MANUAL ESCRITO ÚNICO (EU)- GDE. Versión Fecha: 08/04/2018

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1 < MANUAL ESCRITO ÚNICO (EU)- GDE Versión Fecha: 08/04/2018

2 Contenido Manual Escritorio Único (EU) Descripción General Descripción Interfaz del Módulo Escritorio Único (EU) Solapa Inicio Mis Tareas... 5 Importante!!! Buzón Grupal Tareas de Supervisados Solapa Datos Personales Datos Personales del Usuario Gestión Período de Licencia(Aviso de Licencia en GDE y remite tarea al usuario Apoderado(suplente)) Solapa Configuración Solapa Avisos/Alertas Solapa Consulta Agentes Ingreso al Sistema de Gestión Documental Electrónica Configurar Datos Personales en el Sistema de Gestión Documental Electrónica Configurar Aplicaciones en el Sistema de Gestión Documental Electrónica Visualizar Avisos/Alertas en el Sistema de Gestión Documental Electrónica Consultar Usuarios en el Sistema de Gestión Documental Electrónica Consulta por Datos del Usuario Consulta por Repartición y Sector Consulta Supervisados Configurar Aviso de Licencia(Vacaciones) en el Sistema de Gestión Documental Electrónica Referencias Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 2 de 25

3 Manual Escritorio Único (EU) 1. Descripción General El módulo Escritorio Único - EU es una interfaz diseñada para facilitar el control y seguimiento de las tareas propias del usuario y del personal supervisado por éste. El Módulo EU centraliza el acceso a los módulos del Ecosistema GDE, lo que dinamiza su operatoria. 2.Descripción Interfaz del Módulo Escritorio Único (EU) Después de que el usuario ingresó sus credenciales (usuario y contraseña) abrirá la pantalla de inicio de la Aplicación. a) Muestra el Usuario que inició sesión b) Opción Salir de la Aplicación c) Sección Acceso Módulos Neu, permite acceder a los distintos módulos de GDE: GEDO; CCOO, EE, PF, etc. d) Solapa Inicio: acceso a solapas -Mis Tareas, -Buzón, Y Mis supervisados e) Solapa Datos Personales f) Solapa Configuración g) Solapa Avisos/Alertas h) Solapa Consultas Usuarios Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 3 de 25

4 2.1 Solapa Inicio Solapa Inicio Muestra en la parte superior de la pantalla la sección de Mis Tareas en la que se visualizan las tareas pendientes del usuario, distribuidas según el criterio de antigüedad definido en la solapa de Configuración. También permite el acceso a la bandeja de tareas de cada módulo para ejecutar las tareas pendientes sin reingresar su usuario y contraseña. La sección Mis supervisados permite visualizar las tareas pendientes del personal a cargo del usuario en curso. Los módulos que se verán disponibles serán solo los que hayan sido seleccionados en la columna Mis supervisados de la solapa Configuración. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 4 de 25

5 2.1.1 Mis Tareas Todas las columnas poseen con una flecha ascendente y una descendente que, si se presionan, permiten reordenar los módulos del primero al último y viceversa. La columna Sistema permite identificar los distintos módulos del sistema GDE. La columna Tareas pendientes muestra el detalle de las tareas que el agente aún no realizó organizadas en diferentes subcolumnas según los criterios de antigüedad definidos en la solapa Configuración. La subcolumna Total muestra la cantidad total de tareas pendientes que tiene el usuario en cada uno de los módulos. La subcolumna <15 días muestra la cantidad total de tareas que el usuario tiene pendientes desde hace 0 hasta 14 días, en cada uno de los módulos. La cantidad de días que muestra esta columna varía según el dato ingresado en el campo Menor antigüedad de días de la Configuración de Antigüedad de días de la solapa Configuración. La subcolumna <30 días muestra la cantidad total de tareas que el usuario tiene pendientes desde hace 15 hasta 29 días, en cada uno de los módulos. La cantidad de días que muestra esta columna varía según el dato ingresado en el campo Antigüedad media de días de la Configuración de Antigüedad de días de la solapa Configuración. La subcolumna <=60 días muestra la cantidad total de tareas que el usuario tiene pendientes desde hace 30 hasta 60 días, en cada uno de los módulos. La cantidad de días que muestra esta columna varía según el dato ingresado en el campo Mayor antigüedad de días de la Configuración de Antigüedad de días de la solapa Configuración. La subcolumna <60 días muestra la cantidad total de tareas que el usuario tiene pendientes desde más de 60 días, en cada uno de los módulos. La cantidad de días que muestra esta columna varía según el dato ingresado en el campo Mayor antigüedad de días de la Configuración de Antigüedad de días de la solapa Configuración. El recuadro de color verde Promedio de Tareas en días muestra el total de tareas realizadas Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 5 de 25

