Manual de Legajo Único Electrónico (LUE)

Transcripción

1 Manual de Legajo Único Electrónico (LUE) Gerencia Operativa de Capacitación y Formación Continua

2 Con el objetivo de agilizar los tiempos de gestión administrativa, el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires avanza con la ejecución progresiva de la digitalización de los trámites y las comunicaciones internas que se realizan vía papel. El módulo de Legajo Único Electrónico (LUE) se incorpora al Sistema de Administración de Documentos Electrónicos SADE. La ley 3304, en el Capítulo IV establece la gestión integral de los recursos humanos. Art. 7._ La gestión integral de los recursos humanos se desarrollará a través de los siguientes instrumentos de gestión: Legajo Único del Personal Informatizado: Objetivo: Satisfacer necesidades de información y guarda de la documentación certificadora, correspondiente a las personas que prestan servicios personales a la Administración Pública de la Ciudad, así como el cumplimiento de diversas exigencias normativas que ésta debe honrar como empleadora o contratista, mediante la implantación de un régimen actualizado e integral de administración del Legajo Único Personal Informatizado. Sistema Integrado de Información del Personal de la Administración Pública de la Ciudad: Objetivo: Contribuir a una política estratégica de información e inteligencia en materia de personal que oriente y armonice los esfuerzos e inversiones en este campo, dotando al Gobierno de la Ciudad de un sistema de información, central e integrado, de quienes presten servicios personales en la Administración Pública de la Ciudad, bajo cualquier modalidad de vinculación. El Decreto Nº 589/09 estable el marco normativo del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos denominado SADE. El Decreto estable que LUE es el único medio de creación, guarda y archivo de todos los documentos electrónicos correspondientes a los agentes que se desempeñan en el ámbito de Gobierno de la Ciudad. También dispone que en el modulo serán incluidos los agentes de planta permanente o transitoria en todos sus escalafones salvo el Docente, a las autoridades superiores, a la carrera gerencial y a las plantas de gabinete. La Resolución 7-MMGC-SECLYT-14 establece los documentos que debe contener el Legajo Único Electrónico de cada agente cobijado por el Decreto También establece que los documentos deben ser generados en el modulo GEDO de SADE. La Resolución Nº 130-SECLYT-14 aprueba el "Reglamento para la Gestión de Actuaciones Administrativas". Artículo 5º.- Legajo: Constituye legajo el conjunto ordenado de documentos en soporte electrónico correspondientes a los agentes que se desempeñan en el ámbito del Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires Artículo 39.- Identificación de los legajos Código: LE Número: se numera con número SADE de ocho dígitos consecutivos ( ) con renovación anual Sigla: área de apertura de legajos central del GCBA Año: corresponde al año vigente, cuatro dígitos (0000) Descripción del motivo: tipo de modalidad de ingreso del agente

3 39.6.-Fecha: alta registrada en el SADE Artículo 40.- Caratulación: la caratulación de un legajo debe solicitarse al área de RRHH Central del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, quien puede aceptar o rechazar dicha solicitud. Artículo 41.- Estados: Son estados del legajo, la solicitud de iniciación, la solicitud rechazada, la iniciación, la solicitud de tramitación, la tramitación y la guarda temporal.

4 Índice 1. Introducción Descripción general Descripción Acceso al módulo Fichero Buzón Personal Legajo Buzón Grupal Tareas Supervisados Guarda Temporal Mi Legajo Procedimiento de alta de agente nuevo Perfiles Nueva Solicitud Solicitud Iniciación Iniciado Solicitud Tramitación Tramitación Acceso al Sistema de Ticket... 39

5 1. Introducción El modulo permite tener la información centralizada, actualizada y en línea, además de optimiza el tiempo de búsqueda y gestión de dicha información, evita su duplicidad, resguarda el acceso a la misma y posibilita la existencia de un archivo electrónico con validez legal de los agentes que se desempeñan en el ámbito del Gobierno de la Ciudad 1.1 Descripción general El legajo es un conjunto ordenado de documentos electrónicos correspondientes a los agentes que se desempeñan en el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. LUE es el único medio de creación, guarda y archivo del legajo de cada agente. Estarán incluidos en LUE, todos los agentes de planta permanente o transitoria en todos sus escalafones salvo el Docente, a las autoridades superiores, a la carrera gerencial y a las plantas de gabinete. Características de LUE Permite la creación de un legajo único y completo. Elimina el archivo físico y posteriores movimientos del mismo. No hay duplicación de información. Información centralizada, actualizada y en línea. Acceso inmediato a los legajos. El acceso a la información y documentación del agente es restringido a la repartición donde trabaja el agente. Los tiempos de apertura de legajo son reducidos. La carga de datos en los legajos es descentralizada (se realiza en las reparticiones); y la administración de los legajos es centralizada (RRHH Central).

