PROCEDIMIENTO DE RECONOCIMIENTO DE TRIENIOS. Web Empleado / SIGEM 15/11/12. Departamento de CENPRI

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE RECONOCIMIENTO DE TRIENIOS Web Empleado / SIGEM Departamento de CENPRI 15/11/12

2 Índice de contenido 1.INTRODUCCIÓN TRAMITACIÓN DESDE SIGEM BORRADOR DE DECRETO DE RECONOCIMIENTO DE TRIENIOS PASO A RESOLUCIÓN DE EXPEDIENTE DE TRIENIOS NOTIFICACIÓN DE TRIENIOS RECONOCIDOS A LOS INTERESADOS REALIZAR APUNTE EN BASE DE DATOS...15 Pág. 2 de 16

3 1.INTRODUCCIÓN Manteniendo la línea de prioridades expresada en anteriores manuales ya aprobados por la Junta de Gobierno de la Corporación Provincial, se ha considerado procedente la elaboración de este nuevo procedimiento telemático que se tramita mensualmente por el Servicio de Personal en la línea de trabajo iniciada con la configuración electrónica del Portal del Empleado, con el objetivo de que cada vez más procedimientos en el ámbito de la gestión de recursos humanos sean electrónicos, para reducir al máximo el tiempo que los empleados públicos destinan a solventar cuestiones de esta índole y permitir que dediquen su jornada laboral, y sus esfuerzos y energías, a la gestión de los servicios públicos. En este caso, se trata de un procedimiento tramitado de oficio que tiene singular incidencia por sus efectos retributivos para el personal de la Diputación de Ciudad Real, y que permite un alto grado de automatización. La herramienta extrae automáticamente de la BBDD la relación de personal funcionario y laboral que el mes siguiente cumplirá algún trienio, genera texto del decreto que procede dictar para su reconocimiento y automatiza la generación de una notificación individualizada a cada uno de los interesados. Por último, efectúa el correspondiente apunte automático en la mencionada BBDD y lanza la notificación a la Plataforma Provincial de Notificaciones Telemáticas ( Comparece ), lo que permite su notificación electrónica inmediata a los empleados públicos que están de alta en la misma. 2. TRAMITACIÓN DESDE SIGEM El procedimiento consta de un expediente que contiene cuatro trámites: Borrador decreto trienios Trámite Resolución Notificación decreto trienios. Generar apunte en base de datos BORRADOR DE DECRETO DE RECONOCIMIENTO DE TRIENIOS 1. El tramitador inicia un nuevo expediente de Reconocimiento de Trienios. Pág. 3 de 16

4 2. Se genera un expediente nuevo y lo primero que debe indicar es el asunto del expediente y guardarlo. Pág. 4 de 16

5 3. Se crea el primer trámite del expediente, ir a Nuevo trámite y seleccionar el primero de la lista Borrador decreto trienios 4. Cuando termine de generar el trámite entramos dentro y comprobamos que ha generado dos documentos: - Borrador decreto trienios propuesta: es el documento que contiene el texto de decreto y que contiene dos tablas una para funcionarios y otra para personal laboral que indican con detalle los datos de los trabajadores que cumplen trienio el mes siguiente, junto con el texto del decreto. - Listado participantes que faltan en Sigem: en caso que existan trabajadores que no estén dados de alta en la base de datos de terceros de Sigem, se indican en este documento. Es importante notar que si este documento contiene datos hay que proceder a avisar al personal de registro para que de de alta a estos terceros. Después una vez que se hayan dado de alta, se borra el trámite Borrador decretos trienio y se vuelve a generar comprobando que no existan datos en este documento. Es necesario que cada trabajador esté en la base de datos de terceros de Sigem para poder incorporarlo como participante al expediente. Pág. 5 de 16

6 5. El siguiente paso es comprobar que los participantes que aparecen en la pestaña Participantes se corresponden con los que aparecen en las tablas que hay en el documento Borrador decreto trienios propuesta junto con los departamentos de Intervención, Tesorería y Personal. También es posible realizar los cambios que se crean oportunos editando el documento Borrador decreto trienios propuesta. Pág. 6 de 16

7 6. El usuario tramitador tiene que firmar el documento Borrador decreto trienios propuesta para que éste pase al trámite de paso a resolución cuando se inicie. Esta firma no se verá reflejada en el decreto, el único propósito es que el trámite de resolución recoge todos los documentos del expediente que contengan la palabra propuesta y que estén firmados. Pág. 7 de 16

