Análisis de Procedimientos Administrativos

Transcripción

1 Análisis de Procedimientos Administrativos Servicio de Cultura Solicitud Escuelas de Música Badajoz, 21 de Diciembre de 2009 Página 1 de 13

2 SOLICITUD ESCUELAS DE MÚSICA Descripción general Servicio Objetivo del procedimiento Carga aproximada Negociados internos que intervienen en el procedimiento Entidades externas que intervengan Cultura Agilizar la gestión de entrega de documentos 900 altas al año 100 bajas al año Escuelas de Música Página 2 de 13

3 DESCRIPCIÓN DE PASOS Todo el procedimiento de Solicitudes de Escuelas de Música no puede ser informatizado ya que entonces no sería ecuánime, ya que no tendrían las mismas opciones los alumnos que presentasen sus inscripciones o solicitudes a través de SIGEM o de manera presencial. El procedimiento de la Escuelas de Música consta de los siguientes pasos: 1.Listado de horarios, publicado en Internet, para matriculas de alumnos de años anteriores. 2.Sorteo: Vienen a la hora que les toca, entregan solicitud y eligen horario de clase (tasas ya pagadas). 3.Publican plazas vacantes para los de 3º (antiguos alumnos), y los de 3º hacen sus matriculas. 4.Publican vacantes nuevo ingreso. 5.SOLICITUD PREINSCRIPCIÓN nuevo alumno. 6.Se le asigna número. 7.Se sortean los números para adjudicar las plazas. 8.Se publica la lista provisional de alumnos y la lista de espera. 9.SOLICITUD MATRICULA nuevo alumno. 10.Listas de antiguos y nuevos alumnos admitidos. 11.Se elabora la relación de bajas y de vacantes para formar parte de la lista de espera. 12.Admisión de solicitudes de baja. 13.Con todas las vacantes se procede a llamar telefónicamente por orden a los alumnos de la lista de espera. 14.Presentar matricula y pagar. Dado que no todos estos pasos se corresponden con fases migrables a SIGEM, sólo se van a detallar aquellos pasos que se pueden ser informatizables. Página 3 de 13

4 FASES Página 4 de 13

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6 Descripción de Fases: 0A Preinscripción de Nuevo Alumno Entrada Salida Control Solicitud [CU_EM_01] Fase 1 Registrar Solicitud Solicitud registrada [CU_EM_01] Recursos Descripción Cultura y Escuelas de Música El solicitante entrega la solicitud [CU_EM_01] en Cultura o en las escuelas de música. Todas las solicitudes serán enviadas a Cultura para su tramitación. Página 6 de 13

7 Entrada Salida Control Fase 2 Comprobar Datos Solicitud registrada [CU_EM_01] Solicitud Aceptada [CU_EM_01] Recursos Descripción Cultura y Escuelas de Música Una vez registrada la solicitud [CU_EM_01], se comprueban los datos durante el trámite de subsanación y si aplica se conforma y acepta la solicitud. Página 7 de 13

8 Entrada Salida Control Fase 3 Aceptar o Denegar Preinscripción Solicitud Aceptada [CU_EM_01] Notificación al Solicitante [CU_EM_02] Recursos Cultura Descripción NOTAS: Una vez conformada la solicitud tras comprobar los datos, se le notifica al solicitante [CU_EM_02] la aceptación o denegación de la solicitud de la Preinscripción. Sólo se denegarán las solicitudes en caso de que entren fuera de plazo. La notificación al solicitante se hará vía Internet o en persona. No se utilizará correo ordinario ni certificado. Página 8 de 13

9 Descripción de Fases: 0B Matricula Entrada Salida Control Solicitud [CU_EM_03] Fase 1 Registrar Solicitud Solicitud registrada [CU_EM_03] Recursos Descripción NOTAS: Cultura y Escuelas de Música Una vez que se ha aceptado el alumno puede realizar la matrícula. El alumno o padre o tutor entregará la solicitud de matrícula [CU_EM_03]. En caso de que sea la primera matrícula será necesario entregar la documentación original, si es una renovación pueden ser fotocopias. Esta fase se realizará a través de SIGEM, por lo que el Registro ya no se verá afectado en este procedimiento cuando se trate de una solicitud enviada de forma telemática. Página 9 de 13

10 Entrada Salida Control Fase 2 Recoger Documentos Originales Solicitud registrada [CU_EM_03] Solicitud Aceptada [CU_EM_03] Recursos Descripción NOTAS: Cultura y Escuelas de Música Una vez registrada la solicitud [CU_EM_03], se recogen y comprueban los documentos originales durante el trámite de subsanación y si aplica se conforma y acepta la solicitud. Esta fase solo se realiza para los alumnos nuevos de 1º Página 10 de 13

11 Entrada Salida Control Fase 3 Aceptar o Denegar Matricula Solicitud Aceptada [CU_EM_03] Notificación al Solicitante [CU_EM_04] Recursos Descripción NOTAS: Cultura y Escuelas de Música Una vez conformada la solicitud tras recoger documentos originales comprobar los datos, se le notifica al solicitante [CU_EM_04] la aceptación o denegación de la solicitud. La Notificación sobre la Matricula aceptada o denegada se lleva a cabo vía Internet. Página 11 de 13

12 Descripción de flujos Quien lo genera Inicio El solicitante Solicitud de Matrícula [CU_EM_03] Es el inicio de la matrícula, los alumnos que hayan sido aceptados en la preinscripción deben presentar esta solicitud. Destino Contenido Iniciará la fase de matriculación. Formulario de solicitud Fotocopia del DNI del alumno/a Fotocopia del padre, madre o tutor S/A Fotocopia del Libro de Familia o documento acreditativo de la Unidad familiar Titulo familia numerosa S/A Certificado médico para instrumentos de viento o asignatura de canto Resguardo de ingreso Fotocopia del número de la cuenta bancaria para pasar los recibos. Condiciones que debe reunir el solicitante Los niños tendrán que ser mayores de 4 años o cumplirlos en el curso. Los alumnos/as para la asignatura de canto tiene que ser mayores de 16 años. Para los casos en los que los alumnos/as sean menores de edad, la solicitud tendrá que ser presentada por el padre, madre o tutor del alumno/a. Para entrar en Plazo Opcional: - Que se haga automáticamente - Quede registrada la hora para poder denegar. Página 12 de 13

13 Elaborado por Ilke Benson AIE para el Ayuntamiento de Badajoz Copyright Ilke Benson 2009 Página 13 de 13