AUDITORÍA A PRACTICARSE EN LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO O LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL DE ESTADOS Y MUNICIPIOS AUDITORÍA A PRACTICARSE EN LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO O LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO PROGRAMA DE TRABAJO A FIN DE EVALUAR ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES (VEHÍCULOS) E INMUEBLES (TERRENOS Y EDIFICACIONES) I. JUSTIFICACIÓN En cumplimiento de las competencias que por Ley le han sido asignadas a la, y en virtud de la rectoría que le corresponde ejercer dentro del ámbito del Sistema Nacional de Control Fiscal sobre el conjunto de Órganos que lo integran, a los fines de lograr la unidad de dirección de los sistemas y procedimientos de control, así como el buen funcionamiento de la Administración Pública, y con el firme propósito de fortalecer la capacidad del Estado para ejecutar eficazmente su función de gobierno, y la sana administración en el manejo de los recursos del sector público, esta Máxima Entidad Fiscalizadora, acordó como área estratégica por parte de las Contralorías Estadales y Municipales la ejecución de una actuación fiscal con la finalidad de evaluar las actividades llevadas a cabo por la Gobernación del Estado o la Alcaldía del Municipio, en cuanto a la adquisición, registro y control de bienes muebles (vehículos) e inmuebles (terrenos y edificaciones), durante el período II. ALCANCE La actuación estará dirigida a evaluar la adquisición, registro y control de bienes muebles (vehículos), así como la adquisición, registro y control de bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o construidos a través de un contratista), con excepción de los correspondientes al sector Salud y Educación, efectuadas por el Ejecutivo Regional o Municipal durante el período

2 2 III. BASE LEGAL - Constitución de la República Bolivariana de Venezuela publicada en la Gaceta Oficial N 5908 Extraordinaria del Ley Orgánica de la y del Sistema Nacional de Control Fiscal publicada en la Gaceta Oficial N de fecha Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N Extraordinario de fecha Reglamento de la Ley Orgánica de la y del Sistema Nacional de Control Fiscal publicada en Gaceta Oficial N de fecha Decreto Nº con Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones publicada en Gaceta Oficial Nº Extraordinario de fecha (Ley Vigente para el período evaluado). - Decreto Nº Reglamento Parcial del Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones publicada en Gaceta Oficial del Ley de Contrataciones Públicas (LCP) publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N de fecha Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N de fecha Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP), publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Ley de Reforma de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del

3 3 - Publicación N 20 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República, Gaceta Oficial N Extraordinario de fecha (Para los Estados). - Publicación N 21 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la República, Gaceta Oficial N Extraordinario de fecha (Para los Municipios). IV. OBJETIVO GENERAL Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la adquisición, registro, uso y estado de conservación de bienes muebles (vehículos), así como la adquisición, registro y control de bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o construidos a través de un contratista), con excepción de los correspondientes al sector Salud y Educación, efectuadas por el Ejecutivo Regional o Municipal durante el período V. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Verificar la legalidad y sinceridad de los procesos de selección de proveedores o contratistas, llevados a cabo por parte de la Gobernación o la Alcaldía, para la adquisición de bienes muebles (vehículos). 2. Verificar la legalidad y sinceridad del proceso de adquisición, registro, uso y control, así como el estado de conservación de los bienes muebles (vehículos). 3. Verificar la legalidad y sinceridad en el proceso de adquisición, registro, uso y control de los bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o construidos a través de un contratista), adquiridos. (excluyendo los Inmuebles del sector Salud y Educación).

4 4 VI. ACTIVIDADES A DESARROLLAR 1. Verificar la legalidad y sinceridad de los procesos de selección de proveedores o contratistas, llevados a cabo por parte de la Gobernación o la Alcaldía, para la adquisición de bienes muebles (vehículos). Verifique la existencia de manuales de normas y procedimientos que regulen la adquisición de bienes muebles (vehículos). En caso negativo dejar constancia de tal situación en acta fiscal. Solicite una relación de las adquisiciones de bienes muebles (vehículos), efectuadas por el Ejecutivo Regional o Municipal, correspondientes a los años 2005, 2006, 2007, 2008 y 2009, la cual deberá contener los siguientes aspectos: Fuente de Financiamiento, Año de Adquisición, Tipo de Vehículo, Marca, Modelo, Costo, Cantidad Adquirida y Dependencia de Adscripción. Indague, el procedimiento mediante el cual fueron seleccionados los proveedores o contratistas que suministraron los bienes (vehículos) objetos de análisis. Seleccione una muestra representativa, correspondiente al 30% de los procesos de selección de los proveedores o contratistas para este tipo de bienes, realizados en cada año bajo análisis. (La referida muestra deberá corresponder a los procesos de mayor cuantía). En caso de haberse seleccionado a través de alguna de las modalidades: Licitación General, Selectiva o Adjudicación Directa (Para los casos en que aplique la derogada Ley de Licitaciones), y/o Concurso Abierto, Concurso Cerrado, Consulta de Precios o Contratación Directa (Para los casos en que aplique la Ley de Contrataciones Públicas), solicite el expediente de licitación y/ o contratación correspondiente, con el fin de su revisión respectiva. En caso de no existir, dejar constancia de ello a través de un acta fiscal. Analice la documentación correspondiente al proceso de selección del proveedor o contratista, y determine si aplicaron las disposiciones contenidas en la Ley y el Reglamento de Licitaciones y/o Ley de Contrataciones Públicas vigentes para la fecha de adquisición de los vehículos en cuestión. En caso que las referidas adquisiciones hayan sido por adjudicación directa, consulta de precios, y/o contratación directa, deberá solicitar el acto motivado

