Región Veracruz-Boca del Río 12 de Febrero de 2015

Transcripción

1 Secretaría de la Rectoría Región Veracruz-Boca del Río 12 de Febrero de 2015 Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz

2 Agenda Informe de la situación actual en infraestructura tecnológica, estadísticas y acciones a realizar: 1. Atribuciones de la (DGTI) y del Coordinador Regional de TI 2. Numeralia de TI 3. Portales para acceso a información y servicios en línea institucionales 4. Herramientas y recursos para apoyo académico 5. Plataforma tecnológica y servicios de TI 6. Sistemas de información para apoyo administrativo 7. Sistema de gestión de la seguridad de la información 8. Capacitación al personal de apoyo técnico de las entidades académicas 9. Supervisión de la operación del SIIU 10. Compromisos / corresponsabilidad es

3 1. Atribuciones de la DGTI Brindar el soporte tecnológico e informático necesario para el funcionamiento y la operatividad de la Universidad, así como la coordinación y supervisión del diseño, desarrollo e implementación de la infraestructura tecnológica y de comunicación y los sistemas de información que requiera la UV. Mediante: Autorizar estudios de viabilidad de los proyectos de TIC de carácter institucional, así como la adquisición de equipos tecnológicos Elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación (PETIC) Determinar y Administrar el software institucional tanto académico como administrativo Establecer los mecanismos para el mantenimiento y renovación de la infraestructura de cómputo y telecomunicaciones Implementar estrategias de asesoría y capacitación en el uso de los servicios de TIC que se proveen a la comunidad universitaria

4 1. Atribuciones de la DGTI Diseñar las medidas técnicas de seguridad para proteger la información institucional, así como la normatividad para el acceso y conservación de información almacenada en medios y repositorios institucionales. Establecer las reglas de operación del personal a su cargo y en coordinación con los Vice Rectores, de los coordinadores regionales de tecnologías de la información Proponer la normatividad que regulen el uso, desarrollo y aprovechamiento de los servicios de TIC, publicación en los portales y sistemas de información Investigar nuevas tendencias e innovación tecnológica y realizar propuestas de mejora

5 1. Atribuciones del Coordinador Regional de TI Coordinar, con las direcciones dependientes de la DGTI, la implementación de proyectos tecnológicos en la región Administrar, resguardar y mantener los equipos de comunicación e infraestructura tecnológica institucional de la región Apoyar y brindar soporte técnico a los usuarios solicitantes en temas de TI Apoyar en la implementación, capacitación, instalación, administración y soporte técnico de los sistemas de información y portales web institucionales Realizar el monitoreo de la plataforma tecnológica institucional, sistemas de información y portales web regional para mantener su operación, funcionalidad y administración Difundir, aplicar la normatividad y establecer controles de seguridad de la información que permitan proteger y controlar el acceso y conservación de la información institucional Establecer, en conjunto con la vice rectoría, el POA de TI de la región. Coadyuvar en la optimización de los recursos humanos, materiales y financieros asignados al área de su competencia

6 2. Numeralia de TI Infraestructura tecnológica Fibra óptica propietaria en Km Nodos de red 3,175 Salas de videoconferencia en las USBI s 4 Salas de videoconferencia adscritas a otras DES 4 Conmutadores 14 Extensiones telefónicas 517 Rack 21 Servidores 17 Equipo de telecomunicaciones 125 Cuentas de acceso al SIIU 404 Cuentas de correo electrónico empleados 3,267 Cuentas de correo electrónico estudiantes 17,192 Servicios de atención técnica 1,262 Enlaces inalámbricos PTP banda libre y espectro disperso 6 Equipos inalámbricos (puntos de acceso) desplegados (RIUV) 143 Conexiones a la RIUV 1,690,819 Computadoras destinadas a alumnos 1,180 Computadoras destinadas a profesores 1,138 Computadoras destinadas a personal de apoyo y administrativo 877

7 3. Portales para acceso a información y servicios en línea institucionales El Portal Universitario Institucional es un medio para la publicación y difusión de información institucional, en el cual se puede consultar información académica y administrativa, la normatividad universitaria, etc., además de ser un punto de acceso a los diversos servicios en línea que la institución ofrece a la comunidad universitaria, tal es el caso de: a. Difusión de información institucional (Portales UV y páginas personales) b. Acceso a servicios de información en línea (MiUV) c. Mesa de ayuda (Atención técnica a usuarios)

