Gestión Documental Electrónica

Transcripción

1 Gestión Documental Electrónica Asistencias Técnicas Módulo LOYS Descripción breve Permite la tramitación por Expediente Electrónico de toda la contratación de personal bajo los regímenes de Locación de Obras, Locación de Servicios, Asistencias Técnicas y PNUD que se realizan dentro del ámbito de la Administración Pública Nacional. DNGIYS Versión 01.2 Febrero 2017

2 2 Autoridades Ministro de Modernización del Estado Lic. Andrés Ibarra Secretario de Modernización Administrativa Lic. Eduardo Nicolás Martelli Subsecretaria de Gestión Administrativa Lic. María José Martelo Directora Nacional de Gestión de la Información y Soporte Lic. Eugenia Cutini

3 3 Índice Autoridades... 2 Índice Introducción Módulo Locación de Obras y Servicios (LOYS) Descripción general Normativa de referencia Pautas de accesibilidad Acceso al módulo Expiración de la sesión Asistencias Técnicas Alta de Convenio Subir Factura - Rol Propiciante Cargar Formulario - Rol propiciante Firmar Factura - Rol propiciante Inicio LOyS - Rol Propiciante Control de Datos Postulante. Rol Propiciante Control de Incompatibilidades: Ejecución de Contratos Subir Factura - Rol Propiciante Cargar Formulario - Rol propiciante Firmar Factura - Rol propiciante Glosario Asistencia y soporte... 46

4 4 1. Introducción En el marco del Plan de Modernización del Estado y el Decreto 561/2016 y con el objetivo de desarrollar una gestión de gobierno que brinde servicios de calidad de forma simple, eficiente y moderna se llevará a cabo la digitalización de todos los trámites y comunicaciones de la Administración Pública Nacional (APN). Para su implementación se ha desarrollado el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE). Esta plataforma informática respeta todos los criterios establecidos por ley y permite la gestión de todos los trámites de gobierno. Los módulos que integran el sistema GDE y que trabajan de forma integral son los siguientes: ESCRITORIO ÚNICO (EU): es la interfaz que permite navegar por todos los módulos que integran el sistema GDE, por ello, se lo considera la cara visible del GDE. Desde EU se configura el acceso a la plataforma de Gestión Documental Electrónica (GDE). Muestra un resumen de todas las tareas pendientes que el agente tiene en cada módulo y las organiza según un rango de antigüedad en días. Además, a través del EU cada superior jerárquico puede visualizar la carga de trabajo del personal que tiene a cargo en su sector. GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO): es el módulo que permite generar, registrar y archivar todos los documentos oficiales electrónicos necesarios para vincularlos a una actuación. Los documentos que están disponibles en GEDO pueden clasificarse en:

5 5 - Documentos de redacción libre ( ): son aquellos documentos en los que el usuario redacta todo el contenido a partir de un procesador de textos. - Documentos para importar ( ): son aquellos documentos generados por el usuario con otro software, guardados en diversos formatos digitales aptos para ser seleccionados y subidos al sistema para su certificación a través de una firma electrónica o digital y su resguardo en los servidores del GDE. - Documentos con template o formularios controlados ( ): son aquellos documentos cuyos campos de redacción o ingreso de datos están preestablecidos. - Documentos con archivos embebidos ( ): son documentos que contienen archivos en su extensión original otorgándoles validez tanto al documento como su adjunto. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO (EE): es el módulo que se utiliza para la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de expedientes electrónicos. COMUNICACIONES OFICIALES (CCOO): es el módulo que permite la generación, registro y archivo de documentos comunicables.

