14-15 GERENCIA DE PROMOCION RESUMEN. Plan Anual Operativo

Transcripción

1 Plan Anual Operativo GERENCIA DE PROMOCION RESUMEN Plan Operativo Anual de Promoción Nacional e Internacional, ICAFE y Café de Costa Rica. Lineamientos estratégicos (concordancia con Plan Estratégico Institucional ), acciones, plan de ejecución y cronograma, control y monitoreo y recursos necesarios. 4 DE AGOSTO 2014 Instituto del Café de Costa Rica

2 Índice 1 ANTECEDENTES 5 2 MISION 8 3 VISION 8 4 OBJETIVO GENERAL 8 5 OBJETIVOS ESPECIFICOS 8 6 ESTRATEGIA DE EJECUCION (COMPONENTES) NACIONAL (PN) COMUNICACIÓN INTERNACIONAL (PI) OBJETIVOS ESPECIFICOS SOPORTE PROMOCIONAL (S) RESUMEN DE PROYECTOS POR AREA, CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN Y CONTENIDO PRESUPUESTARIO 12 7 PROYECTOS A DESARROLLAR (PROMOCION INTERNACIONAL) PROYECTO # 419 PROMOCIÓN INTERNACIONAL DE CAFÉ DE COSTA RICA 15 PROMOCIÓN INTERNACIONAL DE CAFÉ DE COSTA RICA CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DEL RIESGO CRONOGRAMA PRESUPUESTO PROYECTO # 430 TAZA DE LA EXCELENCIA CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DEL RIESGO CRONOGRAMA PRESUPUESTO PROYECTO # 434 SINTERCAFE CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DEL RIESGO CRONOGRAMA PRESUPUESTO 31 Pág. No. 2 de 105

3 7.4 PROYECTO # 435 ATENCIÓN A VISITANTES CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DE RIESGO CRONOGRAMA PRESUPUESTO PROYECTO # 443 ALIANZAS SOCIOS ESTRATÉGICOS CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DEL RIESGO CRONOGRAMA PRESUPUESTO 43 8 PROYECTOS A DESARROLLAR (PROMOCION NACIONAL) PROYECTO # 402 SALA MUSEO DE LOS NIÑOS CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DE RIESGO CRONOGRAMA PRESUPUESTO PROYECTO # 448 FERIA DEL CAFÉ/ DIA NACIONAL DEL CAFÉ CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DE RIESGO CRONOGRAMA DE JULIO A SETIEMBRE DEL PRESUPUESTO PROYECTO # 449 CAMPEONATO DE BARISTA CR CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DE RIESGO: CRONOGRAMA: 1/11 A 1/ PRESUPUESTO PROYECTO # 450 EDUCACIÓN SOBRE CULTURA DE CAFÉ CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DE RIESGO CRONOGRAMA PRESUPUESTO PROYECTO # 452 PROMOCIÓN CULTURA DE CAFÉ 72 PROMOCION SOBRE CULTURA DE CAFE CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DEL RIESGO 75 Pág. No. 3 de 105

4 8.5.4 CRONOGRAMA PRESUPUESTO PROYECTO # 414 MEJORAMIENTO WEB SITE CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DEL RIESGO CRONOGRAMA PRESUPUESTO PROYECTO # 417 CAFÉ Y SALUD MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DE RIESGO CRONOGRAMA PRESUPUESTO 87 9 PROYECTOS DE SOPORTE PROMOCIONAL PROYECTO # 401 MATERIAL PROMOCIONAL CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DE RIESGO CRONOGRAMA PRESUPUESTO PROYECTO # 436 CAFÉ PROMOCION 8 ZONAS CONDICIONES NECESARIAS MONITOREO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN EVALUACIÓN DEL RIESGO CRONOGRAMA PRESUPUESTO ANEXOS ANEXO NO.1: PRESUPUESTO APROBADO (PDF, 5 PÁGINAS) 105 Pág. No. 4 de 105

5 1 ANTECEDENTES Como se ha estado ejecutando durante mas de 5 años, esta Gerencia ha estado posicionando el desarrollo y posicionamiento de la caficultura nacional, sobre ejes de acción, como: Fortalecimiento de la Imagen Institucional, Promoción Nacional y Promoción Internacional, en donde se promueven en cada eje tónicas descritas puntualmente en los objetivos de este Plan Anual Operativo. Es claro, y al igual que el año anterior, el desarrollo de iniciativas de otros orígenes de utilizar como punta de lanza el posicionamiento símil al tema de calidad, tema que ha sido propiciado desde hace mucho tiempo inicialmente por Costa Rica. Y mas aún, a raíz de las experiencias de los últimos años otros orígenes ya han empezado a realizar que el tema de calidad debe de ir acompañado de un componente social, económico y ambiental. Indiscutible y comparativamente Costa Rica como país lleva la ventaja con desarrollo sobre las líneas supra indicadas con mayor constatación país y eso claramente se distingue como una ventaja comparativa y consecuentemente competitiva. Resulta entonces, importante considerar el tema calidad como común denominador y no como variable diferenciadora además de la validación que como país tenemos al desarrollar la sostenibilidad de las dimensiones socio- económicas y ambientales como ningún otro origen. Ante esta realidad, cabe el desarrollo de estrategias que proyecten a favor de Café de Costa Rica posicionamiento de imagen que se fortalecen per se por la experiencia y trayectoria de más de 200 años de cultivo de café, pero también con tónicas direccionadas a la sostenibilidad de social, económica y ambiental propia del sector, y sinergia con la propuesta país de desarrollar una economía baja en emisiones, claramente comunicadas y respaldadas con indicadores sector y país. Una de las estrategias de gran importancia, ha sido y seguirá siendo los acercamientos con entidades públicas que persiguen, al igual que ICAFE, el posicionamiento de algún producto, servicio ó a el País en mercados internacionales y para el desarrollo de oportunidades puntuales para el mercado nacional. De estos acercamientos, se pretende potencial la Pág. No. 5 de 105