8 3. a. Difusión de Información Institucional (Portales UV y páginas personales) Estado Actual: el 68% de académicos de tiempo completo cuenta con una página personal y se cuentan con 92 portales de dependencias, posgrados, cuerpo académico y eventos. Cobertura: la totalidad de la comunidad universitaria Áreas de oportunidad: Falta de difusión del uso de páginas personales Falta de capacitación en administración de portales y páginas personales Impartir 2 talleres para administración de páginas personales Difundir beneficios del uso de estos medios electrónicos través de portales, correo, universo, entre otros

9 Accesos Secretaría de la Rectoría 3. b. Acceso a servicios de información en línea (MiUV) Cobertura: Disponible para la comunidad universitaria de la región a través de cuenta institucional Estado Actual: 1,757,246 accesos registrados en 2014 Áreas de oportunidad: Falta de difusión de los servicios de información en línea disponibles. Falta de capacitación y procedimientos para acceder a estos servicios. Promover en la región el uso de los servicios de información en línea disponibles. Reforzar la capacitación al personal de apoyo técnico de las entidades académicas para mejorar la difusión y asistencia técnica. Difundir procedimientos para acceder a estos servicios 1,800,000 1,600,000 1,400,000 1,200,000 1,000, , , , ,000 0 Cobertura de MiUV Veracruz 1,662,141 92,984 2,121 Estudiantes Académicos Administrativos Tipo de usuario

10 ANTIVIRUS APOYO EVENTOS ESPECIALES CONEXIÓN DE RED CORREO ELECTRONICO CUENTAS INSTITUCIONALES CUENTAS SIIU EQUIPOS DE COMPUTO IMPRESORAS INSCRIPCIÓN EN LINEA PERDIDA DE CONECTIVIDAD PERIFERICOS ADICIONALES SIIU SISTEMAS UV SOFTWARE TELEFONIA Reportes Secretaría de la Rectoría 3. c. Mesa de ayuda (Atención técnica a usuarios) Cobertura: Disponible para la comunidad universitaria a través de su cuenta institucional ext y Estado Actual: 1,201 solicitudes atendidas y registradas en la Mesa de Ayuda Areas de oportunidad: Falta de difusión de la Mesa de Ayuda. Uso escaso de la información captada a través de la Mesa de Ayuda para identificar áreas de oportunidad Mesa de Ayuda Incidentes por Categoría 578 Promover y difundir el uso de la Mesa de Ayuda. Consolidar la Mesa de Ayuda como único medio para la gestión de solicitudes o reportes relacionados con las TIC s y como fuente de información para identificar acciones de mejora Veracruz

11 4. Herramientas y recursos para apoyo académico La DGTI asesora y apoya a los miembros de la comunidad universitaria en el uso, administración, desarrollo e implementación de herramientas y recursos para apoyo académico. Tal es el caso de: a. Gestión de recursos educativos y actividades de aprendizaje (Eminus) b. Colaboración y socialización del conocimiento (Colaboración UV) c. Administración, publicación y difusión de recursos audiovisuales (Videoteca) d. Capacitación y desarrollo de aplicaciones móviles e. Producción de recursos audiovisuales educativos (itunes) f. Servicios de video interactivo (Videoconferencias)

12 4. a. Gestión de recursos educativos y actividades de aprendizaje (Eminus) Estado Actual: Durante el pasado periodo escolar, solo 297 académicos y 6,819 estudiantes hicieron uso de la plataforma Cobertura: En el último periodo, se registraron 10,527 usuarios (347 académicos y 10,180 estudiantes) Áreas de oportunidad: Poca difusión sobre sus ventajas y aplicaciones Falta de capacitación en su uso Escasa retroalimentación de los usuarios para mejorar la plataforma Impartir un curso a personal de la región en el uso de la plataforma, para ofrecer de manera permanente capacitación a los académicos Difundir los beneficios de su uso y aplicaciones a través de portales, correo, universo, entre otros Recopilar requerimientos semestralmente, para mejorar la plataforma