6 6 REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPÓSITO (RLM): es el módulo que permite cargar y actualizar los registros administrados por los diferentes organismos de la APN que deben guardar datos y documentos respaldatorios de un grupo de personas físicas o jurídicas, con el objetivo de identificarlos y habilitarlos para realizar ciertas actividades. PORTA FIRMA (PF): es el módulo que permite administrar la firma de los documentos electrónicos. El módulo PF brinda la posibilidad de firmar varios documentos al mismo tiempo y de filtrar por lotes los documentos a firmar. Funciona como una bandeja de firmas virtual. SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO (ARCH): permite administrar el archivo de los expedientes electrónicos. LOCACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS (LOyS): permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos que tramiten la contratación de personal bajo los regímenes de Locación de Obras y de Servicios. TRÁMITES A DISTANCIA (TAD): es la mesa de entrada electrónica que permite a los ciudadanos realizar trámites ante la administración pública nacional durante las 24 hs. del día desde cualquier computadora y/o Smartphone sin tener que acudir a una oficina pública.

7 7 LEGAJO ÚNICO ELECTRÓNICO (LUE): permite la creación, guarda y archivo de todos los documentos electrónicos correspondientes a los agentes que se desempeñan en el ámbito del Sector Público Nacional. GESTOR ÚNICO DE PROVEEDORES (GUP): permite gestionar información, documentación y antecedentes para la inscripción de los proveedores del Estado. REGISTRO INTEGRAL DE DESTINATARIOS (RID): permite identificar una persona registrada que es o será candidato a percibir las prestaciones, beneficios, subsidios, exenciones, y toda otra transferencia monetaria y/o no monetaria y asistencia que las entidades y jurisdicciones definidas en el Decreto 1063/2016 (Art.3) otorguen a personas humanas o personas jurídicas públicas o privadas, independientemente de su fuente de financiamiento. GESTOR DE ASISTENCIAS Y TRANSFERENCIAS (GAT): tramitación y pago de todas las prestaciones, beneficios, subsidios, exenciones, y toda otra transferencia monetaria y/o no monetaria y asistencia que las entidades y jurisdicciones definidas en el Decreto 1063/2016 (Art.3) otorguen a personas humanas o personas jurídicas públicas o privadas, independientemente de su fuente de financiamiento.

8 8 Módulos del Sistema de Gestión Documental Electrónico

9 9 2. Módulo Locación de Obras y Servicios (LOYS) 2.1 Descripción general El módulo Locación de Obras y Servicios (LOYS) permite la tramitación por Expediente Electrónico de todas las contrataciones bajo los regímenes de locación de obras, locación de servicios, Asistencias Técnicas y Financiamiento externo (por ejemplo: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo entre otros), que se realizan dentro del ámbito del Gobierno de la República Argentina Normativa de referencia Decreto 1023/2001: Régimen General. Contrataciones Públicas Electrónicas. Contrataciones de Bienes y Servicios. Obras Públicas. Disposiciones Finales y Transitorias. Decreto 2345/2008: Establece los nuevos perfiles y el régimen retributivo para las contrataciones de los consultores profesionales. Decreto 1301/2016: Aprueba la implementación del módulo Locación de Obras y Servicios (LOYS).

10 10 Resolución 561/2016: Establece la obligatoriedad del uso del módulo LOYS para para las modalidades contractuales previstas en el Decreto Nro. 2345/2008 y a través del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD, los contratos de locación de obra que se presten a título personal, a excepción de los correspondientes a obras artísticas, y los contratos de servicios personales que se presten en el Marco de Convenios con Universidades. LOYS contempla todo el circuito para la tramitación de un contrato desde que se propicia la contratación hasta la finalización de su ejecución. Las distintas reparticiones y sectores que intervienen en la tramitación de un expediente podrán solicitar los permisos correspondientes según el rol que desempeñen.