6 1.2.- Recomendaciones Dado que Legajo Único Electrónico forma parte de un entorno Web, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones al momento de ser utilizado: Se sugiere utilizar el navegador Mozilla Firefox versión 29. Se requiere actualizar el complemento Java a la versión 7, Update (actualización) 55 y activarlo desde la sección herramientas/complementos del navegador. Para poder abrir los documentos generados en el sistema y procesar los materiales digitalizados se recomienda tener instalado el Adobe Profesional. Para volver a una pantalla anterior, evitar el uso de los botones Back / Atrás o Forward / Adelante que proveen los navegadores o la tecla de Backspace / Borrar del teclado. Todos los módulos cuentan con botones o para retroceder. De esta manera, se asegura la integridad del módulo. Para la utilización del Token USB para la firma digital, se requiere descargar el driver del siguiente link: Para la correcta visualización de las firmas en los documentos oficiales, se debe validar a la ASI en la lista de confianza de nuestro Adobe Reader. Para realizar dicha tarea, se deben seguir los pasos que figuran en el instructivo del siguiente link: Por seguridad, el módulo no permite tener abiertas más de una sesión dentro de la misma PC.

7 1.3 Tipos de campos En las pantallas que se visualizan en el módulo se distinguen distintos tipos de campos que se completan o seleccionan. A continuación, se muestra una lista de los más utilizados. En el caso de que no se complete alguno de los datos obligatorios, el módulo genera una notificación próxima al campo correspondiente. Campo de texto: se completa el dato en el recuadro blanco Selección de dato: Permite seleccionar un usuario. Para ello, se deben ingresar las primeras letras del nombre. Como es un campo predictivo, se despliegan las opciones por aproximación. Se selecciona al presionar en el dato buscado. Botón: se posiciona el mouse y se presiona la tecla izquierda. Cada botón tiene el nombre de la acción que realiza. Combo: al presionar en la flecha se despliegan las opciones del campo.

8 Campo de fecha: requiere que se ingrese manualmente o se seleccione en el calendario que se encuentra a la derecha del dato. Se posiciona el mouse en el día seleccionado y se presiona la tecla izquierda

9 1.4 Glosario Documento: testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información expresada en cualquier tipo de soporte (físico o virtual), en lenguaje natural o convencional. Legajo: Constituye legajo el conjunto ordenado de documentos en soporte electrónico correspondientes a los agentes que se desempeñan en el ámbito del Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Resolución 130-SECLYT-14 Numeración: procedimiento por el cual se registran y ordenan numéricamente y en orden correlativo expedientes y actuaciones administrativas. Se suma como elemento de identificación imprescindible, establecido por la tabla de códigos, a la sigla de la repartición, el año y el motivo.

10 1.5 Plataforma SADE SADE EU PF Firmas pendientes Track Caratulación Pases Remitos Consultas GEDO Normativa Documentos Oficiales P A P E L Legajo Único Legajo elect. RRHH CCOO Notas Memorandos Datos Personales EE Caratulación Pases Consultas Tramitación a Distancia (TAD) GUP Gestor único de proveedores RIB Registro de Identificación de Beneficiarios TUS PSOC Planes Sociales y Subsidios LOyS Expedientes Electrón. de contrataciones RCE Registro Civil Electrónico RLM Registro Legajo Multipropósito ARCH Archivo y desarchivo de Expedientes AFJG Administración firma Jefe de Gobierno