13 4. b. Colaboración y socialización del conocimiento (Colaboración UV) Estado Actual: 434 cuentas de usuarios distribuidos en 29 sitios Cobertura: Toda la comunidad universitaria Áreas de oportunidad: Poca difusión sobre sus ventajas y aplicaciones Falta de capacitación en su uso Impartir un curso a personal de la región en el uso de la plataforma, para ofrecer de manera permanente capacitación en su uso Difundir los beneficios de su uso y aplicaciones a través de portales, correo, universo, entre otros

14 4. c. Administración, publicación y difusión de recursos audiovisuales (Videoteca) Estado Actual: Existen 363 recursos audiovisuales correspondientes a 121 académicos de un total de 1,305 Cobertura: Toda la comunidad universitaria Áreas de oportunidad: Poca difusión sobre sus ventajas y aplicaciones Falta de información referente a su uso e integración con otros servicios Difundir los beneficios de su uso y aplicaciones a través de portales, correo, universo, entre otros Desarrollar un tutorial en línea sobre recomendaciones de uso Habilitar la cuenta institucional del coordinador de DGTI para la administración de los recursos de la región

15 4. d. Desarrollo de aplicaciones móviles Estado Actual: De las 5 aplicaciones móviles desarrolladas, 1 ha contado con la participación de personal de la región Cobertura: Toda la comunidad universitaria y público en general Áreas de oportunidad: Falta de capacitación y difusión Falta mayor participación de la región en la propuesta, solicitud y desarrollo de aplicaciones móviles Falta de conformación de un centro de desarrollo Contactar a las facultades afines, para coordinar un curso para estudiantes y académicos Conformar un centro de desarrollo de aplicaciones móviles de la región Brindar asesoría por medio del centro de desarrollo de Aplicaciones Móviles Xalapa Balanceo de Rotores Cuestionarios Móviles Etnoecología Ingreso UV Videoteca

16 4. e. Producción de recursos audiovisuales educativos (itunes U-UV) Estado Actual: 41 académicos han colaborado en la producción de 179 materiales audiovisuales (cápsulas, clases, tutoriales y prácticas de laboratorio), de un total de 324 docentes. Cobertura: Toda la comunidad académica Áreas de oportunidad: Poca difusión sobre sus ventajas y aplicaciones Falta de información referente a su uso e integración con otros servicios Difundir los beneficios de su uso y aplicaciones a través de portales, correo, universo, entre otros Calendarizar una visita a la región para la grabación de recursos audiovisuales Impulsar la creación de una célula de producción de recursos audivisuales

17 4. f. Videoconferencias Estado actual: 4 salas administradas por DGTI 4 salas administradas por entidades y dependencias universitarias 1 equipo sin instalar (CAM) y 1 sin uso (Facultad de Medicina Veterinaria) Fortalecimiento de las capacidades de las salas de videoconferencia Cobertura: Disponible para las entidades y dependencias universitarias Áreas de oportunidad: Modernización de equipos de videoconferencia en salas administradas por la DGTi Realizar un diagnóstico integral del equipamiento, accesorios, e instalaciones físicas de las salas Impartir 1 curso de actualización para el personal de videoconferencias de la región

18 5. Plataforma tecnológica y servicios de TI La plataforma tecnológica institucional que permite hacer más eficiente el quehacer académico y administrativo. a. Servicio de Internet 1 y 2 b. Infraestructura de red (cableado y switches) c. Red Inalámbrica de la UV (RIUV) d. Infraestructura de cómputo e. Correo electrónico f. Comunicaciones unificadas g. Infraestructura de seguridad h. Servicios de voz (Telefonía)

19 5. a. Servicio de Internet 1 y 2 situación actual

20 5. a. Servicio de Internet 1 y 2 Estado Actual: 85 Mbps para internet 1 y 15 Mbps para Internet 2, con un consumo promedio del 90% y 60% respectivamente Cobertura: El 100% de las entidades y dependencias universitarias cuentan con el servicio de Internet 1 y 83% con el servicio de Internet 2, el 17% restante no cuenta con Internet 2 debido a que utilizan un proveedor externo Áreas de oportunidad: Saturación del enlace a Internet 1 Falta de difusión de los servicios que utilizan Internet 2 como vía de comunicación La DGTI en coordinación con Recursos Materiales, se encuentra en proceso de renovación de los enlaces institucionales (800/200 mbps) para entrar en operación en el segundo trimestre de 2015 Fomentar el uso de Internet 2 en actividades académicas y de investigación, tales como: videoconferencias, sistemas de información, simulación, entre otros