11 Pautas de accesibilidad El módulo Locación de Obras y Servicios (LOYS) se encuentra disponible dentro de un entorno web, por lo cual, se solicita al usuario tener en cuenta las siguientes pautas: Tener instalado el navegador Mozilla Firefox versión o superior. Contar con la versión 8.77 Update (actualización) 91 del complemento Java y activarla desde la sección herramientas/complementos del navegador. Para realizar la previsualización de documentos es necesario poseer instalada la última versión de Adobe Acrobat Reader. Para asegurar una experiencia de usuario amigable se recomienda evitar el uso de los botones Back / Atrás y Forward / Adelante del navegador o la tecla de Backspace / Borrar del teclado. Cada módulo tiene sus propios botones para volver atrás o cancelar las tareas. Para comenzar a usar el módulo LOYS se debe ingresar al sistema GDE con usuario y contraseña, completar los datos personales requeridos por la plataforma y configurar las aplicaciones y las tareas. Para la obtención de alta, baja o modificación de usuario se debe contactar Administrador Local designado en la repartición a la que pertenece el agente.

12 Acceso al módulo El ingreso al módulo Locación de Obras y Servicios (LOYS) se realiza desde un navegador web a través de la misma dirección URL desde la que se accede a todos los módulos del sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE): Para entrar en el sistema GDE y visualizar todos sus módulos, el individuo deberá completar con su nombre de usuario y contraseña la siguiente pantalla de login:

13 13 Luego de completar los campos usuario y clave deberá cliquear sobre el botón Acceder. Una vez que el usuario se haya logueado se mostrará en la pantalla el Escritorio Único (EU), la interfaz de acceso a todos los módulos del sistema: A la derecha de la pantalla se encuentran los botones de acceso a los módulos que el usuario haya configurado para utilizar. Para ingresar al módulo LOYS se debe cliquear sobre la flecha que se encuentra ubicada a la izquierda de la acción Ir.

14 14 A continuación se muestra la pantalla de inicio del módulo LOYS:

15 Expiración de la sesión Por motivos de seguridad, la sesión del sistema GDE expira automáticamente, cualquiera sea el módulo que se encuentre abierto, luego de 30 minutos de cese de actividad por parte del usuario. Aquellos datos que no hayan sido guardados se perderán. Para continuar trabajando en cualquiera de los módulos el usuario deberá loguearse nuevamente.

16 Asistencias Técnicas Alta de Convenio Para el alta de Convenios se debe ingresar en la solapa Administración Administración de Convenios. Deberán ingresarse, de manera obligatoria, los datos para el alta que se visualizan en la próxima pantalla:

17 17 El Número GDE de convenio, es decir, el número del expediente original del convenio, vinculado con el GEDO. Se cargará de forma obligatoria el Monto total del convenio, luego el Saldo sin Facturar se auto calculará, pues será el monto total del convenio menos el monto de cada factura de la Universidad. Se completarán los campos de Vigencia: Fecha inicio y Fecha fin. Luego, en los siguientes campos, se cargará la Entidad contraparte y su CUIT. En el campo Funcionario de aprobación se podrá seleccionar el funcionario correspondiente desde una lista de usuarios GDE que se mostrarán en un campo predictivo.

18 18 El Gasto Administrativo es el porcentaje del gasto administrativo de la Facultad y se completara manualmente. La Repartición liquidadora es la repartición encargada de ejecutar la factura de la facultad para su pago. Se desplegará como campo predictivo de reparticiones. En el momento de guardar los datos para realizar el alta, el sistema validará que no exista un convenio ya registrado bajo el mismo número GDE. En caso de no existir se da de alta, de lo contrario se advertirá que pre-existe un convenio en el sistema y no se realizará el alta. Al presionar Obtener comprobante se obtienen el/los número/s de comprobante, año, fecha alta resolución, monto y las partidas presupuestarias mediante la integración con esidif.

19 19 Al presionar Guardar se deberá volver al Inicio LOyS y presionar Ejecución de Convenio para comenzar la tarea de carga de factura. Desde la solapa de Inicio LOyS se debe cargar de forma obligatoria el campo Motivo y luego presionar Ejecución de Convenio para comenzar la tarea.