6 por el usuario. La subcolumna <=60 días muestra todas las tareas realizadas en un período menor o igual a 60 días. La cantidad de días que muestra esta columna varía según el dato ingresado en el campo Mayor antigüedad de días de la Configuración de Antigüedad de días de la solapa Configuración. La subcolumna >60 días muestra todas las tareas realizadas en un período mayor a 60 días. La cantidad de días que muestra esta columna varía según el dato ingresado en el campo Mayor antigüedad de días de la Configuración de Antigüedad de días de la solapa Configuración. La columna Acción permite el acceso directo al buzón de tareas de los módulos GDE, sin necesidad de reingresar usuario y contraseña. Se debe presionar en el triángulo que acompaña la descripción Ir de la aplicación seleccionada. El recuadro Módulos GDE permite el acceso directo a cada uno de los módulos que hayan sido seleccionados en la columna Mis Sistemas de la solapa Configuración. Se debe presionar en el triángulo que acompaña la descripción Ir de la aplicación seleccionada. Importante!!! El concepto de tarea pendiente dentro del Módulo Escritorio Único varía de acuerdo al módulo: CCOO: Una NOTA o MEMO que se comenzó a confeccionar y aún no ha sido firmada y enviada a él/los destinatario/s. GEDO: Un documento que se comenzó a trabajar y aún no ha sido firmado. En el caso de documento de firma conjunta, un documento que aún no ha recibido la última de las firmas. EE: Un expediente que el usuario tiene asignado para poder trabajar, vincular documentación, realizar pase, etc. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 6 de 25

7 2.1.2 Buzón Grupal La solapa Buzón Grupal muestra el detalle de las tareas pendientes del sector al que pertenece el usuario y que aún no realizaron, organizadas en diferentes subcolumnas según los criterios de antigüedad definidos en la solapa Configuración Tareas de Supervisados Al presionar en la lupa situada junto al número de tareas pendientes, el usuario puede acceder al detalle de las mismas organizadas según la cantidad de días definidos en la Configuración de Antigüedad de Tareas La columna Acción permite el acceso directo al buzón de tareas correspondiente al módulo en supervisión del personal a cargo. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 7 de 25

8 2.2 Solapa Datos Personales El módulo permite la administración de los datos personales del usuario en curso como así también reflejar en la plataforma las licencias programadas Datos Personales del Usuario Los datos obligatorios que se deben completar en la siguiente pantalla son: Su dirección de correo electrónico institucional ( ). CUIT/CUIL El nombre de su superior jerárquico, se ingresan las primeras letras del nombre y se selecciona de la lista que ofrece el campo, debe ser usuario del sistema GDE y haber completado sus datos personales en la plataforma. El campo Usuario Asesor/Revisor para firma conjunta lo deben completar los usuarios que firmen documentos de firma conjunta en GEDO. El Asesor/Revisor debe ser usuario del sistema GDE y haber completado sus datos personales en la plataforma. Antes de enviar la tarea al usuario firmante el módulo solicita al Asesor/Revisor la confirmación para continuar con el proceso de firma. En la opción Nombre de su privado/a (secret) se puede indicar un usuario GDE al que se le permita tener acceso a la Bandeja de CO propia. Este agente puede leer las comunicaciones, redirigirlas, eliminarlas y además contestarlas (la firma de esa comunicación será la del Privado/a). Este campo se completa si el usuario es Ministro, Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 8 de 25

9 Secretario, Subsecretario o Director Nacional. Sector Mesa (de la repartición del usuario). Cargo: indica el sello de la firma electrónica y digital de los usuarios. Debe seleccionarse el correspondiente del listado predefinido. Su contraseña actual. El usuario deberá presionar el Botón Guardar, después de la carga inicial cuando realice cambios Gestión Período de Licencia(Aviso de Licencia en GDE y remite tarea al usuario Apoderado(suplente)) El módulo permite el registro de licencias programadas. Cuando un usuario registró su licencia el módulo redirige las comunicaciones oficiales al usuario apoderado y además avisa de la licencia cuando otro usuario remite una tarea en la plataforma. El usuario debe ingresar Fecha inicio de Licencia Fecha fin de licencia Apoderado Luego debe presionar el botón Guardar Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 9 de 25