11 En el marco de la Ley 3304 y con el objetivo de digitalizar todos los trámites y comunicaciones el Poder Ejecutivo del Gobierno de la Ciudad ha desarrollado el Sistema de Administración de Documentos Electrónicos SADE, que es un sistema integrado por aplicativos informáticos que trabajan en forma colaborativa. Esta plataforma informática respeta todos los criterios establecidos por Ley y permite la gestión de todos los trámites de gobierno. Los módulos que integran el SADE son los siguientes: TRACK SEGUIMIENTO: fue el primer módulo que se implementó por Decreto Permite gestionar cualquier actuación en papel que sea requerida por razones administrativas. De entre los papeles que circulan por el GCBA, el más importante es el Expediente, sin embargo existen otros documentos como los Oficios Judiciales, las Presentaciones a Agregar o los Giros de Documentación que también se gestionan por Track. Todo acto administrativo debe ser caratulado o numerado para su identificación y se debe registrar los pases para su circulación y generar los remitos correspondientes. El módulo, además, permite consultar dónde se encuentran las actuaciones en papel para su seguimiento. CCOO COMUNICACIONES OFICIALES: se implementó por Decreto Este módulo inaugura la documentación administrativa electrónica en el GCBA. Permite la generación, registro y archivo de Notas y Memorandos. GEDO GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OFICIALES: se implementó por Decreto Permite la generación, registro y archivo de los documentos oficiales necesarios para vincular en un Expediente Electrónico. Entre los documentos que están disponibles en GEDO, se pueden destacar los Informes, Providencias, Disposiciones o Resoluciones Administrativas Comunales, entre otros. Asimismo, este módulo posibilita el resguardo de imágenes o de documentos generados en otro software en el RUDO. EE EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: se implementó por Decreto Permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos. La plataforma de Tramitación a Distancia TAD se implementa por Decreto Crea TAD como medio de interacción del ciudadano con la administración, permite la recepción y remisión de presentaciones, solicitudes, escritos, notificaciones y comunicaciones, entre otros, propiciados a través de la plataforma. PF PORTA FIRMA: permite administrar la firma de los actos administrativos. Ofrece algunas opciones como la firma de documentos según el usuario que remitió la tarea o la posibilidad de firmar varios documentos al mismo tiempo. Funciona como una bandeja de firmas virtual. LUE LEGAJO ÚNICO ELECTRÓNICO: permite la creación, guarda y archivo de todos los documentos electrónicos correspondientes a los agentes que se desempeñan en el ámbito del Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. GUP GESTOR ÚNICO DE PROVEEDORES: permite gestionar información, documentación y antecedentes para la inscripción de los proveedores del GCBA. RIB REGISTRO DE IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIARIOS: permite identificar una persona registrada que es o será candidato a percibir un beneficio de los programas sociales del GCABA. El sistema permite detallar el grupo conviviente (hogar) al que pertenece la persona en un momento dado. PSOC PLANES SOCIALES Y SUBSIDIOS: permite la tramitación electrónica total del trámite de otorgamiento de beneficios, desde la solicitud, hasta el pago en la cuenta del beneficiario.

12 LOYS LOCACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS: permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos que tramiten la contratación de personal bajo los regímenes de Locación de Obras y de Servicios. RCE REGISTRO CIVIL ELECTRÓNICO: permite la generación, tramitación y guarda de todos los documentos electrónicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas por el Registro Civil. RLM REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPÓSITO: apunta a resolver la problemática de los Registros que deben guardar datos y documentos respaldatorios de un grupo de personas físicas o jurídicas, que en principio busca identificarlos y habilitarlos a realizar ciertas actividades. Algunos ejemplos de Registros Públicos son: - Registro Público de Administradores de Consorcios - Registro de empresas habilitadas para tareas de desinfección y fumigación - Registro de Guardavidas - Registro de Asistentes Gerontológicos. ARCH SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO: permite administrar el archivo de los Expedientes. Este módulo es de uso exclusivo de la Mesa General de Entradas y Archivo de la Secretaría Legal y Técnica. AFJG ADMINISTRACIÓN FIRMA JEFE DE GOBIERNO: permite recepcionar los expedientes correspondientes a actuaciones para la firma del Jefe de Gobierno y realizar el circuito de trabajo pertinente. Este módulo es de uso exclusivo de la Dirección General de Coordinación Legal de la Secretaría Legal y Técnica. EU ESCRITORIO ÚNICO: es la interfaz que permite navegar por todos los módulos que integran el SADE, es por ello que se lo considera la cara visible del SADE. Muestra un resumen de todas las tareas pendientes que el agente tiene en cada módulo y las organiza por días. Además, permite que el superior jerárquico visualice la carga de trabajo del personal a cargo de su sector.