5 5 que la justifique o en su defecto, investigar las razones por las cuales se adjudicó de la referida manera. Igualmente, en caso que dichas adquisiciones hayan sido adjudicadas por consulta de precios y/o contratación directa, evalúe la pertinencia o no de la aplicación de los referidos procedimientos. 2. Verificar la legalidad y sinceridad del proceso de adquisición, registro, uso y control, así como el estado de conservación de los bienes muebles (vehículos). Solicite las Leyes u Ordenanzas de Presupuesto de Ingresos y Gastos, correspondientes al período evaluado, a fin de verificar los recursos asignados de la partida presupuestaria VEHÍCULOS AUTOMOTORES TERRESTRES. Solicite la ejecución presupuestaria y financiera al 31 de Diciembre de cada uno de los años objeto de estudio, correspondiente a la partida presupuestaria VEHÍCULOS AUTOMOTORES TERRESTRES, con el fin de verificar los recursos recibidos, compromisos asumidos y los pagos efectuados. Requiera un listado de los bienes muebles (vehículos), existentes en la Gobernación o en la Alcaldía, a fin de conocer la cantidad global de vehículos propiedad del Estado o del Municipio, el cual deberá contener: Marca, Modelo, Año, Color, Placa, Serial de Motor, Serial de Carrocería y dependencia de adscripción. Solicite el inventario de bienes muebles correspondiente a los años objeto de estudio. De las compras reflejadas en la ejecución presupuestaria y financiera por concepto de la partida VEHÍCULOS AUTOMOTORES TERRESTRES, verifique que los vehículos adquiridos, estén debidamente registrados e incorporados en el Inventario del Ejecutivo Regional o Municipal. Del listado de bienes muebles (vehículos), seleccione una muestra representativa, correspondiente al 30% de los vehículos adquiridos (La referida muestra deberá corresponder a las adquisiciones de mayor cuantía), y solicite las órdenes de pago y/o compra, así como los soportes correspondientes a la cancelación de los compromisos adquiridos con los proveedores de los mismos.

6 6 Con base a la muestra seleccionada, verifique la correcta imputación del gasto y la disponibilidad presupuestaria, así como si dichos vehículos fueron incorporados al inventario de bienes, de acuerdo con lo establecido en el Anexo N 4 Instructivo para la Formación de Inventarios y Cuentas de los Bienes Muebles e Inmuebles, de los Estados y Municipios de la República, contenidos en la Publicación N 20 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal para los Estados de la República y N 21 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal para los Municipios de la República. De la muestra seleccionada, constate que los vehículos adquiridos se encuentren debidamente registrados en el Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT); para ello, constate que los Certificados de Registro de Vehículos se encuentren a nombre de la Gobernación del Estado o la Alcaldía del Municipio. Asimismo, verifique que estén amparados por la respectiva póliza de seguro. En caso de existir faltantes, indague las causas de tal situación y verificar el cumplimiento de los trámites legales correspondientes ante las autoridades competentes. Solicitar las medidas adoptadas para subsanar la situación detectada. Verifique los registros presupuestarios y contables correspondientes (mayor analítico por partidas, libro banco, libro diario, órdenes de pago, transferencias, conciliaciones bancarias, notas de crédito, cuentas corrientes y/o ahorros, estados de cuenta bancarios, etc.), utilizadas por ejecutivo regional o municipal, mediante los cuales puede observarse y verificarse los pagos efectuados por concepto de la adquisición de bienes muebles (vehículos). Solicite los documentos que soportan los pagos realizados, durante lo períodos ya mencionados a fin de verificar los siguientes aspectos: 1. Que las órdenes de pago se encuentren prenumeradas. 2. Que posean secuencia numérica y cronológica. 3. La correcta imputación del gasto y la disponibilidad presupuestaria. 4. Que estén debidamente firmadas por los funcionarios competentes. 5. Plazos de entregas y establecimiento de cláusulas penales.

