TÉRMINOS ESPECÍFICOS DE LA INVITACIÓN PARA COMPRAS

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1 TÉRMINOS ESPECÍFICOS DE LA INVITACIÓN PARA COMPRAS NÚMERO DEL PROCESO OBJETO DEL PROCESO: COMPRA DE BOMBAS, KITS, PARTES Y ACCESORIOS FAMILIA: EQUIPOS DE CAPITAL CATEGORIA: BOMBAS SUB CATEGORIA: OTRAS BOMBAS - PARTES PARA BOMBAS - KITS PARA BOMBAS Página 1 de 12

2 1. DISPOSICIONES GENERALES Los Términos del Proceso de Contratación se entienden integrados en un todo por los presentes Términos Específicos de la Invitación para Compras y por los Términos Generales de la Invitación para Compras. 2. OBJETO DE LA INVITACIÓN La presente Invitación tiene el propósito de habilitar oferentes para la categoría de BOMBAS y subcategorías OTRAS BOMBAS, PARTES PARA BOMBAS y KITS PARA BOMBAS; con el objeto de poder participar en la Segunda Fase de esta Invitación, para así seleccionar al(los) proveedor(es) que se encargue(n) de suministrar los bienes requeridos por Cenit. 3. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA PRIMERA FASE: HABILITACIÓN DE OFERENTES 3.1 Antecedentes Este acápite contiene los lineamientos específicos, adicionales a los establecidos en los Términos Generales de la Invitación, que el Interesado debe tener en cuenta para elaborar y suministrar la documentación a ser verificada, validada y analizada para efectos de su habilitación, teniendo en cuenta la autonomía que tiene Cenit o el Tercero Autorizado por Cenit para ello. 3.2 Documentos de la Primera Fase Los documentos que deben diligenciar y tener en cuenta los Interesados para participar en la Primera Fase de la Invitación son los siguientes: Anexo 1 Fase 1: Modelo carta de Manifestación de Interés. Anexo 2 Fase 1: Pacto de Transparencia Proveedores. Anexo 3 Fase 1: Formato de Multas y Sanciones. Anexo 4 Fase 1: Presentación de la Guía para Cartelera de Invitación - RP. Anexo 5 Fase 1 y 2: Formato de preguntas y respuestas. 3.3 Cronograma de la Primera Fase ACTIVIDAD FECHA SITIO Apertura y consulta de la cartelera de invitaciones 25 de abril de 2018 Una vez inscritos como oferentes, proveedores y contratistas de Cenit, los Interesados pueden consultar la Invitación en la página web: pestaña Proveedores / Cartelera de Página 2 de 12

3 ACTIVIDAD FECHA SITIO invitaciones, Cartelera de invitaciones abiertas. Consultas, Observaciones y preguntas respecto de los Documentos de la Primera Fase Cierre de la Primera Fase (fecha límite para la entrega de los documentos de la Primera Fase) Solicitud de aclaraciones a subsanar por los Oferentes 30 de abril de 2018 Los Interesados podrán realizar consultas, observaciones y preguntas a través de la Cartelera de Invitación de Oferta - Módulo de comunicaciones Numeral de mayo de 2018 Los documentos de habilitación deben ser cargados por los Interesados en el módulo Cartelera de Invitaciones, Numeral 11 Términos de Invitación a presentar Oferta Primera Fase, en el icono de Acciones, en la pestaña, ADJUNTE DOCUMENTOS DE CARTELERA. Desde 8 de mayo Cenit o el Tercero Autorizado podrá solicitar de 2018 aclaraciones a los Interesados a través del correo electrónico proveedorcenit@parservicios.com NOTAS: - Las fechas indicadas en el cronograma anterior podrán variar de acuerdo con las prórrogas de algunos plazos, todo lo cual será comunicado por Cenit y deberá ser tenido en cuenta por los Interesados. - Todas las comunicaciones referentes a esta Invitación serán tramitadas a través de la dirección de correo electrónico: proveedorcenit@parservicios.com - El Interesado encontrará el paso a paso para el ingreso, consulta y publicación de documentos para participar en la Cartelera de Invitaciones en el documento denominado Presentación de la Guía para Cartelera de Invitación - RP, el cual también se encuentra publicado en la siguiente ruta: pestaña Proveedores / Cartelera de invitaciones, Cartelera de invitaciones abiertas.} 3.4 Requisitos de la Primera Fase El Interesado deberá acreditar los requisitos señalados a continuación: Requisitos de Habilitación Legal. El Interesado deberá acreditar estos requisitos según lo dispuesto en el numeral 2.3. de los Términos Generales de la Invitación. Página 3 de 12

