Tutorial Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE)

Transcripción

1 FUERZA AÉREA ARGENTINA SUBJEFATURA DEL ESTADO MAYOR GENERAL DIR. GRAL DE COMUNICACIONES E INFORMÁTICA Tutorial Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) Tema Pág Tramitación de usuario 2 Instructivo para la confección de una Comunicación Oficial (CCOO) 3 Instructivo para la confección de un documento utilizando el Generador Electrónico de Documentos Oficiales 7 (GEDO) Instructivo para la confección de Expedientes Electrónicos (EE)

2 TRAMITACIÓN DE USUARIO DEL SISTEMA GDE Para ser dado de alta como usuario GDE es necesario realizar la capacitación correspondiente. Coordina la implementación del sistema la Dirección de Informática (RTI /13179/16511). Una vez realizada la capacitación resulta indispensable contar con una cuenta de correo electrónico institucional de índole personal (del tipo De no contar con el correo electrónico puede gestionarlo a través del responsable informático de su organismo en la Dirección de Informática. Una vez que cuente con el mail institucional personal debe escribir un a la cuenta gde@faa.mil.ar solicitando el alta de usuario GDE enviando los siguientes datos personales: Grado/Agrupamiento/Clase. Nombre y Apellido completo. DNI N de Control/IOSFA. Recibirá como respuesta el nombre de usuario y una contraseña genérica, la que deberá cambiar por una personalizada la primera vez que acceda al sistema. Apoyo digital para Capacitación GDE Se debe ingresar mediante el navegador de internet, preferentemente FIREFOX, al siguiente sitio: Al ingresar al portal, acceder al ícono Acceso a Intranet ; allí encontrará conceptos y le permitirá acceder a MANUALES y MESA DE AYUDA

3 INSTRUCTIVO PARA LA CONFECCIÓN DE UNA COMUNICACIÓN OFICIAL (CCOO) 1. Ingresar en el módulo CCOO desde el enlace correspondiente, situado en el Escritorio Único. 2. Inicie un nuevo Documento. 3. Seleccione el tipo de documento que desea producir -en este caso NOTA- y haga clic en la leyenda que corresponda para confirmar la acción. 4. Seleccionar él o los receptores de la comunicación haciendo clic en el botón Destinatarios. Una vez realizada esta tarea presionar el botón Aceptar

4 5. Presionar el botón Producir yo mismo para comenzar a confeccionar el documento

5 6. Completar la Referencia, posteriormente escriba el texto (puede importarlo desde un archivo de Word, utilizando la opción correspondiente). Si necesita adjuntar un archivo puede hacerlo desde la solapa Archivos Embebidos. 7. Una vez que finalice la producción de la Nota, hacer clic en Firmar Yo Mismo el Documento para acceder a la vista previa

6 Cuando haya corroborado que el documento está confeccionado correctamente, hacer clic en el botón Firmar con Certificado. Una vez realizada esta acción el sistema le asignará automáticamente un número GDE al documento. Consulta de Comunicaciones Oficiales Enviadas y Recibidas (desde la solapa Bandeja CO) En la bandeja de Comunicaciones Oficiales se pueden acceder a las comunicaciones enviadas y recibidas, y en el caso de éstas últimas, de acuerdo a las características de la comunicación recibida se pueden realizar las siguientes acciones: En primer lugar permite acceder al detalle de la Nota o Memo, donde se puede visualizar toda la información pertinente y se la puede visualizar en formato PDF. Continuar comunicación permite iniciar una nueva CO que dará respuesta al mensaje recibido. Es importante aclarar que la respuesta de cualquier CO es siempre otra CO con numeración independiente. Redirigir comunicación a otro usuario - 6 -

7 INSTRUCTIVO PARA LA CONFECCIÓN DE UN DOCUMENTO UTILIZANDO EL GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) Se utiliza como medio de creación, registro y archivo de los documentos inherentes a la gestión administrativa. Todos los documentos creados y firmados digitalmente a través del módulo GEDO tienen la misma validez jurídica y probatoria que aquellos documentos firmados holográficamente. 1. Ingresar en el módulo GEDO (Generador Electrónico de Documentos Oficiales) desde el enlace correspondiente, situado en el Escritorio Único. 2. Iniciar un nuevo Documento. 3. Seleccionar el tipo de documento que desea producir -en este caso INFORME- y haga clic en la leyenda que corresponda para confirmar la acción. 4. Por último haga clic en el botón Producirlo yo mismo