6 cooperación para sumar al esfuerzo en el posicionamiento de: Costa Rica como imagen país y consecuentemente la marca Café de Costa Rica en la mente de potenciales clientes importadores, detallistas y población en general. De igual forma se ha insistido y se insistirá en el desarrollo y acercamiento a socios estratégicos como la Cancillería, Misiones Diplomáticas de países en Costa Rica, otros Ministerios y Cámaras de Comercio o Exportaciones en Costa Rica en afán de generar un mayor músculo de acción a favor de la propagación, entendimiento y sinergia de Café de Costa Rica en diferentes mercados de interés. En el 2011, Café de Costa Rica deja de ser una marca registrada y con todo el respaldo legal se convierte en una Indicación Geográfica (IG, para efectos consiguientes). Esto indiscutiblemente se convierte en un detonante de relanzamiento de la marca con la adicción de símbolos que denoten y posicionen tan importante título. Ante este panorama se desarrolla y presenta el presente plan considerando la consecución de acciones que se derivan del contenido presupuestario dotado para el periodo 11-12, y que determina la posibilidad y rango de acción promocional de la IG, Café de Costa Rica, sus ocho zonas productoras, en mercado nacional como internacional. Esta Gerencia emite informes escritos o verbales a la Dirección Ejecutiva así como en el caso de ser necesario a la Junta Directiva. Estos informes están directamente relacionados a la ejecución y progreso de las acciones descritas en el Plan Anual Operativo del período fiscal en curso, aunado a solicitudes expresas o de acta por parte de la Junta Directiva, debidamente respaldadas por acuerdos de este Órgano Colegiado. Organizativamente hablando esta Gerencia cuenta con una asistente administrativa, quien además de dar soporte al Gerente administrativa y operacionalmente, soporta labores de soporte a las dos ejecutivas quienes desarrollan proyectos nacionales como internacionales con el interés de no generar en un funcionario toda la recarga y conocimiento de mercado. Adicional a los funcionarios anteriores existe un periodista que ha extendido su labor a la producción de videos con lo que la Gerencia Técnica pueda soportar un la labor de transferencia de tecnología o buenas prácticas agronómicas. Dos baristas se encargan de Pág. No. 6 de 105

7 difundir la cultura café con mayor intensidad mediante capacitaciones y acciones propias de posicionamiento del nombre Café de Costa Rica y la institucionalidad. Pág. No. 7 de 105

8 2 MISION Somos la institución que regula, fomenta y defiende la actividad cafetalera con el propósito de alcanzar su sostenibilidad, en procura del bienestar socioeconómico del sector, con café de excelente calidad. 3 VISION Ser una Institución líder a nivel mundial, en el desarrollo tecnológico para el mejoramiento de la productividad, la industrialización y la promoción de Café de Costa Rica, brindando servicios ágiles y efectivos que mantengan equidad en la agrocadena, así como en la defensa de los intereses de la actividad, con un compromiso permanente de sus colaboradores. 4 OBJETIVO GENERAL Posicionar la Indicación Geográfica (IG) Café de Costa Rica, sus ocho zonas cafetaleras, y al ICAFE en mercados de interés comercial del Sector Cafetalero Nacional o institucional. 5 OBJETIVOS ESPECIFICOS Posicionar la IG Café de Costa Rica en mercados internacionales de interés comercial. Incorporar dentro de la promoción actual la estrategia de lanzamiento y propagación de la Indicación Geográfica y futuras denominaciones de origen. Posicionar la relación : Café de Costa Rica- Amigabilidad Ambiental, Café de Costa Rica- Trazabilidad, Café de Costa Rica- Café fino y/o diferenciado, Café de Costa Rica- País (características de Costa Rica, sociales, económicas, naturales) Café de Costa Rica- Amparado por modelo único en el mundo (ICAFE, investigación y desarrollo, trazabilidad económica comercio justo) Pág. No. 8 de 105

9 Café de Costa Rica- MAS de 206 años de actividad Generar alianzas o relaciones públicas estratégicas con entidades, Organismos, Promotoras de Comercio, Cámaras de Comercio, Misiones diplomáticas de Costa Rica en meta o emergentes, a efecto de abarcar por medio de estas alianzas un mayor radio de posicionamiento de la IG, Café de Costa Rica. Propiciar el incremento en el consumo interno o doméstico (Costa Rica) de café. Propiciar, en el mercado doméstico, el café cultivado y cosechado con la indicación geográfica, Café de Costa Rica. Potencial el barismo como: o medio de generación de empleo y potencial económico en las nuevas generaciones, o medio de propagación de información con fundamento por parte del barista a consumidores en temas de café, o tendencia a nivel mundial en el punto de consumo. o potenciar el uso de 100% Café de Costa Rica en este medio. o promover una mayor calidad de taza al consumidor nacional como internacional (turistas). Potenciar la cultura café dentro de la población costarricense y generar un sentimiento de pertenencia del costarricense con el café producido en su tierra. Desarrollar inteligencia de mercados por medio de actividades exploratorias o prospección en mercados emergentes y/o por revisión de estudios publicados por otras fuentes. Establecer acciones a favor de un nexo de comunicación con clientes externos e internos de logros, acciones y gestiones a favor de la propagación de las mismas en el Sector Cafetalero Nacional. Pág. No. 9 de 105

10 6 ESTRATEGIA DE EJECUCION (COMPONENTES) El mix de promoción para este año se compone de tres ejes de acción. En estos ejes de acción se potencian, según su concordancia, con los objetivos específicos de este plan para que de esta forma y por medio de proyectos puntuales y sus acciones se logre el cumplimiento del objetivo general. 6.1 NACIONAL (PN) Acciones dirigidas a aumentar el consumo interno de café según lineamientos estratégicos relacionados con segmentos de población con consumos débiles según el índice consumo kilogramos per cápita / año. Considerando de igual forma, la debida transferencia dentro de estos sectores de temas relacionados a salud, historia de café y compromiso social y ambiental de Café de Costa Rica. Pág. No. 10 de 105

11 Trasciende también el tema de la diferenciación, de cafés (marcas de café) que procesan 100% café cultivado y cosechado en Costa Rica, con el afán de definir un ente diferenciador ante la incorporación en el mercado costarricense de cafés de otros orígenes (importaciones). 6.2 COMUNICACIÓN Tal y como se establece en el Plan Estratégico, Período , aprobado en la Sesión extraordinaria de la Junta Directiva del ICAFE No. 1976, acuerdo 4, un objetivo estratégico de esta Institución es la Implementación de una estratégica de comunicación institucional. Ante esta directriz se propone una estrategia de comunicación, que permitirá en el mediano plazo el acercamiento a diferentes públicos meta. 6.3 INTERNACIONAL (PI) Proyectos y accionar dirigido a la defensa del posicionamiento de marca, Café de Costa Rica con la nueva tónica por la Indicación Geográfica obtenida, en mercados establecidos así como en ser el caso de los emergentes. Sumando a estas acciones se encuentra la propuesta de participación del ICAFE en actividades en donde potenciemos en el consumidor de café el deseo de conocerlo logrando con el esto generar demanda (Estrategia pull ). Para lograr este último punto es de importancia potenciar el lobby o cabildeo para generar alianzas estratégicas con instituciones que incorporen Café de Costa Rica como icono de imagen país, de esta forma suman los esfuerzos de posicionamiento. 6.4 OBJETIVOS ESPECIFICOS Se refiere a impregnar en cada eje de acción, en el tanto exista concordancia, de forma constante los objetivos específicos descritos en el punto 4 de este Plan Anual Operativo para así lograr el Objetivo General, y consecuentemente el cumplimiento de la Misión del ICAFE. Pág. No. 11 de 105