4 3.5 Habilitación de Interesados Los Interesados que cumplan con los requisitos descritos en los numerales precedentes, se declararán habilitados y, en consecuencia, Cenit o el Tercero Autorizado procederá, mediante comunicación enviada por correo electrónico, a solicitarles la presentación de los Documentos de la Segunda Fase conforme lo indicado en los Términos de la Invitación. 4. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA SEGUNDA FASE: PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE OFERTAS 4.1 Antecedentes Este acápite contiene los lineamientos específicos, adicionales a los establecidos en los Términos Generales de la Invitación, para la presentación y evaluación de Ofertas de aquellos Interesados que hayan sido habilitados. 4.2 Documentos de la Segunda Fase Los documentos que deben diligenciar y tener en cuenta los Oferentes para participar en la Segunda Fase de la Invitación son los siguientes: Anexo 1 Fase 2: Modelo carta de presentación de la Oferta. Anexo 2 Fase 2: Certificación de cumplimiento de pago de obligaciones respecto de los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Anexo 3 Fase 2: Cuadro de Ofrecimiento Económico. Anexo 4 Fase 2: Orden de Compra y anexos. Anexo 5 Fase 1 y 2: Formato de preguntas y respuestas. Anexo 6 Fase 2: Promoción a la industria nacional Ley 816 de 2003 Anexo 7 Fase 2: Garantía de la Seriedad de la Oferta y copia del recibo de pago de la prima correspondiente. NOTA: Los documentos antes relacionados serán publicados de acuerdo con el Cronograma de la Segunda Fase. 4.3 Cronograma de la Segunda Fase El cronograma y descripción general de la Segunda Fase es el siguiente: Página 4 de 12

5 Actividad Apertura de la Segunda Fase y divulgación de los documentos de la Segunda Fase Consultas, Observaciones y preguntas respecto de los Documentos de la Segunda Fase Plazo para la entrega de la Oferta Asignación de la Orden de Compra Características y fecha o plazo Fecha: 25 de abril de 2018 Fecha: 8 de mayo de 2018 Lugar: Los Oferentes podrán realizar consultas, observaciones y preguntas a través de la Cartelera de Invitación de Oferta - Módulo de comunicaciones Numeral 12. Fecha: 18 de mayo de 2018 Lugar: Los documentos para la presentación y evaluación de la oferta deberán ser cargados en el módulo Cartelera de Invitaciones, Numeral 11 Términos de invitación a presentar Oferta Segunda Fase, en el icono de Acciones, en la pestaña, ADJUNTE DOCUMENTOS DE CARTELERA. La Orden de Compra se asignará mediante notificación por escrito, una vez se hayan finalizado las evaluaciones correspondientes de las ofertas recibidas. NOTA: - Las fechas indicadas en el cronograma anterior podrán variar de acuerdo con las prórrogas de algunos plazos, todo lo cual será comunicado por Cenit y deberá ser tenido en cuenta por los Oferentes. - CENIT no se hace responsable por la no evaluación de las Ofertas que no estén presentadas como se especifica en el presente documento o que no sean entregadas en la fecha señalada en el Cronograma de la Segunda Fase. - La Oferta (Archivos 1, 2 y 3), deberá ser cargada, a más tardar en la fecha indicada en el Cronograma de la Segunda Fase, en la página web: pestaña Proveedores / Cartelera de invitaciones, Cartelera de invitaciones abiertas. 4.4 Contenido de la Oferta La Oferta deberá presentarse atendiendo a las instrucciones señaladas a continuación: Archivo 1 - INFORMACIÓN COMERCIAL Términos de la Garantía de los Bienes a Suministrar, ofrecida por el fabricante y/o proveedor por un plazo igual al indicado en el anexo Orden de Compra Oferta Comercial, la cual debe incluir: Página 5 de 12

