CONCURSO FONDOS CONCURSABLES 2010 BASES

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1 CONCURSO FONDOS CONCURSABLES 2010 BASES La Universidad Tecnológica de Chile INACAP invita a participar en los Fondos Concursables Estos fondos tienen el propósito de enriquecer la formación académica de los alumnos con actividades complementarias, promoviendo la participación en diversas áreas de interés para el alumnado y la Institución. Líneas de Desarrollo Estudiantil El concurso tiene por objetivo financiar ideas y proyectos en áreas específicas: 1. Acción Social i. Propuestas de acción social, voluntariado, ayuda a la comunidad. 2. Vida Sana. ii. Promoción del deporte recreativo (talleres, exposiciones, competencias). iii. Ideas para promover alimentación sana. 3. Medio Ambiente. iv. Actividades que difundan y promuevan el respeto y cuidado del medio ambiente. Observaciones 1

2 - Sólo se financiarán proyectos que respeten los principios de la Institución, así como las normas y reglamentos que la rigen. - No se aceptan proyectos de tesis ni seminarios de título, memorias, investigaciones ligadas al desarrollo normal de la carrera o actividades de asignaturas del currículo académico. - La Institución se reservará el derecho de estudiar la continuidad del proyecto, en caso de que alguno de sus integrantes perdiera su calidad de estudiante regular. - -Los fondos asignados serán destinados de manera exclusiva para la adquisición de insumos y materiales menores o traslados necesarios. para la ejecución del proyecto. En ningún caso se financiará honorarios para los ejecutores. 2

3 Categorías de Postulación. Los alumnos podrán postular sus proyectos en distintas categorías: 1ra Categoría: $ a $ da Categoría: $ a $ Micro fondos: $ Requisitos de Postulación: Ser alumno regular 1 de cualquier programa de estudios de INACAP 2 Completar los Formularios definidos en estas bases. No tener deudas pendientes con INACAP (biblioteca, matrícula, arancel, etc.). No tener situaciones académicas que puedan ser motivo de suspensión, anulación, retiro o causal de eliminación. Haber aprobado todos los ramos correspondientes al primer semestre del programa de estudios que se esté cursando. 3. Procedimiento de postulación a los fondos concursables. Los Fondos Concursables, comprenderán 6 etapas: 1ra Etapa: Inscripción de proyectos: 1 Alumno Matriculado 2 No pueden participar alumnos de último semestre, ni alumnos en práctica en la Oficina de Asuntos Estudiantiles. 3

4 Los responsables del proyecto deberán inscribir su proyecto y presentar una maqueta o descripción de este, que contenga: Objetivos: Metas o logros que desea alcanzar, efecto o impacto del proyecto. Contenido del Proyecto o evento: En qué consiste y cuáles son las actividades que realizará para la consecución de los objetivos: lugar, duración, personas involucradas, etc. Línea de desarrollo y categoría a la cual se postula, cuantificación de recursos necesarios. Para ello debe llenar la carta Gantt correspondiente a su plan (ver anexo 6) Organigrama: estructura de cargos de trabajo del proyecto (ver anexo 8) Costos: Definición de los gastos de operación necesarios para la puesta en marcha del proyecto o evento, en una cuenta detallada similar a la que se propondrá para la rendición de gastos. En caso de compra de activos fijos, presentar 3 cotizaciones por cada uno. Cada proyecto debe tener un alumno gerente del proyecto, quien representara al equipo frente al directorio, y también quien deberá llenar el formulario indispensable para la inscripción (anexo 2). El representante no puede cambiarse. El plazo de inscripción se extiende entre hasta el 27 de agosto a las 18:00 horas, impostergablemente, en las oficinas de Asuntos Estudiantiles. 2da Etapa: Desarrollo del proyecto 4