12 6.5 SOPORTE PROMOCIONAL (S) Se refiere a los artículos y materiales promocionales, desarrollo de imagen y creatividad necesarios y de soporte de imagen para la efectiva promoción en sus diferentes ejes de acción. 6.6 RESUMEN DE PROYECTOS POR AREA, CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN Y CONTENIDO PRESUPUESTARIO Pág. No. 12 de 105

13 NOTAS DE IMPORTANCIA: EL CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN Y OBJETIVOS SE PUEDE VER ALTERADO DEBIDO A VARIABLES DE ENTORNO Y/O ESTRATÉGICAS DEFINIDAS Y APROBADAS POR PARTE DE LA AUTORIDAD SUPERIOR ADMINISTRATIVA, DE IGUAL FORMA SERÁN COMUNICADAS SEGÚN INFORMES TRIMESTRALES DE EJECUCIÓN DE PRESUPUESTO A JUNTA DIRECTIVA. EL PRESUPUESTO ES UN MONTO MÍNIMO CON EL QUE SE PUEDEN CUMPLIR LOS OBJETIVOS DE ESTE PLAN ANUAL OPERATIVO. CONSECUENTEMENTE, UNA DISMINUCIÓN EN EL AJUSTADO PRESUPUESTO, ESTÁ DIRECCIONADO IRREMEDIABLEMENTE CON LA CONSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS GENERALES Y POR PROYECTO SEGÚN SEA EL CASO. LOS EJECUTIVOS A CARGO SON SUPERVISADOS POR EL GERENTE DE PROMOCIÓN. EL APOYO ADICIIONAL DE EJECUTIVOS A CADA PROYECTO RESPONDE A NECESIDADES PROPIAS DE CADA PROYECTO Y EN AFÁN DE CUMPLIR A CABALIDAD CON SUS OBJETIVOS. EL GERENTE SUMA O RESTA RECURSOS A SU ELECCION Y EN FAVOR DEL ALCANCE DE OBJETIVOS. Pág. No. 13 de 105

14 7 PROYECTOS A DESARROLLAR (PROMOCION INTERNACIONAL) Pág. No. 14 de 105

15 7.1 PROYECTO # 419 PROMOCIÓN INTERNACIONAL DE CAFÉ DE COSTA RICA Planteamiento del Proyecto Nombre del Proyecto: PROMOCIÓN INTERNACIONAL DE CAFÉ DE COSTA RICA Fecha de Aprobación: Director del Proyecto: Marcela Porras- Evelyn Chacón Unidad Responsable: Promoción Tipo de financiamiento: PAO X Forma de ejecución: Administración X Contrato Ambos a) Necesidad: Participar en ferias internacionales definidas en su momento y en concordancia con los intereses de Café de Costa Rica (por ejemplo: SCAA, MICE, SCAE, SCAJ, Café Show Korea). 1.1 Justificación general: Participar en ferias significa posicionar a Café de Costa Rica, como uno de los mejores cafés del mundo 1.2. Justificación técnica: El café de Costa Rica tiene la calidad para ser mercadeado a nivel internacional. Todo el café que se lleva a ferias internacionales debe tener una puntuación mayor a 80 puntos, de acuerdo a la escala de evaluación de SCAA 1.2 Impacto en la calidad del servicio: Estrategia de participación, coordinación, imagen a destacar, logística pre, en y post evento, para que Café de Costa Rica tenga u stand importante en la feria, y Pág. No. 15 de 105

16 participación en los foros, cataciones y sesiones que se realicen en cada evento, para finalmente posicionar la IG Café de Costa Rica en mercados internacionales de interés comercial. 1.3 Impacto ambiental: Controlado se utilizan materiales reutilizables y reciclables durante el evento 1.5 Impacto económico: A nivel el ICAFE es oneroso., pero necesario, pues para el productor nacional es importante este tipo de apoyo pues los pone en contacto con posibles compradores, tostadores, comercializadores a nivel mundial, generando así un beneficio económico mayor que el invertido para el país. 1.6 Alternativa de solución: A nivel económico: Continuar con este tipo de participación internacional. PROYECTO Alineamiento Estratégico con los objetivos de la GP Posicionar la IG Café de Costa Rica en mercados internacionales de interés comercial. Posicionar la relación: Café de Costa Rica- Café fino y/o diferenciado, Generar alianzas o relaciones públicas estratégicas con entidades, Organismos, Promotoras de Comercio, Cámaras de Comercio, a efecto de abarcar por medio de estas alianzas un mayor radio de posicionamiento de la IG, Café de Costa Rica, en este caso específico con Cupo f Excellence, a través de su representada en el país. 2. Objetivos del Proyecto Objetivo General: Aumentar el posicionamiento de Café de Costa Rica mediante ferias y actividades dirigidas al soporte comercial, el conocimiento y la propagación en mercados internacionales, conocidos y/o emergentes. Pág. No. 16 de 105

17 Objetivos Específicos: Participar en ferias o actividades de promoción direccionadas al posicionamiento y soporte comercial del sector. Participación en ferias o actividades de promoción que por medio de alianzas estratégicas generadas favorezcan a Café de Costa Rica. Potenciar el conocimiento de Café de Costa Rica en nichos de mercado emergentes, mediante actividades de posicionamiento o participación en ferias. Generar Inteligencia de Mercados. Lograr ser promotor y facilitador en la realización de negocios entre compradores y Café de Costa Rica. Generación de Networking (posibles compradores, posibles suplidores, posibles socios estratégicos, entre otros) Promover y posicionar Café de Costa Rica, como identificación geográfica y las 8 zonas productoras como tales hasta que se obtenga la Denominación de Origen respectiva. Lograr mayor impacto en la participación en ferias estratégicas con actividades especiales dentro y/o fuera del stand. Actualizar y mantener en constante renovación de la imagen de Café de Costa Rica en el diseño estructural y gráfico en cada stand donde CCR tenga participación. Fortalecer vínculos con el sector cafetalero mundial. Ofrecer al cafetalero costarricense la oportunidad de establecer relaciones con el sector mundial de café. Pág. No. 17 de 105