6 - Tiempo de entrega de cada uno de los Bienes. - Término de entrega de cada uno de los Bienes (cuando se trate de un oferente internacional). - Lugar de entrega de cada uno de los Bienes. Para el caso de entregas con INCOTERMS, el Oferente deberá especificar el País, Ciudad, Dirección, Persona contacto y horarios de entrega. Para efectos de evaluación de ofertas y asignación de puntaje, en caso de que el Oferente oferte un INCOTERM distinto a DDP, será aplicado un factor comparativo para igualar su oferta Archivo 2 SOPORTES DE VERIFICACIÓN LEGAL Carta de presentación de la Oferta El Oferente deberá aportar la carta de presentación de la oferta de acuerdo con el formato establecido en el Anexo 1 Fase 2, suscrita con firma manuscrita por: (i) el Oferente cuando se trate de una persona natural; o (ii) el Representante Legal o Apoderado del Oferente cuando se trate de una persona jurídica nacional o extranjera, respectivamente. El Oferente deberá indicar la vigencia de la Oferta en la carta de presentación. La Oferta debe estar vigente por un término mínimo de tres (3) meses, contados a partir de la fecha límite para la presentación de la Oferta. La validez de la Oferta se entenderá prorrogada con la ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta, si aplica y si resulta necesario por solicitud de Cenit Garantía de Seriedad de la Oferta (Aplica cuando la oferta del PROVEEDOR supere los 100 SMLM, si la oferta es presentada en dólares se convertirá el valor en pesos colombianos a la fecha de recepción de ofertas) Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que el Oferente asume en virtud del presente proceso de contratación, éste conoce y acepta que Cenit es el titular del riesgo a ser asegurado mediante el(los) seguro(s) al(los) que se refiere(n) este numeral y la Orden de Compra, especialmente aquellos relacionados con el cumplimiento general de las obligaciones derivadas de la contratación, ejecución y desarrollo de la Orden de Compra de asignarse, por lo que Cenit está legalmente facultado para determinar las condiciones de aseguramiento que deben cumplir el(los) seguro(s) por medio del(los) cual(es) será(n) transferido este(os) riesgo(s) a la compañía de seguros. El Oferente conoce y acepta que las condiciones de aseguramiento que satisfacen los lineamientos sobre aseguramiento y transferencia de riesgos de Cenit son cumplidos por el SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO INTERNO DE LA CONTRATACIÓN - SARIC, el cual consiste en un esquema de aseguramiento en donde Cenit ostenta la calidad de tomador, asegurado y beneficiario; y el Oferente ostentará la calidad de garantizado. Página 6 de 12