21 5. b. Infraestructura de red UV Estado Actual: 45% de los equipos activos de red se encuentra obsoleto y fuera de garantía 58% de las entidades y dependencias universitarias requiere la renovación parcial de su cableado estructurado Cobertura: 100% de las entidades y dependencias universitarias Áreas de oportunidad: Mínima redundancia en los enlaces de red Espacios de telecomunicaciones inadecuados Renovar enlace inalámbrico de respaldo Vicerrectoría-UDICA Elaborar propuestas técnica y económica para la renovación del cableado estructurado y equipo activo de red en las entidades y dependencias universitarias

22 5. c. Red Inalámbrica de la UV (RIUV) Estado Actual: Plataforma institucional administrada regionalmente Se cuenta con mecanismos de seguridad en la navegación a Internet (filtros, antivirus, control de malware, etc.) 945,000 conexiones anuales 4.1 puntos de acceso promedio por entidades y dependencias universitarias Comparte la infraestructura de red con la red cableada Cobertura: 69 equipos desplegados Áreas de oportunidad: Falta de cobertura en algunas áreas Saturación de algunos puntos de acceso Definir en conjunto con autoridades regionales el crecimiento de la cobertura, basada en servicios académicos y de investigación Elaborar propuesta técnica y económica para la renovación de la plataforma que da soporte al servicio

23 5. d. Infraestructura de cómputo Estado Actual: Un equipo con capacidad para 18 servidores de gran desempeño 22 servidores para brindar los servicios institucionales (10 obsoletos) equipos de cómputo (obsoletos) Cobertura: 100% de la comunidad regional puede hacer uso de esta infraestructura Áreas de oportunidad: Servidores y equipos de cómputo obsoletos Equipo de almacenamiento insuficiente Falta de esquemas de alta de disponibilidad para servicios institucionales Instalar 1 servidor para la virtualización de servicios institucionales durante el tercer trimestre 2015 (PIFI) Instalar unidad de almacenamiento durante el primer trimestre 2015 Elaborar propuesta técnica y económica para la renovación infraestructura de cómputo obsoleta

24 5. e. Correo electrónico Estado Actual: Capacidad de 100 MB para cada buzón de académicos y administrativos Capacidad de 50 GB para cada buzón de estudiantes 72% del correo total recibido es detectado como no deseado Cobertura: 3,132 buzones de correo de personal académico y administrativo en la región y 18, 741 de estudiantes Áreas de oportunidad: Buzones con poca capacidad para académicos y administrativos Falta de esquemas de alta disponibilidad para el servicio Migración de buzones a la nube en el segundo trimestre del 2015 con capacidad de 50 GB y funciones de colaboración para académicos y administrativos

25 5. f. Comunicaciones unificadas Estado Actual: Servicios de chat, colaboración, telefonía y videoconferencia Cobertura: Disponible solo para la coordinación regional de TI, se cuenta con la capacidad para otorgarlo a toda la comunidad universitaria Áreas de oportunidad: Falta de difusión del servicio Falta de herramientas de comunicación en tiempo real desde cualquier dispositivo Ampliación de la cobertura de acuerdo a perfiles de usuario Integración con telefonía institucional en la región Realizar dos pláticas informativas para la difusión de este servicio para el coordinador de TI y personal de apoyo técnico

26 5. g. Infraestructura de seguridad Estado Actual: Servicio de seguridad en la red institucional de la región (software libre) Equipo de monitoreo de red 24 x 7 x 365 Servidor para la administración de la plataforma de antivirus institucional (McAfee) Cobertura: 100% de las dependencias en red UV protegidas y monitoreadas mediante equipos de seguridad institucional 931 clientes antivirus institucional instalados que representa un 30% de los equipos en la región Áreas de oportunidad: Infraestructura de seguridad limitada en su funcionalidad y carácterísticas Falta de uso de la plataforma de antivirus institucional Elaborar propuesta técnica y económica para la renovación de la infraestructura de seguridad Establecer políticas sobre plataforma de antivirus institucional