18 Productos o Entregables Etapa Entregable Criterio de Calidad Responsable Ejecutiva asignada Material requerido por la Feria Pre- producción SBS de De acuerdo a los del Evento proveedores requerimientos de internacionales la Feria Realización del evento Post evento Stand Café de Costa Rica Café de Costa Rica de las 8 Regiones Cafetaleras Nacionales Materiales Promocionales NewsLetters, Banners para Pag WEB, Facebook y Twitter De acuerdo a los requerimientos de la Feria Y al presupuesto definido por el Dpto de Promoción De acuerdo a lineamientos del Social Media y a los recursos de IT de ICAFE Personal que la GP asigne al proyecto Ejecutiva asignada Warner Villegas Dpto de IT Condiciones Necesarias Coordinación y soporte de actividades previas, que garanticen la buena participación y posicionamiento de Café de Costa Rica. Aprobación de la Autoridad Superior Administrativa, de al menos dos funcionarios de la Gerencia de Promoción por feria, uno encargado de la generación de contactos, atención de los mismos y análisis de tendencias de la feria y comercialización realizada por parte de otros países productores, así como del lobby o cabildeo necesario en el ambiente internacional y la otra persona encargada de labores logísticas propias del Pág. No. 18 de 105

19 stand (labores operativas: limpieza de termos de café, chorreado, barismo, contacto con servicio eléctrico, de carga, decoradores, sindicatos del sitio de la feria, etc). Contenido presupuestario Monitoreo y Evaluación De Ejecución Del Plan Evaluación realizada a los presentes (miembros del Sector Cafetalero Nacional ) en los stands de Café de Costa Rica, o mediantes informes que se realicen a la Junta Directiva o Dirección Ejecutiva. Reporte de la Actividad Evaluación del riesgo Riesgo Causa Consecuencia No poder promocionar el No realizar la Feria Presupuesto Café de Costa Rica Insufisciente a nivel mundial Indicador de mitigación del riesgo Presupuesto No utilizar el recurso web y otros Social Media Banners acerca de la Realización de la Feria, previa realización de la misma Limitación de sistemas IT Aprobaciones de Gerencias, sub- direcciones y direcciones estén a tiempo No hacer las comunicaciones respectivas (subir los materiales a la web y SM) Coordinación previa de estos proyectos con IT Aprobaciones con un tiempo definido de parte de Gerencias y Direcciones Pág. No. 19 de 105

20 7.1.4 Cronograma FERIA FECHA 14th Cafe Show 2012, Seoul, Corea del Sur (prospección del Noviembre 2014 mercado) Specialty Coffee of America, SCAA, Seattle EEUU. Abril 2015 Melbourne International Coffee Expo, Australia Mayo 2015 Specialty Coffee of Europe, Suiza, Junio 2015 SCAJ, Tokyo Japón, ICAFE Setiembre Presupuesto VER ANEXO No 1. Pág. No. 20 de 105

21 7.2 PROYECTO # 430 TAZA DE LA EXCELENCIA Planteamiento del Proyecto Nombre del Proyecto: TAZA DE LA EXCELENCIA Fecha de Aprobación: Director del Proyecto: Marcela Porras Unidad Responsable: Promoción Tipo de financiamiento: PAO X Forma de ejecución: Administración Contrato X Ambos b) Necesidad: Colaborar en la actividad aportando logística y soporte económico en aras del posicionamiento de café de Costa Rica. 1.4 Justificación general: Es importante que ICAFE de a conocer al mercado nacional la calidad de café que se produce en el país, sobre todo en el marco de cafés exclusivos 1.2. Justificación técnica: ICAFE debe propiciar enlace con organismos internacionales tales como Cup of Excellence, a través de su representante en suelo costarricense SCACR 1.5 Impacto en la calidad del servicio: Taza de la Excelencia se constituye en la ventana donde el mercado mundial vuelve sus ojos a la producción de cafés finos de exportación. ICAFE es generador del bienestar de los productores de Café de nuestro país y en la cadena del Pág. No. 21 de 105

22 sector cafetalero. Además que propicia el sistema de equidad. 1.6 Impacto ambiental: Controlado: utilización de menaje reutilizable. Uso responsable del manejo de café que se lleva a ferias internacionales desde Taza de la Excelencia, para seminarios y cataciones. 1.7 Impacto económico: Para el productor es importante este tipo de apoyo que los hace competir en precios de mercado a nivel internacional. Se beneficia económicamente la base del sistema de equidad (productor nacional). De acuerdo al análisis costo beneficio para ICAFE se realiza convenio con SCACR 1.8 Alternativa de solución: A nivel económico: Continuar con este patrocinio por parte de ICAFE y el convenio con SCACR PROYECTO Alineamiento Estratégico con los objetivos de la GP Posicionar la IG Café de Costa Rica en mercados internacionales de interés comercial. Posicionar la relación: Café de Costa Rica- Café fino y/o diferenciado, Generar alianzas o relaciones públicas estratégicas con entidades, Organismos, Promotoras de Comercio, Cámaras de Comercio, a efecto de abarcar por medio de estas alianzas un mayor radio de posicionamiento de la IG, Café de Costa Rica, en este caso específico con Cupo f Excellence, a través de su representada en el país. 2. Objetivos del Proyecto Objetivo General: Colaborar en una actividad que busca mercadear y posicionar el café de Costa Pág. No. 22 de 105