7 De conformidad con lo anterior, el Oferente deberá constituir una Póliza de Cumplimiento con el amparo de seriedad de la oferta, por el 10% del valor de la misma o de la propuesta de mayor valor (en caso de presentarse más de una propuesta, si los Términos de la Invitación así lo permiten), con una vigencia igual a la validez de la oferta, la cual iniciará a partir de la fecha de entrega de las ofertas. La carátula deberá ser suscrita por el Oferente o por su representante legal, según corresponda. El Oferente deberá adjuntar el original de la certificación de pago de la correspondiente prima, expedido por la aseguradora. Para la expedición del certificado de seguros, la aseguradora solicitará información adicional que el Oferente deberá suministrar. Para facilitar este trámite, el Oferente podrá contactar a: - Claudia Marcela Ulloa Peña Ejecutiva de Cuenta - Tel: (571) Ext.1907 CEL. (57) Aon Cra. 11 N Bogotá, Colombia - co.seguroscontratistasodl@aon.com Cenit hará efectiva la garantía de seriedad de la oferta, cuando: - El Oferente se abstenga de ampliar la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los Términos de la Invitación se amplíe, o cuando el término previsto para la emisión de la Orden de Compra se prorrogue. - El Oferente retire la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de ofertas. - El Oferente, sin aducir y acreditar justa causa, se abstenga de ejecutar la Orden de Compra objeto del presente proceso de contratación, luego de haber sido seleccionado. - El Oferente seleccionado no aporte las garantías y seguros requeridos en la Orden de Compra dentro del plazo previsto para ello. Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de seriedad de la Oferta, Cenit podrá demandar por la vía ejecutiva el valor asegurado, para lo cual prestará mérito suficiente la oferta del Oferente, pues queda expresamente claro que la sola presentación de la Oferta constituye aceptación plena, por parte del Oferente, de todas las condiciones de los Términos de la Invitación y de comprometerse a ejecutar el contenido de la Orden de Compra en el evento de que le sea asignado y a aportar los documentos requeridos para el cumplimiento de los requisitos de ejecución de la misma. Los defectos en la garantía de seriedad de la oferta serán subsanables en el plazo que, dentro del término de evaluación de las Ofertas, Cenit señale. Página 7 de 12

8 Cumplimiento de Obligaciones con el Sistema se Protección Social y Aportes Parafiscales. Para que su Oferta sea admisible o elegible, en caso de ser empleador con contratos de trabajo sometidos a ley colombiana, el Oferente deberá acreditar que está en situación de cumplimiento en relación con sus obligaciones con el Sistema de Protección Social y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, respecto de los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha del plazo máximo para presentar ofertas. Para acreditar el cumplimiento de este requisito, el Oferente deberá adjuntar a su oferta una certificación expedida por su revisor fiscal o su representante legal en el evento en que no tenga obligación legal de tener revisor fiscal, de acuerdo con el Anexo 2 Fase 2. En caso de que el Oferente sea una persona natural o jurídica extranjera, sin personal contratado mediante contrato laboral sometido a ley colombiana, deberá allegar un certificado suscrito por su revisor fiscal o representante legal o apoderado, en el que manifieste expresamente dicha condición Archivo 3 OFERTA ECONÓMICA. Propuesta Económica diligenciada en el Anexo 3 Fase 2: Cuadro de Ofrecimiento Económico, suscrita por el representante legal del Oferente en formato PDF, y en formato editable que deberá corresponder integralmente a la información contenida en el documento firmado Verificación Técnica. El Oferente deberá incluir toda la información técnica desarrollada para los bienes objeto de la Orden de Compra, tales como, Especificaciones Técnica, DS de cada equipo ofertado, catálogos, manuales, memorias de cálculo, certificados de materiales, diagramas y dibujos detallados, otros certificados, listados de repuestos, entre otros, mediante los cuales se acredite que los bienes a ofertar cumplen con lo solicitado en el Anexo Cuadro de Ofrecimiento Económico. Cenit verificará el cumplimiento de la descripción técnica de cada uno de los ítems ofertados, conforme lo indicado en el(los) anexo(s) referido(s) en el párrafo anterior. 4.5 Ofertas Parciales Decisión de Contratación Parcial Cenit podrá aceptar la totalidad de la Oferta presentada o podrá realizar adjudicaciones parciales de la misma. El Oferente podrá presentar oferta para la totalidad o parte de los Bienes objeto de la compra ajustándose en todo caso a los requisitos, condiciones y especificaciones previstas en los Términos de la Invitación para estos efectos. En consecuencia, Cenit podrá asignar a un mismo Página 8 de 12