27 5. h. Servicios de voz (Telefonía) Estado Actual: Dos conmutadores principales y 9 gabinetes remotos Mantenimientos semestrales Número de extensiones utilizadas: 293 de un total de 517 Cobertura: 100% Áreas de oportunidad: Plataforma instalada desde 2006 Espacios de telecomunicaciones inadecuados La DGTI en coordinación con Recursos Materiales, se encuentra en proceso de renovación de los servicios de voz (200/50 mbps) para entrar en operaración en el segundo trimestre de 2015 Realizar un diagnóstico integral de red telefónica Mantenimiento semestral de equipos Presentar propuestas técnica y económica para la mejora del cableado y de los sitios donde se ubican los conmutadores Impartir 2 cursos de actualización al personal regional de telefonía

28 6. Sistemas de Información para apoyo administrativo Como resultado de la búsqueda permanente para mejorar nuestras formas de gobierno y gestión a través de la simplificación y descentralización de procesos, se han implementado mecanismos basados en las TIC s. A continuación, se describen algunos de ellos: a. Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU) b. Gestión de correspondencia (Hermes)

29 Usuarios Secretaría de la Rectoría 6. a. Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU) Estado actual: operando en las entidades y dependencias universitarias de la región para apoyar la gestión universitaria en los procesos descentralizados sobre el control escolar, financiero y de recursos humanos Cobertura: todas las entidades y dependencias universitarias de la región (495 usuarios) Áreas de oportunidad: Falta de un programa de capacitación en el uso del sistema y conocimiento parcial de su funcionalidad Usuarios SIIU Veracruz-Boca del Río 316 Elaborar un programa de capacitación permanente (DGAE, DGRF, DGRH, USIIU y dependencias regionales) para el uso del sistema donde se dé a conocer la nueva funcionalidad Estudiantes Finanzas Recursos Humanos Subsistemas

30 6. b. Gestión de correspondencia (Hermes) Estado Actual: Se tienen registradas 43 áreas de trabajo, las cuales tienen asignados 251 usuarios y 6,034 oficios enviados Cobertura: Disponible para las entidades y dependencias universitarias Áreas de oportunidad: Falta de politica para su uso obligatorio Falta de capacitación y difusión Escasa retroalimentación de los usuarios para mejorar la plataforma Establecer un plan de capacitación permanente en la región Recopilar requerimientos semestralmente para mejorar la plataforma Difundir los beneficios de su uso y aplicaciones a través de portales, correo, universo, entre otros

31 7. Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) Marco Jurídico Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental La Ley número 581 para la tutela de los datos personales en el Estado de Veracruz Lineamientos de observancia general para el manejo, tratamiento, seguridad y protección de los datos personales en posesión de entes públicos del Estado de Veracruz Reglamento de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales de la Universidad Veracruzana

32 7. Sistema de Gestión de Seguridad de la Información Implementar un sistema de administración de seguridad de la información Proponer al Comité la política de seguridad de la información y sus objetivos Garantizar que la seguridad sea parte del proceso de planificación de la información Conformar grupos de trabajo que permitan garantizar la seguridad y privacidad de la Información Promover la difusión de la cultura de seguridad y privacidad de la información La implementación de las medidas de seguridad de la información es corresponsabilidad de todas las áreas involucradas

33 7. Sistema de Gestión de Seguridad de la Información Estado actual: Alcance: Proceso de Administración Técnica del Sistema Integral de Información Universitaria (SllU) Facebook seginfouv % % % 91.50% 80.00% 75.56% 74.72% 76.46% 71.43% 60.00% 50.64% 55.28% 60.83% 43.98% 40.00% 20.00% 30.00% 26.61% 15.56% 20.00% 0.00% 0.00%