13 2. Descripción 2.1 Acceso al módulo Se ingresa a través de un navegador, por medio de la siguiente dirección: A continuación se muestra la pantalla de ingreso al Escritorio Único: Se accede con el nombre de usuario y clave del SADE. Una vez completados los campos de Usuario y Clave, se debe presionar en el botón Acceder. La siguiente pantalla muestra el inicio del Escritorio Único:

14 A la derecha de la pantalla se encuentra la lista de aplicaciones a las que se permite acceder al presionar la flecha cercana al nombre. A continuación se muestra la pantalla de inicio de la aplicación En la parte superior, la pantalla ofrece las opciones de Salir de la aplicación, Ir a Escritorio y muestra el nombre del usuario en curso. Luego, despliegan solapas con el nombre de las tareas contempladas en la aplicación. Para seleccionar una tarea, se posiciona el mouse sobre el nombre y se presiona la tecla izquierda.

15 2.2 Fichero Al ingresar al modulo se muestra la solapa Fichero donde están habilitados el campo de búsqueda de legajos y el botón Nueva Solicitud. En esta solapa se pueden ver todos los legajos generados en el Gobierno de la Ciudad, sin diferenciar el estado en que se encuentran, si están en el buzón personal de un usuario, en el buzón grupal o liberados. El campo Búsqueda de Legajos Electrónicos tiene la posibilidad de realizar las búsquedas con diferentes criterios: CUIL DNI Ficha Nombre y apellido Luego de completar el campo y presionar en el botón Buscar Legajos el módulo muestra un listado con todos los legajos coincidentes con los criterios ingresados. El usuario solo podrá ejecutar los legajos pertenecientes a su repartición. Cada legajo presenta sobre la derecha de la pantalla una serie de acciones posibles: Acciones Ver carátula : permite ver la solicitud inicial de caratulación que hizo la repartición iniciadora del legajo. Abrir : permite visualizar el legajo. Si el usuario tiene el legajo en su buzón personal, puede ejecutar tareas sobre el mismo.

16 Adquirir : esta acción estará disponible cuando el legajo haya sido generado en la repartición del usuario. Permite el paso del legajo al Buzón Personal. Historial de Pases : permite visualizar todos los pases que ha tenido el legajo. Estado del legajo a una fecha pasada : permite visualizar el estado del legajo en una fecha anterior a la actual. Muestra una instantánea de la situación del legajo en una fecha pasada. El botón Nueva Solicitud inicia una solicitud de iniciación de un legajo. Se describe en el punto 3 de este manual, Procedimiento de alta de legajo.

17 2.3 - Buzón Personal En la solapa Buzón Personal se encuentran el listado de los legajos adquiridos o asignados del usuario en curso, en los cuales puede realizar tareas correspondientes a cada uno de los estados del Legajo. En el Buzón Personal del usuario puede ejecutar las siguientes acciones sobre los legajos: Acciones Ver carátula : permite ver la solicitud inicial de caratulación de la repartición iniciadora del legajo. Ejecutar : permite abrir el legajo para visualizarlo y ejecutar las tareas correspondientes al estado del mismo. Enviar a Buzón Grupal : permite enviar el legajo al Buzón Grupal del sector al que pertenece el usuario. Derivar tarea : permite asignar la tarea a otro usuario. Historial de Pases : permite visualizar todos los pases que ha tenido el legajo. Liberar legajo : permite liberar el legajo del Buzón Personal o del Buzón Grupal para que quede en el fichero a disposición de otro usuario o sector de la repartición. Pase de legajo : el usuario puede realizar el pase de un legajo a otra repartición o a la Guarda Temporal. El módulo pide la confirmación de la acción a RRHH Central para completar el pase Legajo Al seleccionar la acción Ejecutar se abre una nueva ventana donde se visualiza el legajo.