9 proveedor o a distintos proveedores, uno o varias Ordenes Compras y según corresponda, teniendo en cuenta lo que resulte más favorable para Cenit. 4.6 Ofertas Alternativas Cenit aceptará la presentación de ofertas alternativas, esto es, ofertas que contengan metodologías o condiciones técnicas diferentes a las requeridas en el proceso de selección. Las ofertas alternativas son adicionales a la oferta requerida en el proceso de selección y se deberán presentar en documento separado de la oferta básica e identificado como OFERTA ALTERNATIVA. En el documento se indicará clara y detalladamente en qué consisten las ventajas técnicas o económicas ofrecidas a Cenit. Las ofertas alternativas se deberán cargar en el mismo lugar y dentro del mismo plazo y horario establecidos para la presentación de la oferta básica. La presentación de oferta alternativa no exime al Oferente de la obligación de presentar una oferta básica que cumpla estrictamente y se sujete a todos y cada uno de los requisitos de los Términos de la Invitación, y aquél no podrá condicionar la oferta básica ni la celebración de la Orden de Compra que se le asigne, a la aceptación, por parte de Cenit, de la alternativa que haya presentado. Cenit decidirá a su conveniencia aceptar o rechazar las alternativas y/o ventajas técnicas o económicas que el Oferente haya presentado de manera adicional a su oferta básica. Únicamente se aceptará la oferta alternativa cuando ella implique mayores garantías o mejores condiciones para Cenit que las que se ofrecen en la oferta básica, y siempre que se refiera al mismo objeto de la Orden de Compra, y con ello no se afecten los principios de transparencia e igualdad. 4.7 Criterios de evaluación de las Ofertas Cenit asignará puntos a las Ofertas presentadas, conforme se indica a continuación: Asignación del puntaje por aspectos económico (máximo 70 puntos) En la Oferta, el Oferente deberá contemplar todas las actividades, los costos y gastos (directos, indirectos, incluido lo relativo a administración, imprevistos y utilidades, entre otros), que sean necesarios para la ejecución del objeto de la contratación. Para elaborar y presentar su Oferta, el Oferente debe considerar las mejores prácticas, normas aplicables, las condiciones, especificaciones y obligaciones contenidas en los Términos de la Invitación y sus anexos; adicionalmente debe considerar los siguientes aspectos: Página 9 de 12

10 a) El Oferente deberá realizar su ofrecimiento económico en el formato establecido para ello por Cenit, teniendo en cuenta todas las actividades y costos en que deba incurrir para ejecutar la Orden de Compra y entregar los productos previstos en la misma y en otros apartes de los Términos de la Invitación de conformidad con las reglas establecidas al respecto en éstos. b) Al formular el ofrecimiento económico se deben acatar las siguientes instrucciones: i. Moneda: El ofrecimiento económico se deberá expresar en Pesos Colombianos ($COP) o en Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica ($USD). Para efectos de comparación de ofrecimientos económicos y asignación de puntaje se utilizará la TRM del día de presentación de ofertas. ii. iii. IVA: El IVA no forma parte del valor de la Orden de Compra, por lo cual no se incluirá en el valor del ofrecimiento económico, y se presentará en forma independiente. En caso de que en la Oferta no se desglose y presente por separado el IVA, o no se precise si el ofrecimiento económico incluye o no el IVA, se entenderá que no está incluido. Serán inadmisibles o inelegibles las Ofertas en las que no obre el ofrecimiento económico, éste se presente a través de un medio distinto del indicado en los Términos de la Invitación, no se indique con un dato numérico el valor de uno o varios de los ítems que la componen independientemente de que Cenit hubiere o no estimado unas cantidades en relación con el (los) mismo(s), se expresen en una moneda o a través de una modalidad o sistema de precios diferentes a los exigidos en este numeral, se modifique la unidad de medida o la descripción establecida por Cenit, o el Oferente varíe las cantidades previstas por Cenit. Para los efectos del ofrecimiento económico el valor cero (0) no se considera como un dato numérico del valor de uno o varios de los ítems que componen el cuadro de ofrecimiento económico. c) Para efectos de asignación de puntaje, sólo se tendrá en cuenta la información consignada en el Anexo 3 Fase 2: Cuadro de Ofrecimiento Económico. d) A la Oferta de menor valor se le asignará el máximo puntaje atribuido a este factor de evaluación, y a las demás se les asignará el puntaje que resulte de la aplicación de la siguiente fórmula: PX = PM x (A/B) Donde: PX = Puntaje a asignar a la Oferta Página 10 de 12

