS PARA LA SEGURIDAD PÚBLICA, con el fin de verificar los recursos recibidos, compromisos asumidos y pagos efectuados. Requiera un listado histórico de los bienes muebles (vehículos, motos, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros), existentes en el Cuerpo de Policía Estadal o Municipal, el cual deberá contener, en caso de vehículos automotores: Marca, Modelo, Año, Color, Placa, Serial de Motor, Serial de Carrocería y Dependencia de Adscripción. En el caso de equipos de seguridad pública: Serial, Marca, Modelo, Año y Dependencia de Adscripción, con el fin de conocer la cantidad global de vehículos automotores y equipos de seguridad pública propiedad del Estado o del Municipio. Solicite el inventario de bienes muebles actualizado a la fecha de la actuación. De las compras reflejadas en la ejecución presupuestaria y financiera por concepto de las partidas ACTIVOS REALES, específicas EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN y EQUIPOS PARA LA SEGURIDAD PÚBLICA, verifique que los bienes muebles adquiridos durante el año 2010, estén debidamente registrados e incorporados en el Inventario del Cuerpo de Policía Estadal o Municipal. Solicite un listado de las adquisiciones de bienes muebles (vehículos, motos, bicicletas, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros) efectuadas por el Cuerpo Policial Estadal o Municipal durante el año Del listado de bienes muebles (vehículos, motos, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros), seleccione una muestra representativa, correspondiente al 30% de los bienes adquiridos (La referida muestra deberá corresponder a las adquisiciones de mayor cuantía), y solicite las órdenes de pago y/o compra, así como los soportes correspondientes a la cancelación de los compromisos adquiridos con los proveedores de los mismos. Con base a la muestra seleccionada, verifique la correcta imputación del gasto y la disponibilidad presupuestaria, así como si dichos bienes

7 7 muebles (vehículos, motos, bicicletas, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros), fueron incorporados al inventario de bienes del Cuerpo Policial Estadal o Municipal, de acuerdo con lo establecido en el Anexo N 4 Instructivo para la Formación de Inventarios y Cuentas de los Bienes Muebles e Inmuebles, de los Estados y Municipios de la República, contenidos en la Publicación N 20 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal para los Estados de la República y N 21 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal para los Municipios de la República. De la muestra antes señalada, constate que los vehículos automotores adquiridos se encuentren debidamente registrados en el Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT); para ello, constate que los Certificados de Registro de Vehículos se encuentren a nombre del Cuerpo Policial Estadal o Municipal. Asimismo, verifique que estén amparados por la respectiva póliza de seguro. Verifique la existencia de un registro del parque de armas (armas y municiones) del Cuerpo Policial Estadal o Municipal, así como el procedimiento para la asignación, uso y control de las mismas por parte de los funcionarios policiales. En caso de existir faltantes, indague las causas de tal situación y verifique el cumplimiento de los trámites legales correspondientes ante las autoridades competentes. Solicite las medidas adoptadas para subsanar la situación detectada. Verifique los registros presupuestarios y contables correspondientes (mayor analítico por partidas, libro banco, libro diario, órdenes de pago, transferencias, conciliaciones bancarias, notas de crédito, cuentas corrientes y/o ahorros, estados de cuenta bancarios, etc.), utilizadas por el Cuerpo Policial Estadal o Municipal, mediante los cuales puedan observarse y verificarse los pagos efectuados por concepto de la adquisición de bienes muebles (vehículos, motos, bicicletas, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros). Solicite los documentos que soportan los pagos realizados, durante el período ya mencionado, a fin de verificar los siguientes aspectos:

8 8 Que las órdenes de pago se encuentren prenumeradas. Que posean secuencia numérica y cronológica. La correcta imputación del gasto y la disponibilidad presupuestaria. Que estén debidamente firmadas por los funcionarios competentes. Plazos de entregas y establecimiento de cláusulas penales. Verificar la forma de cancelación (cheque, nota de debito, cheque de gerencia, transferencias, entre otros). De la muestra bajo análisis de los bienes adquiridos, mediante procedimiento de control perceptivo, verifique su existencia física, constate que sus características se correspondan con lo solicitado por el Cuerpo Policial Estadal o Municipal, y determine si a los mismos se le dio el uso y destino previsto, así como el estado de conservación. En caso de que el bien no esté en funcionamiento y/o se encuentre deteriorado, solicite las causas y de ser posible recabe pruebas fotográficas, así como levante Acta Fiscal, para dejar constancia de la referida situación. Constate que los desembolsos autorizados se hicieron efectivos con posterioridad a la recepción del bien, a tal efecto deberá verificar que se haya efectuado el control perceptivo correspondiente por parte de la administración activa. 3.- Constatar los gastos efectuados para la adquisición de bienes muebles (vehículos, motos, bicicletas, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros) durante el año Solicite las Leyes u Ordenanzas de Presupuesto de Ingresos y Gastos, correspondientes al año 2010, a fin de verificar los recursos asignados a la partida presupuestaria ACTIVOS REALES, específicas EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN y EQUIPOS PARA LA SEGURIDAD PÚBLICA. Seleccione una muestra representativa de las partidas específicas Equipos de transporte, tracción y elevación y