5 Durante todo el semestre primavera, los alumnos deberán desarrollar el proyecto propuesto, para ser presentado la última semana de octubre, y así postular a los fondos. De preferencia, se sugiere que los alumnos sean guiados por un profesor. 3ra Etapa: selección final y publicación de resultados. Una vez entregados los proyectos, el directorio evaluador de la sede citará uno por uno a los gerentes de cada grupo postulante para conversar presencialmente acerca de los proyectos. Los postulantes deberán presentar un power point con su propuesta ante la comisión y responder las preguntas que los miembros deseen formular. El directorio de la sede estará compuesto por el Vicerrector de la sede, el DAC, el DAF, el Director de Asuntos Estudiantiles y un jefe de carrera asignado por la sede (en caso de que exista, no podrá ser un profesor guía). El directorio deberá preseleccionar, durante el mes de noviembre, según criterios definidos en Anexo 6, un máximo de seis (6) proyectos concursantes en su sede, considerando para ellos que las propuestas sean un aporte a la vida estudiantil de la sede, tomando en cuenta los siguientes aspectos: Originalidad de la propuesta. Factibilidad de la implementación. Eficiencia del uso de los recursos planificados. Pertinencia respecto de la línea de desarrollo escogida. Existencia de financiamiento compartido. Antecedentes académicos de los alumnos participantes. Impacto en la comunidad 5

6 Evaluación y control de externalidades Finalizada la preselección de los proyectos en la sede, la comisión evaluadora debe remitir los proyectos preseleccionados a la Comisión Evaluadora de la Casa Central, compuesta por el VNS y el DAE. Esta comisión adjudica los premios según puntaje comparativo entre los proyectos de todas las sedes. Tras la selección de los ganadores se hace entrega de los fondos, previa firma de la carta de compromiso (Anexo 4), la que establece que los recursos asignados serán destinados exclusivamente al cumplimiento de los objetivos previstos en el proyecto. El mes de diciembre se publicaran los resultados de los proyectos que se han adjudicado fondos concursables, una vez evaluados cada uno por el directorio y la Comisión Evaluadora de la Casa Central. Si ningún proyecto cumple satisfactoriamente los requisitos, el concurso puede ser declarado desierto. 6

7 4ta Etapa: entrega de fondos. Entre el 15 de enero y 31 de marzo, se realizará la entrega del fondo adjudicado por cada proyecto 3. Los fondos se entregaran al gerente del proyecto una vez que los solicite siempre que sea alumno regular del semestre en el que se ejecutará el proyecto (otoño 2011) 5ta Etapa: Ejecución del proyecto. La ejecución del proyecto se realizará preferentemente dentro del semestre otoño, sin embargo, se puede extender al semestre siguiente siempre y cuando el alumno responsable siga cumpliendo con los requisitos expuestos anteriormente (sólo extensiones de otoño a primavera). La actividad debe contar con la aprobación del Directorio de la Sede y debe hacerse según un calendario acordado entre los representantes de los proyectos adjudicados y el directorio de la sede. (Este escenario de extensión debe estar previsto al momento de postular el proyecto). Ningún proyecto podrá exceder el año Finalizada la ejecución de cada proyecto, el o los alumnos deberán entregar un informe de evaluación del proyecto (máximo seis carillas tamaño carta, letra arial 12, interlineado de 1,5 y justificado. En caso de información adicional, incorporar anexos). En la eventualidad que el proyecto no pueda llevarse a cabo en los plazos establecidos o señalados, la comisión evaluadora de la sede estará facultada para suspender total o parcialmente los aportes que no se hayan entregado, o requerir del alumno que se devuelvan los fondos que no fueron utilizados. 3 El Gerente General del proyecto debe estar matriculado en período Otoño 2011 para poder recibir los fondos. 7

8 6ta Etapa: Rendición de gastos. Los gastos deben ser rendidos hasta un máximo de 10 días hábiles después de terminada la actividad. La documentación de la rendición se entrega en la oficina de Asuntos Estudiantiles. Luego el coordinador de Asuntos Estudiantiles debe revisarla y posteriormente hacerla llegar a la Dirección de Administración y Finanzas (DAF) de la sede para su cierre (ver procedimiento administrativo de los fondos, Anexo 7). El dinero no puede destinarse a otro fin que no sea la realización del proyecto. El alumno debe respaldar todos sus gastos con boletas o facturas, según convenga al tipo de proyecto. No se pueden rendir boletas de honorarios. Todos los gastos deben venir respaldados. La boletas comerciales, y las facturas DEBEN SER EMITIDAS A NOMBRE DEL ALUMNO y EN NINGÚN CASO A NOMBRE DE LA UTC INACAP, CFT INACAP O IP INACAP. No se reembolsaran gastos que no estén respaldados, como tampoco boletas de honorarios. Sobre el co-financiamiento: el directorio deberá aprobar la fuente de cofinanciamiento, independiente si es de carácter público o privado. 8