20 20 Una vez caratulado el expediente, para la Ejecución del convenio se realizará la vinculación del convenio. Para vincular el Convenio se deberá cargar el IFGRA (Informe Gráfico) que dio inicio al convenio presionando el botón Vincular como muestra la siguiente pantalla:

21 21 Al presionar el botón siguiente se despliega la siguiente pantalla: Subir Factura - Rol Propiciante El expediente vuelve al Buzón Grupal (BG) del área propiciante bajo la tarea Subir Factura. En esta etapa se procede a la carga de la versión digital de la factura del contrato en ejecución. Una vez iniciada la tarea, el módulo muestra la siguiente pantalla:

22 22 La columnas Monto, Fecha Desde y Fecha Hasta muestran el importe y los períodos disponibles para subir la factura. El botón Añadir Factura, disponible en la columna Acciones, permite la carga de un archivo desde la computadora. El botón Detalle Exp., disponible en la columna Detalle Contrato, permite visualizar el contenido de todo el expediente. Se debe establecer el nombre del funcionario que firma la factura en el campo predictivo Funcionario Firma. Una vez cagada la factura, el módulo muestra la siguiente pantalla:

23 Cargar Formulario - Rol propiciante Cuando finaliza la tarea Subir Factura, el expediente se gira al Buzón Grupal (BG) del área propiciante bajo la tarea Cargar Formulario:

24 24 El recuadro disponible muestra el período en ejecución y ofrece la posibilidad de visualizar las facturas cargadas y el detalle del expediente. Si se presiona Carga Formulario se accede a la confección del formulario correspondiente a la factura en gestión.

25 25 Se completan los campos correspondientes a las fechas, número, CAI y monto de la facturación. Una vez realizada la tarea se visualizara la siguiente pantalla:

26 Firmar Factura - Rol propiciante Luego de la carga del formulario, el expediente pasa a la tarea Firmar Factura, que se encuentra disponible en el Buzón Grupal (BG). En forma simultánea, el módulo envía la factura como una tarea de firma al funcionario firmante seleccionado, a través de los módulos GEDO o Porta Firma (PF), según corresponda. Si se ejecuta la tarea Firmar Factura, el módulo muestra que la firma por parte del funcionario se encuentra pendiente. El expediente permanece disponible en el buzón de tareas para su seguimiento hasta que se completa la firma de la factura Control factura El control de la factura es una tarea de la DGA. El usuario deberá ingresar de manera obligatoria los datos: Tesorería y Grupo Liquidador. Si la factura está OK se generará el formulario factura y el expediente avanzará a la tarea Recibir OP.

27 Recibir OP Los expedientes que se encuentren en esta tarea solamente avanzarán a la tarea de Estado Pago siempre y cuando el sistema esidif notifique a LOyS que se ha Autorizado la Orden de Pago. En caso de que se requiera Anular la gestión será presionando el botón Anular desde LOyS, acción que devolverá el expediente a la tarea de Subir Factura.

28 Estado Transferencia de Pago Los expedientes que se encuentren en esta tarea mostrarán en pantalla la grilla de periodos de pago que se están tramitando y la columna de Estado de pago la cual mostrará el estado Pendiente, Recibir Pago o el estado Pagado momento en que LOyS avanzará e expediente a subir factura para la carga de la factura del siguiente periodo de pago si existiese o enviará el expediente a Guarda temporal automáticamente en caso de ser el/los períodos tramitados. 2.6 Inicio LOyS - Rol Propiciante El área propiciante de una contratación debe caratular el expediente. La solapa Inicio LOyS permite la generación de la carátula.

29 29 La sección Iniciar Expediente permite seleccionar el Tipo de contrato a tramitar. En esta operación se escoge el trámite del expediente. Para el módulo LOyS los trámites disponibles son los cuatro que figuran en la imagen anterior. Para efectuar esta tarea, se debe ingresar el motivo del trámite en el campo obligatorio Motivo y luego presionar el botón Ejecutar. Una vez caratulado el expediente, el módulo arroja el número GDE. Luego, se debe presionar el botón Volver al Buzón de Tareas para ver la solapa Tareas. Una vez adquirido el expediente, se podrá encontrar en el buzón de tareas. El paso siguiente será presionar el botón Ejecutar para comenzar con el Alta Postulante.

