Redacción de Decreto y Anexos. Versión 1.5

Transcripción

1 Redacción de Decreto y Anexos Versión 1.5

2 1 Índice Redacción de Proyecto de Decreto... 2 Redacción del Decreto... 5 Creación de Documento Anexo para incluir en un Decreto... 9 Anexo con característica Libre... 9 Anexo con característica Importado Anexos en el Decreto... 18

3 2 Redacción de Proyecto de Decreto Con el objetivo de ordenar el proceso de redacción, control y firma de Decretos, se estableció una serie de pautas básicas para su realización: 1- En principio, la repartición propiciante, encargada de la redacción del Proyecto de Decreto, desde la plataforma deberá hacer click en el botón Iniciar documento del módulo GEDO. Allí tendrá que elegir el documento Proyecto de Decreto PRODE.

4 3 2- Al momento de confeccionar el documento, se deberá Importar Word (El sistema permite importar documentos de Microsoft Word sólo en formato , con extensión.doc) con el cuerpo del contenido del Proyecto de Decreto, y colocar en la Referencia el número del Expediente papel.

5 4 3- Asimismo, se deberá adjuntar ese mismo Word como Archivo de Trabajo. 4- Una vez confeccionado, se deberá proceder a la firma del documento. En ese momento, se genera el número. 5- En el caso de que el expediente se tramite en formato papel, se procede a descargar, imprimir e incorporar el Proyecto de Decreto para dar intervención a los organismos competentes. Si se trata de un Expediente Electrónico, se procede a vincular el Proyecto de Decreto con el número. 6- La Secretaría Legal y Técnica dictamina sobre el Proyecto de acto administrativo, y envía por mail el archivo de Word con las modificaciones pertinentes, para que la repartición propiciante genere el tipo de documento Decreto. La repartición propiciante, finalmente, debe generar el Decreto, atendiendo a las correcciones eventualmente propuestas por la Secretaría Legal y Técnica, y envía a la firma final de los ministros y la gobernadora.

6 5 Redacción del Decreto Una vez que ingresamos al módulo GEDO, debemos presionar en el botón Inicio de documento. Luego seleccionar del desplegable el tipo de documento Decreto DECTO. A partir de la elección del documento, en esa pantalla el usuario podrá visualizar el botón Cargar Usuarios Firmantes. Al presionar el botón, se presenta la pantalla de carga de los usuarios firmantes. Se debe seleccionar cada usuario en el campo predictivo y luego presionar en el botón Agregar.

7 6 El orden de carga de los usuarios firmantes, dependerá del orden de firma según el cargo del usuario. Por ejemplo, si tenemos una lista de firmantes A, B, C, el orden de firma será primero A, luego B y por último C. Para que pueda firmar B, primero debe firmar A, y lo mismo sucede cuando tenga que firmar C, que antes debe firmar B. Una vez cargados los usuarios firmantes, debemos presionar el botón Producirlo yo mismo para redactar el Decreto, o Enviar a Producir para que otra persona lo confeccione. En el proceso de redacción del Decreto hay aspectos a tener en cuenta: - El lugar y fecha son establecidos automáticamente por el sistema al momento de producirse la última firma del Decreto (firma de Gobernador/a). - El número del Decreto es consignado automáticamente por el sistema al momento de la firma. Lo mismo sucede con el número Especial (que reemplaza el número de registro) con lo cual hay que eliminar la frase Decreto N. - El encabezado se replica en todos los documentos oficiales generados en la plataforma, lo que implica que el nombre del documento

8 7 Decreto ya va a estar predeterminado en el momento de la elección del tipo de documento. - La redacción en el módulo se realiza de forma libre. - El texto incorporado como contenido debe estar justificado, y todos los párrafos del mismo deben contar con una sangría inicial. Si elijo importar un Word, el mismo formato que contenga ese archivo va a ser el que luego se incorporará en mi documento. - Es sumamente importante utilizar la opción Previsualizar documento una vez finalizada la producción, y antes de enviarlo a firmar, para observar no sólo el contenido sino también el formato final del documento. Para incorporar texto desde otras plataformas, por ejemplo, desde Microsoft Word, pueden realizarse dos procedimientos: 1) Portapapeles Seleccionar el contenido del texto en origen, copiarlo al portapapeles (Menú Edición Copiar o CTRL+C). Luego pegarlo en la ventana de redacción a través de los botones del menú, dependiendo si se desea conservar el formato original o adaptarlo al predeterminado de GEDO. Para quitarle el formato al texto ingresado, se debe seleccionar el texto una vez pegado y presionar el botón Eliminar formato

9 8 2) Importar desde archivo El sistema permite importar documentos de Microsoft Word sólo en formato (con extensión.doc). Las versiones posteriores a MS OFFICE 2007 guardan por defecto sus documentos en formato.docx. Para cambiar ese atributo, se debe abrir el tipo de archivo, y desde la solapa Archivo seleccionar Guardar Como. Luego habrá que indicar el tipo de Documento de Word (*.doc), y guardarlo. Una vez que tengo el documento en formato.doc, habrá que importarlo desde la ventana de redacción de GEDO, a través del botón Importar Word