9 4. Monto máximo de asignación por Proyecto: La (DAE) se reserva el derecho de asignar libremente entre el o los proyectos ganadores el monto que considere apropiado a cada propuesta. No obstante, no se financiará un porcentaje superior al 80 % del costo total del proyecto. Así también, la DAE se reserva el derecho de mantener o cambiar las condiciones iniciales del beneficio para los proyectos adjudicados. El proyecto debe acreditar el co-financiamiento del 20% restante y presentar copia de las facturas y boletas equivalentes a este monto. 5. Cantidad de proyectos por alumno: Un alumno no puede participar en más de dos proyectos a la vez. Las propuestas deben ceñirse fielmente a la Política de Fondos Concursables (Anexo 1). 6. Coordinación del Concurso: El concurso será coordinado por la DAE de cada sede en relación a la asignación de los fondos. La supervisión de la ejecución de los proyectos ganadores es responsabilidad del Vicerrector de Sede y del Coordinador de Asuntos Estudiantiles. 7. Propiedad Intelectual y de los Bienes Adquiridos 9

10 Bienes: Todos los activos fijos que sean adquiridos por la vía de los presentes fondos serán propiedad de la Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles (independiente de la fuente de co-financiamiento). El alumno o grupo podrá hacer el uso de ellos que ha proyectado, sin embargo, una vez concluido el desarrollo del proyecto la Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles dispondrá del bien mencionado para el uso que determine libremente. Propiedad Intelectual: Los alumnos representantes de cada proyecto serán dueños de la propiedad intelectual que sean generados o creados mediante esta actividad, y de los cuales sean autores. Sin perjuicio de lo anterior, INACAP podrá publicar o exponer parte o todos los productos cuando lo estime conveniente, obligándose siempre a citar al autor de las obras correspondiente. 10

11 ANEXO 1 POLÍTICA DE FONDOS CONCURSABLES. Cada Proyecto implementado podrá dejar su marca en la vida intelectual y social de UTC INACAP. Al dar reconocimiento oficial a las actividades de los responsables de los proyectos, sean alumnos o grupos, la UTC INACAP busca fomentar el espíritu de tolerancia a la diversidad de intereses y la educación integral de las personas. Tal apoyo, sin embargo, no implica que UTC INACAP asuma los mismos puntos de vista o visiones de mundo o posturas políticas de los alumnos, quienes son completamente responsables de ellos. RECONOCIMIENTO DE GRUPOS TEMÁTICOS 4 La Vicerrectoría de Sede tiene la responsabilidad de entregar reconocimiento y apoyo oficial al alumno o grupo beneficiario de un proyecto, y de establecer modos de regulación de los mismos. INACAP asume que los grupos están de acuerdo con los términos observados al momento de su reconocimiento. Si la Vicerrectoría de la sede determina que un grupo temático ha fallado en el cumplimiento de los acuerdos podrá revocarle su reconocimiento oficial. Los grupos temáticos deben reinscribirse al comienzo de cada semestre para renovar su reconocimiento. FINANCIAMIENTO Y FONDOS Cada grupo es responsable de sus finanzas y de sus registros financieros. INACAP espera que este aspecto se maneje de forma responsable. La Institución ofrece, a través de Asuntos Estudiantiles, todas las herramientas y guías para el adecuado desempeño en esta área. El procedimiento de rendición está definido en el anexo 8. 4 Se entiende por grupo temático: equipo del proyecto que se adjudicó fondos a través de Fondos Concursables 11