23 Rica, según las prácticas que actualmente son consideradas para café de alta calidad, y en un nicho de mercado considerado por las Asociaciones de Café de América, Europa y Japón como emergente. Objetivos Específicos: Posicionamiento de la imagen de Café de Costa Rica. Espacio de la imagen de Café de Costa Rica en un nicho de mercado emergente. Concordancia de la actividad y de Café de Costa Rica con las formas internacionales de dar valor a café diferenciado. Propiciar, por medio de la actividad al sector cafetalero nacional y los lotes de café diferenciado, oportunidad de obtener mejores precios. Productos o Entregables Etapa Entregable Criterio de Calidad Responsable Convenio De acuerdo a los Marcela Porras o la Pre- producción requerimientos del ejecutiva a cargo Taza de la Dpto de Jurídicos Excelencia Realización de la cata nacional e internacional Subasta electrónica No Aplica No Aplica Puntuación de Cafés Finos SCAA Lineamientos internacionales de la subasta electrónica Personal de SCACR Jueces Nacionales Jueces Internacionales Personal de SCACR Post Realización de la Subasta NewsLetters, Banners para Pag WEB, Facebook y Twitter De acuerdo a lineamientos del Social Media y a los recursos de IT de ICAFE Marcela Porras Warner Villegas Dpto de IT Pág. No. 23 de 105

24 7.2.1 Condiciones Necesarias Coordinación con Asociación de Cafés Finos de Costa Rica, representante a nivel Nacional de Cup of Excellence. Contenido Presupuestario Monitoreo y Evaluación De Ejecución Del Plan Reporte presentado después de la realización de Taza de la Excelencia por SCACR Evaluación del riesgo Riesgo Causa Consecuencia No poder No realizar el Presupuesto patrocinar este Acuerdo SCACR Insufisciente evento Indicador de mitigación del riesgo Acuerdos previos con SCACR y Cupo of Excellence No utilizar el recurso web y otros Social Media Banners acerca de la Realización de la Feria, previa realización de la misma Limitación de sistemas IT Aprobaciones de Gerencias, sub- direcciones y direcciones estén a tiempo No hacer las comunicaciones respectivas (subir los materiales a la web y SM) Coordinación previa de estos proyectos con IT Aprobaciones con un tiempo definido de parte de Gerencias y Direcciones Pág. No. 24 de 105

25 7.2.4 Cronograma AÑO 2014 o 2015 Etapa Entregable I II III IV Acuerdo SCACR Acuerdo X Realización de los materiales en la Banners para web Web y SM X Presupuesto VER ANEXO No 1. Pág. No. 25 de 105

26 7.3 PROYECTO # 434 SINTERCAFE Planteamiento del Proyecto Nombre del Proyecto: SINTERCAFE Fecha de Aprobación: Director del Proyecto: Marcela Porras Unidad Responsable: Promoción Tipo de financiamiento: PAO X Forma de ejecución: Administración Contrato X Ambos c) Necesidad: Fortalecer vínculos con el sector cafetalero mundial, colaborando y organizando el evento más importante a nivel origen, aportando logística y soporte económico en aras del posicionamiento de Café de Costa Rica. Fortalecer vínculos con el sector cafetalero mundial. 1.7 Justificación general: Es importante que ICAFE promocione el nombre e imagen de Café de Costa Rica, considerando que el evento que se realiza en el origen y se proyecta al mundo entero Justificación técnica: ICAFE debe propiciar enlace con organismos tales cono SINTERCAFE, que benefician el nombre de Café de Costa Rica 1.8 Impacto en la calidad del servicio: Pág. No. 26 de 105

27 SINTERCAFE es el evento más importante que se realiza en Costa Rica como país origen, los participantes a nivel internacional visitan el país y se enteran de los último de la industria y ésto redunda en el bienestar de los productores de Café de nuestro país y en la cadena del sector cafetalero. 1.9 Impacto ambiental: Controlado se utilizan materiales reutilizables y reciclables durante el evento 1.9 Impacto económico: Para el productor es importante este tipo de apoyo pues tre compradores, tostadores, comercializadores y posibles compradores de Café de Costa Rica al país. Se beneficia económicamente la base del sistema de equidad (productor nacional). De acuerdo al análisis costo beneficio para ICAFE se realiza un convenio anual con SINTERCAFE 1.10 Alternativa de solución: A nivel económico: Continuar con este patrocinio por parte de ICAFE PROYECTO Alineamiento Estratégico con los objetivos de la GP Posicionar la IG Café de Costa Rica en mercados internacionales de interés comercial. Posicionar la relación: Café de Costa Rica- Café fino y/o diferenciado, Generar alianzas o relaciones públicas estratégicas con entidades, Organismos, Promotoras de Comercio, Cámaras de Comercio, a efecto de abarcar por medio de estas alianzas un mayor radio de posicionamiento de la IG, Café de Costa Rica, en este caso específico con Cupo f Excellence, a través de su representada en el país. 2. Objetivos del Proyecto Pág. No. 27 de 105

28 Objetivo General: Promocionar directamente el nombre e imagen de Café de Costa Rica, considerando que el evento que se realiza en el origen y se proyecta al mundo entero. Objetivos Específicos: Posicionar: Café de Costa Rica- Amigabilidad Ambiental, Café de Costa Rica- Trazabilidad, Café de Costa Rica- Café fino y/o diferenciado, Café de Costa Rica- País (características de Costa Rica, sociales, económicas, naturales) Café de Costa Rica- Amparado por modelo único en el mundo (ICAFE, investigación y desarrollo, trazabilidad económica comercio justo) Café de Costa Rica- MAS de 200 años de actividad Fortalecer vínculos con el sector cafetalero mundial. Ofrecer al cafetalero costarricense la oportunidad de establecer relaciones con el sector mundial de café. Productos o Entregables Etapa Entregable Criterio de Calidad Responsable Convenio De acuerdo a los Marcela Porras Pre- producción requerimientos del Personal de SINTECAFE Material en la web Dpto de Jurídicos SINTERCAFE Realización del evento Post evento NewsLetters, Banners para Pag De acuerdo a SINTERCAFE De acuerdo a lineamientos del Personal de SINTERCAFE Marcela Porras Baristas de ICAFE Marcela Porras Warner Villegas Pág. No. 28 de 105

29 WEB, Facebook y Twitter Social Media y a los recursos de IT de ICAFE Dpto de IT Condiciones Necesarias Coordinación con SINTERCAFE Contenido presupuestario Monitoreo y Evaluación De Ejecución Del Plan Participación y la realización de la actividad, y se complementará con la ejecución del plan trimestral Evaluación del riesgo Riesgo Causa Consecuencia No poder No realizar el Presupuesto patrocinar este Acuerdo Insufisciente evento SINTERCAFE- ICAFE Indicador de mitigación del riesgo Acuerdos previos con SINTERCAFE No utilizar el recurso web y otros Social Media Banners acerca de la Realización de la Feria, previa realización de la misma Limitación de sistemas IT Aprobaciones de Gerencias, sub- direcciones y direcciones estén a tiempo No hacer las comunicaciones respectivas (subir los materiales a la web y SM) Coordinación previa de estos proyectos con IT Aprobaciones con un tiempo definido de parte de Gerencias y Direcciones Pág. No. 29 de 105