8 5. En la pestaña de producción, indicar una referencia respecto al documento que está generando y completar con el texto del documento en el campo correspondiente. Se recuerda que la referencia debe ser una SÍNTESIS DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO. 6. Completada la Referencia, escribir el texto (puede importarlo desde un archivo de Word, utilizando la opción correspondiente). Si necesita adjuntar un archivo puede hacerlo desde la solapa Archivos Embebidos

9 7. Una vez que finalice la producción del documento, hacer clic en Firmar Yo Mismo el Documento para acceder a la vista previa. 8. Cuando haya corroborado que el documento está confeccionado correctamente, hacer clic en el botón Firmar con Certificado. Una vez realizada esta acción, el sistema le asignará automáticamente un número GDE al documento. 9. Desde el momento en el que el documento fue firmado -y se le otorgó automáticamente el número GDE- queda en condiciones de ser vinculado desde un Expediente Electrónico

10 INSTRUCTIVO PARA LA CONFECCIÓN DE UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO (EE) Todos los documentos que formen parte de un Expediente Electrónico deberán ser generados en forma digital desde los módulos CCOO (Comunicaciones Oficiales) y principalmente GEDO (Generador Electrónico de Documentos Oficiales). Si previamente existieran documentos en papel que deben ser incorporados al expediente deberán ser digitalizados desde GEDO. 1. Ingresar en el módulo EE (Expediente Electrónico) desde el enlace correspondiente, situado en el Escritorio Único. 2. En el Buzón de Tareas Pendientes puede acceder a los expedientes que haya recibido de pase (en estados de Tramitación o Paralelo), o aquellos que Ud. haya iniciado, devueltos por el usuario caratulador de su correspondiente sector mesa (en estado de Iniciación)

11 3. Hacer clic en la acción Ejecutar que corresponda al registro del expediente cuya tramitación quiere iniciar. Una vez realizado esto, se abrirá la ventana de tramitación del expediente. En la misma se muestran los registros que componen los documentos GEDO del expediente. El primer documento es la carátula del expediente; cada vez que se realice un pase del expediente se genera automáticamente un documento tipo providencia, donde se detallan los datos del mismo. En cada uno de los documentos se pueden realizar las siguientes acciones: Visualizar las características del documento. Descargar el documento: permite visualizar el documento. Más Datos: muestra el nombre del usuario generador del documento. Vinculación de documentos en un expediente electrónico Para vincular un documento al expediente debe ingresar los datos que componen el número GDE que le fue asignado en el momento en el que se creó: TIPO: corresponde al tipo del documento. AÑO: en el que fue creado el documento. NUMERO: secuencial asignado por el sistema GDE. SECTOR: repartición en la que se creó el documento. Una vez completo el ingreso de la identificación del documento hacer clic en el botón Vincular Documento. El usuario tiene la posibilidad de desvincular los documentos que incluyó en la actuación desde que recibió el expediente hasta que realice el pase. Para desvincular el documento, hacer clic en el botón Desvincular el documento, ubicado en la columna Acción

12 El botón Salir sin pase se utiliza a para guardar los últimos cambios realizados en el expediente electrónico. Al hacer clic sobre este botón muestra nuevamente el Buzón de Tareas Pendientes, mientras que guarda los cambios realizados. Si desea salir sin guardar los cambios haga clic en el botón Cancelar. Al finalizar la vinculación de documentos proceda a efectuar el Pase para continuar con la tramitación del expediente y a continuación se muestra la ventana Enviar a. Ingresar el motivo del pase, que luego se leerá en el cuerpo de la providencia del pase, la que será generada automáticamente. Es posible ingresar el texto deseado (ejemplo: Elevo al señor Director ), para posteriormente efectuar el Pase y de esta forma continuar con el trámite. Es fundamental cambiar el estado del expediente de Iniciación a Tramitación. Las opciones de destino del pase son: A UN USUARIO: se ingresan las primeras letras del nombre y se despliegan las opciones para seleccionar el usuario. A UNA REPARTICIÓN Y SECTOR: se ingresan los datos requeridos. A LA MESA DE LA REPARTICIÓN: se selecciona el Sector y el expediente pasa a la Mesa Virtual. Finalmente, para efectuar el pase hacer click en el botón Realizar Pase