10 Una vez que comience el período de licencia, el usuario Apoderado recibirá en su Bandeja CO todas las comunicaciones dirigidas al agente que lo ha designado. Las mismas se distinguen de las CO propias porque se identifican con un ícono similar a un maletín de fondo en color turquesa, como se ve a continuación: Si se selecciona un usuario de licencia para asignarle una tarea, el módulo avisa de la situación y ofrece la alternativa del usuario apoderado. La siguiente imagen muestra el aviso: Si se presiona en el botón No permite la selección de otro usuario para realizar la tarea. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 10 de 25

11 2.3 Solapa Configuración En la solapa Configuración, sección Configuración de Aplicaciones consta de columnas que permiten seleccionar distintas opciones para cada una de las Aplicaciones. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 11 de 25

12 La columna Mis Tareas permite definir si se desea visualizar desde el Módulo Escritorio Único (EU) las tareas pendientes de cada uno de los módulos. La columna Mis Sistemas permite seleccionar los módulos a los que se desea tener acceso directo desde el Módulo EU. La columna Mis Supervisados permite seleccionar si desea acceder a las tareas pendientes del personal a cargo en cada uno de los módulos. La columna Buzón Grupal permite seleccionar si desea acceder a las tareas pendientes del sector. Una vez seleccionado el perfil de trabajo, presionar en el botón Guardar para finalizar la tarea. La configuración puede modificarse cuantas veces se lo requiera. Con ese fin, se debe reingresar en la solapa Configuración, establecer los cambios y presionar en el botón Guardar. 2.4 Solapa Avisos/Alertas En la solapa Avisos/Alertas le permite al usuario visualizar por cada módulo los Avisos/Alertas que tiene. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 12 de 25

13 2.5 Solapa Consulta Agentes En la solapa Consulta Usuarios el usuario podrá realizar búsqueda de otros usuarios por: Datos del Usuario Repartición y Sector Supervisados Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 13 de 25

14 3. Ingreso al Sistema de Gestión Documental Electrónica 3.1 Ingresar al Sitio de Integrabilidad (ver+) r 3.2 Ir a la Sección Sistema de Gestión Documental Electrónica ó a la Sección Acceso a Sistemas, seleccionar el ícono de GDE Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 14 de 25

15 3.3 Mostrará la Pantalla de Inicio de GDE 3.4 Ingresar el Usuario y Clave 3.5 Presionar el Botón Acceder 3.6 Ingresará al Módulo Escritorio Único Observaciones: cada usuario que es dado de alta en el sistema recibe un correo electrónico con Usuario y Contraseña de Inicio. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 15 de 25

16 4. Configurar Datos Personales en el Sistema de Gestión Documental Electrónica 4.1 Ingresar a GDE como se explica en la Sección 3 de este Manual. 4.2 Ir a la solapa Datos Personales (en el Módulo Escritorio Único) Observaciones: cuando el usuario realice el primer ingreso a GDE llevará directamente a la solapa Datos Personales para que realice la configuración de ésta. 4.3 Completar los Campos: Dirección de correo electrónico oficial. Número de CUIL / CUIT sin separaciones y sin guiones. Cargar nombre de su superior jerárquico inmediato. Escribiendo su apellido o nombre y luego haciendo click en la lupa se desplegaran los nombres coincidentes. Seleccionar el superior correspondiente. NOTA: En caso que todavía no figure su nombre, de manera transitoria escribir: PUESTAINICIAL. Posteriormente se puede modificar ingresando en la misma solapa con la contraseña personal elegida (sin necesidad de generar una nueva). Tener en cuenta que para que aparezca el nombre tiene que haber realizado estos pasos de carga de datos personales. El campo Usuario / Revisor es solo para uso de los funcionarios que requieran o decidan seleccionar otro usuario para que revisen los documentos que él debe firmar, cuándo estos son de firma conjunta. Nombre de su privada/secretaria: solo completar en caso de Direcciones Generales, Subsecretarías, Secretarías o Ministros, seleccionando el usuario que desempeña esa función. Sector Mesa: seleccionar la unidad funcional que recibirá las notas dirigidas a organismos o lugares que no cuenten Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 16 de 25