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31 7.3.4 Cronograma Etapa AÑO 2014 o 2015 Entregable I II III IV Acuerdo SINTERCAFE Acuerdo X Realización de los materiales en la Web y SM pre y post evento Realización del evento Presupuesto VER ANEXO No 1. Banners para web Stand en SINTECAFE Material Promocional Café y consumibles X X X 2013 X 2013 Pág. No. 31 de 105

32 7.4 PROYECTO # 435 ATENCIÓN A VISITANTES Planteamiento del Proyecto Nombre del Proyecto: Fecha de Aprobación: Director del Proyecto: Unidad Responsable: Tipo de financiamiento: Forma de ejecución: ATENCION A VISITANTES Warner Villegas Gerencia de Promoción PAO X Administración Contrato X Ambos a) Necesidad: El Sector Cafetalero nacional tiene necesidad de nuevos compradores de su producto en los diferentes nichos de mercado en todo el mundo. Este proyecto vendría a coadyuvar en los esfuerzos de la Gerencia de Promoción para allegar más cantidad de interesados en el Café de Costa Rica, entre ellos, tostadores, importadores y baristas responsables de las compras en sus empresas. 1.1 Justificación general: Potenciar la visita de personas relacionadas con la comercialización y/o generación de opinión en favor de Café de Costa Rica en términos de medios y divulgación, así como económicos para el Sector Cafetalero. De igual forma potenciar las buenas relaciones del Sector nacional con sus contrapartes internacionales. Lograr ser promotor y facilitador en la realización de negocios entre compradores internacionales y Café de Costa Rica. Pág. No. 32 de 105

33 1.2 Justificación técnica: Reunir al grupo internacional para generar ponencias de Café de Costa Rica, así como giras a fincas y beneficios para que los participantes interactúen con el sector cafetalero nacional. 1.3 Impacto en la calidad del servicio: Es importante por la visita a fincas y Beneficios costarricenses. 1.1 Impacto ambiental: El impacto estaría relacionado con el tipo de transporte que se use para el proyecto, ejemplo: buses. 1.4 Impacto económico: Debe existir un presupuesto por parte de ICAFE para llevar a cabo las visitas. Es un presupuesto moderado. 1.5 Alternativa de solución: Contratar algún tipo de transporte menos contaminante, como carbono neutro. Manejo de presupuesto con tiempo para aprovecharlo al máximo. PROYECTO 2 Alineamiento Estratégico (A que objetivo estratégico responde) Este proyecto se alinea con los objetivos estratégicos 1, 2 y 3 del Plan Estratégico de la Gerencia de Promoción, los referentes a Promoción Internacional de Café de Costa Rica. 3 Objetivos del Proyecto Pág. No. 33 de 105

34 Fomentar la visita de potenciales compradores del Café de Costa Rica a fincas y Beneficios para incrementar las relaciones comerciales entre estos actores. Objetivo General: Estimular la visita y atención de generadores de opinión (importadores, tostadores, baristas, o reporteros de medios especializados), creando un vínculo con Café de Costa Rica. Objetivos Específicos: Posicionamiento de Café de Costa Rica (IG). Contribuir con el posicionamiento de las 8 zonas cafetaleras (DO) Ofrecer la oportunidad para que los beneficios/exportadores establezcan contactos comerciales y/o se vean beneficiados con reportajes generados en medios internacionales. Ofrecer a los visitantes el ambiente para interactuar con el sector cafetalero nacional. Coordinar con organizaciones del sector cafetalero para lograr una gira atractiva y que concuerde con los intereses de los visitantes. Pág. No. 34 de 105

35 Productos o Entregables Etapa Entregable Criterio de Calidad Responsable Que satisfaga las Warner Villegas Cronograma de la expectativas del Personal de la GP Actividad grupo visita asignado al proyecto Pre- Evento Evento Post- Evento Transporte Material promocional Agradecimiento Material para uso Web y Redes sociales De acuerdo a presupuesto y cantidad de personas transportada Criterio ambiental Criterio de calidad de la GP y la UCA De acuerdo a los requerimientos de web y Redes Sociales Warner Villegas Personal de la GP asignado al proyecto Warner Villegas Personal de la GP asignado al proyecto Condiciones Necesarias Soporte de profesionales en medicina y nutrición con afán de dar respuesta a los diferentes temas desde el punto de vista técnico y su relación con café. Contenido presupuestario Monitoreo y Evaluación De Ejecución Del Plan Constante intercambio de ideas con la Delegación coordinadora de los Visitantes Cronogramas basados en las necesidades del grupo. La estructura de monitoreo y evaluación depende, en primera instancia, de la definición de los participantes. Posteriormente viene la medición de los resultados de este proyecto, que están Pág. No. 35 de 105

36 relacionados con el formulario de evaluación que hagan tanto las personas del Sector Cafetalero nacional participante, así como los invitados. Análisis y control de inventarios que garantice material promocional para el grupo Evaluación De Riesgo Para cada proyecto a desarrollar deberá indicar: Riesgo Causa Consecuencia Falta de presupuesto Aprobación de PAO diferente a propuesta de GP. No se podrán realizar las visitas acordadas Indicador de mitigación del riesgo Contar siempre con un presupuesto específico asignado para este proyecto No encontrar el proveedor del transporte Falta de procesos efectivos interdepartamentales entre Gerencia de Promoción y Contratación Administrativa/ Contabilidad No encontrar el beneficio o finca interesada en la visita Presupuesto insuficiente SBS Poca capacidad de respuesta según lo requerido por los proyectos internacionales. Poco interés por parte de terceros No realización del transporte Atrasos o problemas en la organización del viaje, que resultan en altos costos para la Institución. No realización de la visita Contar con lista de posibles proveedores Comunicación eficaz y constante entre departamentos del Instituto para agilizar trámites. Mantener lazos importantes con fincas y beneficios. Trabajo de cabildeo Pág. No. 36 de 105

37 7.4.4 Cronograma AÑO 2014 o 2015 Etapa Entregable I II III IV Pre- Evento Cronograma de visita X X X X Realización de SBS SBS con requerimientos X X Evento Visita en sitio X X X Entrega del material Material Promocional X X X Post- Evento Material para Web y Redes Sociales X X X Presupuesto VER ANEXO No 1. Pág. No. 37 de 105