18 Cada legajo está compuesto por 6 formularios que condensan los datos requeridos del agente. La carga de la información de los formularios se realiza en distintos momentos, los cuales son referenciados en el capítulo 3. En la parte superior de la ventana se informa: Numero SADE del Legajo. Numero de ficha censal del LUE. Estado del legajo. También se visualizan las acciones posibles sobre el legajo: Los botones Atrás y Siguiente permiten el desplazamiento entre los formularios secuencialmente. Guardar permite registrar los cambios sobre el legajo: información cargada y documentos vinculados. Cancelar cierra el legajo sin guardar cambios realizados. Los formularios de datos son los siguientes, se desarrollan en el capítulo 3:

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20 2.4 Buzón Grupal En el Buzón Grupal se encuentran los legajos que disponibles para trabajar en la repartición o que se encuentran en estado tramitación. El buzón grupal corresponde al sector de la repartición donde esta inserto el usuario. Cuando el legajo se encuentra en el buzón grupal se pueden ejecutar las siguientes acciones sobre el mismo: Acciones Ver carátula : permite ver la solicitud inicial de caratulación que hizo la repartición iniciadora del legajo. Ejecutar : permite abrir el legajo para visualizarlo. Adquirir : esta acción esta permite pasar el legajo al Buzón Personal, para poder ejecutarlo y realizar las tareas correspondientes Historial de Pases : permite visualizar todos los pases que ha tenido el legajo.

21 2.5 - Tareas Supervisados Los usuarios que posean personal a cargo podrán ver las tareas pendientes de sus supervisados y avocarse las tareas. Para visualizar los legajos de un usuario a cargo se debe posicionar en el botón Detalles en la fila correspondiente. A continuación se presenta la pantalla con las tareas pendientes del usuario seleccionado. Para adquirir un legajo debe presionar el botón El módulo solicita la confirmación de la acción. y será enviado a su Buzón Personal.

22 2.6 - Guarda Temporal En la solapa Guarda Temporal se pueden buscar y visualizar los legajos de la repartición que se encuentren en guarda temporal. Se puede buscar por alguno de los siguientes criterios: CUIL DNI Ficha Nombre y apellido En los legajos que se encuentra en guarda temporal se pueden realizar dos acciones: Historial de Pases : permite visualizar todos los pases que ha tenido el legajo. Estado del legajo a una fecha pasada : permite visualizar el estado del legajo en una fecha anterior a la actual. Muestra una instantánea de la situación del legajo en una fecha pasada. Para rehabilitar un legajo, es necesario que el superior jerárquico de la repartición envié una Comunicación Oficial (CCOO) a RRHH Central (APLEG) en la que debe argumentar las razones de la solicitud.

23 2.7 Mi Legajo En la solapa Mi Legajo el usuario en curso puede visualizar su legajo personal y el historial.

24 3. - Procedimiento de alta de agente nuevo El procedimiento de alta de un agente nuevo tiene 5 tareas/estados que cumplimentar. En el procedimiento hay dos partes intervinientes: RRHH Repartición: Corresponde al área de recursos humanos de las reparticiones del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. RRHH Central: corresponde al área Apertura de Legajos de la Dirección General de Administración y Liquidación de Haberes del Ministerio de Modernización. El siguiente diagrama muestra el flujo del procedimiento y las tareas correspondientes a cada una de las partes intervinientes:

25 3.1 Perfiles En el modulo existen varios perfiles de acuerdo a la tarea específica que realiza cada una de las partes intervinientes en el procedimiento. Los siguientes son los perfiles posibles según el área a la que pertenezca el usuario: RRHH central (APLEG): Caratulador: permite la aprobación de los legajos para asignarle Nº de ficha a las personas y permite visualización de todos los legajos del GCBA. Modificador: permite modificar los datos duros del legajo de un agente (a saber: nombre, apellido, DNI, CUIL, fecha de nacimiento, género y discapacidad). Recuperador: permite rehabilitar legajos en estado de guarda temporal. RRHH Repartición: Solicitante: habilita a visualizar y gestionar los legajos de la respectiva repartición y a su vez iniciar la solicitud de caratulación de nuevos legajos electrónicos.

26 3.2 Nueva Solicitud El área de Recursos Humanos de la repartición en la que el agente comienza a trabajar, debe iniciar la solicitud de caratulación del legajo. Para realizar esta tarea es necesario que el usuario tenga asignado el perfil de Solicitante. Para iniciar la solicitud debe ir a la solapa Fichero y presionar el botón Se abre una nueva ventana donde se completaran los datos solicitados para la caratulación. En el Motivo se debe explicitar la razón por la cual se hace la solicitud de caratulación del legajo. Se deben cargar todos los campos que se encuentran en blanco. En Descripción adicional de la designación se debe especificar la partida presupuestaria, fecha de inicio y repartición a la cuál pertenecerá el agente. Al terminar la carga de datos, usuario debe presionar el botón. Si no desea enviar la solicitud debe presionar el botón Cancelar.

27 3.3 Solicitud Iniciación La solicitud de caratulación de legajo, se envía al Buzón Grupal de RRHH Central. La tarea tiene el estado Solicitud Iniciación. El usuario de esta repartición debe adquirir la tarea, y desde su buzón personal debe presionar en el ícono para ejecutar la tarea. En la ventana se muestran los datos de la solicitud. El usuario puede aceptar o rechazar la solicitud. Si es aceptada, se finaliza la tarea y se le asigna un numero SADE al legajo. Luego es enviado al Buzón Personal del usuario generador de la solicitud. Si la solicitud es rechazada, se abre una ventana donde el usuario debe completar el Motivo del rechazo.

28 La solicitud vuelve al usuario generador para que enmiende los posibles errores y lo pueda volver a enviar para aprobar la solicitud de iniciación.

29 3.4 Iniciado El legajo vuelve al Buzón Personal del usuario que genero la solicitud en la repartición iniciadora, en estado Iniciado. En este estado debe hacer la carga de datos requeridos y la vinculación de los documentos del agente necesarios para el alta. Nota: En esta instancia la repartición debe enviar a RRHH Central, por medio de Giro Documental, los siguientes documentos: Examen medico Providencia de caratulación Certificado de reincidencia. Declaración Jurada Art 7 Ley 471. Declaración Jurada de compatibilidad. Declaración Jurada de autoridades superiores. En lo referido al examen médico, cuando RRHH Central acepta la caratulación del LUE, deberá enviar una CCOO a la repartición solicitante indicando si corresponde que el agente realice el examen médico. Una vez recibida la CCOO, la repartición ingresará a la herramienta de turnos y solicitará el mismo de acuerdo a la disponibilidad. Una vez concluido el examen, la DGAMT enviará un Expediente Electrónico con el resultado del examen médico vinculado, a RRHH Central (tipo de documento APMED). RRHH Central vincula al legajo el examen médico recibido. Esta tarea se realiza cuando el legajo se encuentra en estado de Solicitud tramitación. Para iniciar la carga de datos debe presionar el botón Ejecutar en la columna de acciones del legajo. Se abre una ventana nueva donde se visualizan los formularios de carga de datos. Al visualizar la ventana del legajo el primer formulario es Datos Personales.

30 Una vez completados todos los datos se debe presionar el botón Siguiente y se pasa al formulario Estudios Cursados. Importante: para moverse entre los formularios se deben utilizar los botones Atrás y Adelante y así evitar la pérdida de datos. Los datos introducidos se pueden guardar en cualquier momento de la carga con el botón Guardar. En el formulario Estudios Cursados se deben cargar los datos de los estudios del agente. Para agregar la información debe presionar el botón Agregar por cada titulo obtenido y este

31 aparecerá en el historial. Al terminar la carga de datos debe presionar Siguiente y el modulo cambia al formularios Cursos Realizados Al cargar cada curso realizado por el agente debe presionar Agregar y este aparecerá en el historial. Para pasar al formulario siguiente Datos Conyugue presione Siguiente. En el formulario Datos Conyugue se deben cargar los datos del conyugue, de acuerdo al estado civil del agente indicado en el formulario Datos Personales.

32 Es recomendable que periódicamente guarde los datos cargados. Al terminar de cargar lo datos debe presionar en Siguiente para avanzar al siguiente formulario Datos Filiatorios. En el formulario Datos Filiatorios se deben cargar datos de todos los integrantes del grupo familiar y de los familiares a cargo del agente. Para agregar la información debe presionar el botón Agregar por cada integrante y este aparecerá en el historial. Al terminar la carga de datos debe presionar Siguiente para avanzar al ultimo formulario Documentos Vinculados En el formulario Documentos vinculados se pueden cargar todos los documentos asociados a la información contenida en los formularios y los documentos requeridos para el alta del agente. Los documentos se pueden cargar en el modulo o vincular documentos previamente generados en GEDO. Los documentos cargados no se pueden eliminar del legajo, por lo tanto es necesario que sean cargados correctamente. Si un documento es cargado incorrectamente es necesario subsanarlo por medio de un Acto Administrativo que autorice la subsanacion. En el historial de documentos vinculados se puede visualizar el documento de la carátula del legajo, la cual se genero automáticamente cuando se aprobó la solicitud de iniciación.

33 Para la carga de documentos se cuenta con 3 opciones distintas, Importar Documento, Vincular Documento y Subsanar Documento. Importar Documento La opción Importar Documento se utiliza cuando el documento asociado al legajo se tiene digitalizado (escaneado o de origen electrónico). Esta opción permite cargar el documento, definir el tipo de documento. El documento será numerado y vinculado automáticamente al legajo. Vincular Documento La opción vincular Documento se utiliza cuando el documento que se va a cargar en el legajo, ha sido previamente generado en GEDO. Con el número asignado por GEDO es posible vincularlo.

34 Subsanar Documento Cuando se carga un documento incorrectamente es necesario subsanar el error cargando el documento correcto. Para poder subsanar un documento es necesario que medie un Acto Administrativo que autorice la subsanación. Se debe cargar el Acto Administrativo y luego se podrá cargar el nuevo documento usando alguna de las opciones para carga de documentos que están a disposición del usuario. Debe marcar el documento en el checkbox correspondiente en la columna Subsanar. Adicionalmente también puede seleccionar Limitar vista si desea que el documento a subsanar deje de ser visualizado. Posteriormente debe cargar el acto administrativo que autoriza la subsanación del documento.

35 Se debe carga el numero SADE del Acto Administrativo, no el numero especial. Cuando completa los datos solicitados debe presionar el botón Procesar documentos y aparece una ventana de confirmación de la acción. Al finalizar la acción el documento a subsanar se vera grisado en el historial de documentos y tendrá la siguiente observación documento Subsanado. Y podrá vincular el documento subsanado Al terminar la carga de documentos, se completan los formularios. Se debe presionar el botón para que el legajo sea enviado, con la tarea Solicitud Tramitación, al Buzón Grupal de RRHH Central.

36 3.5 Solicitud Tramitación Una vez que el legajo está en el Buzón Grupal de RRHH Central en el estado Solicitud Tramitación, un usuario del área de RRHH Central debe controlar la información de los formularios y los documentos cargados por la repartición. En esta instancia se puede cargar el Apto medico si corresponde. Se debe ejecutar el legajo y controlar que la información de los formularios y los documentos que fueron cargados por la repartición sean los correctos. Si el legajo se encuentra completo y su información es la correcta el área de RRHH Central debe proceder a aprobarlo. Previo a la aprobación debe cargar el apto medico si corresponde. Para aceptar la solicitud de tramitación debe presionar el botón. En este momento al legajo se le asignará automáticamente el número. Será enviado al Buzón Personal del solicitante y a partir de este momento el legajo tendrá el estado Tramitación y quedara a disposición de los usuarios de la repartición para cargar todas las novedades y documentos del agente. Si el legajo tiene que ser subsanado, porque esta incompleto (datos o documentos) o por que algún dato o documento es incorrecto, se debe rechazar la solicitud presionando en el botón

37 . Se abrirá una ventana donde se deberán completar las razones por la cuales se rechaza la solicitud. El legajo rechazado será enviado a la repartición en el estado Iniciado. En el historial de pases se visualiza la razón por la cual el legajo fue rechazado. Al subsanar o completar la información y/o documentos requeridos el legajo se debe enviar a aprobación.

38 3.6 Tramitación En el estado Tramitación el legajo queda en el Buzón Personal del solicitante, desde el cual podrá realizar distintas acciones sobre el legajo. En este momento el legajo esta operativo y disponible para que la repartición inicie la carga de las novedades y los correspondientes documentos. Algunos datos de los formularios pueden ser modificados, sin embargo los datos duros (Nombre, Apellido, DNI, CUIL, Fecha de nacimiento, Género y discapacidad) solo podrán ser modificados por RRHH Central. Además de la carga de datos y documentos sobre el legajo se podrán hacer las siguientes acciones en estado Tramitación : Liberar legajo : Al presionar en el botón desde el Buzón Personal o desde el Buzón Grupal se puede liberar el legajo para que quede en el fichero a disposición de otro usuario o sector de la repartición. El legajo desaparecerá del buzón y pasará a estar disponible en el fichero. En la búsqueda en el fichero será visualizado pero no tendrá asignado ni usuario ni sector. Otros usuarios de la misma repartición, pero de diferente sector podrán adquirir el legajo. Pase de legajo En esta acción : el usuario puede realizar el pase de un legajo a otra repartición o a la Guarda Temporal. El módulo pide la confirmación de la acción a RRHH Central para completar el pase. Al presionar en el botón se abre una ventana en la que se podrá seleccionar el destino del legajo. Se debe escribir el motivo por el cual se realiza el pase, el estado (Tramitación o Guarda temporal) y destino (en caso que sea Guarda Temporal, las opciones de destino no estarán disponibles). La solicitud de pase o Guarda Temporal será enviada a RRHH Central quien debe aceptar o rechazar el pase.

39 4. Acceso al Sistema de Ticket El Sistema de Ticket permite la comunicación entre los usuarios del SADE y la Administración Central del SADE para la resolución de inconvenientes y consultas referidos al Sistema. El proceso se realiza a través del envío de un ticket a la Mesa de Ayuda. Luego se pueden seguir las respuestas con el número de ticket obtenido. El sitio cuenta con un espacio Base de Conocimientos donde se encuentra información útil para el uso adecuado del SADE. Se ingresa a través de un navegador, por medio de la siguiente dirección: sadesoporte.gcba.gob.ar A continuación se muestra la pantalla de inicio del Sistema de Ticket: El campo Haga una pregunta permite buscar en la Base de Conocimientos temas de interés para el usuario. Al presionar en el botón Enviar un ticket se muestra la siguiente pantalla en la que se deberán completar los datos solicitados.

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41 Campos obligatorios Apellido y Nombre: del solicitante. del solicitante. Sistema: campo desplegable donde se debe seleccionar el módulo al que se refiere el ticket. Usuario SADE: del solicitante Tipo de Usuario: desplegable donde se debe seleccionar el perfil del usuario solicitante. Repartición: desplegable donde se debe seleccionar la Repartición donde pertenece el solicitante. Sector: donde pertenece el solicitante. Prioridad: desplegable donde se debe seleccionar la importancia del inconveniente o la consulta. Tema: asunto del ticket. Detalle: descripción detallada del reporte. Información adicional Adjuntos: Se recomienda adjuntar al ticket la captura de pantalla donde se produjo el inconveniente, ya que resulta de valor aclaratorio para su resolución.

42 Una vez que se completan los datos, presionar en el botón Enviar ticket. Se recibe por e- mail la confirmación del envío del ticket. La pantalla siguiente muestra la respuesta con el número asignado.

43 Si se presiona en Visualizar su ticket muestra el detalle del mismo. Al presionar en el botón Ver tickets existentes de la pantalla de Inicio, se puede solicitar el código del ticket a consultar. La opción No recuerda el ID de seguimiento? permite obtener vía mail los códigos de los tickets pendientes. Se recibe en el mail consignado en los datos, el aviso de respuesta por parte de la Mesa de Ayuda. Para visualizar el ticket y la respuesta se debe presionar en el botón Ver ticket.

44 Si la respuesta de la Mesa de Ayuda concluye la consulta, presionar en Marcar como resuelto. De lo contrario se puede continuar la comunicación a través del campo Detalle en la zona de la pantalla Añadir respuesta. Aclaración: Pasados 7 días de respondido el ticket por parte de la Mesa de Ayuda y no registrarse movimiento alguno por parte del usuario solicitante, pasa a estado de resuelto.