MANUAL DE USUARIO. Buzón de notificaciones electrónicas. Fecha: 8 de junio de Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 1 / 19

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1 MANUAL DE USUARIO Buzón de notificaciones electrónicas Fecha: 8 de junio de 2016 Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 1 / 19

2 ÍNDICE Introducción... 3 Objetivos y descripción general... 3 Acceder a la aplicación... 3 Características generales de los formatos de diálogo... 6 Áreas de acción en ventanas... 6 Estados de los componentes de la aplicación... 7 Relación de pantallas... 7 Pantalla de inicio... 7 Pantalla de inicio para representantes... 9 Listado de notificaciones pendientes de aceptar... 9 Listado de notificaciones pendientes de aceptar para representantes Listado de notificaciones realizadas Notificación pendiente de aceptar Contenido de la notificación electrónica Visor de documentos firmados Historial de actualizaciones Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 2 / 19

3 Introducción La aplicación de Buzón de notificaciones electrónicas forma parte del Sistema informático de la Diputación Foral de Gipuzkoa. Este documento ha sido desarrollado con el objetivo de ser una guía de uso de la aplicación Buzón de notificaciones electrónicas. Está orientada a servir como Guía de Operaciones y elemento de consulta para los usuarios. En el documento se dará una descripción de cada uno de los módulos y utilidades adicionales que forman parte de la aplicación. Objetivos y descripción general La aplicación Buzón de notificaciones electrónicas tiene como objetivo la consulta y aceptación de notificaciones por parte de los ciudadanos y entidades. Con el fin de ser una herramienta útil, la aplicación aporta procesos para la gestión de las siguientes tareas: Consulta de notificaciones electrónicas Firma de acuses de recibo de notificaciones Acceder a la aplicación A la aplicación se deberá acceder desde Gipuzkoataria. Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 3 / 19

4 A Gipuzkoataria se podrá acceder utilizando clave operativa o certificado digital, pero se deberá tener en cuenta que si lo que se desea es consultar notificaciones pendientes de aceptar, para poder realizarlo se deberá firmar digitalmente antes su acuse de recibo, para lo que será imprescindible tener certificado digital. Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 4 / 19

5 En la parte superior de la columna derecha está el icono de Notificación electrónica mediante el cual se podrá acceder a la aplicación. También se puede utilizar el enlace Buzón de Notificaciones Electrónicas del apartado Servicios comunes a varios departamentos. Si el Buzón de Notificaciones Electrónicas es uno de los servicios de Gipuzkoataria al que se ha accedido últimamente, es posible que también se pueda acceder a la aplicación desde el apartado Últimos servicios utilizados. Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 5 / 19

6 Si el usuario que accede a la aplicación es un usuario con permiso de representación y desea acceder en nombre de alguno de sus representados, lo deberá hacer como se hace también para otros servicios, identificándose en el apartado Actuar Como del Área de usuario/a. Características generales de los formatos de diálogo A continuación se detallan de forma global las áreas de acción y los elementos que constituyen las ventanas o pantallas de la aplicación, con una explicación que resume la acción del elemento considerado. Áreas de acción en ventanas Se describe a continuación el comportamiento estándar que tienen las pantallas de la aplicación. Todas las páginas de la aplicación tendrán la misma cabecera, que es común con las aplicaciones de Gipuzkoataria Para cambiar de idioma la aplicación Para acceder a otros servicios de Gipuzkoataria Para salir de la aplicación y cerrar la sesión de Gipuzkoataria Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 6 / 19

7 En las páginas en las que se muestre algún listado, si el número de elementos de la lista supera cierta cantidad, el listado se divide en diferentes páginas. La navegación entre las páginas se podrá realizar con los botones de paginación. Ir a la primera página Ir a la página anterior Ir a la siguiente página Número de la página actual respecto al total de páginas Estados de los componentes de la aplicación Cada una de las notificaciones que se pueden consultar a través de la aplicación Buzón de notificaciones electrónicas puede estar en diferentes estados: Pendiente de aceptar La notificación ha sido enviada al destinatario en los últimos 10 días naturales, pero ésta aún no ha sido aceptada. Aceptada La notificación ha sido aceptada, habiendo sido firmado su acuse de recibo por el destinatario o su representante, durante los 10 días posteriores a su puesta a disposición. Notificación realizada por falta de acceso Si pasados 10 días naturales desde la puesta a disposición de la notificación ésta no ha sido aceptada, pasará a este estado, y el receptor o su representante podrán acceder al contenido de la notificación. Relación de pantallas Pantalla de inicio En la pantalla de inicio se mostrará información sobre el sistema de notificaciones electrónicas. Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 7 / 19

8 Desde esta pantalla se podrá acceder a los listados de notificaciones, tanto a las pendientes de aceptar como a las realizadas. Se podrá acceder a estos listados a través del siguiente recuadro: Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 8 / 19