11 PM = Puntaje máximo que se asigna por este concepto A = Ofrecimiento económico revisado sin IVA, de la Oferta de menor valor (por ítem) B = Ofrecimiento económico revisado sin IVA, de la Oferta evaluada (por ítem) Asignación del puntaje por aspectos técnicos (Máximo 10 puntos) Promoción a la industria nacional Ley 816 de 2003 (Máximo 10 puntos) Se asignarán los puntos correspondientes al apoyo de la industria nacional, para cada uno de los ítems ofertados, así: a) Diez (10) puntos, si se ofertan únicamente Bienes de Origen Nacional, o Bienes con Tratamiento de Nacionales. b) Cinco (5) puntos, si se ofertan Bienes extranjeros con componente colombiano. c) Cero (0) puntos si se ofertan únicamente Bienes extranjeros sin Componente colombiano. Para la acreditación del puntaje, el Oferente deberá diligenciar el Anexo 6 Fase 2, suscribirlo y entregarlo junto con su oferta, este anexo debe ser suscrito por el representante legal del PROPONENTE Asignación del puntaje por otros aspectos (máximo 20 puntos) Tiempo de Entrega (máximo 20 puntos) CENIT asignará hasta 20 puntos al menor tiempo de entrega ofertado por los participantes al proceso de selección, para cada uno de los ítems. A los demás ítems se les asignará el puntaje de acuerdo al mínimo y máximo tiempo ofertado, aplicando la siguiente formula: PX = PM x (A/B) Donde: PX = Puntaje a asignar a la Oferta PM = Puntaje máximo que se asigna por este concepto A = Oferta con menor tiempo de entrega ofertado en días calendario (por ítem) B = Tiempo de entrega en días calendario de la oferta evaluada (por ítem) El Oferente deberá indicar el tiempo de entrega ofertado en días calendario. Para efectos de asignación de puntaje, sólo se tendrá en cuenta la información consignada en el Anexo 3. Cuadro Ofrecimiento Económico. Página 11 de 12

12 4.8 Calificación de las Ofertas Cenit calificará las ofertas presentadas asignándoles puntaje teniendo en cuenta los siguientes factores de evaluación, sobre una asignación máxima total de cien (100) puntos, así: Puntaje por aspectos económicos: 70 puntos Puntaje por aspectos técnicos: 10 puntos Puntaje por otros aspectos: 20 puntos PUNTAJE MÁXIMO TOTAL: 100 puntos 4.9 Decisión de contratar y declaración de cancelado del Proceso de Selección Para estos efectos, se tendrá en cuenta lo previsto al respecto, en los Términos Generales de la Invitación Negociación En caso de que Cenit lo determine, podrá conducir rondas individuales o conjuntas de negociación con los Oferentes cuyas Ofertas, bajo los criterios de evaluación establecidos en los presentes Términos de la Invitación, se encuentren en los primeros lugares del orden de elegibilidad. En dicha etapa se podrá negociar cualquier condición técnica, comercial, contractual o económica que Cenit considere. Cenit determinará los criterios y aspectos a tratar en las rondas de revisión y negociación. De cada ronda de negociación se levantará un acta, que deberá ser suscrita por Cenit y por el Oferente. Como resultado de los aspectos revisados en la ronda de negociación, los Oferentes incluidos en éstas podrán presentar una segunda oferta, dentro de los plazos y condiciones indicados por Cenit. Esta oferta deberá ser incluida dentro de la cobertura de la póliza de seriedad de la oferta presentada por el Oferente. Tras lo anterior, o en caso de que Cenit no considere necesario realizar las anteriores rondas de revisión y negociación, se procederá a asignar la Orden de Compra conforme a lo establecido en estos Términos de la Invitación. Página 12 de 12