38 7.5 PROYECTO # 443 ALIANZAS SOCIOS ESTRATÉGICOS Planteamiento del Proyecto Nombre del Proyecto: Fecha de Aprobación: Director del Proyecto: Unidad Responsable: Tipo de financiamiento: Forma de ejecución: ALIANZAS SOCIOS ESTRATÉGICOS Mario Arroyo Gerencia de Promoción PAO X Administración Contrato X Ambos a) Necesidad: Generar un vínculo entre imagen país y Café de Costa Rica en misiones y cuerpos diplomáticos a nivel internacional. 1.1 Justificación general: Café de Costa Rica debe fomentar la buena relación a favor de colaboración en el futuro, Lobby o cabildeo e información de los mercados en donde Café de Costa Rica no esta presente día a día midiendo indicadores y tendencias. 1.2 Justificación técnica: Debe existir un mayor acercamiento y trabajo con la Cancillería y las misiones diplomáticas como medio de propagación y relación del nombre de la República de Costa Rica con el café de este país, propiciando así, por medio de la cancillería y sus misiones diplomáticas, antenas comerciales que puedan beneficiar a Café de Costa Rica en términos de inteligencia de mercado y posibles negocios para el sector cafetalero. 1.3 Impacto en la calidad del servicio: Que a nivel internacional de conozca a Café de Costa Rica propone un gran Pág. No. 38 de 105

39 impacto en la negociación a futuro que pueda hacerse con delegaciones diplomáticas en los diferentes asentamientos en los que se encuentran. Se tomará Café de Costa Rica en cualquier lugar del mundo donde exista una representación país 1.4 Impacto ambiental: Mínimo, pues todo el manejo de envío físico de café se hace con bolsas especializadas para el manejo de la frescura del mismo. 1.5 Impacto económico: Se debe contar con un presupuesto destinado para los envíos físicos a cada embajada o cuerpo diplomático. Igualmente esto a largo plaza contribuirá con la economía de la actividad cafetalera nacional, pues permite el conocimiento de nuestro grano de oro en el mundo. 1.6 Alternativa de solución: Envíos coordinados con antelación, que permitirá el uso del EMS de Gobierno, cuyas tarifas son más económicas. Presupuesto destinado para este proyecto. PROYECTO Alineamiento Estratégico (A que objetivo estratégico responde) Posicionar la IG Café de Costa Rica en mercados internacionales de interés comercial. Incorporar dentro de la promoción actual la estrategia de lanzamiento y propagación de la indicación geográfica y futuras denominaciones de origen. Proveer información acerca de Café de Costa Rica. Proveer información acerca de 8 zonas productoras, característica de taza. Pág. No. 39 de 105

40 Promover la relación: Café de Costa Rica- Amigabilidad Ambiental, Café de Costa Rica- Trazabilidad, Café de Costa Rica- Café fino y/o diferenciado, Café de Costa Rica- Pais (características de Costa Rica, sociales, económicas, naturales) Café de Costa Rica- Amparado por modelo único en el mundo (ICAFE, investigación y desarrollo, trazabilidad económica comercio justo) Café de Costa Rica- MAS de 200 años de actividad 1 Objetivos del Proyecto Objetivo General: Propiciar alianzas estratégicas en pro de un mayor radio de propagación y posicionamiento de Café de Costa Rica en Costa Rica como en el exterior. Objetivos Específicos: Utilizar la imagen país que promueven instituciones públicas y/o privadas para generar una fusión con Café de Costa Rica. Incorporar la imagen y participación de Café de Costa Rica en campañas y proyectos relacionados con sector turismo. Fortalecer la presencia de Café de Costa Rica como vehículo de promoción del país, en las misiones diplomáticas de Costa Rica en el exterior. Fortalecer la relación con la Cancillería General de la República, Instituto Costarricense de Turismo (ICT), Promotora de Comercio Exterior (PROCOMER) y/o instituciones para generar radio y músculo de propagación de Café de Costa Rica nivel internacional. Pág. No. 40 de 105

41 Productos o Entregables Etapa Entregable Criterio de Calidad Responsable De acuerdo a los Mario Arroyo Envío criterios de calidad Personal de la GP Café de Costa Rica de la GP asignado Condiciones Necesarias Convenios con ICT y cabildeo con Cancillería, para convenir estrategias con las Misiones Diplomáticas en el exterior. Contenido presupuestario Monitoreo y Evaluación De Ejecución Del Plan Mesurable en términos cuantitativos y cualitativos con relación al respaldo que estos socios comerciales den a favor de Café de Costa Rica. Guías EMS que garantizan el producto entregado Evaluación del riesgo Para cada proyecto a desarrollar deberá indicar: Riesgo Causa Consecuencia No se podrán Aprobación de realizar las PAO diferente a entregas Falta de presupuesto propuesta de GP. acordadas del productos Indicador de mitigación del riesgo Contar siempre con un presupuesto específico asignado para este proyecto Pág. No. 41 de 105

42 No encontrar el proveedor internacional de envío Falta de procesos efectivos interdepartamentales entre Gerencia de Promoción y Contratación Administrativa/ Contabilidad Presupuesto insuficiente SBS Poca capacidad de respuesta según lo requerido por los proyectos internacionales. No realización del transporte Atrasos o problemas en la organización del viaje, que resultan en altos costos para la Institución. Contar con lista de posibles proveedores experimentados en la materia Comunicación eficaz y constante entre departamentos del Instituto para agilizar trámites. Que el producto no llegue a destino país Regulaciones aduanales de cada país No entrega del producto Contar con un proveedor que tenga la experiencia en el proceso de entrega Cronograma AÑO 2014 o 2015 Etapa Entregable I II III IV Coordinación de petición diplomática Mail formal X X X X Envío Guías a EMS X X X X Pág. No. 42 de 105