17 con el sistema GDE. Por defecto la opción que se desplegará es: PVD - PRIVADA Cargo: seleccionar la función que más se aproxime a la que desempeña. Aquellos funcionarios que no encuentran su cargo en el listado que se despliega, igualmente se darán de alta utilizando transitoriamente uno similar. En simultáneo deberán solicitar su cargo enviando un mail a la Mesa de Ayuda adjuntando la normativa de su designación. La modificación del cargo se hará automáticamente. Contraseña actual: copiar la contraseña que se recibió por correo electrónico. Nueva contraseña: elegir contraseña personal que continuará utilizando. No tiene ningún requisito especial ni es necesario cambiarla nuevamente. 4.4 Configurar su nueva contraseña: corroborar la contraseña personal que ha elegido. 4.5 Leer detenidamente los términos y condiciones de uso del sistema. 4.6 Clickear en el tilde de leído de términos y condiciones. 4.7 Presionar el Botón Guardar Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 17 de 25

18 5. Configurar Aplicaciones en el Sistema de Gestión Documental Electrónica 5.1 Ingresar a GDE como se explica en la Sección 3 de este Manual. 5.2 Ir a la solapa Configuración (en el Módulo Escritorio Único) 5.3 Seleccionar para cada Módulo la opción correspondiente en las Columnas : Mis Tareas, Mis Sistemas, Mis Supervisados. 5.4 Presionar el Botón Guardar 5.5 Especificar los valores deseados en la Sección Configuración de Antigüedad de Tarea. 5.6 Presionar el Botón Guardar Observaciones: ver en la sección Mis Tareas el significado de Tarea Pendiente para cada Módulo de GDE. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 18 de 25

19 6. Visualizar Avisos/Alertas en el Sistema de Gestión Documental Electrónica 6.1 Ingresar a GDE como se explica en la Sección 3 de este Manual. 6.2 Ir a la solapa Avisos/Alertas (en el Módulo Escritorio Único) 6.3 Seleccionar un Módulo, por ejemplo GEDO 6.4 Mostrará el Aviso/Alerta El usuario puede especificar un Rango de Fechas,aplicar filtro de texto. Y también eliminar los Avisos/Alertas seleccionados. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 19 de 25

20 6.5 Acciones que podrá realizar el usuario sobre cada Aviso/Alerta Ícono Acción Descripción Acción Ejemplo Ejemplo Ver Detalle Ejemplo: redireccionar a Usuario Redireccionar Alerta/Aviso No existe documento disponible Eliminar Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 20 de 25

21 7. Consultar Usuarios en el Sistema de Gestión Documental Electrónica 7.1 Ingresar a GDE como se explica en la Sección 3 de este Manual. 7.2 Ir a la solapa Consulta Usuarios (en el Módulo Escritorio Único) 7.3 El usuario en curso podrá Consultar Usuarios por: Datos del Usuario Repartición y Sector Supervisados Consulta por Datos del Usuario Ingresar al menos 2 caracteres del nombre o apellido del usuario a buscar, y presionar el Botón Buscar Mostrará todos usuarios que cumplan con el criterio de búsqueda. En el ejemplo se ingresó Florencia, y trajo como resultado 3 Agentes que son usuarios de GDE con ese nombre. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 21 de 25

22 Consulta por Repartición y Sector Seleccionar la Repartición y presionar el Botón Buscar 7.3 Mostrará todos los agentes que corresponden a repartición seleccionada y que son usuarios de GDE. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 22 de 25

23 Consulta Supervisados En la Sección Supervisados, presionar el Botón ver supervisados Mostrará los Agentes que dependen del usuario en curso, y que son usuarios de GDE.. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 23 de 25

24 8. Configurar Aviso de Licencia(Vacaciones) en el Sistema de Gestión Documental Electrónica 8.1 Ingresar a GDE como se explica en la Sección 3 de este Manual. 8.2 Ir a la solapa Datos Personales (en el Módulo Escritorio Único) 8.3 En Datos Personales, ir a la solapa Gestión Período de Licencia 8.4 Ingresar Fecha de inicio de Licencia, Fecha fin de Licencia y el usuario Apoderado. 8.5 Presionar el Botón Grabar Cuando un usuario registró su licencia el módulo redirige las comunicaciones oficiales al usuario apoderado y además avisa de la licencia cuando otro usuario remite una tarea en la plataforma. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 24 de 25

25 9. Referencias Manual Escritorio Único de Nación : archivo Manual_1_Escritorio Unico EU.pdf Guia para la Carga de Datos Personales en EU de Nación : archivo Guia para la Carga de Datos Personales en EU.pdf Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 25 de 25