9 Desde el bloque Información sobre el servicio, se podrá acceder a la información sobre la Notificación Electrónica disponible en la Sede Electrónica de la Diputación de Gipuzkoa y también al manual de la aplicación. Pantalla de inicio para representantes Si el usuario que accede al Buzón de Notificaciones Electrónicas, es representante autorizado de algún usuario que tenga notificaciones electrónicas pendientes de aceptar, en el recuadro, además de propias, se le indicará cuantas notificaciones de sus representados están pendientes de aceptar. Será necesario que el usuario se haya identificado previamente como representante para poder acceder a las notificaciones pendientes de aceptar de sus representados. Podrá visualizar las notificaciones pendientes de aceptar de todos los representados para los que esté autorizado. Listado de notificaciones pendientes de aceptar En el listado de notificaciones pendientes de aceptar se mostrarán todas las notificaciones enviadas al usuario en los últimos 10 días naturales, que aún no hayan sido aceptadas. Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 9 / 19

10 Se podrá acceder al justificante de envío de cada una de las notificaciones del listado, pulsando sobre el icono de la columna Ver. Se podrá pasar al listado de notificaciones aceptadas y/o procesadas utilizando las pestañas de la página. Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 10 / 19

11 Listado de notificaciones pendientes de aceptar para representantes Un usuario que esté autorizado para poder visualizar y aceptar la notificaciones electrónicas de alguno de sus representados, podrá visualizar en el listado de Notificaciones pendientes de aceptar también todas las notificaciones que están pendientes de ser aceptadas enviadas a sus representados Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 11 / 19

12 Será necesario que el usuario se identifique como representante al acceder a la aplicación. Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 12 / 19

13 Listado de notificaciones realizadas En el listado de notificaciones realizadas estarán todas las notificaciones enviadas al usuario que no estén pendientes de aceptar. Esto es, las notificaciones que se hayan aceptado y aquellas que por haber transcurrido más de 10 días naturales desde su puesta a disposición sin haber sido aceptadas, han pasado al estado Notificación realizada por falta de acceso. Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 13 / 19

14 En este listado sólo se verán las notificaciones de cada usuario. Si un representante quiere visualizar las notificaciones aceptadas o procesadas de alguno de sus representados, deberá acceder a la aplicación actuando como su representado. Se podrá acceder al contenido de la notificación de todas las notificaciones del listado pulsando el icono (Ver notificación) de la columna Ver. Utilizando las pestañas de la página se podrá pasar al listado de notificaciones pendientes de aceptar. Notificación pendiente de aceptar En la pantalla de la notificación pendiente de aceptar se mostrarán los siguientes datos: Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 14 / 19

15 Para consultar la firma del remitente, utilizar el enlace de la derecha de la sección Remitente. Para poder consultar el contenido de la notificación electrónica que corresponde al justificante de envío, antes se deberá firmar digitalmente un acuse de recibo, para dejar constancia de la recepción de la notificación. Al pulsar el botón Firmar acuse de recibo y leer se iniciará la firma del documento administrativo de la DFG del acuse de recibo, para lo que se deberá seleccionar un certificado de firma. Seleccionado el certificado de firma se solicitará la clave. Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 15 / 19

16 Al introducir la clave correcta se estará realizando la firma del documento de acuse de recibo y con esto se permitirá la consulta del contenido de la notificación electrónica. Se mostrará en una pantalla el contenido de la notificación electrónica, y en caso de que la notificación tuviera sólo un solo documento adjunto, también se abrirá automáticamente el documento. En caso de no querer firmar el acuse de recibo, se podrá volver al listado de notificaciones pulsando el botón Cancelar. Contenido de la notificación electrónica Sólo se podrá acceder al contenido de la notificación electrónica si la notificación ha sido aceptada o aceptada por falta de acceso. En la pantalla se mostrará el contenido del documento administrativo de la DFG que corresponde a la notificación electrónica. Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 16 / 19

17 Pulsando el enlace Ver firma del acuse de recibo de la derecha de la sección Firmante del acuse de recibo se podrá acceder a la firma del acuse de recibo. Mediante el botón Obtener justificante se puede conseguir el justificante de la notificación. Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 17 / 19

18 Visor de documentos firmados Desde las pantallas de cualquiera de los documentos de una notificación se podrá acceder a visualizar la información del documento administrativo de la DFG firmado, utilizando los enlaces Se abrirá en otra ventana la aplicación Visualizador de documentos firmados con la información correspondiente a la firma del documento seleccionado: Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 18 / 19

19 Historial de actualizaciones Fecha Versión inicial Cambio realizado Actualizar documento por cambio en pantallas y definición de estados de la notificación. Manual de usuario Buzón de Notificaciones Electrónicas 19 / 19