43 Constatación de llegada del envío Mail formal X X X X Presupuesto VER ANEXO No 1. Pág. No. 43 de 105

44 8 PROYECTOS A DESARROLLAR (PROMOCION NACIONAL) Pág. No. 44 de 105

45 8.1 PROYECTO # 402 SALA MUSEO DE LOS NIÑOS Planteamiento del Proyecto Nombre del Proyecto: SALA A MUSEO DE LOS NIÑOS Fecha de Aprobación: Director del Proyecto: Evelyn Chacón Unidad Responsable: Promoción Tipo de financiamiento: PAO X Forma de ejecución: Administración Contrato Ambos X a. Necesidad: Dejar nuestra herencia cafetalera en las futuras generaciones, para esto debemos acercarnos al público NIÑOS Y NIÑAS COSTARRICENSES, con el objetivo de familiarizarlos con sus raíces en la industria cafetalera y seguir incentivando el consumo de esta bebida y el conocimiento de la cultura café costarricense. La Fundación Ayúdanos para Ayuda ha solicitado este año un cambio total de la Sala El Rinconcito del Café, misma que tiene más de 7 años sin modificaciones importantes, solo parciales, debido al presupuesto asignado en el PAO a este proyecto. 1.2 Justificación general: Existe una serie de recintos donde los niños y niñas costarricenses se acercan por convocatoria nacional natural, tal es el caso del Museo de los Niños (Fundación Ayúdanos para Ayudar) Tenemos así el Rinconcito del Café, espacio en el que Mantener el espacio Rinconcito de café ante el paso se reúnen lun aproximado de niños y personas en total anual. Se establecerán acciones de coordinación con los funcionarios del Museo de los Niños donde se pueda aprovechar este tránsito de niños y se pueda potenciar la imagen de Café de Costa Rica. Pág. No. 45 de 105

46 1.2. Justificación técnica: El ICAFE tiene la responsabilidad de dotar de información de la herencia cafetalera a las futuras generaciones, para que el proceso de producción de nuestro grano de oro continúe precisamente por generaciones. 1.3 Impacto en la calidad del servicio: Se impactan públicos específicos (niños) propiciando no solo orgullo por sus raíces sino consumo a futuro. 1.4 Impacto ambiental: Es bajo, pues mantener una Sala en el Museo de los Niños, más bien genera una serie de materiales reutilizables dentro de la misma, con cada escuela o grupo de niños que pasa. 1.5 Impacto económico: Este año se pretende realizar un remozo importante en el Rinconcito del Café presupuesto por lo que se deberá manejar un presupuesto importante en el mismo. 1.6 Alternativa de solución: Reutilizar todos la museografía existente posible. Coordinar con Trabajo Social Universitario para la generación de proyectps digitales de bien social, sin que exista pago por los mismos PROYECTO Alineamiento Estratégico con los objetivos de Promoción nacional de la GP. Posicionar la relación : Café de Costa Rica- País (características de Costa Rica, Pág. No. 46 de 105

47 sociales, económicas, naturales) Café de Costa Rica- MAS de 200 años de actividad Generar alianzas o relaciones públicas estratégicas con entidades, Organismos, Promotoras de Comercio, Cámaras de Comercio, a efecto de abarcar por medio de estas alianzas un mayor radio de posicionamiento de la IG, Café de Costa Rica. Propiciar el incremento en el consumo interno o doméstico (Costa Rica) de café. 2. Objetivos del Proyecto Objetivo General: Mantener un espacio el Museo de los Niños y las Niñas llamado El Rinconcito de café, por el mismo pasan miles de niños por año, en donde se le brinde a futuras generaciones la transferencia cultural y posicionamiento de café en la dieta de los niños y niñas costarricenses, y provea un espacio de aprendizaje de su herencia país (Costa Rica como país productor exportador y consumidor de café). Objetivos Específicos: Mantener un espacio de enseñanza aprendizaje con materiales lúdicos. Posicionar la actividad cafetalera como una industria de relevante importancia dentro de la economía costarricense. Convertir al café en una bebida atractiva para niños y jóvenes. Pág. No. 47 de 105

48 Productos o Entregables Etapa Entregable Criterio de Calidad Responsable Indicaciones del Coordinadores de la cambio de la Sala Museo de los Mantenimiento museografía Niños de la Materiales de requerida por Proveedor infraestructura Museografía parte del Museo y recomendado por la de la sala el correspondientes del experto en Fundación Rinconcito del Sala en si misma materia de Café (Remozo) arquitectura. Materiales digitales tales como juegos. Revisión del material museográfico, tanto material como digital Implementación de Criterios de Programas de TCU de Universidades costarricenses Evelyn Chacón Personal del Museo Proveedor recomendado por la Fundación Participantes del TCU de una Universidad con convenio Actividad Día del Niño Diferentes tácticas: libros de Cafetico, lápices de pintar, stand, give aways para esta actividad Elaboración de los materiales de acuerdo a los estándares de calidad del Dpto de Promoción y de los requerimientos de la Fundación Evelyn Chacón Personal del Dpto de Mercadeo del Museo Pág. No. 48 de 105

49 8.1.1 Condiciones Necesarias Coordinación con las contrapartes, Museo de los Niños, Proveedor indicado por el Museo y Universidad incorporada al proyecto por medio del TCU. Procesos de contratación en el caso de reposición de artículos dañados por el uso normal de los niños, así como cualquier otro relacionado a la buena imagen de la sala y consecuentemente de un lugar acogedor para que los niños puedan disfrutar aprendiendo. Contenido presupuestario Monitoreo y Evaluación De Ejecución Del Plan Solicitud de estadísticas de ingreso al Museo de los Niños anualmente. Reuniones constantes con los personeros de Museografía para cada proyecto. Supervisiones periódicas de la Sala El Rinconcito del Café en el Museo de los Niños. Reuniones con el proveedor recomendado por la Fundación para la implementación de los proyectos necesarios que lleven a cabo el remozo correspondiente. Convenios respectivos. Pág. No. 49 de 105

50 8.1.3 Evaluación De Riesgo Para cada proyecto a desarrollar deberá indicar: Riesgo Causa Consecuencia Falta de presupuesto Aprobación de PAO diferente a propuesta de GP No finiquitar acuerdo con la Fundación Ayúdanos para ayudar Falta de procesos efectivos interdepartamentales entre Gerencia de Promoción y Contratación Administrativa para la compra y contratación eficiente de proveedores Presupuesto insuficiente Poca capacidad de respuesta según lo requerido por el este proyecto No participación en el proceso de Herencia Cafetalera No participación en la sala Problemas en la contratación eficiente de los proveedores Indicador de mitigación del riesgo Contar con un presupuesto establecido para este proyecto Acuerdo consensuado entre las partes con antelación Base de datos de proveedores dispuestos a encargarse de este proyecto. Comunicación eficaz y constante entre departamentos del Instituto para agilizar trámites. Pág. No. 50 de 105