30 30 La sección Período de Locación permite definir las fechas de inicio y finalización de la contratación. Estos datos deben ingresarse antes de establecer el tipo de pago. Si se trata de un Servicio Constante, la fecha de inicio debe corresponder al primer día calendario de un mes. La fecha de finalización de la contratación es el 31 de diciembre del año en curso para todas las contrataciones de locación de servicios. Posteriormente se cargara el Porcentaje de dedicación en su respectivo desplegable, como cargas obligatorias para el cálculo del Importe total de contratación. A continuación se realizará la tarea de Vincular convenio ingresando el tipo de documento, año, número, repartición y presionar el botón Vincular.

31 31 Al presionar en el botón Mostrar Pagos se habilitan tantos campos como corresponde a la cantidad de pagos mensuales del contrato. El sistema define las fechas de inicio y fin según los plazos estipulados y los montos según los cálculos indicados precedentemente. El botón Modificar Período permite modificar la Periodicidad de pago seleccionada. En ese caso, se blanquean todos los montos completados. El campo Obligaciones Para el Contrato permite completar el detalle de las tareas a ejecutar según la contratación.

32 32 Los campos Nombre del Representante y Apellido del Representante son de carácter optativo y se utilizan solo en el caso de que el contratado tenga un representante a los efectos de efectuar la contratación. La sección Visualización de Contrataciones permite acceder a otros expedientes caratulados a nombre del postulante. 2.7 Control de Datos Postulante. Rol Propiciante. Se solicita la verificación de toda la documentación presentada por el postulante en el marco de la tramitación. Se debe seleccionar Sí, No o N/A (no aplica) para cada uno de los ítems disponibles en pantalla. Si alguna de las respuestas seleccionadas es No, se considera que el expediente no cumple con las condiciones, pues falta documentación. En ese caso, se notifica a través de un mail al postulante que ingrese a TAD para completar la información faltante, especificando cual es el motivo de rechazo.

33 33 La documentación presentada podrá visualizarse en el botón Ver Expediente con el número GDE correspondiente. Si la verificación se responde con Sí o N/A implica que la documentación es correcta o no es necesario para la modalidad de contratación. El campo Repartición Usuario deberá renombrarse a Repartición DGA destino ya que lo que se ingresará allí será la repartición de la Dirección General Administrativa a la que corresponda realizar la afectación presupuestaria para dicho contrato. Una vez seleccionada la repartición, se presiona el botón Finalizar para que se efectúe el pase del expediente a la DGA. El módulo muestra la siguiente pantalla de confirmación de la operación, donde se puede Aceptar o Cancelar el proceso.

34 34 Al presionar aceptar se despliega la siguiente pantalla: 2.8 Control de Incompatibilidades: Finalizada la tarea de Control Solicitud y Condición de Locación por parte del área propiciante, el expediente se envía en todos los casos a la DNGIYPS (Dirección Nacional de Gestión de Información y Política Salarial) para realizar el Control de Incompatibilidades.

35 35 Se deberá vincular, de manera obligatoria, al menos un documento de tipo IF, tanto si existen o no incompatibilidades. Posteriormente se presionara aceptar.

36 Ejecución de Contratos Subir Factura - Rol Propiciante Una vez finalizado el informe de contaduría, el expediente vuelve al Buzón Grupal (BG) del área propiciante bajo la tarea Subir Factura. En esta etapa se procede a la carga de la versión digital de la factura del contrato en ejecución.

