Análisis de Procedimientos Administrativos

Transcripción

1 Análisis de Procedimientos Administrativos Servicio de Vías y Obras Licencia para Entrada y Salida de Vehículos Badajoz, 21 de Diciembre de 2009 Página 1 de 12

2 LICENCIA PARA ENTRADA Y SALIDA DE VEHÍCULOS Descripción general Servicio Objetivo del procedimiento Carga aproximada Negociados internos que intervienen en el procedimiento Entidades externas que intervengan Vías y Obras Legalizar el acceso de los vehículos a través de las cocheras. 30/35 al mes. Vías y Obras y Registro. N/A Página 2 de 12

3 FASES Página 3 de 12

4 Descripción de Fases Entrada Salida Control Fase 1 Recibir Solicitud y Documentación Solicitud [VO_LV_01] Solicitud Aceptada [VO_LV_01] N/A Recursos Descripción NOTAS: Vías y Obras y Registro Llega la Solicitud [VO_LV_01] y la documentación, y se acepta a trámite. Esta fase se realizará a través de SIGEM, por lo que el Registro ya no se verá afectado en este procedimiento cuando se trate de una solicitud enviada de forma telemática. Página 4 de 12

5 Entrada Salida Control Fase 2 Generar documento de medición Solicitud Aceptada [VO_LV_01] Documento de Medición [VO_LV_02] N/A Recursos Descripción Vías y Obras Se genera el Documento de Medición [VO_LV_02] y se envía al encargado de Vías, para que midan y rellenen el Documento [VO_LV_02]. Trámites Trámite de Subsanación: Se solicitarán trámites de subsanación hasta que se tenga la documentación necesaria. 2.1 Preparar Documento de Medición [VO_LV_02]. El tramitador con los datos del Expediente prepara el Documento de Medición [VO_LV_02] y se envía al encargado de vías. 2.2 Tomar las mediciones. El encargado de vías visita el vado y rellena el Documento de Medición [VO_LV_02] que devuelve al tramitador. Notas El envío al encargado de vías deberá ser manual ya que no existen infraestructuras informáticas suficientes en la sede del encargado de vías. Página 5 de 12

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7 Análisis de Procedimientos Fase Administrativos 3 Efectuar Actuaciones Auxiliares (S/A) Entrada Salida Control Documento de Medición [VO_LV_02] Documento de Medición [VO_LV_02] N/A Recursos Descripción Vías y Obras Si el informe de medición [VO_LV_02] notifica alguna ilegalidad que sea modificable previa a la adjudicación del Vado, el tramitador realizaría el informe [VO_LV_03] que deja patente la ilegalidad. Posteriormente se realizará una Resolución [VO_LV_04] y se notificaría al interesado [VO_LV_05]. Una vez que el solicitante haya resulto la ilegalidad, mediante un aviso por su parte, se volvería a visitar el Vado para asegurar que se ha subsanado la deficiencia. Trámites 3.1 Realizar el informe [VO_LV_03].El tramitador redacta el informe de ilegalidad que firma el Jefe de Servicio. 3.2 Elaborar Resolución [VO_LV_04]. El tramitador redacta la Resolución que firma el Secretario. 3.3 Notificar al interesado [VO_LV_05] a través de un Ordenanza o por Certificado con Acuse de Recibo se le envía la resolución. 3.4 Volver a visitar el Vado. Una vez que el solicitante nos informa que se ha subsanado la deficiencia, el tramitador vuelve a mandar el documento de medición al encargado de vías para que vuelva a visitar el vado para asegurar que se ha subsanado la deficiencia y viene indicada la subsanación en el documento de medición [VO_LV_02]. Notas Esta fase sólo se realizaría en caso de ilegalidad. El aviso del solicitante informando de la subsanación de la deficiencia puede ser con una llamada telefónica. Página 7 de 12

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9 Fase 4- Resolver Licencia Entrada Salida Control Documento de Medición [VO_LV_02] Notificación [VO_LV_05] N/A Recursos Descripción Vías y Obras El informe de Medición [VO_LV_02], es revisado por el Jefe de Servicio que lo acepta o lo deniega. El tramitador elabora el informe [VO_LV_03] de vados y redacta la Resolución [VO_LV_04]. Se redacta el Decreto [VO_LV_06] emitiendo o denegando la Licencia para Entrada y Salida de Vehículos y se envía la Notificación [VO_LV_05] de la Resolución al solicitante. Trámites 4.1 Revisar informe de medición [VO_LV_02].El Jefe de Servicio revisa el informe de medición y acepta o deniega la licencia. 4.2 Realizar el informe [VO_LV_03]. El tramitador realiza el informe del servicio indicando la aceptación o negativa y firma el Jefe de Servicio. 4.3 Redactar la Resolución [VO_LV_04]. El tramitador redacta la Resolución definitiva que firma el Secretario. 4.4 Redactar el Decreto [VO_LV_06.]. El tramitador redacta el Decreto, autorizando o denegando el Vado, que firma el Alcalde o el Concejal Delegado. 4.5 Notificar la Resolución. El tramitador envía la Notificación [VO_LV_05] al solicitante, mediante recogida, ordenanza, o certificado más acuse de recibo. Además de enviarla también a Policía Local y a Recaudación. Notas Se realizaría el mismo procedimiento en esta fase, en el caso de fuera denegado. Página 9 de 12

10 Descripción de flujos Solicitud [VO_LV_01] Quien lo genera Solicitante Inicio Solicitante Destino Registro Contenido Hoja de Liquidación de tasas. Recibo de Pago de Tasas Listado de Propietarios y DNI en caso de Comunidad de Vecinos. Página 10 de 12

11 Relación de Documentos [VO_LV_01] Solicitud [VO_LV_02] Documento de Medición [VO_LV_03] Informe del Servicio [VO_LV_04] Resolución [VO_LV_05] Notificación [VO_LV_06] Decreto Página 11 de 12

12 Observaciones Observaciones de los entrevistados Actualmente, el servicio maneja una BBDD en Access donde se almacenan los expedientes y que genera automáticamente los modelos y plantillas, es conveniente estudiar detalladamente la aplicación para asegurarse de que SIGEM puede sustituirla. Así como sería interesante estudiar, el volcado de los datos existentes actualmente en esa aplicación a SIGEM. La sede donde se encuentra el equipo de Medición no tiene internet por lo que el envío del documento de medición a cumplimentar tendrá que seguir haciéndose de manera manual. Propuestas de mejora Volcar toda la información que tienen en la BBDD actual, en la nueva. Parámetros de rendimiento Si finalmente se implementa un sistema informático para dar soporte a este procedimiento mejoraría los siguientes parámetros de rendimiento: tiempo de resolución Elaborado por Ilke Benson AIE para el Ayuntamiento de Badajoz Copyright Ilke Benson 2009 Página 12 de 12