8 7. El último paso de éste trámite una vez firmado el borrador es pulsar sobre Terminar Trámite para cerrarlo PASO A RESOLUCIÓN DE EXPEDIENTE DE TRIENIOS 1. Ir a la vista del expediente Ver expediente y pulsar en Nuevo trámite, después seleccionar Trámite de Resolución. 2. Llegados a este punto procedemos a relacionar el actual expediente con un expediente de tramitación de decretos clásico de personal por el cual se resolverá reconocer los trienios a los interesados. A continuación se muestra la vista del trámite paso a resolución con un documento generado a partir del trámite anterior (es el borrador del decreto) que es recomendable revisar por si contiene alguna errata. Si todo está bien pulsar en la pestaña Paso a Resolución. En caso que el documento tenga alguna errata podría solucionarse más adelante en el expediente hijo, aunque si es un error grave debemos volver al primer trámite, tratar de corregirla y volver a generar este trámite. Pág. 8 de 16

9 3. Al pulsar sobre la pestaña Paso a Resolución nos aparece el panel genérico de resolución de un procedimiento. En este caso debemos elegir la opción de resolver mediante un expediente de Decreto, esto iniciará un expediente hijo relacionado con el actual como se indica en el punto anterior. Pág. 9 de 16

10 4. Cuando termina aparece la pantalla que se muestra a continuación. Tenemos que acceder al expediente de Decreto generado para ello ir a Expedientes relacionados y pulsar en Ver todos. 5. Aparecerá una ventana que indica el expediente que se ha iniciado, pulsamos sobre el número de expediente. Pág. 10 de 16

11 6. A continuación aparece la vista del expediente de decretos, pulsamos sobre el trámite ya generado Creación del Decreto, traslado y notificaciones y vemos que ha generado tres documentos: - Decreto : es el mismo documento que se creó en el primer trámite del expediente padre Borrador decreto trienios. Es importante notar que se le debe prestar atención sólo a este documento, los otros no se utilizan en este expediente, las reglas genéricas del decreto clásico nos obliga a crearlos. - Es recomendable editar y revisar con atención este documento ya que es el que firmará el Jefe de Servicio en principio y después Presidente y Secretario. 7. Por el método habitual procedemos a tramitar el decreto, si hay alguna duda ir al manual de tramitación de decretos. Ahora hay que mandar el decreto a la firma del Jefe de Servicio y una vez esté el documento firmado hay que cerrar el trámite y crear el segundo trámite Preparación de firmas y traslado del Decreto. Es importante notar que el tercer (Notificaciones) y cuarto trámite (Acuses de recibo) no se crearán en este expediente ya que por el hecho de que las notificaciones sean individualizadas con los datos concretos del interesado, estos trámites se crearán en el expediente padre una vez tramitado el Decreto. Pág. 11 de 16

12 8. En este momento tenemos el expediente de Decreto con el segundo trámite cerrado y debemos observar que se ha generado un número de Decreto en la pestaña Decreto del expediente. Volvemos al expediente padre navegando por los menús de SIGEM, nos vamos a inicio y después buscamos en los procedimientos disponibles, en Reconocimiento trienios, y después pulsamos en Fase de inicio. 9. Por el asunto del expediente identificaremos el expediente padre que corresponde. Pág. 12 de 16

13 10. A continuación seleccionamos el tramite Trámite de Resolución y después pulsamos sobre Terminar trámite, en este momento el decreto está terminado sólo queda notificar y realizar el apunte en base de datos NOTIFICACIÓN DE TRIENIOS RECONOCIDOS A LOS INTERESADOS 1. Sobre el expediente padre vamos a Ver Expediente y pulsamos Nuevo Trámite, y después pulsamos sobre Notificación decreto trienios. 2. En este paso puede que Sigem tarde un tiempo moderado en generar los documentos, esperamos que termine y finalmente vemos que se genera un documento por cada uno de los trabajadores que cumple trienio. Este documento debe contener el detalle de los datos del trienio individualizado. Comprobamos que los documentos generados son correctos y los mandamos a la firma del Secretario como se hace habitualmente con todas las notificaciones. Una vez que están las notificaciones firmadas pulsamos sobre Registrar Todo para realizar el registro y posterior envío de las notificaciones a los interesados, a continuación se muestra la vista de los resultados que se obtienen. Pág. 13 de 16

14 3. Cuando los interesados abren las notificaciones (o se caducan) un aviso electrónico se genera en la pantalla de inicio del tramitador de Sigem como muestra la siguiente captura. El aviso indica que el usuario tramitador puede proceder a Terminar Trámite de Notificación decreto trienios. Debe archivar el aviso terminar el trámite entonces. Pág. 14 de 16

15 4. Al terminar trámite se mostrará un pantalla similar a la siguiente, donde podrá visualizar los acuses de recibo de las notificaciones junto al resto de informes y documentos REALIZAR APUNTE EN BASE DE DATOS 1. Ir a Nuevo trámite y pulsar Generar apunte en base de datos Pág. 15 de 16

16 2. A continuación pulsamos Terminar trámite esta acción provoca el apunte de base de datos. 3. El último paso es avanzar el expediente a la fase de archivo. Pág. 16 de 16