37 37 Una vez iniciada la tarea el módulo muestra la siguiente pantalla: La columnas Monto, Fecha Desde y Fecha Hasta muestran el importe y los períodos disponibles para subir factura. El botón Añadir Factura, disponible en la columna Acciones, permite la carga de un archivo desde la computadora. El botón Detalle Exp., disponible en la columna Detalle Contrato permite visualizar el contenido de todo el expediente. Se debe establecer el nombre del funcionario que firma la factura en el campo predictivo Funcionario Firma. Una vez cagada la factura el modulo muestra la siguiente pantalla:

38 Cargar Formulario - Rol propiciante Cuando finaliza la tarea Subir Factura el expediente se gira al Buzón Grupal (BG) del área propiciante bajo la tarea Cargar Formulario:

39 39 Una vez ejecutada, el módulo muestra la siguiente pantalla: Si se presiona Carga Formulario se accede a la confección del formulario correspondiente a la factura en gestión.

40 40 Se completan los campos correspondientes a las fechas, número, CAI y monto de la facturación. Una vez finalizado, se presiona el botón Guardar. En la siguiente pantalla se presiona el botón Volver a Buzón de Tareas. Para culminar la carga del formulario, se debe presionar en el botón Continuar y el expediente avanza a la tarea Firmar Factura.

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42 Firmar Factura - Rol propiciante Luego de la carga del formulario, el expediente pasa a la tarea Firmar Factura, que se encuentra disponible en el Buzón Grupal (BG). En forma simultánea, el módulo envía la factura como una tarea de firma al funcionario firmante seleccionado, a través de los módulos GEDO o Porta Firma (PF), según corresponda. Una vez realizada la carga se realiza la firma de la factura desde GEDO.

43 43 Realizada la firma, se llevara a cabo el control de la factura DGA.

44 44 3. Glosario Expediente Electrónico: conjunto de documentos que componen un procedimiento administrativo y que están configurados en soporte digital, permitiendo así, su ágil consulta mediante recursos electrónicos y asegurar, también, la integridad de los archivos. Contrato de Locación: contrato referido al arrendamiento temporal de obras o servicios, pactando el pago y su respectivo término. Documento: testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información expresada en cualquier tipo de soporte (físico o virtual), en lenguaje natural o convencional. Numeración: procedimiento por el cual se registran y ordenan numéricamente y en orden correlativo expedientes y actuaciones administrativas. Se suma como elemento de identificación imprescindible, establecido por la tabla de códigos, a la sigla de la repartición, el año y el motivo. Firma digital: es el resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación simultáneamente permita identificar al

45 45 firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma. Firma electrónica: es el conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital. Autoridad Certificante: es una entidad de confianza, responsable de emitir y revocar los certificados digitales, utilizados en la firma electrónica o digital. En el Gobierno de la República Argentina esta función corresponde a la Agencia de Sistemas de Información. Autoridad de Registro: controla la generación de certificados para los miembros de una entidad. Previa identificación, la Autoridad de Registro se encarga de realizar la petición del certificado y de guardar los datos pertinentes. En el Gobierno de la República Argentina esta función corresponde a la Dirección General Escribanía General. esidif: es el actual Sistema de Administración Financiera, el cual reemplaza al esidif Central y SLU, generando una profunda transformación de los sistemas de administración financiera sobre la base de tres lineamientos estratégicos fundamentales: ampliación del alcance funcional, actualización tecnológica e incorporación de herramientas que promuevan y faciliten una gestión de la administración financiera orientada a resultados.

46 46 4. Asistencia y soporte Inscripciones a las Capacitaciones del Sistema GDE: Correo electrónico: capacitacion_gde@modernizacion.gob.ar Mesa de Ayuda del Sistema GDE: Correo electrónico: mesadeayuda_gde@modernizacion.gob.ar Servicio de Call Center: (de lunes a viernes de 8 a 19 hs.) Trámites a Distancia: Correo electrónico: mesadeayudatad@modernizacion.gob.ar Portal de Compras Públicas Electrónicas Compr.AR: Correo electrónico: mesadeayuda_comprar@modernizacion.gob.ar Teléfono: Firma Digital: Correo electrónico: consultapki@modernizacion.gob.ar