12 Un grupo temático reconocido deberá presentar un reporte financiero semestral, pudiendo ser objeto de una auditoria en cualquier momento. INACAP podrá contribuir a los proyectos a los grupos reconocidos con salas, laboratorios, técnicos informáticos, y en general, apoyo y asesoría que se requiera, y que esté al alcance de la sede y su presupuesto. MECHONEO, DROGAS, ALCOHOL Está absolutamente prohibido, y es causal de retiro del reconocimiento de un grupo y de sus aportes financieros, la realización de cualquier actividad de iniciación de miembros nuevos, denominada habitualmente mechoneo, que implique riesgos o daños para la persona, sean estos de cualquier naturaleza. Así también, está expresamente prohibido el consumo de drogas y de alcohol en el marco de una actividad grupal dentro de la sede o en un evento institucional. AUTONOMÍA LOCAL Los grupos mantendrán su independencia de cualquier grupo externo, no relacionado con INACAP. Por lo tanto, no podrán tener interdependencia institucional con grupos externos, siendo imperativo que cualquier decisión se tome de manera independiente, de modo de aportar con ello a una integridad mayor de INACAP. USO DE INSTALACIONES DE LA SEDE (salas, espacios abiertos, laboratorios, bibliotecas, etc.). Las instalaciones la sede están a entera disposición de los grupos temáticos, siempre y cuando se soliciten a las autoridades como corresponde. El alumno representante de cada grupo es el responsable de velar por el uso adecuado de 12

13 ellas y el respeto por las normas generales de la institución, y debe evitar alterar el proceso normal de funcionamiento docente en la sede. USO DE LA IMAGEN DE INACAP Y PUBLICIDAD Los grupos reconocidos deben respetar el uso de la imagen de INACAP, es decir, el logo actualizado. Está absolutamente prohibido hacer un uso de la imagen de UTC INACAP en Internet sin contar con la debida autorización de la Vicerrectoría de Sede. Para todo vínculo o link se tiene que contar con la debida autorización. Las actividades propuestas por los Grupos temáticos pueden ser publicitadas a través de los medios oficiales de la Institución. Un grupo temático tiene reconocimiento, por ende puede acercarse a Asuntos Estudiantiles y solicitar la difusión respectiva. Está estrictamente prohibido realizar publicidad de eventos o temas no cubiertos por el proyecto y calendario aprobados. Por lo tanto, no se puede hacer publicidad más allá de la actividad misma. ASPECTOS PROTOCOLARES Los grupos temáticos pueden invitar a personalidades de la vida nacional, sin embargo, deben respetar las reglas que impone el protocolo, en orden a que es el vicerrector de la sede quien debe recibir a las personalidades invitadas. En caso de invitar a una personalidad la fecha, el lugar y el evento deben estar en pleno conocimiento y aprobado por la Dirección de la sede. 13

14 ANEXO 2 FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN 1.- Antecedentes Generales del Gerente del Proyecto) Nombres Apellido Paterno Apellido Materno RUT Carrera Sede Dirección Comuna Teléfono Correo Electrónico 2.- Áreas de Postulación: Vida Sana Acción Social Promoción del deporte recreativo y competitivo (talleres, exposiciones, competencias). Ideas para promover alimentación sana. Propuestas de acción social, voluntariado, ayuda a 14

15 Respeto y medio ambiente la comunidad. Actividades que difundan y promuevan el respeto y cuidado del medio ambiente. 3.- Antecedentes del Proyecto: Título del Proyecto: Descripción del Proyecto: Descripción del Proyecto (Señale máximo en una plana letra arial 12, justificado, brevemente en que consiste la actividad a desarrollar) 15

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17 Objetivos Generales y Específicos (Señale las metas o logros que desea alcanzar). Costos y Flujos de Caja Proyectados (Señale en detalle los costos asociados y los montos solicitados). Presupuesto Detallado (Ejemplo) Detalle Tipo Cantidad Precio Pernos Organigrama 17

18 Organigrama base recomendado Gerente del Proyecto Subgerente de Finanzas Subgerente de Mktg y Comunicaciones Subgerente Operaciones Tesorero Contador Diseñador Coordinador de Difusión ANEXO 3 ASIGNACIÓN DE PUNTAJE 18

