GOBIERNO DE PUERTO RICO

Transcripción

1 GOBIERNO DE PUERTO RICO DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN Secretaría Asociada de Educación Especial 27 de noviembre de 2017 Subsecretaria asociada, subsecretario para Asuntos Académicos, subsecretaria de Administración, secretario asociado de Educación Especial, directores de las regiones educativas, directores y/o facilitadores docentes a cargo de los Centros de Servicios de Educación Especial, superintendentes de escuelas a cargo de los distritos escolares, ayudantes especiales a cargo de los distritos escolares, facilitadores docentes de los distritos escolares, directores de escuela y maestros de Educación Especial ENLACE FIRMADO Lcdo. Eliezer Ramos Páres Secretario Asociado de Educación Especial CERTIFICACIÓN DE MATRICULA DEL PROGRAMA DE EDUCACIÓN ESPECIAL CORRESPONDIENTE AL AÑO ESCOLAR La Secretaría Asociada de Educación Especial (SAEE) tiene la responsabilidad de someter el conteo anual de niños y jóvenes con impedimentos (Child Count). Conforme mencionáramos en el memorando emitido el 27 de noviembre de 2017 el informe de Child Count y los datos que este reporta serán extraídos este año del sistema de información del Programa de Educación Especial, Mi Portal Especial (MiPE). Sin embargo, este año además de la actualización de los datos en el sistema de información cada Director Escolar y Facilitador Docente de Educación Especial deberán someter a través del sistema MiPE una certificación de su Matrícula de Educación Especial. Incluimos, las instrucciones específicas para trabajar la certificación de matrícula del programa de Educación Especial en el sistema MiPE. La misma debe ser sometida en o antes del 30 de diciembre de De tener preguntas sobre el proceso o requerir asistencia adicional, puede comunicarse a través del correo electrónico asistenciamipe@mipepr o consulte el video demostrativo que se encuentra disponible en la pantalla inicial del MiPE. Debido al paso de los Huracanes María e Irma, sabemos que algunas escuelas continúan confrontando problemas de comunicaciones y conexión de internet. Si su escuela es alguna de las que presenta esta situación, favor visitar el CSEE correspondiente donde tendrá disponible un área para que realice los trabajos de someter la Certificación del Child Count a través de MiPE. Esperamos el fiel cumplimiento de estas directrices, y la cooperación de todo el personal concernido, para garantizar que cumpliremos con la meta establecida y asegurar la validez y confiabilidad de la información en el sistema. P.O. Box , San Juan, PR Tel.: (787) E l D e p a r t a m e n t o d e E d u c a c ió n n o d i s c r i m i n a d e n i n g u n a m a n e r a p o r r a z ó n d e e d a d, r a z a, c o lo r, s e x o, n a c i m i e n t o, c o n d i c ió n d e v e t e r a n o, i d e o lo g í a p o l ít i c a o r e l i g i o s a, o r ig e n o c o n d i c ió n s o c i a l, o r ie n t a c ió n s e x u a l o i d e n t i d a d d e g é n e r o, d is c a p a c i d a d o i m p e d i m e n t o f í s i c o o me n t a l ; n i p o r s e r v í c t i m a d e v i o l e n c i a d o m é s t i c a, a g r e s i ó n s e x u a l o a c e c h o.

2 Anejo 1 (MiPE) INSTRUCCIONES GENERALES PARA LLEVAR A CABO LA CERTIFICACIÓN DE MATRÍCULA DE EDUCACIÓN ESPECIAL, CORRESPONDIENTE AL AÑO ESCOLAR PASOS PARA EL DIRECTOR ESCOLAR 1. Asegúrese de tener una cuenta de usuario y una contraseña activa para acceder a Mi Portal Especial (MiPE) y al Sistema de Información Estudiantil (SIE). De no poseer un nombre de usuario activo, debe comunicarse a: Opción A Mesa de Apoyo Opción B Técnico de Sistemas de Información, ubicado en el CSEE correspondiente a su distrito escolar. Actualmente, cada director tiene una cuenta activa en MiPE utilizando las credenciales que utilizan actualmente para entrar al Outlook. 2. Una vez ingrese el sistema MiPE, debe dirigirse al módulo de estudiantes. Dentro del módulo debe oprimir el enlace Certificación Child Count.

3 3. Al oprimir el enlace, el sistema le presentará la pantalla de búsqueda de certificaciones de matrículas activas. En esta pantalla debe oprimir el botón de Añadir, que se encuentra en la esquina superior derecha. 4. Una vez oprima el botón de Añadir, el sistema le presentará el botón de Crear Certificación. Oprima dicho botón para generar los datos que componen la certificación.