10 9 Creación de Documento Anexo para incluir en un Decreto Para el inicio de un documento Anexo debemos seleccionar en primera instancia si es de formato Libre o Importado, de acuerdo a lo que necesitemos crear. Debemos tener en cuenta que los Anexos para incluir en los Decretos, es necesario que estén firmados por personal jerárquico, a partir de Directores Provinciales. Anexo con característica Libre El documento Libre es aquel que se debe confeccionar completamente en el módulo. El usuario productor ingresa la Referencia y el texto que va a contener el documento. La Referencia es una breve reseña que da cuenta del contenido del documento.

11 10 A continuación, podemos visualizar un ejemplo de Referencia en la confección del documento: Dentro del módulo de GEDO, también podemos visualizar la Referencia de cada documento que tenemos como tarea pendiente para confeccionar, revisar y firmar. El campo desplegable Aplicar Plantilla permite la selección de un texto prediseñado por el usuario en la solapa Perfil, sub-solapa Plantillas del módulo. La utilización de la plantilla reemplazará el texto que se hubiere ingresado hasta el momento, por lo cual se debe seleccionar antes de la redacción del documento. El botón Importar Word admite adjuntar un archivo de Word desde la computadora.

12 11 El usuario productor puede elegir la selección del check box Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme. Una vez finalizada la tarea de producción el usuario cuenta con varias posibilidades: Previsualizar Documento : la pantalla mostrará un PDF con el formato del documento en producción. Si se desea, se lo puede descargar al equipo para su más cómoda lectura. Ver el Historial del documento donde figuran los usuarios que intervinieron en la elaboración y la fecha en que realizaron la tarea. Añadir Archivos de Trabajo : se deben importar desde el disco rígido de la PC. Estos archivos formarán parte del documento final y pueden tener cualquier formato se recomienda no exceder los 5 MB. Enviar a Revisar : se debe ingresar el nombre del usuario revisor en el campo correspondiente. El remitente puede ingresar un mensaje aclaratorio para el usuario revisor en el campo Mensaje para revisión. Enviar a Firmar : se debe ingresar el nombre del usuario firmante en el campo correspondiente. Esta tarea aparecerá en el Buzón de tareas pendientes del destinatario, señalada como Firmar documento.

13 12 Firmar yo mismo el documento : el sistema guía al usuario para continuar con la tarea de firma del documento. Cancelar : regresa a la pantalla anterior. Si el sobre que se encuentra sobre el vértice superior izquierdo de la pantalla está en movimiento o cambia de color, significa que el usuario que envió a producir o revisar el documento, añadió un mensaje aclaratorio. El receptor deberá posicionar el mouse sobre el ícono y de esta manera se desplegará la información que contiene.

14 13 A continuación, se muestra un ejemplo de un documento generado y firmado:

15 14 Anexo con característica Importado El módulo permite generar documentos con característica Importado, dejando adjuntar archivos digitales para su registración, numeración e incorporación en el Repositorio Único de Documentos Oficiales de la plataforma. El usuario productor ingresa la Referencia del documento. En la solapa Producción, se debe presionar en el botón Seleccionar archivo para elegir el archivo pertinente y cargarlo al módulo por medio del botón Abrir, como se muestra en la pantalla que figura a continuación:

16 15 Una vez incorporado el documento al módulo, se indica el nombre y extensión del archivo en la sección derecha del campo Adjuntar documento. A la derecha del nombre del archivo seleccionado se encuentra el botón Eliminar que permite quitar el archivo para seleccionar otro. Sólo se permite la selección de un archivo, y éste no debe exceder los 100 MB de peso para garantizar la carga correcta de la información. Por último, se debe proceder a la firma del documento. Esta tarea se puede remitir a otro agente o puede ser completada por el usuario en curso. Una vez finalizada la tarea de producción el usuario cuenta con las mismas posibilidades mencionadas en el apartado anterior producción de un documento libre. Si el sobre que se encuentra sobre el vértice superior izquierdo de la pantalla está en movimiento o cambia de color, significa que el usuario que envió a producir o revisar el documento, añadió un mensaje aclaratorio. El receptor deberá posicionar el mouse sobre el ícono y de esta manera se desplegará la información que contiene.

17 16 A continuación se muestra un ejemplo de un documento firmado: El documento importado tiene agregada al final una hoja de firmas donde se consignan los datos del archivo más la certificación de la firma del usuario firmante.

18 17 A continuación, se muestra un ejemplo de una hoja adicional de firmas.

19 18 Anexos en el Decreto En el momento de incluir Anexos en un Decreto, y llegado el proceso de la redacción del contenido, hay que hacer referencia al Anexo previamente creado incluyendo su número. A continuación, visualizamos un ejemplo de un Decreto creado en con Anexos incluidos.

20 19 Ante cualquier duda, contactarse con: