PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO A LA INFRAESTRUCTURA, MOBILIARIO Y EQUIPO

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1 Página: 1 de 20 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO A LA INFRAESTRUCTURA, MOBILIARIO Y EQUIPO Elabora Revisa Autoriza Jefe de Departamento de Jefe del Departamento de Calidad Institucional Dirección de Recursos Materiales y Ing Rene Alberto Trujeque Torres Ing Raúl Reyes Cruz Lic Maribel Avalos Domínguez Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

2 Página: 2 de 20 INDICE Página 1- Objetivo 3 2- Alcance 3 3- Diagrama de Procesos 4- Responsabilidades y Autoridades 5- Términos y Definiciones 6- Desarrollo de Actividades 7- Documentos Relacionados 8- Historial de Cambios Anexos 9 Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

3 Página: 3 de 20 1 Objetivo Planear, coordinar y realizar las actividades relacionadas con el mantenimiento a la infraestructura, mobiliario y equipo; así como el de preservar un ambiente seguro y adecuado en la Universidad Politécnica del Golfo de México 2 Alcance Este procedimiento aplica para las actividades de mantenimiento, adaptaciones y mejoras de las instalaciones como: oficinas administrativas, salones de estudio, laboratorios, áreas deportivas, áreas verdes; maquinaria, equipo de transporte y aspectos de seguridad de la Universidad 3 Diagrama de procesos INICIO Solicitud de Reparación, mantenimiento o servicio realizado por el Depto de Grales Solicitud de Orden de servicio al depto compras para la contratación de proveedor Ejecución del servicio o trabajo Supervisión del servicio o trabajo Entrega y garantía del servicio o trabajo al área solicitante FIN 4 Responsabilidades y Autoridades Director/a de Recursos Materiales y es responsable de: Coordinar las actividades de mantenimiento correctivo y preventivo de las instalaciones en general Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

4 Página: 4 de 20 Coordinar y asegurar el orden y limpieza en las áreas académicas y administrativas (salones, cubículos, pasillos, etc) Coordinar el mantenimiento de áreas verdes ubicadas en la institución Coordinar y preservar la seguridad en el interior del plantel así como el de sus alrededores El/la Jefe/a de Departamento de es responsable de: Ejecutar adecuadamente y reportar los trabajos de mantenimiento asignados Ejecutar y mantener el servicio de limpieza en las instalaciones, así como la atención de las áreas verdes existentes Mantener el orden y la seguridad dentro y fuera de las instalaciones de la Universidad Politécnica del Golfo de México El/la Encargado/a de Laboratorios y Talleres Especializados Ejecutar adecuadamente y reportar los trabajos de mantenimiento a equipos de laboratorios y talleres asignados Mantener el orden y la seguridad dentro y fuera de los laboratorios y Talleres Especializados 5 Términos y Definiciones Servicio: Una actividad realizada sobre un producto intangible suministrado por el cliente Mantenimiento: acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort 6 Mantenimiento de instalaciones 61 Mantenimiento preventivo El/la director/a de Recursos Materiales y conjuntamente con el/la Jefe/a de Departamento de, elabora el Programa de Mantenimiento Preventivo a Instalaciones y Vehículos institucionales (PR-DRMS-01-F1) para las Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

5 Página: 5 de 20 instalaciones en general incluyendo remodelaciones, en la Universidad Politécnica del Golfo de México Las actividades descritas en el programa son asignadas al personal de servicios generales y para evidenciar su cumplimiento son registradas en la Bitácora de Mantenimiento (PR-DRMS-01-F2) por el personal de mantenimiento Para el caso de los equipos de equipos de laboratorios se llevara a cabo el Programa de Mantenimiento Preventivo a Equipos de Laboratorios y Talleres (PR-DRMS-01-F10), donde se especifican la programación del mantenimiento a dichos equipos, supervisado por el El/la Encargado/a de Laboratorios y Talleres Especializados Cuando por diferentes situaciones no se logre cumplir alguna actividad del programa de mantenimiento preventivo a instalaciones, se tendrá que registrar la eventualidad y reprogramar la actividad para el siguiente mes, teniendo que ser actualizado dicho programa de mantenimiento preventivo Cuando el mantenimiento preventivo sea asignado a proveedores externos su evidencia del cumplimiento de la actividad se puede cubrir con la factura correspondiente que describa los trabajos realizados 62 Mantenimiento Correctivo Al presentarse una necesidad de mantenimiento correctivo, los usuarios elaboran la solicitud de (PR-DRMS-01-F3) y la entregan al departamento de Si el departamento de puede llevar a cabo el mantenimiento correctivo lo realiza, en caso contrario elabora la Orden de Servicio (PR-COMP-01-F4) y la entrega al departamento de compras para la contratación externa del proveedor y éste realice el mantenimiento correctivo Al término de la tarea asignada, esta es registrada en la Bitácora de Mantenimiento (PR-DRMS-01-F2) por el personal de servicios generales Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

6 Página: 6 de Orden y limpieza de edificios académicos, administrativos y áreas verdes El/la directora/a de Recursos Materiales y, prepara Programa de trabajo, plan de orden y limpieza (PR-DRMS-01-F4) para los edificios académicos y administrativos El plan detalla la distribución de áreas por persona y su frecuencia de atención La ejecución del Plan de Orden y Limpieza es efectuada por el/la Jefe/a de Departamento de, siendo verificadas dichas actividades por el/la Director/a de Recursos Materiales y, o quien el designe a través de auditorías semanales registradas en el formato Auditoria de Seguridad, Orden y Limpieza (PR- DRMS-01-F5) Para el mantenimiento de áreas verdes aplica el uso del formato Plan de Áreas Verdes PR-DRMS-01-F6 64 Servicio de Vigilancia El servicio de vigilancia es responsabilidad directa de el/la Jefe/a de Departamento de Este servicio es subcontratado por la Universidad Politécnica del Golfo de México, teniendo como función principal el resguardar el orden y la seguridad de la Institución El/la Jefe/a de Departamento de por conducto de el/la directora/a de Recursos Materiales y, administra y coordina las actividades del personal de vigilancia El personal de vigilancia se encuentra distribuido en los diferentes accesos de la Universidad Politécnica del Golfo de México vigilando en forma permanente las 24 horas del día, llevando registro diario para las entradas y salidas de autos al estacionamiento en el formato Reporte Diario Vigilancia (PR-DRMS-01-F7) (bitácora) Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

7 Página: 7 de Servicio de Transporte Para el mantenimiento preventivo y correctivo de los Vehículos de la Universidad Politécnica del Golfo de México, cada usuario es responsable del mantenimiento de la unidad previa aprobación de la Dirección de Recursos Materiales y El/la responsable del vehículo elabora la Solicitud de (PR-DRMS- 01-F3), para realizar el mantenimiento y se lleva el control a través del formato PR- DRMS-01-F9 Bitácora de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Vehículos 65 Para solicitar los servicios generales en la realización de cualquier evento en el que participe la Universidad, las áreas deberán enviar al departamento de la solicitud de (PR-DRMS-01-F3), donde el área solicitante describirá los datos generales del evento y cuáles son las necesidades que se tienen, es decir, el espacio físico como auditorio, sala de usos múltiples y también los requerimientos de equipo de sonido, sillas, plantas de ornato, colocación de lonas, mesas, entre otros, de acuerdo a las necesidades de las áreas Una vez realizado el Servicio o el Mantenimiento correspondiente se evalúa mediante el formato Encuesta de Medición de la Satisfacción del Cliente (PR-DRMS-01-F8) 7 Documentos Relacionados Registros Clave Registro Tiempo de Conservació n PR-DRMS-01- F1 Programa de Mantenimiento Preventivo de Instalaciones Responsable del Registro 1 año Jefe de Depto de Lugar de Almacenamie nto Depto de PR-DRMS-01- F2 PR-DRMS-01- F3 Bitácora de Mantenimiento Solicitud de 1 año Jefe de Departamento de 1 año Jefe de Departamento de Depto de Depto de Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

8 PR-DRMS-01- F4 UNIVERSIDAD POLITECNICA DEL GOLFO DE Página: 8 de 20 Plan de Orden y Limpieza PR-DRMS-01- F5 PR-DRMS-01- F6 PR-DRMS-01- F7 PR-DRMS-01- F8 PR-DRMS-01- F9 Plan de Seguridad, orden y limpieza Plan de Áreas Verdes Bitácora de Estacionamiento Encuesta de Medición de la Satisfacción del Cliente Bitácora de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Vehículos 1 año Jefe de Departamento de 1 año Jefe de Departamento de 1 año Jefe de Departamento de 1 año Jefe de Depto de 1 año Jefe de Depto de 1 año Jefe de Depto de Depto de Depto de Depto de Depto de Depto de Depto de PR-DRMS-01- F10 Programa de Mantenimiento Preventivo de Equipos de Laboratorios y talleres 1 año Jefe de Depto de Depto de Procedimientos Clave Nombre NA Instrucción de Trabajo Clave Nombre NA Otros Documentos Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

9 Página: 9 de 20 Clave Nombre NA 8 Historial de Cambios Hoja No Estado Revisión no NA 00 Sección de cambio Descripción Primera Edición del Documento Iníciales y fecha Revisó Autorizó ARAP ARAP 10 Dic Dic Cambio de Líder de Proceso BGV 30 Sep 09 BGV 30 Sep Cambio de Responsable de Procedimiento BGV 24 Feb 10 BGV 24 Feb Cambio de Diagrama de Proceso BGV 24 Feb 10 BGV 24 Feb 10 Se elimina: 62 Mantenimiento Correctivo Al presentarse una necesidad de mantenimiento correctivo los usuarios BGV 24 Feb 10 BGV 24 Feb 10 elaboran la solicitud de orden de servicio o trabajo de mantenimiento correctivo PR- DRMS-01-F3 y la entregan al Director de Recursos Materiales y El Director de Recursos Materiales y recibe las solicitudes de mantenimiento correctivo y elabora un plan Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

10 Página: 10 de 20 de actividades semanales de acuerdo con las prioridades de la Universidad, posteriormente asigna las tareas al Jefe de Departamento de Se agrega: 62 Mantenimiento Correctivo Al presentarse una necesidad de mantenimiento correctivo, los usuarios elaboran la solicitud de (PR-DRMS-01-F3) y la entregan al departamento de Si el departamento de puede llevar a cabo el mantenimiento correctivo lo realiza, en caso contrario elabora la Solicitud de Servicio (PR- COMP-01-F2) y la entrega al departamento de compras para la contratación externa del proveedor y éste realice el mantenimiento correctivo 65 generales Para solicitar los servicios generales en la realización de cualquier evento en el que participe la Universidad, las áreas deberán enviar al departamento de la solicitud de (PR-DRMS-01-F3), donde el área solicitante describirá los datos generales del evento y cuáles son las necesidades que se tienen, es decir, el espacio físico como auditorio, sala de usos múltiples y también los requerimientos de equipo de sonido, sillas, plantas de ornato, colocación de lonas, mesas, entre otros, de acuerdo a las necesidades de las áreas Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

11 Página: 11 de 20 Cambio de Nombre del Formato Solicitud de PR-DRMS-01-F3 BGV BGV Feb 24 Feb Cambio de Líder del Proceso Se cambia quien revisa y autoriza el Procedimiento Se actualiza el punto no 6 Desarrollo de Actividades Se agrega el formato PR-DRMS-01-F8 Encuesta de Medición de la Satisfacción del Cliente Se agrega el formato el PR-DRMS-01-F9 Bitácora de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Vehículos Se actualiza el procedimiento a lenguaje incluyente debido al Sistema de Gestión en Equidad de Género Se actualizan los formatos Solicitud de PR-DRMS-01-F3 y Bitácora de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Vehículos PR-DRMS-01- F9 ROB 02Ago 10 JGCH 06 Ene 11 JGCH 06 Ene 11 JGCH 06 Ene 11 JGCH 06 Ene 11 JGCH 04 Ene 13 JGCH 04 Ene 13 ROB 02 Ago 10 ROB 06 Ene 11 ROB 06 Ene 11 ROB 06 Ene 11 ROB 06 Ene 11 ROB 04 Ene 13 ROB 04 Ene Se Actualiza quien elabora, Revisa y Autoriza RRC 30 Ene 15 MAD 30 Ene Se actualiza el punto 4 Responsabilidades y Autoridad El/la Encargado/a de Laboratorios y Talleres Especializados Ejecutar adecuadamente y reportar los Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

12 Página: 12 de trabajos de mantenimiento a equipos de laboratorios y talleres asignados Mantener el orden y la seguridad dentro y fuera de los laboratorios y Talleres Especializados Se actualiza el punto 65 solicitud de (PR-DRMS-01-F3) Una vez realizado el Servicio o el Mantenimiento correspondiente se evalúa mediante el formato Encuesta de Medición de la Satisfacción del Cliente (PR-DRMS-01-F8) Se agrega el formato Programa de Mantenimiento Preventivo de Equipos de Laboratorios y talleres PR-DRMS-01-F10 RRC 30 Ene 15 RRC 30 Ene 15 MAD 30 Ene 15 MAD 30 Ene Anexos PR-DRMS-01-F1 Programa de Mantenimiento Preventivo a Instalaciones y Vehículos Institucionales Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

13 Página: 13 de 20 PR-DRMS-01-F2 Bitácora de Mantenimiento a las instalaciones Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

14 Página: 14 de 20 PR-DRMS-01-F3 Solicitud de Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

15 Página: 15 de 20 PR- DRMS-01-F4 Programa de trabajo, Plan de orden y limpieza Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

16 Página: 16 de 20 PR-DRMS-01-F6 Plan de áreas verdes Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

17 Página: 17 de 20 PR-DRMS-01-F7 Reporte Diario de Vigilancia Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

18 Página: 18 de 20 PR-DRMS-01-F8 Encuesta de Medición de la satisfacción del cliente Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

19 Página: 19 de 20 PR-DRMS-01-F9 Bitácora de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Vehículos Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta

20 Página: 20 de 20 Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Prohibida su Reproducción Parcial o Total Esta