19 Criterios Descripción Grado de cumplimiento Planteamiento del Tema Se refiere a la claridad en el planteamiento de los objetivos, la metodología escogida para alcanzarlos y el grado de cumplimiento de las bases Nivel organización del Grupo Se refiere al grado de cohesión de los participantes, el nivel de división de roles, funciones y tareas Cumplimiento Formales Aspectos Considera la documentación entregada, la claridad en la estructuración del proyecto y su presentación oral ante la comisión Calendario Considera la planificación, los aspectos relacionados con los eventos que se quieren organizar, las fechas, los requerimientos Se valora los proyectos que tengan Financiamiento Asociado financiamiento propio asociado, es decir, tiene mayor puntaje el cumplimiento de este factor Producto 19 Se refiere al valor agregado que tiene el proyecto para la Institución

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21 ANEXO 4 CARTA DE COMPROMISO Santiago,, de 2011 Yo,, Rut,, he recibido de parte de la Universidad Tecnológica de Chile INACAP la cantidad de $.- ( pesos) por concepto de adjudicación del Concurso de Desarrollo Estudiantil A través de la presente me comprometo a utilizar este dinero otorgado exclusivamente para los fines estipulados en mi postulación al Concurso de Desarrollo Estudiantil, alineado con lo establecido en sus Bases. Así mismo, me comprometo a entregar dentro de los plazos estipulados el Formulario de Rendición de Gastos correspondiente, a depositar el dinero sobrante, a adjuntar los comprobantes de depósito y a entregar el informe final de evaluación del proyecto. 21

22 Firma Beneficiario ANEXO 5 INFORME DE RENDICIÓN DE GASTOS Nombre del Proyecto Fecha de Realización Antecedentes del Alumno 22

23 Nombre y Apellidos Rut Teléfono Fecha Detalle Fondos Recibidos o Anticipos- A Monto $ TOTAL Fecha Detalle Gastos B Monto $ TOTAL Fecha Detalle Depósitos C Monto $ TOTAL Fecha DIFERENCIA Monto $ A- (B+C) 23

24 ANEXO 6 CARTA GANTT Favor ingresar en esta carta Gantt: La actividad que va a realizar, en orden cronológico (cada columna corresponde a una semana dentro del mes). Actividades Actividades Actividades 24

25 ITEM Canti dad Valor Unitario Valor Total Total Presupuesto 25

26 ANEXO 7 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Procedimiento Administrativo Concurso de Desarrollo Estudiantil (Fondos Concursables Alumnos) Objetivo: Definir el procedimiento de administración de los fondos del Concurso de Desarrollo Estudiantil, la emisión y rendición del dinero. I. Definiciones y Funcionalidades Gerente del proyecto: Corresponde al alumno cuyo proyecto ha sido seleccionado entre los ganadores por el comité y se ha adjudicado un monto en dinero para desarrollar una actividad de desarrollo estudiantil. Su labor principal consiste en liderar, gestionar y administrar el proyecto adjudicado, velando por el correcto uso del dinero y, una vez concluida la actividad, rendir los gastos con toda la documentación de respaldo ante el coordinador de asuntos estudiantiles de su sede. Directorio Evaluador de la Sede: Está compuesta por el Comité Ejecutivo de la Sede, el Director de asuntos estudiantiles y un profesor de la sede. Su labor es preseleccionar, dirigir y asesorar a los candidatos de su sede, de acuerdo a los criterios establecidos en las bases. Comisión Evaluadora Casa Central: Está compuesta por el Vicerrector Nacional de Sedes y por el Director Nacional de Asuntos Estudiantiles. Su labor es adjudicar los proyectos ganadores entre los preseleccionados de todas las sedes. 26