7 7 6. Verifique la forma de cancelación (cheque, nota de debito, cheque de gerencia, transferencias, entre otros). De la muestra bajo análisis de los vehículos adquiridos, mediante procedimiento de control perceptivo, verifique su existencia física, constate que sus características se correspondan con lo solicitado por la Gobernación o la Alcaldía, y determine si a los mismos se le dio el uso y destino previsto, así como el estado de conservación. En caso de que el bien no esté en funcionamiento, solicite las causas y de ser posible recabe pruebas fotográficas, así como levantar Acta Fiscal, para dejar constancia de la referida situación. Constate que los desembolsos autorizados se hicieron efectivos con posterioridad a la recepción del bien, a tal efecto deberá verificar que se haya efectuado el control perceptivo correspondiente por parte de la administración activa. 3 Verificar la legalidad y sinceridad en el proceso de adquisición, registro, uso y control de los bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o construidos a través de un contratista), adquiridos. (Excluyendo los Inmuebles del sector Salud y Educación). Solicite las Leyes u Ordenanzas de Presupuesto de Ingresos y Gastos, correspondientes al período evaluado, a fin de verificar los recursos asignados a las partidas presupuestarias ADQUISICIÓN DE TIERRAS Y TERRENOS ; ADQUISICIÓN DE EDIFICIOS E INSTALACIONES y CONSTRUCCIONES DEL DOMINIO PRIVADO. Verifique la existencia de Manuales de Normas y Procedimientos que regulen el proceso de adquisición de bienes inmuebles, así como de un sistema que le permita llevar oportunamente el registro y contabilización de sus inventarios de bienes inmuebles (cantidad, tipo, costo y ubicación geográfica). En caso negativo, dejar constancia en Acta Fiscal de la referida situación. Solicite la ejecución presupuestaria y financiera al 31 de Diciembre de cada uno de los años objeto de estudio, correspondiente a las partidas presupuestarias ADQUISICIÓN DE TIERRAS Y TERRENOS ; ADQUISICIÓN DE

8 8 EDIFICIOS E INSTALACIONES y CONSTRUCCIONES DEL DOMINIO PRIVADO, y precise los compromisos y pagos efectuados por estos conceptos. Requiera un listado de los bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o construidos a través de un contratista), existentes en la Gobernación o en la Alcaldía, a fin de conocer la cantidad global de bienes inmuebles propiedad del Estado o del Municipio (Con excepción de los correspondientes al sector salud y educación), el cual deberá contener los siguientes aspectos: Fuente de Financiamiento, Año de Adquisición y/o Ejecución, Tipo de Inmueble, lugar de ubicación, costo y destino dado al inmueble. Solicite el inventario de bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o construidos a través de un contratista), excluyendo los inmuebles del sector Salud y Educación, correspondiente a los años objeto de estudio. De las compras reflejadas en la ejecución presupuestaria y financiera por concepto de la partida ADQUISICIÓN DE TIERRAS Y TERRENOS ; ADQUISICIÓN DE EDIFICIOS E INSTALACIONES y CONSTRUCCIONES DEL DOMINIO PRIVADO, verifique que los inmuebles adquiridos, estén debidamente registrados e incorporados en el Inventario de bienes inmuebles. Solicite una relación de las adquisiciones de bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o construidos a través de un contratista), efectuados por la Gobernación o la Alcaldía, durante los años 2005, 2006, 2007, 2008 y De la relación de las adquisiciones de bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o construidos a través de un contratista), seleccione una muestra representativa, correspondiente al 30% de las mismas. La referida muestra deberá corresponder a las de mayor cuantía. De la muestra seleccionada, verifique si el Ejecutivo Regional o Municipal antes de proceder a la compra del inmueble (compra de terrenos y compra de inmuebles terminados), realizó el respectivo estudio técnico (avalúo), a fin de