34 7. Sistema de Gestión de Seguridad de la Información Áreas de oportunidad: Retrasos en la liberación de políticas y procedimientos Desconocimiento de los objetivos y beneficios asociados al SGSI por parte de la comunidad universitaria Concluir las políticas y procedimientos relativos al alcance Concluir el plan de continuidad de las operaciones Continuar de manera permanente el plan de sensibilización sobre seguridad de la información Certificación y mejora del SGSI

35 8. Capacitación al personal de apoyo técnico de las entidades académicas Cobertura: Se imparte al personal de apoyo técnico de todas las entidades académicas (en septiembre se capacitó a 14 asistentes de un total de 25 encargados de centros de cómputo) Estado actual: Se realiza anualmente con el objetivo de mantener actualizado al personal de apoyo técnico en los servicios de TIC s (acceso al SIIU, correo electrónico, antivirus, estándares, mantenimiento y configuración de equipo de cómputo) Áreas de oportunidad: Funciones y responsabilidades desactualizadas del personal de apoyo técnico de las entidades académicas Compromiso parcial por parte de personal de apoyo técnico de algunas entidades y dependencias universitarias Establecer de manera formal las funciones y responsabilidades del personal de apoyo técnico de entidades y dependencias universitarias Realizar talleres semestrales por personal de la coordinación regional de TI

36 9. Supervisión de la operación del SIIU Estado actual: Se realiza anualmente con la finalidad de verificar la operación del SIIU y el licenciamiento de software, turnando las recomendaciones correspondientes a las autoridades de cada entidad académica correspondiente y a la Coordinación Regional de la DGTI Cobertura: Se realizó la supervisión del SIIU en 28 entidades y dependencias universitarias Áreas de oportunidad: Ampliar la cobertura de entidades supervisadas y/o rubros considerados Programar y coordinar la visita de este año, en función de los resultados de la supervisión anterior Realizar supervisiones coordinadas con las demás áreas de la DGTI Corresponsabilidad: DGTI, entidades y dependencias universitarias

37 10. Compromisos / corresponsabilidades Compromisos Se encuentra en proceso de renovación de los enlaces institucionales (800/200 mbps) y los servicios de voz para entrar en operaración en el segundo trimestre de 2015 Establecer de manera formal las funciones y responsabilidades del personal de apoyo técnico Establecer un programa de capacitación y actualización al personal de apoyo técnico para atender las áreas de oportunidad Realizar al menos una visita de supervisión técnica anual Elaborar un diagnóstico de las condiciones de la infraestructra de telecomunicaciones y los servicios de TI Elaborar un Plan de trabajo para atender las áreas de oportunidad identificadas (que incluya las propuestas técnicas y económicas) Calendarizar mantenimientos preventivos y correctivos a la infraestructura de telecomunicaciones Mejorar el servicio de correo electrónico con la migración a la nube Corresponsabilidad DGTI, DRM Secretarías de la Rectoría, Vice Rectoría, DGTI DGTI DGTI, Vice Rectoría DGTI DGTI, Vice Rectoría DGTI DGTI

38 10. Compromisos / corresponsabilidades Compromisos Impartir cursos de capacitación a la comunidad universitaria (uso de los sistemas y servicios institucionales, páginas personales, Eminus, aplicaciones móviles) Impartir cursos de capacitación a la comunidad universitaria en el uso del SIIU Difundir los servicios institucionales, así como, las políticas técnicas y procedimientos relacionados con sus funciones Complementar el desarrollo de guías y tutorial en línea sobre el uso de los servicios institucionales Impulsar la creación de un centro de desarrollo de aplicaciones móviles de la región Impulsar la creación de una célula de producción de recursos audiovisuales Concluir la implementación del SGSI en el alcance establecido Corresponsabilidad DGTI USIIU, DGAE, DGRH, DGRF, DRM DGTI, Vice Rectoría, Comunicación Universitaria DGTI DGTI, Vice Rectoría DGTI, Vice Rectoría DGTI, Vice Rectoría

39 M. A. Elsa Ortega Rodríguez Directora General de Tecnología de Información Ext Mtro. Juan López Ávila Coordinador Regional de la DGTI Ext Área en que laboran Veracruz Administrador de Red LAN 1 Atención Técnica a Usuarios 5 Operador de Sala de Videoconferencias 2 Administrador de servidores 1