4 5. Una vez se oprime el botón de Crear Certificación, el generará una certificación en estatus Nuevo para el año fiscal Para proceder a confirmar la información contenida en la certificación, debe oprimir el ícono del lápiz que aparece a la derecha de la pantalla. 6. Al oprimir el ícono del Lápiz, el sistema lo redirigirá al detalle de la certificación seleccionada. En el detalle se encontrarán los estudiantes que actualmente están activos en el programa de educación especial en su escuela. Los mismos estarán presentados conforme la organización escolar del Sistema de Información Estudiantil (SIE). En esta pantalla deberá confirmar si el maestro asignado para cada uno de los estudiantes es el maestro que atiende el estudiante, de no ser así deberá seleccionar el maestro de la lista que le presenta el sistema. Si el maestro no aparece en la lista que presenta el sistema, significa que dicho maestro no tiene cuenta de usuario de MiPE, por lo que deberá comunicarse con la mesa de ayuda al correo electrónico asistenciamipe@mipepr.com para que se le pueda crear la cuenta de usuario. Si el estudiante no recibe servicios educativos, el custodio del expediente que debe seleccionar será el director escolar (En el listado este aparecerá con una letra D y el código de la escuela DCódigoEscuela ).

5 7. Si en el listado que aparece en pantalla existiera un estudiante que no debe estar en la certificación, deberá excluirlo oprimiendo el recuadro de la columna Excluir. Una vez oprima dicho recuadro, el sistema le presentará una pantalla adicional para documentar la razón por la cual está excluyendo el estudiante y oprima el botón de Excluir para confirmar la exclusión. 8. Si luego de verificar el listado de su escuela, identifica estudiantes que están siendo servidos por el Programa de Educación Especial que no se encuentran en dicho listado, debe proceder añadir los mismos. Para añadir estos estudiantes, debe oprimir el ícono titulado + Añadir Estudiante. Una vez oprima dicho botón, el sistema presentará una pantalla para realizar la búsqueda del estudiante utilizando el número de SIE. Una vez localizado el estudiante deberá oprimir el botón de añadir y asignar el custodio del estudiante conforme descrito en los pasos anteriores.

6 9. Una vez finalice los pasos anteriores debe someter la certificación de matrícula activa oprimiendo el botón de Certificar que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla. El sistema le solicitará que certifique que la información sometida esta correcta a través del recuadro de Acepto los términos y responsabilidades. Una vez acepte que la información es correcta oprima el botón de someter lo cual presentará la certificación en estatus Sometido.

7 PASOS PARA EL CERTIFICAR MATRICULA DE ESTUDIANTES DE HEAD STAR, HOGAR, CENTRO DE CUIDO Y ESCUELAS PRIVADAS 1. Asegúrese de tener una cuenta de usuario y una contraseña activa para acceder a Mi Portal Especial (MiPE) y al Sistema de Información Estudiantil (SIE). De no poseer un nombre de usuario activo, debe comunicarse a: Opción A Mesa de Apoyo Opción B Técnico de Sistemas de Información, ubicado en el CSEE correspondiente a su distrito escolar. Actualmente, cada director tiene una cuenta activa en MiPE utilizando las credenciales que utilizan actualmente para entrar al Outlook. 2. Una vez ingrese el sistema MiPE, debe dirigirse al módulo de estudiantes. Dentro del módulo debe oprimir el enlace Certificación Child Count.

8 3. Al oprimir el enlace, el sistema le presentará la pantalla de búsqueda de certificaciones de matrículas activas. Para iniciar el proceso debe oprimir el botón de Añadir, el cual se encuentra en la esquina superior derecha. Una vez, oprima el botón deberá seleccionar en el filtro la escuela (Escuela Privada Municipio, Centro de Cuido Municipio y etc) para la cual desea generar la certificación de matrícula activa y oprimir el botón de Generar Certificación. IMPORTANTE: En cada municipio se debe generar una certificación para Centro de Cuido, Hogar, Head Start, Escuelas Públicas e Instituciones de Compra de Servicio (De ser necesario).

9 10. Una vez se oprime el botón de Crear Certificación, el generará una certificación en estatus Nuevo para el año fiscal Para proceder a confirmar la información contenida en la certificación, debe oprimir el ícono del lápiz que aparece a la derecha de la pantalla. 11. Si en el listado que aparece en pantalla existiera un estudiante que no debe estar en la certificación, deberá excluirlo oprimiendo el recuadro de la columna Excluir. Una vez oprima dicho recuadro, el sistema le presentará una pantalla adicional para documentar la razón por la cual está excluyendo el estudiante y oprima el botón de Excluir para confirmar la exclusión.

10 12. Si luego de verificar el listado, identifica estudiantes que están siendo servidos por el Programa de Educación Especial que no se encuentran en dicho listado, debe proceder añadir los mismos. Para añadir estos estudiantes, debe oprimir el ícono titulado + Añadir Estudiante. Una vez oprima dicho botón, el sistema presentará una pantalla para realizar la búsqueda del estudiante utilizando el número de SIE. Una vez localizado el estudiante deberá oprimir el botón de añadir y asignar el custodio del estudiante conforme descrito en los pasos anteriores.

11 4. Una vez finalice los pasos anteriores debe someter la certificación de matrícula activa oprimiendo el botón de Certificar que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla. El sistema le solicitará que certifique que la información sometida esta correcta a través del recuadro de Acepto los términos y responsabilidades. Una vez acepte que la información es correcta oprima el botón de someter lo cual presentará la certificación en estatus Sometido.