9 9 obtener un precio justo y razonable, acorde con el valor de mercado para el momento de la adquisición. En caso de no existir los referidos estudios, deje constancia de ello mediante Acta Fiscal. En ese sentido, determine el criterio utilizado para las referidas adquisiciones. De la muestra seleccionada, verifique que el uso dado a los bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o construidos a través de un contratista), se correspondan con el fin para el cual fueron adquiridos. Con base a la muestra seleccionada, verifique la correcta imputación del gasto y la disponibilidad presupuestaria, así como si dichos inmuebles fueron incorporados al inventario de bienes inmuebles, de acuerdo con lo establecido en el Anexo N 4 Instructivo para la Formación de Inventarios y Cuentas de los Bienes Muebles e Inmuebles, de los Estados y Municipios de la República, contenidos en la Publicación N 20 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal para los Estados de la República y N 21 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal para los Municipios de la República. De la muestra seleccionada, constate que los bienes inmuebles adquiridos se encuentren debidamente registrados en el Registro Subalterno respectivo; para ello constate que los documentos de propiedad estén a nombre de la Gobernación del Estado o la Alcaldía del Municipio. En caso de existir faltantes, indagar las causas de tal situación y verificar el cumplimiento de los trámites legales correspondientes ante las autoridades competentes. Solicitar las medidas adoptadas para subsanar la situación detectada. Verifique los registros presupuestarios y contables correspondiente (mayor analítico por partidas, libro banco, libro diario, órdenes de pago, transferencias, conciliaciones bancarias, notas de crédito, cuentas corrientes y/o ahorros, estados de cuenta bancarios, etc.), utilizadas por ejecutivo regional o municipal, mediante los cuales se puede observar y verificar los pagos efectuados por concepto de la adquisición de los referidos bienes inmuebles. Solicite los documentos que soportan los pagos realizados, durante lo períodos ya mencionados a fin de verificar los siguientes aspectos:

10 10 Que las órdenes de pago se encuentren prenumeradas. Que posean secuencia numérica y cronológica. La correcta imputación del gasto y la disponibilidad presupuestaria. Que estén debidamente firmadas por los funcionarios competentes. Verificar la forma de cancelación (cheque, nota de debito, cheque de gerencia, transferencias, entre otros). VII. OTRAS ACTIVIDADES Lleve a cabo cualquier otra diligencia que se estime necesaria para el desarrollo de las actividades antes señaladas y el cumplimiento de los objetivos del programa En caso que las observaciones en las que se hayan dado hechos presuntamente irregulares, deberá obtenerse en copia certificada, los documentos demostrativos de los actos hechos u omisiones detectados, a los fines de ejercer las acciones a que hubiere lugar. Solicite la certificación de cargos de los funcionarios que pudieran tener responsabilidad en los hechos presuntamente irregulares detectados, así como el instrumento legal en el cual consta el carácter con que actúan; es decir, en ejercicio de una competencia directa (instrumento normativo atributivo de competencia y acto administrativo donde consta la designación), o por delegación (acto administrativo donde consta la delegación), de todos aquellas personas que intervienen en la cadena de ordenación y pago, como son máximas autoridades, ordenadores de compromisos y pagos, supervisores o quien ostente tal competencia. Levante, en los casos de observaciones que no tengan soporte documental o que puedan ser modificadas en el tiempo, las actas correspondientes, las cuales deben ser aprobadas por el Supervisor y el Abogado asignado a la actuación fiscal, y cumplir con los extremos previstos en los artículos 41 y 42 del Reglamento de la Ley Orgánica de la y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Elabore las cédulas de trabajo que sean necesarias, en las cuales se muestre el análisis efectuado.

11 11 Aplique cuestionarios y realice entrevistas, que se consideren pertinentes con la finalidad de determinar las posibles causas o motivos de determinadas situaciones. VIII. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Elabore los papeles de trabajo debidamente referenciados. Elabore el Informe Preliminar de la actuación fiscal practicada (sin conclusiones ni recomendaciones). Comunicar las observaciones referidas en el Informe Preliminar, a las autoridades del Ente u Organismo evaluado, con el fin de que estos expongan lo que consideren conveniente, respecto a esas observaciones. Elabore el Informe Definitivo, incluyendo el análisis de los alegatos expuestos en relación a las observaciones manifestadas en el Informe Preliminar, e informe de las conclusiones y recomendaciones de la auditoría practicada, a las autoridades del Ente u Organismo evaluado y demás autoridades a quienes legalmente esté atribuida la posibilidad de adoptar las medidas correctivas necesarias, así como a la. Elabore los Informes Preliminar, Definitivo y Resumen Ejecutivo, de acuerdo a las pautas y estructuras que se anexan al presente programa. Nota: El presente programa de trabajo, no es limitativo. El auditor podrá realizar cualquier otra actividad que considere necesaria a fin de lograr los objetivos planteados. MJM/FZ/MRM/RB/JMG.-

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