27 Director Nacional de Asuntos Estudiantiles: Integra la Comisión Evaluadora de la Casa Central y su labor consiste en elaborar las bases, difundir la actividad a nivel nacional, coordinar la emisión centralizada de los correspondientes vales vista a los alumnos beneficiarios y registrar la deuda en sus cuentas corrientes. Directo y/o coordinador de Asuntos Estudiantiles: Su labor consiste en coordinar la difusión de esta actividad, orientar a los alumnos interesados, integrar el Directorio Evaluador Sede y, al final del proceso, recibir las rendiciones de gastos de parte de los Beneficiarios, tras lo cual debe entregarla con su visto bueno, al Subdirector de Administración y Finanzas. Director de Administración y Finanzas: Una vez recepcionada la rendición cancela parcial o totalmente, según corresponda, el compromiso de deuda que el alumno mantiene en el sistema (SIGA) por concepto de Concurso de Desarrollo Estudiantil. II. Fondos entregados por Inacap: Aprobación y Emisión. Los fondos adjudicados por proyecto son aprobados por la Comisión Evaluadora Corporación. Se emiten centralizadamente como vales vista a nombre del gerente del proyecto, y se registran como un compromiso más en su cuenta corriente en SIGA. 27

28 III. Rendición de Gastos Los gastos realizados por el gerente del proyecto deberán ser rendidos y aprobados por el coordinador de asuntos estudiantiles y, posteriormente, por el Director de Administración y Finanzas. La rendición de los gastos se deberá realizar en el formulario anexo 6. Éste consta de las siguientes secciones: Detalle de Fondos Recibidos o Anticipos: En esta sección se detallan los fondos recibidos por el Gerente del Proyecto. Detalle de los Gastos: En esta sección se deben registrar todos los gastos realizados durante el desarrollo de la actividad, independientemente a la forma de financiamiento o pago. La diferencia entre ambas secciones generará el saldo a favor o en contra de la Institución. Los saldos a favor deben ser depositados directamente en la cuenta corriente recaudadora de las sedes. IV. Sustentación de los Gastos Los gastos deben ser sustentados con facturas o boletas, las que se deben emitir a nombre del gerente. Es importante resaltar que en ningún caso las facturas, boletas de ventas y servicios pueden ser emitidas a nombre de INACAP, pues quien contrata el servicio o compra los bienes es el alumno beneficiario. V. Pago del compromiso en SIGA 28

29 El compromiso se cancela por la rendición del gasto que debe ser ingresado por el DAF a través de caja única utilizando el medio de pago rendición fondos. El saldo se debe pagar en la caja sede utilizando las distintas formas de pago. El cajero deberá entregar un comprobante de ingreso. 29

30 VI. Contabilización La cuenta contable que se deberá utilizar para el control de los fondos girados es Fondos Concursables Alumnos. El procedimiento es el siguiente: 1. Para solicitar la emisión del vale vista se debe enviar la nómina a Finanzas Corporación para que sean generados a cada uno de los alumnos. La Contabilización que será generada es: Debe Haber Fondos Concursables Alumnos XXXXXX Cuenta Banco XXXXXX 2. A continuación Finanzas solicita a GST con la misma nómina del punto anterior que sean generados los compromisos correspondientes en SIGA para cada alumno. 3. El Director de Asuntos Estudiantiles deberá confirmar que los compromisos estén generados en SIGA. 4. Los alumnos deberán rendir físicamente los gastos efectuados contra el fondo recibido en formulario del anexo 6 al Director de Administración y Finanzas. 5. El DAF debe ingresar dicha rendición a través de caja única utilizando el medio de pago rendición fondos. El saldo no utilizado de los fondos se 30

31 debe pagar en caja utilizando las distintas formas de pago. El cajero deberá entregar un comprobante de ingreso. La Contabilización que será generada es: Haber Debe Gasto de cada sede (donde se encuentre el Ppto.) XXXXXX Caja (si existe devolución) XXXXXX Fondos Concursables Alumnos XXXXXX 6. La rendición anterior debe dar por pagado el compromiso generado en contra del alumno del punto Todos los Fondos Concursables Alumnos deben quedar rendidos dentro del año comercial en el que fueron otorgados. No podrán quedar saldos pendientes al 31 de Diciembre para el cierre del balance anual. 8. Cada una de las sedes será responsable de enviar mensualmente a la Gerencia de Servicios Contables el análisis de la cuenta Fondos Concursables Alumnos, aún cuando ésta no haya tenido movimientos. 31