9 Equipos para la seguridad pública correspondiente al 30% de los gastos efectuados durante el año 2010, relacionados con las adquisiciones efectuadas (La referida muestra deberá corresponder a las adquisiciones de mayor cuantía). Verifique los registros de ejecución financiera y contables correspondientes (mayor analítico por partidas, libro banco, libro diario, órdenes de pago, transferencias, conciliaciones bancarias, notas de crédito, cuentas corrientes y/o ahorros, estados de cuenta bancarios, etc.), utilizadas por el Cuerpo Policial Estadal o Municipal, mediante los cuales se pueda observar y verificar los pagos efectuados por concepto de la adquisición de los referidos bienes muebles. Solicite los documentos que soportan los pagos realizados, durante el período mencionado a fin de verificar los siguientes aspectos: Que las órdenes de pago se encuentren prenumeradas. Que posean secuencia numérica y cronológica. La correcta imputación del gasto y la disponibilidad presupuestaria. Que estén debidamente firmadas por los funcionarios competentes. Verificar la forma de cancelación (cheque, nota de debito, cheque de gerencia, transferencias, entre otros). 4.- Determinar la percepción que tienen las comunidades acerca del servicio prestado por el Cuerpo de Policía Estadal o Municipal en sus respectivas jurisdicciones. Para los Cuerpos de Policía de los Estados, aplique una encuesta en el Municipio de mayor densidad poblacional, mediante la cual se determine como percibe la comunidad el servicio de policía en su respectiva jurisdicción. Para los Cuerpos de Policía de los Municipios, aplique una encuesta en la Parroquia de mayor densidad poblacional, mediante la cual se determine como percibe la comunidad el servicio de policía en su respectiva jurisdicción.

10 10 Indague el número de funcionarios policiales existentes en el Cuerpo Policial Estadal o Municipal con relación al número de habitantes del Estado, Municipio y/o Parroquia, a los fines de determinar si se adecua a lo establecido en la normativa legal vigente. VII. OTRAS ACTIVIDADES Lleve a cabo cualquier otra diligencia que se estime necesaria para el desarrollo de las actividades antes señaladas y el cumplimiento de los objetivos del programa En caso que las observaciones en las que se hayan dado hechos presuntamente irregulares, deberá obtenerse en copia certificada, los documentos demostrativos de los actos hechos u omisiones detectados, a los fines de ejercer las acciones a que hubiere lugar. Solicite la certificación de cargos de los funcionarios que pudieran tener responsabilidad en los hechos presuntamente irregulares detectados, así como el instrumento legal en el cual consta el carácter con que actúan; es decir, en ejercicio de una competencia directa (instrumento normativo atributivo de competencia y acto administrativo donde consta la designación), o por delegación (acto administrativo donde consta la delegación), de todos aquellas personas que intervienen en la cadena de ordenación y pago, como son máximas autoridades, ordenadores de compromisos y pagos, supervisores o quien ostente tal competencia. Levante, en los casos de observaciones que no tengan soporte documental o que puedan ser modificadas en el tiempo, las actas correspondientes, las cuales deben ser aprobadas por el Supervisor y el Abogado asignado a la actuación fiscal, y cumplir con los extremos previstos en los artículos 41 y 42 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Elabore las cédulas de trabajo que sean necesarias, en las cuales se muestre el análisis efectuado. Aplique cuestionarios y realice entrevistas, que se consideren pertinentes con la finalidad de determinar las posibles causas o motivos de determinadas situaciones.

11 11 VIII. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Elabore los papeles de trabajo debidamente referenciados. Elabore el Informe Preliminar de la actuación fiscal practicada (sin conclusiones ni recomendaciones). Comunicar las observaciones referidas en el Informe Preliminar, a las autoridades del Ente u Organismo evaluado, con el fin de que estos expongan lo que consideren conveniente, respecto a esas observaciones. Elabore el Informe Definitivo, incluyendo el análisis de los alegatos expuestos en relación a las observaciones manifestadas en el Informe Preliminar, e informe de las conclusiones y recomendaciones de la auditoría practicada, a las autoridades del Ente u Organismo evaluado y demás autoridades a quienes legalmente esté atribuida la posibilidad de adoptar las medidas correctivas necesarias, así como a la Contraloría General de la República. Elabore los Informes Preliminar, Definitivo y Resumen Ejecutivo, de acuerdo a las pautas y estructuras que se anexan al presente programa. Nota: El presente programa de trabajo, no es limitativo. El auditor podrá realizar cualquier otra actividad que considere necesaria a fin de lograr los objetivos planteados. MJM/FZ/MRM/RB/JMG/GQ/CP.-